FAXの正しいマナー

Eメールなどの普及でFAXを使う機会が、ぐっと減りました。しかし、ビジネスではFAXを送るシーンは、まだまだ少なくありません。
以前よりも頻度が減ったために、いざFAXを使うときになってマナーを忘れてしまって困った…という経験のある方は少なくないのではないでしょうか。もしくは、送信先の相手に知らず知らずのうちに気分を害されてしまっていることはないでしょうか。
そんな忘れてしまいがちなFAX送信のマナーをまとめましたので、仕事でFAXを使うことがある方は改めて確認してみてください。

FAX送信のマナー(1)FAX送信状(送付状)を添える

FAX送付状
参照:FAX送付状テンプレート6 / MEGASOFT

FAXを送信する際、書類や資料だけを送るのは失礼ですし、事故の原因にもなります。
1枚目に必ずFAX送信状を添え、何の要件なのかを相手に伝えます。
送信先や送信枚数を明記することで、FAXが紛失したり、相手に届かなかったりといったリスクを避ける役割もあります。

FAX送信状には以下の項目を記します。

・送信日
・送信先(相手の氏名・所属部署、FAX番号)
・送信元(自社名、送信者氏名、住所、電話番号、FAX番号)
・件名
・要件
・送信枚数

FAX送信のマナー(2)複数枚送信するときはページ番号をふる

複数枚FAXを送信するときは、1/3、2/3、3/3といようにページ番号をふってください。
ページ番号をふっていないと、相手が複数枚であることを見落としてしまう可能性もありますし、受信環境によっては、何枚かだけを担当者に渡してしまう
ページ抜けを防止する役割もあります。

FAX送信のマナー(3)大量の枚数を送信するときは事前に連絡する

20枚、30枚など、大量の枚数を送信するときは相手に事前に連絡しておくのがベターです。
相手のFAXの使用状況を確認する、または用紙の補充を促す意味もあります。
FAXの受信がいつ終わるのかわからないのは相手にとってストレスになりますし、受信時に相手先にコストも発生しています。
事前に連絡しておく方が印象は良くなります。逆に、断っておかないと気分を害される方もいらっしゃいます。

10枚以内を基準とし、それ以上の枚数を送る場合は郵便かメールで送る方が良いでしょう。
いずれにしても大量に送信する場合は事前に連絡をし、相手にどの方法で送るのと都合がよいか尋ねるようにしましょう。

FAX送信のマナー(4)読みやすさに配慮する

メールの場合は拡大表示ができますが、FAXでは拡大表示できないので、小さくて読みづらい文字がないように配慮しましょう。
小さい文字は拡大する、見難い色は使わないなど、受け取り側が読みやすいように配慮する必要があります。

FAX送信のマナー(5)送信後に確認の連絡を入れる

FAXは送信先を間違えたり、エラーで抜けや印刷ミスが生じたりする場合があるので、送信後に確認の連絡を入れておくとベターです。
宣伝の場合は必要ありませんが、資料を送ったときは確認の連絡を入れておいた方が間違いないでしょう。

 特に、20代前半の部下や後輩に指示を出す際は、メール添付の経験しかない場合もあります。
当たり前と思わずに、一度確認した方がベターです。

FAX送信のマナー(6)時間帯を考えて送る

自宅や個人事務所宛てに送る場合、夜遅い時間にFAXを送るのは迷惑になってしまいます。
急ぎでなければ翌日にし、急ぎの場合は事前に断りを入れてから送るようにしましょう。これも、メールと同じ感覚で送信するのではなく、電話と同じ感覚で送信することを

FAX送信のマナー(7)FAX番号を最低2回確認する

FAXの送信先を間違えると情報漏えいなどの事故になりかねません。
送信前に、FAX番号に間違いがないか最低1回は確認しましょう。
自分では間違っていないつもりでも、うっかり入力ミスしていることもあるので、送信前の再確認は必須です。

おわりに

「いまどきFAXなんて!」と思う方もいるかもしれませんが、ビジネスで使わなければいけない時に最低限のマナーも知らないでは済みません。ほとんどFAXを使わないあなたが、
FAXを使うとき、それは、
取引先の役職者への送信、個人顧客への送信は電話では不足があり、郵送では間に合わない緊急時での送信、あなたの印象を決めるポイントとなるタイミングかもしれません。普段、FAXを利用している相手先からしたら、ここで挙げたマナーは、最低限の常識です。あなたが常識の無い人と思われないように注意しましょう。