秘書品質の電話対応をリーズナブルにご提供
『司法書士（士業）向け電話代行サービス - CUBE電話代行サービス』

司法書士事務所で多く聞かれるお悩みには、次のようなことがあります。

これらの課題を解消したい司法書士事務所は、電話代行サービスの導入をおすすめします。

＜電話代行サービスが適している司法書士事務所＞

電話代行サービスを導入することで、次のようなメリットが期待できます。

新規の相談者からの問い合わせを逃さず対応

新規の相談者にとって、電話がつながらないことは「安心して任せられない」という不安を感じる大きな要因となります。せっかく数ある司法書士事務所の中から選ばれて連絡してもらえたのに、電話に出られなかったことで、そのまま他社に流れてしまう可能性が大きくなってしまいます。

電話代行サービスを導入することで、新規の相談者からの問い合わせを逃すことなく対応できるようになり、顧客増につなげることができます。

人手不足による業務過多を軽減

開業から間もなく事務員が不足している事務所や、少人数で運営している事務所では人手不足により業務過多になりがちです。電話対応に追われて事務員の負荷が重くなったり、生産性が下がったりするケースもあります。

電話代行サービスを活用すれば受電の一次対応を事務員から切り離すことができ、その分のリソースを本来の業務に充てられるようになります。事務員の負担を軽減できるとともに、生産性の高い事務所になるための業務改革を可能にします。

不要な営業電話をシャットアウトして業務に集中

司法書士は日々、書類作成や各機関との連絡・報告、依頼者からの相談対応など多岐にわたる業務をこなしています。電話対応も司法書士の大切な業務の一つですが、不要な営業電話や自分が出なくても対応できた電話も多く、業務が中断されて集中できないというお悩みもよく聞かれます。

電話代行サービスを導入することで、不要な営業電話はシャットアウトできます。また、オペレータが一次対応するため、必要な電話だけ対応するといったことも可能になります。電話対応にかかっていた労力を削減でき、重要な業務に集中する時間を確保することができます。

受電内容はメールやチャットなどに記録が残る

介護施設や病院からの報告連絡など、自分が電話に出なくても内容を確認できればよいケースがあるでしょう。電話代行サービスではメール・LINE・チャットツールなどで受電内容の報告を受けることが可能です。外出先でもすぐに確認でき、かつ記録として残るため、業務効率化を促進できます。

事務はパートでも対応できるようになりコスト削減

司法書士事務所にかかってくる電話は専門性の高い内容が多く、電話対応する事務員も専門用語や用件の理解などに一定以上の知識が求められます。そのため、なかなか自事務所に合った事務員を採用できない、定着しないというお困り事をよく聞きます。また、ベテランの事務員が辞めてしまい、後任の採用や育成に窮している場合もあります。

電話代行サービスを活用すれば、すぐにプロのオペレータに電話対応を任せることができ、採用にかかる時間とコストを削減することが可能です。自事務所の事務員は電話対応をしなくてもよくなるため、パート採用に切り替えるなどコスト削減を図ることもできます。

電話代行を利用するメリットは理解しているものの、次のような不安があり導入に踏み切れない方もいるのではないでしょうか。

実際にCUBE電話代行サービスにお問い合わせいただく司法書士事務所様も、こうした不安を抱えている方が多くなっています。現在は様々な電話代行サービスが提供されているため、思わぬトラブルを避けるためにも慎重に選ぶことが大切です。

電話代行サービスで失敗しないためのチェックポイントとして、とくに重要な3つを紹介しましょう。

1. オペレータの対応品質

オペレータの対応品質は、新規の相談者の第一印象を決めるだけでなく、取引先の信頼と安心につながる大切な要素です。司法書士事務所の実績が豊富にあるか、電話応対の有資格者が対応しているか、オペレータの教育体制がしっかりできているかといった確認のほか、検討中の電話代行サービスに電話をかけて実際の応対品質を確認してみるのも良い方法です。

2. 応答後転送やスケジュール対応の有無

電話代行の中には、外出時の受電内容をメールやチャットで報告するだけの対応となっているサービスもあります。用件を聞いた上で取り次ぐ応答後転送や、その日のスケジュールに合わせて臨機応変な対応ができるサービスであれば、業務効率化を図れるとともに相手先にも安心感を与えることができます。

3. Pマーク取得などのセキュリティ対策

個人情報を取り扱う司法書士にとって、セキュリティ対策は必ず確認しておきたいポイントです。会社全体で個人情報保護に関するマネジメントシステムを確立している場合に付与されるPマークを取得しているなど、客観的な証明を確認しておくと安心です。

①司法書士事務所の受電実績15万件以上。専門用語にも正確に対応

CUBE電話代行サービスは、司法書士事務所様の電話代行を約20年間行っており、受電実績は累計15万件以上です。銀行の相続オフィスや区役所の障害福祉担当など、登記や供託、成年後見に関する専門用語の多い問い合わせも正確に聞き取り、適切に対応できます。

②相談者に温かく寄り添う有資格オペレータの臨機応変な対応力

CUBE電話代行サービスのオペレータは、ビジネスにおける対応力の証となる「秘書検定」と電話応対のコミュニケーション能力を証明する「電話応対技能検定」の2つを取得しています。1000時間以上におよぶ様々な研修で傾聴力・共感力・声の表現力やクレーム対応力などを磨いており、様々なシーンで安定的に高品質な対応をすることが可能です。

また、CUBE電話代行サービスは“ヒト感”のある温かな対応を大切にしています。相続・成年後見などで悩んでいるご年配の方や、気持ちが高ぶっている方にも親身に寄り添う対応で貴事務所への信頼と安心感を生み、顧客との関係性構築に貢献します。

③秘書のように貴事務所のスケジュールに合わせた対応が可能

CUBE電話代行サービスは、3つの電話対応で貴事務所の業務をサポートします。

●応答後転送：オペレータが相手先・用件を確認した上で内線電話のように取り次ぎ
●外出対応：終話まで対応後、即座にメール・チャット等で受電内容を報告
●スケジュール対応：その日のスケジュールに合わせて応答後転送・外出対応を切り替え

たとえば、「午前中は外出対応、午後からは応答後転送に切り替える」「特定の相手先のみ応答後転送」など、まるで同じオフィスにいる専属秘書のように貴事務所に寄り添うサービスを提供しています。

④Pマーク取得済み。自社内センターで受電対応する安心を提供

CUBE電話代行サービスは、Pマークを取得済みです。また、オペレータは全員正社員で、自社内センターにて受電業務にあたっています。目が行き届く状態で管理を徹底しているほか、定期的な研修でセキュリティに関する知識・意識を向上し、人的リスクの低減にも取り組んでいます。

⑤業界トップレベルの受電応答率98％以上

CUBE電話代行サービスは、高い水準の受電応答率を常時維持できる体制を整備しています。業界トップレベルである98％以上をキープしており、重要度・緊急度の高い電話がつながらず相手先に迷惑をかける、新規のお客様を逃すといった事態を防ぐことができます。

⑥応答後転送・スケジュール対応・各種ツールでの報告がオールインワンで1万5,000円～

司法書士事務所専用プランでは「応答後転送」「外出対応」「スケジュール対応」と、LINEやチャットなど各種ツールでの受電報告がオールインワンで1万5,000円からご利用いただけます。英語・日本語の二か国語に対応するプランもご用意しています。

事務員を雇用するよりも圧倒的にリーズナブルに、貴事務所の業務効率化ときめ細やかな電話対応を可能にします。

CUBE電話代行サービスでは、皆様に安心してご利用いただけるよう「サービス保証制度」を導入しています。サービス開始1か月以内に「メリットがなかった」「満足できなかった」という場合は、お支払いいただいた費用（初期登録料・会費・保証金）を全額ご返金いたします。ご解約手続きもシンプルで、所定の用紙にご記入後、FAXにて送信いただくだけで解約できます。

CUBE電話代行サービスは皆様の安心と満足を第一に考え、自信を持ってサービスを提供しております。保証制度を導入して以来、サービス継続率は98.8%です。電話代行サービスに不安があるという方も、まずはお気軽にお試しください。

※各プラン基本コール数内、基本サービスの範囲での適用となります。コールオーバー、平均通話時間1分30秒を超える応対業務、その他オプションは実費をご負担いただきます。
※オプションの専用電話番号、フリーダイヤルのレンタルをご利用の場合は、犯罪収益移転防止法を考慮しサービス保証制度はご利用いただけません。

※オプションとして電話番号の貸し出し（レンタル）も行っております。

  よくあるご質問  

CUBE電話代行サービスでは、ご希望の対応をオーダーメイドでご利用いただけます。聞き取り項目数、貴社サイトフォームへのご報告、想定されるお問い合わせ内容等をお聞かせいただければお見積りいたします。お気軽にご相談ください。