個人事業主の方でも、顧客目線、取引先目線で経営を考えられる方は、電話代行サービスを検討される方が多いです。中には、スマートフォンだけで十分と言う方もいらっしゃいますが、事務所の電話番号に問合せしても留守電、携帯電話のアナウンスが流れる、折返しの連絡が数時間もないという状況は、取引先に不安を与えてしまいます。そのような顧客、取引先に不安を感じさせず、安心して取引をしてもらうためのおすすめの電話代行サービスをご紹介します。
【目次】
個人事業主が電話代行サービスを利用する理由とは
個人事業主の方は常に多忙で、気がつけは携帯の留守電は録音や着信が溜まっているのではないでしょうか。また常に留守番電話やコールが鳴りっぱなしだと印象が悪くなってしまわないかも心配です。
こんなとき、電話代行サービスを使えば、従業員を1人雇うより圧倒的に経費が安く、教育する時間も不要であることをご存知ですか。
採用後にすぐに退職されるリスクもなく、常に電話応対のプロが受電してくれるので、取引先や顧客からの印象も良くなります。
個人事業主が電話代行サービスを利用するメリット
電話代行サービスを利用すれば、リーズナブルな価格で常に電話に出る人員を確保できます。
電話受付の人員を確保できる
個人事業主の方が経営するうえで必要不可欠なのは、ビジネスチャンスを逃さないことです。
しかし、業務が立て込んで電話を取りこぼすと、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。
とはいえ、その為に事務員を雇用するとなると、費用も時間もかかります。
そのような時に電話代行サービスを利用すれば、リーズナブルな価格で常に電話に出る人員を確保できるため、安心して業務に集中する事ができます。
電話対応のプロに初期対応を任せることができる
電話応対のプロが事務所のスタッフとして受電し、一次受付の取り次ぎをします。
電話の内容は、伝言の聞き取りからクレーム対応まで多岐にわたりますが、1件1件丁寧に対応してくれ、分かりやすい文章で速やかに報告がきます。
初期対応を電話代行サービスに任せることで、新規のお客様も既存のお客様も逃さず、信頼関係を深めることができます。
新規事業立ち上げ時の、サポート役として活用できる
新規事業立ち上げの際、「問い合わせ対応の丁寧さ」が今後の成功のカギとなってきます。
電話代行サービスは、電話でのささいな問い合わせも丁寧に対応し、逃さず正確に報告するため、心強いサポート役となります。
また固定電話番号のレンタルができる電話代行サービスでは、オフィスに電話回線を引く手間なく固定電話番号を取得することができます。
営業電話や間違い電話がブロックされ、大切な電話のみに集中できる
代表電話には新規や既存のお客様だけではなく、営業電話や間違い電話もかかってきます。
頻繫にかかってくる営業電話に手を取られ、本来の業務に支障が出る場合もあります。
電話代行サービスを利用することで、営業電話や間違い電話は電話代行サービスのスタッフがブロックします。
新規のお客様やリピーター様などの大切な電話のみに集中し、効率良く業務を行うことができます。
直接電話で話せる安心感
直接電話で話せるという安心感は、お客様からの信頼に繋がります。
商談や外出が多く、電話に出るのが難しいという個人事業主の方が電話代行サービスを利用すれば、代わりにスタッフが電話口のお客様に寄り添った対応を行うため、好感度がアップします。
また内線感覚で転送が可能な電話代行サービスの場合は、緊急時はお客様からの電話を担当者の携帯に転送することで、臨機応変な対応ができます 。
個人事業主の電話代行サービスの選び方
電話代行サービスの会費が安くても、応対の質が悪ければ好感度アップにはつながらず、顧客からの信頼を失います。
顧客が電話をする時は「どうしても今知りたい」「電話で聞きたい」と、気持ちが大きく揺れている時で、会社の印象が決まります。
リーズナブルかつ、サービスの良さや電話応対の質が高い代行会社を選びましょう。
わかりやすい料金設定
サービスの会費はどの電話代行会社でもHPに記載されています。
ただ一見して安く見えても必要なサービスはすべてオプション料金…というところもあります。料金表などでわかりやすい料金設定になっているところを選ぶ方が良いでしょう。
希望する内容を伝えたところ、契約後に思っていた月額費の倍近くになってしまう事もあります。基本料金内では何ができるのか、オプションでは何が出来ていくらなのか、しっかり確認が必要です。
サービス内容
基本料金内、もしくはオプション料金でどんなサービスを行ってくれるのかも確認が必要です。
・月に何コールまで受電してくれるのか
・営業電話や間違い電話があった場合は、どのような対応になるのか
・内線感覚で携帯に取り次ぎが出来るのか
・日々、異なるスケジュールでも応対文言を変えてくれるか（外出中、会議中、打ち合わせ中、在宅勤務中など）
・受電内容の報告はどのように来るのか（メール？チャットワーク？LINE？FAX？ボイスデータ？）
・電話代行会社の営業時間外の電話の対応はどうするのか（留守番電話？コールが鳴りっぱなし？365日24時間営業？）
・固定電話番号のレンタルは行っているのか（行っている場合、市外局番は何番なのか）
電話代行スタッフの応対品質
問い合わせをした際に素晴らしい電話応対で「この電話応対なら問題ない」と契約した場合でも、実は電話代行会社の問い合わせ窓口の受電スタッフはみんな営業担当で、実際の受電スタッフとは別という場合もあります。
電話で問い合わせした場合は、「あなたは実際に受電するスタッフですか」と聞いてみる事も良いかもしれません。
実際に受電するスタッフと直接話すことが無い、もしくは電話での問い合わせは受け付けしていない電話代行会社の場合は、お試し期間や返金制度があると思います。
お試し期間内（返金可能期間内）にご自身で自分の事務所に電話してみて、電話代行サービスのスタッフがどのような電話応対をされるのか確認すると良いでしょう。
個人事業主向け電話代行サービスおすすめ１０選
電話代行サービスを検討される方は、上記を踏まえて電話応対の質が高い応対をお求めください。
実際に問合せをして信頼できる電話代行サービスを選びましょう。
ここでは電話代行サービス10選をご紹介します。
CUBE電話代行サービス
大阪エルシーセンターが運営する電話代行サービスです 電話対応のプロとして教育されたスタッフが行う、品質の高い電話代行サービスです。
会社の顔として新規・既存顧客を逃さない「笑声」で応対します。応対内容はすぐにメールやLINE、チャット等の様々な報告方法で受ける事ができます。
また月額10,000円（税別）から対応可能なシンプルプラン、電話注文受付に対応したプラン、英語対応プラン、短期利用等の幅広いプランがあり、フリーダイヤルや専用電話番号も用意が可能です。
万が一サービスに満足出来なかった場合は、全額返金のサービス保証制度がある為、安心して始められる事ができます。
渋谷オフィス
電話代行専門の渋谷オフィス 東京都渋谷にオフィスを置く電話代行サービス会社です。
月30コール～の対応プラン等５つのプランがあり、会社の成長に合わせてプランをグレードアップすることが可能です。
例えば、まずはスタートプランを利用していた個人事業主が、事業の成長と合わせてスタンダードプランに変更することも可能です。
通話録音サービスがあり、どのような応対をしているか、いつでもリモート操作で24時間いつでも応対品質の確認ができます。
10日間の無料お試しトライアルがある為、実際にサービスを利用して納得してから始める事ができます。
スマイルフォンネット
スマイルフォンネットは電話応対の研修を実施する研修会社が運営しています。 電話応対やマナーの研修会社が運営する電話代行サービスです。
定期的な社内全体研修・個人指導により、高い通話品質での電話代行を約束します。
スタッフ数名で専任チームを組んで応対し、月間10コール～始められます。
コール数に合せたプランがあり、営業電話や勧誘電話はノーカウントです。
申込みから2週間は無料お試しでサービスを利用する事ができ、実際にサービスを利用して応対品質に満足できなかった場合には、無料で解約することが可能です。
また新規登録料などの初期費用がなく月額利用料のみで利用が可能です。
ビジネスコール
BusinessCall（ビジネスコール）は、ウィズ・プランナーズ株式会社が運営する電話代行サービスです。必要な時間だけ、30分単位での柔軟な契約時間設定が可能な電話代行サービスです。
土日祝日含め365日、9時から21時の間であれば年中無休で対応しており、最もリーズナブルなプランでは月額5,000円（税抜）～から利用する事ができます。（最大７時間の設定）
グループウェアとしてBusinessCall専用管理画面を、チームメンバーと共有し電話対応を一括管理する事ができます。
PCやスマートフォン等の端末からいつでもどこからでも確認でき、チーム全員が電話受信状況にアクセスし把握することで、折り返し忘れや二重対応を防止し、迅速な対応が可能です。
fondesk(フォンデスク)
株式会社うるるが運営しています シンプルで使いやすく、すぐに始められる電話代行サービスです。
手続きはすべてオンラインで申し込み可能で、ユーザー専用のマイページが用意されています。
マイページでは過去の電話を確認、特定の番号をブロックなど設定変更ができ、スマートフォンにも最適化されています。
応答のカスタマイズはできません。一部の特殊なニーズよりも、一般的な代表電話に必要な対応をきちんと満たすことを重視しています。
すべてのオペレーターの対応を標準化することで、多くの電話がかかってきても十分な処理能力を提供することができます。
株式会社中央事務所
中央事務所は多くの士業が選ぶ電話代行サービスです。 専門的知識が必要な分野を得意とし、様々な業種や年齢層に柔軟に対応できる電話代行サービスです。
オペレーターは専門講習を受けた接客のプロで、高品質な対応を提供します。
24時間・365日対応可能で、対応言語や対応チャンネル（電話、メール、チャットなど）も豊富です。また、お客様のニーズに合わせたプランをご提案可能です。
サービスによりCSの向上・改善、新規顧客獲得につながり、リソース不足（リコール対応、セキュリティ事故などの緊急事態など）にも迅速かつ高水準で対応します。
テルシンク２４
テルシンク24は格安で24時間電話代行サービスを提供しています。 24時間365日夜間・休日等も対応可能な電話代行サービスです。
基本の４つのプランや、不動産管理や中古車販売、各種クレーム専門受付などニーズに合わせたプランもあります。
キャンペーン時やGW、年末年始等の短期利用もできます。
契約者と情報を共有する事ができる「双方向クラウドシステム」がすべてのプランでご利用可能です。（案件ごとの処理状態や進捗状況の確認、予約スケジュールの確認、緊急案件の通知、通話録音の確認機能等）
またメール代行も24時間365日可能で、受付から5分～10分の間にご指定の内容で迅速に返信・回答します。
ビジネスアシスト
電話秘書・電話代行サービスのビジネスアシスト 企業のカラーに合わせて柔軟な対応が可能な電話代行サービスです。
電話の内容によって変わる応対や取次先、報告のルールに至るまで、自由自在に細かくカスタマイズすることができます。
基本プランの他にも士業向けプラン、不動産業向けプラン、保険代理店向けプラン等、専門用語のヒアリングができるプランがあります。
不動産業向けプランでは物件確認、保険代理店向けプランでは事故連絡や保険の更新手続きについてなど、各専門業で特有のFAQを追加できる専門業者向けプランです。
その他、通話音声データ12ヶ月保存することが可能です。
また30日間の無料トライアルもあり、安心して始める事ができます。
秘書＋(プラス)
全国の固定電話番号のレンタルができます。 電気通信事業者が行っている電話代行サービスです。
基本機能の最もシンプルなコース「BtoB対応のビジネスコース」や、クレーム対応や予約受付も可能な「BtoC対応のカスタマーコース」があります。
また基本的な電話代行はもちろん、専任秘書としてタクシーや出張時のチケットの手配、会食に利用するお店の提案や各種予約手配、名刺管理の対応が可能な「グランドコース」もあります。
他にもアウトバウンドプランがあります。オペレーターもしくは自動ガイダンスにより電話発信を行い、代わりに営業・提案などを行ったり、リコールの対応も行ったりする事もできます。
電話代行サービス株式会社
電話代行業者として30年以上の実績がある電話代行サービスです。
オーダーメイド型プランでお客様の業種や経営方針、曜日・時間帯、ご利用頂く頻度等、ご要望に合わせて無駄な費用を省きます。
24時間365日対応可能な夜間休日電話代行もあります。
在宅オペレーターは採用していない為、管理・指導の行き届いたオペレーションで臨機応変で柔軟な対応が可能です。
また、経験豊富な業種実績があり、オペレーション品質の維持・向上の為に研修プログラムを行っています。
個人事業主の電話代行サービス活用事例
活用事例として個人事業主Aさんの例があります。
個人事業主Aさんが同業者Bさんに電話をすると、いつもは留守電につながります。
しかしある時より、必ず感じの良い女性が電話に出るようになりました。
「〇〇は13時頃まで外出しておりますので、13時以降に折り返しご連絡してもよろしいでしょうか」と、スケジュールもしっかり把握し、丁寧な応対で羨ましくなりました。
そこでBさんに聞いたところ、電話代行サービスを利用していると教えてくれました。Aさんはすぐに電話代行サービスの申し込みをしました。
その後Aさんは他の取引先から同じように「Aさんの事務所の電話に出る女性、電話の応対すごくいいよね」と言われるようになりました。
個人事業主の電話代行サービス応対事例
■対応事例（外出応対＋至急メール連絡）
CUBE：お電話ありがとうございます。有限会社○○です。
お客様：△株式会社のBです。昨日メールでいただいた見積もりの件でお伺いしたいのですが、Aさんはお手隙ですか？
CUBE：△株式会社のB様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。
Aでございますが、申し訳ございませんが只今外出中です。
折り返しのお電話をさせていただいてもよろしいでしょうか？
お客様：そうですか。Aさんにメールで連絡したのですが、返信がありません。
見積もりいただいた日付が間違っているので、早めに修正して連絡してほしいんですよ。
CUBE：ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。至急Aに連絡し、
見積書の日付を修正次第、B様に折り返しご連絡するよう申し伝えます。
折り返し先のお電話番号をお伺いできますでしょうか？
お客様：お願いします。090-00XX-00XXです。
CUBE：090-00XX-00XXでございますね。この後私からすぐにAに連絡をいたします。
この度はお手数をおかけしまして、申し訳ございませんでした。
お客様：いえ。それではご連絡よろしくお願いします。失礼します。
CUBE：失礼いたします。
個人事業主が電話代行を利用する際の注意点
犯罪収益移転防止法や、関連する電気通信事業法が年々厳しくなっており、電話番号を取得・レンタルする場合は、電気通信事業者の申請をしている業者をお選びください。
バーチャル・レンタルオフィス事業者は申請をされていない業者が多くあります。クラウドPBXではない転送機能を使った電話番号レンタルは、違法になる可能性が高いです。
（参照）
「電気通信番号関係の制度改正について」（2019.6.17付）
「手引き2 固定電話番号を使用して～手引き（概要）」（2020.4.1最終更新）
応対範囲の確認
電話代行を利用しているものの、伝言を聞いておいてくれるだけで良いのに「すべての用件に対して折り返しの電話をしなくてはならない」という事があります。
電話代行業者やプランによっては、すべて折り返し対応のみという事もある為、聞いておいて欲しい・よくある質問だけは答えて欲しい等があれば、契約前にどこまで対応してくれるのか確認が必要です。
コール数に見合ったプラン選定
電話代行はプラン毎に契約コール数があり、超える場合は追加料金が発生します。
想定していたコール数よりあまりにも多いと、思っていた金額以上の請求になってしまう事があります。
コール数が毎月増えているようであれば、プラン変更をした方が利用料金が安くなる事もある為、定期的な見直しをおすすめします。
受電内容の正確な報告
どの電話代行業者でも、相手方が一方的に切ってしまったり、電話が聞き取れなかったりすることもあります。
その場合でもいい加減に報告されるのではなく、聞き取れなかったと正確に報告してくれる業者の方が信頼できます。また電話内容が録音されており、聞き直せるシステムが整っているかも確認が必要です。
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まとめ
メールやチャットは適宜返信できますが、電話応対はどうしても人がタイムリーに応対する必要があります。
電話代行サービスはご多忙な個人事業主の方に最適です。電話応対を任せる事が出来れば異なる業務に集中でき、会社の成長にもつながるのではないでしょうか。
新たなスタッフ雇用の必要もなく低リスクで、電話のプロが応対するため会社の印象も良くなります。
今後の会社の為に『電話代行サービス』を検討されてはいかがでしょうか。
