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税理士・会計事務所の電話代行活用事例

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電話代行サービスを検討中の
税理士の皆様
こんなお困りごとはありませんか?

その1 外出が多い
クライアント先へ外出することが多いので電話を取れないことが多い。
その2 仕事に集中したい
ミスが許されない税理士の業務。営業電話の対応は避けて、仕事に集中したい。

一方で、電話代行サービスに
対する不安も…

・税務署や金融機関からの専門用語が多い電話に対応できる?
・個人事業主や気の短い社長等の顧問先へ、感じの良い電話対応をしてくれるだろうか?
こんな悩みを解消!電話代行サービス選びのポイントをご紹介します。

電話代行サービスを利用すべき
税理士・会計事務所の特徴

すぐに折り返しているつもりだが、
顧問先は不安に?

税理士の増加と、それに反比例する中小企業の減少によって、税理士業界では競争が激化しています。こうした中で、税理士が生き残っていくには、1人でも多くの顧客と信頼関係を深めて、長い取引を続けていくことが大切だと感じているのではないでしょうか。税理士は、顧客との打ち合わせ、顧問先での業務等、自分の事務所にいない時間も多くあります。既存顧客は、直接担当税理士の携帯電話へ電話することが多いですが、携帯に繋がらない場合に緊急の用件があれば事務所にも電話をするでしょう。急いでいる時に電話が繋がらない事は顧客にとってストレスや不安となり、信頼感も下がってしまいます。そうなれば、「来期はもっとしっかりした税理士事務所にお願いしよう。」「売上が上がってきたから、大きい税理士事務所にお願いしよう。」と考える社長もいるのではないでしょうか。
税理士が不在でも、大手税理士事務所と同じようにスタッフが折り返しの電話を出来る時間を伝えるだけで、クライアントから安心感や信頼を得られます。

年末調整や確定申告の時期は
オーバーワーク
でも事務員の新規採用が
うまくいかない

法定事務処理が重なる年末調整や確定申告といった時期には税理士だけでなく、補助職員やパートさんも業務が手一杯になり、電話対応にまで手が回らないという声も聞こえてきます。繁忙期だけの短期アルバイトを採用しようにも、即戦力の人材でない場合には、実際現場の事務員が教える時間を取れない為、短期雇用者が時間を持て余して大した戦力とならずに期間を終えることも。また、会計事務所での勤務経験や簿記の知識を持つ即戦力の人材を雇用することは、難しいのではないでしょうか。電話対応を電話代行に外注することで、補助職員や事務員さんも事務作業に集中して業務に取り組むことができ、社内環境も向上します。

電話代行は便利かもしれないけど
トラブルも心配

電話代行サービスのメリットを感じる反面、電話代行サービスによって起こるトラブルが不安という声も。顧客との信頼関係に重きをおく税理士さんであれば、導入に慎重になることでしょう。どんな電話代行会社を選べばトラブルを回避できるのか気になりますよね。
電話代行会社選びに失敗することで起こるトラブルでよく耳にするのが、
・コールセンターのような淡々とした対応で、新規相談者に悪い印象を持たれた。
・応答後転送サービスがなくメールやSNSでの報告のみで、至急の対応が遅れて既存顧客の信頼を失った
・金融機関からの電話の聞き取りが適切ではなく、伝言だけで済むところが、結局折り返し電話する羽目になった。
・受電終了後から報告メールまでの時間が長く、折り返しがこないとクレームになった。
ということです。こういったトラブルを回避するには、問い合わせ時に実際に電話対応を担当するスタッフかどうかの確認はもちろん(営業担当が問い合わせ応対する代行会社もあります)、無料モニターや返金保証サービスを行っている電話代行サービスを選ぶと良いでしょう。自社の応対品質に自信のある電話代行会社はこういったサービスを行っていることが多いです。しかし、電話代行会社によって期間や初期費用の返金の有無など違いがあるので注意が必要です。 また、顧客の決算書類等、大切な情報を扱う税理士。情報の取り扱いが適正であると認定を受けた証であるPマークを取得している電話代行会社を選ぶのが望ましいでしょう。

CUBE電話代行サービスを
利用すると?

CUBEへのお問い合わせには、実際にクライアント様の対応をさせていただくスタッフが対応しています。ぜひお電話いただき、CUBEの応対品質をお確かめ下さい。
また、CUBE電話代行サービスでは、安心してご利用を検討いただけるよう「サービス保証制度」を導入しています。サービス開始1カ月以内に「貴社に全くメリットがなかった」「満足できなかった」場合、お振込みいただいた費用(初期登録料・会費※・保証金)を全額ご返金いたします。保証期間内でのご解約の手続きも簡単なので万が一の時も安心です。
2週間のお試し期間を設けている電話代行会社もありますが、2週間という短い期間では受電トラブルが露見する前にお試し期間が終了してしまうこともあります。
CUBE電話代行サービスではたっぷり1カ月間お試しいただけるので、貴社にとってメリットがあるサービスなのかをしっかりと見極めていただけます!もちろん、クライアントの機密情報を守るためのPマークも取得済みです。
※オプションサービスをご利用の場合は、オプションサービス料のみご負担いただきます。

実際の対応事例

            

対応事例1 (外出応対+メール連絡)

     
ありがとうございます。〇〇税理士事務所でございます。
私◇◇情報センターのAと申します。本日はB先生いらっしゃいますか。
◇◇情報センターのA様でございますね。いつも大変お世話になっております。大変申し訳ございませんが、只今Bは外出中でございます。Bより折り返しのお電話をさせていただいて、よろしいでしょうか。
いえ、ご伝言をお願いします。
かしこまりました。お願いいたします。
B先生に資金計画相談をお願いしている件で、先生宛に本日郵便を投函させていただきました。2~3日後には到着予定ですとお伝え下さい。以前、行き違いがあってこちらからの郵便物が指定日時に到着しなかったことがあり、B先生にご心配いただきましたので、念のためにお伝えをお願いします。
ご丁寧にご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。B宛の資金計画相談の郵便物を本日ご投函いただき、2~3日後に到着予定でございますね。
はい。
ありがとうございます。そのように申し伝えておきます。
よろしくお願いいたします。失礼します。
失礼いたしします。

切電後、すぐにご担当者様へ
受電内容をメール連絡いたします

対応事例2 (内線感覚で応答後転送)

     
お電話ありがとうございます。〇〇税理士事務所でございます。
私、大阪市役所法人税務課のBと申します。
大阪市役所法人税務課のB様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。
お世話になっております。有限会社XX様が令和2年7月00日に本店を△区から□区に移転されている件でお伺いしたいのですが。
かしこまりました。有限会社XX様が令和2年7月00日に本店を△区から□区に移転されている件でございますね。担当の者に確認してまいりますので、お電話このままで少々お待ち下さいませ。
はい、Cです。
お疲れ様です。CUBEのDです。只今、大阪市役所法人税務課のB様より、有限会社XX様が令和2年7月00日に本店を△区から□区に移転されている件でお伺いしたいとお電話が入っております。お繋ぎしてよろしいでしょうか?
はい。お願いします。
〜転送〜

転送後はお客様とご担当者様で
直接お話しいただけます

税理士・会計事務所の方へ
おすすめのプラン

開業したばかり、
少数精鋭の税理士事務所の方には

ライトプラン

●貴社の事務員として貴社名で社名・氏名・連絡先・簡単なご用件をお伺いします。
●事前にお知らせいただいたスケジュールに合わせたご対応をします。
●月コール数が少ない方におすすめのお手軽なプランです。

業務が手一杯で、
簡単なご相談内容等の聞取りや
一次受付が必要な
税理士事務所様には

スタンダードプラン

●ご相談内容の聞き取り等、簡易的なQ&Aの対応が可能。
●用件別(新規はA様等)で報告連絡先の振り分けが可能。
●営業時間外の貴社専用アナウンスが利用可能。

税理士5名、社員10名の
税理士事務所様には

スタンダードプラン

SNS報告オプション

●オプションで用件別連絡を最大20名(基本10名込含む)まで追加いただけます。
●ご相談内容の聞き取り等、簡易的なQ&Aの対応が可能。
●用件別(新規はA様等)で報告連絡先の振り分けが可能。
●営業時間外の貴社専用アナウンスが利用可能。
●オプションで、LINE、Chatwork、Slack等で共有いただけるサービスがご利用できます。

※内線感覚で転送する「応答後転送サービス」は全プラン基本料金内でご利用いただけます。
※転送通話料は別途実費

CUBE電話代行サービスが
選ばれる理由

新規の問合せで折り返した時の見込み客の反応が変わった

「事務所にいる時も税理士がいきなり電話を受けるより、女性スタッフが一旦受けてから繋いでもらった方が、安心してもらえているようで成約率が上がった。」「スケジュールを事前にCUBEにメールしておけば、外出中の時間は折り返しの時間を顧問先に伝えてもらえるので、何度も顧客に電話をさせることもなくなり安心。」とのお喜びの声を、CUBE電話代行サービスのご利用者様から多数いただいています。

電話した時の雰囲気が良いと、顧問先から喜ばれた

CUBE電話代行サービスのスタッフは、多数の税理士事務所様へのお電話を日々受けています。金融機関や税務署、顧客クライアントからのご伝言の聞き取り等、経験豊富なスタッフが貴社の事務職員として電話対応を行います。

アシスタントが集中して業務を行えると喜んでいる

税理士補助員は、税理士を目指して勉強しながら実務経験を積もうという方が多くいます。繁忙期は忙しく、残業も多くなるので、試験勉強の時間が取れないという声も。事務所の電話が鳴らなくなることで、集中して業務に取り組むことができるので、業務効率が上がり、勉強時間を普段より取れるようになったとのお声もあります。

  よくあるご質問  

緊急時には外出対応ではなく、内線感覚で電話転送してほしいのですが?
お客様から緊急の用件だと言われた場合や、CUBEスタッフが緊急の用件だと判断した場合には、事前に伺っている電話番号にコールさせていただきます。
新規問い合わせはAさんになど用件によって、報告先を変えてもらえますか?
事前に連絡先を登録いただくことで、用件別に振り分けて報告することが可能です。Aさんにはメール報告、Bさんには内線感覚での応答後転送等も対応できます。
※ライトプランは、1人550円/月で連絡先の追加登録が必要です(最大10名まで)。
スタンダードプランでは、10名まで基本料金内で連絡先登録が可能です。11~20名までは、1,100円/月で追加登録していただけます。
受電終了後にどのくらいの時間で報告が届くの?
電話のボリュームにもよりますが、概ね5分ほどでメールにてご報告しています。お客様との通話時間が長く、報告メール作成に時間を要する場合は10分程度でご報告しています。通話時間が数十分以上となる場合で、緊急でないと判断した場合は10分以上お時間を要する場合もございます。内線感覚でタイムラグなしでお電話をかけてこられた方と直接お話していただくこともできます。
営業時間外に事務所名でアナウンスを流してもらうことはできますか?
スタンダードプランは、基本料金内で時間外専用アナウンスをご利用いただけます。録音機能も付いているので、お客様から伝言を録音していただくことも可能です。
※ライトプランは2,200円/月(設定時のみ初期設定手数料3,300円)が必要です。
自分や事務職員が事務所にいるときは、自社で電話を受けたいのですが?
各種電話会社様の転送サービスで、お客様ご自身の操作で簡単に切り替えができます。
お客様の用途に合わせて、事務所の電話に誰も出られなかったときに転送、無条件で電話がなったら転送等、転送方法をご自分で選択してお使いいただけます。
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