個人事業主と電話代行

個人事業主はなんてったって忙しい!

個人事業主の皆さんは移動、打ち合わせ、会議、営業活動、事務処理などで忙しい方が本当に多いですよね。日々忙しくしていると、気がつけは携帯の留守電は、取引先や顧客の録音メッセージでいっぱい。なんてことも(TT)

・録音メッセージを聞いて、
・内容をメモに書き起こして
・相手の電話番号を電話帳から探して、

そうしている間にもう次の約束の時間だから出ないと・・・なんてことはありませんか。

しかも事務所の代表電話って、会社の窓口ですから、常に留守番電話だとか、コールが鳴りっぱなしだと印象が悪くなってしまわないかも心配です。

じゃあ、事務員を雇おう!とは思えど、その予算がまだ無い、もしくは求人者の面接にあてる時間がないという話も良く聞きます。
そもそも人を雇いたくないという方もいらっしゃいます。
雇っても、仕事を教える時間もいりますし、教えた辞めないとも限りません。
予算をかけて人を雇っても、個人事業主の方にとって負担は増えるばかりですから。

さて、そんな忙しい個人事業主の皆さんにとって、事務員を雇わずして電話応対の負担を減らせるサービスが電話代行サービスです。

電話代行サービスを使えば、アルバイトを1人雇うより圧倒的に経費が安くすみます。更に教育する時間も不要です。せっかく社員やアルバイトを採用したのに急に退職されてしまった!なんてことも起こりません。また、常に電話応対のプロが受電してくれるので、取引先や顧客からの印象も良くなるしかありません。

実際に電話代行サービスを利用頂いた個人事業主様は

「電話で感じのいい人が出たよ。新しく人を雇ったんだね」と、取引先や顧客から声をかけられることも多いみたいですよ。
他にも「前は全然電話に出てくれなくて不安だったけど、最近は元気な女の人がすぐに電話に出てくれるし嬉しいわ」なんて言われたりして、そこで初めて「あ、このお客様はずっと不安だったんだ!」と気づかされたという個人事業主の方もいます。

「でも、電話代行ってずっと外出中って応対するんでしょ?怪しく思われない?」と不安な方は是非、電話代行会社に「契約者のその日のスケジュールによって応対文言を変えてくれるか」と確認してみてください。
今日はどういうスケジュールなのかを前もって電話代行サービスのスタッフに伝えておけば、取引先や顧客にその予定を伝えてくれる電話代行会社もあるんです。
それは自分のスケジュールを把握した秘書を雇っているような感覚かもしれませんね。

さらに、電話代行の会社によっては「内線感覚で取り急ぎ」というサービスも料金内に入っていることもあります。
「本日、ABC株式会社の田中さんからの融資の件で電話があれば、直接話したい!」という場合など、相手や用件によって直接話したいこともありますよね。

そんなときは前もって電話代行サービス会社に「ABC株式会社の田中さんからの融資の件で明日、電話があると思います。それは外出中でも私の携帯に取り次いでくれる?」と指示しておけば、電話を携帯に転送することも出来ちゃうんです。

でも、電話代行サービス会社によっては内線取り次ぎ自体がNGだったり、高額なオプション料金だったりしますので、サービス料金内なのかどうかは前もって確認するのが吉です。

固定電話がなくたって大丈夫

自分の携帯電話だけで仕事をしている方や、固定電話はあるけど自宅兼事務所としているので、お客様には携帯番号しか教えていないという方もいますよね。
忙しい個人事業主の皆さんには電話代行がオススメと書きましたが、実は電話代行サービスというのは【会社の固定電話を電話代行会社に転送して、代わりに受電してもらうこと】がほとんどです。

「じゃあ、固定電話番号をもっていない人は利用できないんだね」と残念な気持ちになりますが、大丈夫です。

個人事業主には便利!電話代行会社で03番号06番号050番号が取得できる

固定電話を利用していない個人事業主の方に是非オススメしたいサービスです。

手間のかかる電話回線の申し込みやオフィス内の工事は不要で、電話代行会社にサービスを申し込むだけで、固定電話番号を使用することが出来ます!
たとえば、「03-」や「06-」、「050-」など、レンタルできる固定電話の市外局番は電話代行会社により異なりますが、電話番号をレンタルできる代行業者は多いです。
そして、レンタルした固定の電話番号は、自社の電話番号としてHPや名刺に使うことが出来ます!
なんたってHPや名刺には携帯電話番号だけ載せているよりも、固定電話番号を載せているほうが圧倒的に信頼度は上がります。

  • 自宅で開業して家に会社用の電話回線を引くのに抵抗がある個人事業主様
  • レンタルオフィスを利用しているが、レンタルオフィス会社に電話回線がない個人事業主様
  • レンタルオフィスに入居しているが、電話工事費が高い個人事業主様
  • クラウドPBXは安いけど、結局自分で全部受電するのは無理な個人事業主様
  • 起業から順調に成長した時、転居の度に電話番号が変わるのが嫌な個人事業主様

こんな個人事業主様にすごく重宝されています!

※注意が必要です!!
犯罪収益移転防止法や、それに関連する電気通信事業法が年々厳しくなっています。
電話番号を取得、レンタルする場合は、電気通信事業者の申請をしている業者をお選びください。電話代行業者は取得している会社が多いですが、バーチャルオフィスやレンタルオフィス事業者は申請をされていない業者が多くあります。特に令和4年5月21日に猶予期間が終了します。クラウドPBXではない転送機能を使った発着信の電話番号をレンタルしている方は違法になる可能性が極めて高いです。
(参照)
「電気通信番号関係の制度改正について」(2019.6.17付)
「手引き2 固定電話番号を使用して~手引き(概要)」(2020.4.1最終更新)

レンタルした電話番号へ電話がかかってくると、電話代行会社のスタッフが受電してくれるので更に好感度もUPすること間違いなし。
固定電話番号を持っていても事務所内に人がいないから受電できないし…と諦めていた人も、事務所兼住まいで働いているけど、自宅の電話番号はHPや名刺に載せたくないな・・・と思っている人も、固定電話番号のレンタル付電話代行サービスを利用すれば、その悩みは解決できるんじゃないでしょうか。

電話代行を使って個人事業主様が信用を高めるには

個人事業主様が成功するために必要な電話代行サービスとは
「人件費も削減できて受電に割く時間も減る!よし!とにかく月額料金がやすいところへ申し込もう!」と、思われていたら少し待ってください。

残念ながら、電話代行サービスの会費がリーズナブルであっても、電話応対の質が悪ければ今まで書いたような高感度UPにはつながらず、逆に「おたくの事務所のスタッフは『戻り時間は未定で外出しています』しか言わないね」や、「なんか機械的で冷たい対応の事務員だね」と信用を失くすことも?
今、スマホが普及し、クライアントは基本的にスマホにお電話されます。事務所の固定電話へ電話をするときは
既存顧客にとって「どうしても今知りたい!」
新規顧客がメールフォームじゃなくて「電話で聞きたい!」
と気持ちが大きく揺れているとき!
貴社の印象が深く刷り込まれる瞬間なんです!

人件費削減も業務の効率化も出来たとしても、事務所のイメージダウンにつながる応対では取引先や顧客は結局離れて行ってしまうかもしれません。そんな顧客の信用を失うサービスにお金を払う意味はあるのでしょうか>

是非、リーズナブルな料金かつ、サービス良さや電話応対の質が高く、契約者の事務所の信頼を高める電話代行会社を選んで欲しいのです。
では、リーズナブルかつ事務所の信頼を高める電話代行会社ってどんなところか?というポイントを説明しましょう。

個人事業主様の電話代行選びその①わかりやすい料金設定

サービスの会費はだいたいどの電話代行会社でもHPに記載しているでしょう。
ただ、一見して安く見えても必要なサービスはすべてオプション料金…というところもあります。料金表などでわかりやすい料金設定になっているところを選ぶ方がいいでしょう。希望する内容を伝えたところ、契約後に思っていた月額費の倍近くになった!なんて話も聞きますよ。基本料金内では何ができるのか、オプションでは何が出来ていくらなのか、しっかり確認しましょう。

個人事業主様の電話代行選び②サービス内容

前章で少し書きましたが、基本料金内、もしくはオプション料金でどんなサービスを行ってくれるのかは大切です。
・月に何コールまで受電してくれるのか
・営業電話や間違い電話があった場合は、どのような対応になるのか
・内線感覚で携帯に取り次ぎが出来るのか
・日々、異なるスケジュールでも応対文言を変えてくれるか(外出中、会議中、打ち合わせ中、在宅勤務中など)
・受電内容の報告はどのように来るのか(メール?チャットワーク?LINE?FAX?ボイスデータ?)
・電話代行会社の営業時間外の電話の対応はどうするのか(留守番電話?コールが鳴りっぱなし?365日24時間営業?)
・固定電話番号のレンタルは行っているのか(行っているなら市外局番は何番なのか)

個人事業主様の電話代行選び③電話代行スタッフの応対品質

問い合わせをしたときに大変素晴らしい電話応対で「この電話応対なら問題ない!」と契約した場合でも、実は電話代行会社の問い合わせ窓口の受電スタッフはみんな営業担当で、実際の受電スタッフとは別ということもあります。
電話で問い合わせした場合は、「あなたは実際に受電するスタッフですか」と聞いてみるのもいいかもしれません。実際に受電するスタッフと直接話すことが無い、もしくは、電話での問い合わせは受け付けていない電話代行会社の場合は、お試し期間や返金制度があると思いますので、お試し期間内(返金可能期間内)にご自身で自分の事務所に電話してみて、電話代行サービスのスタッフがどのような電話応対をされるのかチェックしてみてもいいですね。

この3点をポイントに、電話代行サービスを使ってリーズナブルに信頼を高めましょう!

実は多くの個人事業主が電話代行サービスを使っています!

使ったことの無いサービスを利用するのはやっぱり不安ですよね。
でも実は多くの個人事業主の方が電話代行サービスを利用しているんです。

個人事業主の皆さんが電話代行サービスを始める理由として、こんな例があります。
個人事業主のAさんが同業者の個人事業主のBさんに電話をすると、いつもだいたい留守電につながります。
しかしあるときを境に、必ず感じのいい女性が電話に出るようになったのです。
「〇〇は13時頃まで外出しておりますので、13時以降に折り返しご連絡してもよろしいでしょうか」と、スケジュールもしっかり把握しているし丁寧な応対で羨ましくなりました。

そこでBさんに会った時に「Bさんの事務所の電話に出る女性、電話の応対すごくいいよね。求人募集出してたの?採用って大変?」と聞きました。Bさんはそこで「あの電話の女性は電話代行サービスの人だよ」と教えてくれたのです。
AさんはBさんが利用している電話代行サービス会社を聞いて、すぐに電話代行サービスの申し込みをしました。

それからAさんは他の取引先から同じように「Aさんの事務所の電話に出る女性、電話の応対すごくいいよね」と言われるようになりました。

上記の例は、実際に私が電話代行サービスを利用している個人事業主の方から聞いた話です。もちろんあえて電話代行サービスを利用していることを言わない人も多いですし、Aさんのように聞かなければBさんも自分からは紹介しなかったでしょう。
もしあなたが「周りは誰も電話代行サービスを使っていない気がする」と感じていても、不思議ではありません。

でももしかしたら、いつもあなたが電話している取引先の事務所の電話に出ているのは、電話代行サービスのスタッフかもしれません。それくらいたくさんの個人事業主の方が電話代行サービスを利用しているのです。

個人事業主・起業家・開業者の電話代行活用事例を見る

CUBEオススメプランの紹介

【電話代行シンプルプラン】
1人で仕事をされている個人事業主の方が多く利用しているプランです。
月額10,000円(税込11,000円)というリーズナブルなプランでもサービスは充実。
料金内で『内線感覚で取り次ぎ』ができる『応答後転送サービス』がついています。
同じく料金内で、あなたの日々のスケジュールを電話相手にお伝えすることも可能です。
14時までは外出中の応対、14時~15時は打ち合わせ中の応対、15時以降は応答後転送サービスを…なんて言うことも出来ますよ。
社内外の研修を受けたプロの受電スタッフが常に電話に出てくれるので、応対品質も安心です。
電話代行シンプルプランの詳細はこちら

【電話代行スタンダードプラン】
複数のスタッフと仕事をされている個人事業主の方、もしくは事務所宛の電話が月に100件近くある個人事業主の方が多く利用しているプランです。
シンプルプランで出来ることはすべて含まれていることに加え、受電内容の報告先の登録が10名様まで料金内!
さらにCUBEのスタンダードプランでは、用件によって連絡先を変更することも料金内で出来るのです。
例えば、求人の電話はAさんへ『内線感覚で取り次ぎ』ができる『応答後転送サービス』でご報告、経理の件はBさんにメールでご報告、新規問い合わせの電話はCさんにメールでご報告・・・など、用件別、人別の対応も出来て月額25,000円(税込27,500円)!
また、営業時間外の留守番電話のメッセージ内容を、契約者の方のご指定の文言で作成出来る点も好評です。
臨機応変な対応で、契約者だけでなく、契約者の取引先や顧客にも高い満足感を感じていただけるプランです。
電話代行スタンダードプランの詳細はこちら

CUBE電話代行お薦めオプションサービス:専用電話番号レンタル
CUBEの専用電話番号レンタルでは、「06」「03」「050」番号をレンタルすることが出来ます。月々の料金は、電話代行の月額料金にプラス月額3,000円(税込3,300円)にてご提供可能です。初期費用は工事費の2,000円(税込2,200円)と保証金が15,000円(非課税)ですが、保証金は解約時に全額返金しますのでご安心ください。個人契約の場合は、免許証の裏表のコピーをご提出いただきます。
審査や郵送のやりとりを含めて、お申し込みから最短で1週間ほどでご利用可能です。
詳しくは是非、CUBEまでお問い合わせください。
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