【目次】
予約受付代行サービスを利用するメリット
近年、自社で行っていた電話予約や電話受付を思い切ってアウトソーシングする会社が増えています。
それは、予約受付代行サービスを利用することで、様々なメリットを感じることができるからです。
詳しくご紹介しましょう。
メリット①顧客満足度があがる
施術中やヒアリング中、来客応対中に何度も電話が鳴ってしまうと、患者さんやお客様はもちろん、従業員もなかなか集中できません。
しかし、予約受付代行サービスを利用することで、受電対応はすべてプロのオペレーターに任せることができますので、従業員は電話を気にすることなく、目の前の患者さんやお客様にしっかりと向き合うことができます。
また、架電者側も「なかなか電話に出ないな…」などという不満が発生することなく、しっかりと予約や受付を行ってもらえるため、満足度が向上します。
メリット②業務効率があがる
予約や受付の電話対応は確認すべき項目が多いため、対応に時間がかかると言われています。
しかし、予約受付代行サービスを利用することで、電話での予約や受付業務にかかっていた時間をすべて他の業務に充てることができるため、「電話対応に時間をとられて思ったように仕事ができない」という悩みを解決することができます。
また、電話は鳴るだけでも集中力を欠くため、電話が鳴らない環境で日々の業務に集中することは、業務効率の向上にも確実につながります。
メリット③機会損失を防ぐ
施術中や診察中、来客対応中でなかなか手が離せない状況であったり、不在時や外出中であったりという理由で、電話が鳴った時に従業員がすぐに受電できるとは限りません。
しかし、その1本の電話が新規顧客だった可能性は大いにありえます。
初めて電話した店舗やクリニックが電話に出てくれない…たったそれだけでも、顧客は別の店舗やクリニックを探してしまうのです。
予約受付代行サービスを利用すれば、2～3コール以内にオペレーターが受電対応を行うため、新規顧客獲得の機会損失を防ぐことができるのです。
予約受付代行サービスを利用するデメリット
メリットがあればデメリットもあります。
予約受付代行サービスを利用するにあたってのデメリットには、「すべてを代行してもらえるわけではない」ということがあげられます。
ある程度の受け答えは事前にマニュアル化しておけばアウトソーシングできますが、イレギュラーな問い合わせや大きなクレームなどが入った場合、代行サービスのオペレーターだけでは判断できない場合があります。
そのようなときは、クリニックや店舗の従業員が対応する必要が出てくるため、電話に関する顧客対応がゼロになるわけではない、という点がデメリットと言えます。
予約受付代行サービスを選ぶ際のポイント
予約受付代行サービス業者を検討するにあたって、ニーズに合っていない業者やサービスを選んでしまうと、想像していたサービスと全然違う…という事態になってしまいます。選定のポイントがいくつかありますが、本記事では３つのポイントにまとめて紹介させていただきます。
電話対応の品質
予約や受付を行うオペレーターの対応品質は、サービス業を営む企業、クリニック、店舗にとって最も重要すべきポイントといえるでしょう。
サービス業でなくとも、電話対応の印象が悪いとその企業自体のイメージが悪くなるため、致命的と言えます。
新規顧客の場合は電話対応が悪ければ、予約や受付自体を取りやめる、もしくは次回以降の利用を避ける傾向があります。
リピーターの場合も、あまりに電話対応の印象が悪ければ継続利用をやめるでしょう。
機会損失を防ぐために予約受付代行サービスを利用したにも関わらず、オペレーターの応対品質が良くなければ、お金を払って顧客を減らしてしまうことになりかねません。
必ずオペレーターの応対品質が高い業者、オペレーターへの教育に力を入れている業者を選ぶようにしましょう。
実際の応対品質を確認するために、契約前に電話でオペレーターの応対を聞くことができる業者であれば、なお安心です。
対応範囲、対応料金
検討、選定時にプラン内容、基本料金以外のオプション料金、対応範囲を確認しておく必要があります。
基本料金と代行業者のアピールポイントだけ把握している場合、「クレーム対応も行ってくれると思っていたら、クレーム対応は一切不可だった」や、「予約受付、予約変更、予約キャンセルなど、プランの料金内でやってくれると思っていたらすべてオプション料金だった」など、対応範囲や対応料金が予想と違う…となってしまう可能性があります。
予約受付代行サービスを利用するメリットよりもデメリットが大きくなってしまわないように、やってほしい業務を書き出したうえで、直接代行業者に対応が可能かどうか、料金はどうなるのかを電話で問い合わせてみることをお勧めします。
セキュリティ
アウトソーシングするにあたってセキュリティ面は心配要素の１つです。
予約や受付を行う上で、顧客の個人情報を扱うことは必須です。その顧客情報を情報漏えいすることなくしっかり守ってくれるのかどうか、事前に見極める必要があります。
たとえば、Pマークを取得しているか否か、HPに個人情報の取り扱いについての明記があるかどうか、秘密保持契約の締結についてなどは確認しておいた方が良いでしょう。
また、実際に電話で代行業者に問い合わせをして、個人情報の取り扱いについて確認をとることもおすすめです。
予約受付代行サービスおすすめ11選
本記事では、実際に予約受付代行サービスを提供している代行業者を6社ご紹介します。
予約受付代行サービスを選ぶ際のポイントを参考にしていただき、それぞれの会社の特徴やサービス内容を確認してみてくださいね。
CUBE
ＣＵＢＥの電話代行サービスは、一般的な企業の電話取次から予約受付代行まで行っている会社です。
【特徴】
クライアントとそのお客様に喜んでいただくことをモットーに、質の高い電話応対を行っています。どのようなお電話にも心から寄り添い、温かい心遣いをご提供するために、オペレーターは1020時間以上の研修と教育を受けています。オペレーターは秘書検定や電話技能検定等の資格保持者のため、大切なお客様からのお電話は安心してお任せください。
電話対応の質の高さから、電話予約のリピート率を向上させます。
【こんな会社におすすめ】
電話でも顧客との信頼関係をしっかり築きたい、今よりも強固なものにしたいとお考えの方におすすめです。
【費用】
応対日時：平日（月～金）9：00～18：00
月コール数：100回
受付代行サービス料金：初期登録料10,000円・30,000円～／月額
【会社概要】
会社名：株式会社大阪エルシーセンター
事務所所在地：大阪市北区梅田1丁目11番4－1100号
設立年月日：1965年12月13日
URL：https://www.cube108.jp/
Pマークを取得しています。
ガルフネット
【特徴】
ガルフネットは、飲食店の予約受付に強い電話代行サービスです。
「回転率向上 受付代行サービス」では、電話予約以外にも、FAXやHP、ポータルサイト、メールやSNSのメッセージなどからの予約も一元管理するサービスも提供しています。
また、受電対応のみではなく、予約日時が近づいてきたら確認のために電話発信を行うサービスもあります。
ISMS認証を取得しており、過去に情報漏洩はゼロです。
【こんな会社におすすめ】
慢性的な人手不足で電話に出ている暇がない、店舗の予約ツールが多種多様で管理が困難、もしくは予約管理ミスの懸念がある飲食店の方におすすめです。
【費用】
応対日時：365日
月コール数：要問合せ
回転率向上 受付代行サービス料金：要問合せ
【会社概要】
会社名：株式会社ガルフネット
事務所所在地： 東京都江東区亀戸1-4-2
設立年月日： 1994年2月
URL：https://www.gulfnet.co.jp/kaiten/
オフィスジャパン
【特徴】
電話での予約受付は24時間365日で提供しているため、深夜まで営業している飲食店、塾やスクール、占い、ホテルなど、多種多様な営業時間に対応しています。
電話予約以外にも、FAXやメールなどの他のツールでの予約受付にも対応しています。
基本的には自店舗の電話をオフィスジャパンの指定した電話番号に転送して利用しますが、希望があれば専用のフリーダイヤル番号の貸し出しも可能です。
【こんな会社におすすめ】
営業時間外の電話が多い、または、深夜の営業中は電話対応ができない、メールやFAXの問い合わせ対応に手が回らないなどの悩みがある方におすすめです。
【費用】
応対日時：365日24時間
月コール数：要問合せ
予約受付代行（コールセンター代行サービス）：要問合せ
【会社概要】
会社名：株式会社オフィスジャパン
事務所所在地：東京都目黒区目黒本町4丁目16番7号 サンワールドビル
設立年月日： 平成2年8月
URL：https://www.officejapan.tv/in_cc_re.html
テルシンク
【特徴】
テルシンクの「整体・ネイルサロン専用の予約・キャンセル受付電話サービス」は、整体やボディケアサービス、美容室やネイルサロンの予約受付に特化したサービスです。
ネット予約やアプリ予約が主流の業界ですが、遅刻連絡やキャンセル連絡は電話受付がほとんどのため、「予約」「遅刻連絡」「キャンセル」「料金の案内」はプラン内で対応しています。
【こんな会社におすすめ】
時間帯やコール数で料金プランが異なるので、夜間だけ利用希望の方、短時間の利用が希望の方などにおすすめです。また、毎月プランが変更できるため、月によってコール数が大きく変動する方にもおすすめです。
【費用】
応対日時：365日24時間
月コール数：50コール・100コール・200コール
受付代行予約パッケージ：50コールで16,500円～／月額
整体・ネイルサロン専用の予約・キャンセル受付電話サービス：要問合せ
【会社概要】
会社名：アフターコールナビパートナー合同会社
事務所所在地：東京都江東区有明３－７－２６有明フロンティアビルＢ棟９階
設立年月日： 平成10年1月16日
URL：https://tel-think.com/wp/rsvcenter.html
サンメック
【特徴】
日本語以外にも、英語と中国語に対応しています。ホテルや旅館のフロントの通訳として、三者通話も行っています。
予約管理システムを新たに用意するのではなく、クライアントが現在使用している予約管理システムをそのまま利用して、電話やチャット、メール、WEBなどの予約管理代行業務を行います。（ソフトによっては利用継続不可の場合有り）
【こんな会社におすすめ】
ホテルや旅館など、電話での問い合わせ対応に英語や中国語のスキルが必須と考える方におすすめです。また、予約管理システムは自社のものを利用し続けたいと考える方にもおすすめです。
【費用】
応対日時：365日24時間
月コール数：要問合せ
旅館・ホテルの予約受付代行：要問合せ
店舗・施設の予約受付代行：要問合せ
【会社概要】
会社名：株式会社サンメック
事務所所在地：東京都千代田区鍛冶町1-6-17 合同ビル6階
URL：https://www.sunmeck.net/
Pマークを取得しています。
フォーエバー・パートナーズ
【特徴】
月額20,000円～利用できる店舗予約受付代行サービスを提供しています。
飲食店の予約受付代行に強みがあります。toreta、resty、ebicaの予約システムを熟知したオペレーターが電話で予約を受け、予約管理サイトに反映させます。
150,000円程度／月間500件が、ボリュームディスカウントの基準としています。
【こんな会社におすすめ】
電話での予約受付やキャンセル受付、予約変更受付は行ってほしいが、その他のツールの予約管理は自店舗で行いたいと考えている飲食店の方におすすめです。
【費用】
応対日時：365日24時間
月コール数：要問合せ
店舗予約受付代行：20,000円（税別）～／月額
（料金例：10時～16時 800件／月 450,000円程度）
【会社概要】
会社名：株式会社フォーエバー・パートナーズ
事務所所在地：東京都中央区京橋2-5-2 京橋東邦センタービル 9F
設立年月日： 2012年7月2日
URL：http://forever-partners.com/reserve/
テレフォン秘書センター
【特徴】
テレフォン秘書センターの予約受付サービスでは、医療機関や介護施設、サロン、教育や資格講座等の様々な業種での予約受付の実績があります。
受電内容の報告はオプションにて、電話、メール、もしくはFAXの中から選択します。
受電可能な件数は問合せが必要です。
【こんな会社におすすめ】
予約受付や電話対応で、英語対応を希望されている方におすすめです。別途見積もりにはなりますが、翻訳や通訳、その他事務サポートまで依頼することも可能です。
【費用】
応対日時：平日（月～金）9：00～18：00
※プランによっては最大21:00まで可能
※プランによっては土曜日9:00～17:00、日曜日9:00～17:00も対応可能
月コール数：要問合せ
予約受付サービス：13,000円～／月額
【会社概要】
会社名：株式会社テレフォン秘書センター
本社所在地：東京都港区元赤坂1-7-10 元赤坂ビル9F
設立年月日： 1979年11月1日
URL：https://www.telese.jp/
インターコード
【特徴】
電話の予約のほか、メールやファックスといった別ツールでの受付にも対応可能です。電話代行サービスや予約受付代行サービス以外にも「EC運用代行」や「事務代行」「ひかり回線導入」、コンサルティングなど、幅広い業務展開を行っています。
【こんな会社におすすめ】
予約受付代行以外にも、事務代行やECサイト制作、コンサルティングなど、いろんなことを一括で依頼したいという方におすすめです。
【費用】
応対日時：平日（月～金）9：00～18：00
※オプションにて土曜日、日曜日、18時以降も対応可能
月コール数：要問合せ
予約受付代行：要問合せ
【会社概要】
会社名：株式会社インターコード
事務所所在地：沖縄県那覇市辻1-16-9 サングリーンビル1階
設立年月日： 昭和58年4月
URL：https://i-chord.com/?service=service5
ウィズプランナーズ
【特徴】
電話、メール、チャットなどマルチチャネルの対応が可能です。それ以外にも、顧客からの声や各種データの分析を行い、改善の提案をしてくれる点が特徴です。
繁忙期や閑散期など、問合せや予約の増減が時期によって異なる場合でも、契約社に合わせた人員や回線数の増減の対応も可能です。
予約や注文対応以外にも、リコール対応やセールスアウトバウンド、ミステリーコール対応なども依頼が可能です。
【こんな会社におすすめ】
予約受付だけではなく、問合せや予約からのデータ分析も希望している方におすすめです。
【費用】
応対日時：要問合せ
月コール数：要問合せ
受注・予約受付：要問合せ
【会社概要】
会社名：ウィズ・プランナーズ株式会社
事務所所在地：東京都品川区西五反田7-21-1第5TOCビル
設立年月日： 2006年6月
URL: https://www.wiz-planners.co.jp/contact-center/orders-reservations
プライバシーマークを取得しています。
Ｓｔｅｐｙ’ｓ
【特徴】
サロン専用の予約受付代行サービスプランがあります。
月のコール数に制限はありませんが、1件対応するごとに料金が発生します。
ただし、不要な営業電話や迷惑電話のお断りの対応は、何度かかってきても応対費無料です。
電話で受けた予約については、予約システムに入力後、店舗のSNSで予約完了のメッセージを発信することも可能です。
【こんな会社におすすめ】
サロンの受電経験が豊富なオペレーターを希望している方におすすめです。また、従量課金制を希望される方や、営業電話や迷惑電話が多くて困っている方にもおすすめです。
【費用】
応対日時：365日24日
月コール数：決まりなし
予約受付：40,000円（税別）～+290円（税別）/1回の電話対応
【会社概要】
会社名：株式会社Ｓｔｅｐ ｙ’ｓ
事務所所在地：東京都中央区日本橋3丁目2-14
設立年月日： 2014年12月11日
URL: https://stepys.com/lp/for-salon/
プライバシーマークを取得しています。
ベルセンター大阪
【特徴】
クリニック・サロン予約問い合わせ受付サービスを提供しています。
予約受付業務以外にも、事務代行やメール代行、架電代行なども行っています。
受電報告の連絡ツールには、メール以外にLINE、Chatwork、Slackから選べます。
【こんな会社におすすめ】
月のコール数が少なめに設定されているため、受電件数自体は少ないけれど電話の予約（変更、キャンセル）対応はしっかり行いたいという方におすすめです。
【費用】
応対日時：365日24日
月コール数：30回
予約受付：40,000円（税別）～／月額 +290円（税別）/1回の電話対応
【会社概要】
会社名：株式会社ベルセンター大阪
事務所所在地：大阪府大阪市北区兎我野町5-15 商都ビル2F
設立年月日： 平成4年
URL：https://www.bell-osaka.com/
予約受付代行サービスの費用相場
予約受付代行サービスにかかる費用は、依頼する内容や受電件数、対応時間帯などによって様々です。
例えば、平日の日中のみの対応で、月の受電回数が100回のプランの場合であれば、月額利用料の相場は30,000円～100,000円程度と言えるでしょう。
指定された予約システムに入力するのか否か、クレーム一次対応は行うのか、FAQ対応をどこまで行うのかなどで料金は異なってきます。
土日対応、夜間対応も可能な場合は、料金はもっと上がると考えて良いでしょう。
その他、架電業務やメールの返信代行を依頼したり、問合せや予約の内容からデータ分析を依頼したり、電話予約以外のことを依頼すると、更に料金相場は上がります。
予約受付代行サービスならCUBEがおすすめ
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電話代行サービス料金プラン・価格
まとめ
本記事では、予約受付代行サービスを提供している代行業者を6社ご紹介するとともに、業者選定のポイントなどもお伝えしました。
様々なサービスや特徴がありますが、まずは顧客に喜ばれる電話対応ができることが必須かと思います。
その上で、自社にあったサービス内容であるかどうかをご検討いただくことをおすすめします。
ＣＵＢＥ電話代行サービスでは、営業スタッフとオペレーターを分けておりません。
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