税理士の増加と、それに反比例する中小企業の減少によって、税理士業界では競争が激化しています。こうした中で、税理士が生き残っていくには、1人でも多くの顧客と信頼関係を深めて、長い取引を続けていくことが大切だと感じているのではないでしょうか。税理士は、顧客との打ち合わせ、顧問先での業務等、自分の事務所にいない時間も多くあります。既存顧客は、直接担当税理士の携帯電話へ電話することが多いですが、携帯に繋がらない場合に緊急の用件があれば事務所にも電話をするでしょう。急いでいる時に電話が繋がらない事は顧客にとってストレスや不安となり、信頼感も下がってしまいます。そうなれば、「来期はもっとしっかりした税理士事務所にお願いしよう。」「売上が上がってきたから、大きい税理士事務所にお願いしよう。」と考える社長もいるのではないでしょうか。
税理士が不在でも、大手税理士事務所と同じようにスタッフが折り返しの電話を出来る時間を伝えるだけで、クライアントから安心感や信頼を得られます。
法定事務処理が重なる年末調整や確定申告といった時期には税理士だけでなく、補助職員やパートさんも業務が手一杯になり、電話対応にまで手が回らないという声も聞こえてきます。繁忙期だけの短期アルバイトを採用しようにも、即戦力の人材でない場合には、実際現場の事務員が教える時間を取れない為、短期雇用者が時間を持て余して大した戦力とならずに期間を終えることも。また、会計事務所での勤務経験や簿記の知識を持つ即戦力の人材を雇用することは、難しいのではないでしょうか。電話対応を電話代行に外注することで、補助職員や事務員さんも事務作業に集中して業務に取り組むことができ、社内環境も向上します。
電話代行サービスのメリットを感じる反面、電話代行サービスによって起こるトラブルが不安という声も。顧客との信頼関係に重きをおく税理士さんであれば、導入に慎重になることでしょう。どんな電話代行会社を選べばトラブルを回避できるのか気になりますよね。
電話代行会社選びに失敗することで起こるトラブルでよく耳にするのが、
・コールセンターのような淡々とした対応で、新規相談者に悪い印象を持たれた。
・応答後転送サービスがなくメールやSNSでの報告のみで、至急の対応が遅れて既存顧客の信頼を失った
・金融機関からの電話の聞き取りが適切ではなく、伝言だけで済むところが、結局折り返し電話する羽目になった。
・受電終了後から報告メールまでの時間が長く、折り返しがこないとクレームになった。
ということです。こういったトラブルを回避するには、問い合わせ時に実際に電話対応を担当するスタッフかどうかの確認はもちろん(営業担当が問い合わせ応対する代行会社もあります)、無料モニターや返金保証サービスを行っている電話代行サービスを選ぶと良いでしょう。自社の応対品質に自信のある電話代行会社はこういったサービスを行っていることが多いです。しかし、電話代行会社によって期間や初期費用の返金の有無など違いがあるので注意が必要です。
また、顧客の決算書類等、大切な情報を扱う税理士。情報の取り扱いが適正であると認定を受けた証であるPマークを取得している電話代行会社を選ぶのが望ましいでしょう。
従来の代行会社と異なり、応答後転送サービスがあるCUBE電話代行では、在席時も内線感覚でスマホや別の電話回線にお取次ぎします。その為、不在在席関係なく営業電話等不要な電話への対応に時間を取られることはありません。また、税理士の先生が一次受付することなく、秘書が先生におつなぎするのと同じように内線感覚で新規顧客、顧問先からのお電話をお取次ぎします。不在時にも、丁寧にご用件をお伺いしメールやLINE、又は部署のチャットルームへ報告致します。各担当者へ直接ご報告しますので、取り次ぎや連絡で事務員の方が時間を取られることもありません。業務過多の社員への負担も軽減出来ます。
「事務所にいる時も税理士がいきなり電話を受けるより、女性スタッフが一旦受けてから繋いでもらった方が、安心してもらえているようで成約率が上がった。」「スケジュールを事前にCUBEにメールしておけば、外出中の時間は折り返しの時間を顧問先に伝えてもらえるので、何度も顧客に電話をさせることもなくなり安心。」とのお喜びの声を、CUBE電話代行サービスのご利用者様から多数いただいています。
CUBE電話代行サービスのスタッフは、多数の税理士事務所様へのお電話を日々受けています。金融機関や税務署、顧客クライアントからのご伝言の聞き取り等、経験豊富なスタッフが貴社の事務職員として電話対応を行います。
税理士補助員は、税理士を目指して勉強しながら実務経験を積もうという方が多くいます。繁忙期は忙しく、残業も多くなるので、試験勉強の時間が取れないという声も。事務所の電話が鳴らなくなることで、集中して業務に取り組むことができるので、業務効率が上がり、勉強時間を普段より取れるようになったとのお声もあります。
開業したばかり、
少数精鋭の税理士事務所の方には
月額10,000円〜(税別)
●貴社の事務員として貴社名で社名・氏名・連絡先・簡単なご用件をお伺いします。
●事前にお知らせいただいたスケジュールに合わせたご対応をします。
●月コール数が少ない方におすすめのお手軽なプランです。
業務が手一杯で、
簡単なご相談内容等の聞取りや
一次受付が必要な
税理士事務所様には
月額25,000円〜(税別)
●ご相談内容の聞き取り等、簡易的なQ&Aの対応が可能。
●用件別(新規はA様等)で報告連絡先の振り分けが可能。
●営業時間外の貴社専用アナウンスが利用可能。
税理士5名、社員10名の
税理士事務所様には
月額30,000円〜(税別)
●オプションで用件別連絡を最大20名(基本10名込含む)まで追加いただけます。
●ご相談内容の聞き取り等、簡易的なQ&Aの対応が可能。
●用件別(新規はA様等)で報告連絡先の振り分けが可能。
●営業時間外の貴社専用アナウンスが利用可能。
●オプションで、LINE、Chatwork、Slack等で共有いただけるサービスがご利用できます。
※オプションとして電話番号の貸し出し(レンタル)も行っております。
ありがとうございます。〇〇税理士事務所でございます。
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私◇◇情報センターのAと申します。本日はB先生いらっしゃいますか。
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◇◇情報センターのA様でございますね。いつも大変お世話になっております。大変申し訳ございませんが、只今Bは外出中でございます。Bより折り返しのお電話をさせていただいて、よろしいでしょうか。
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いえ、ご伝言をお願いします。
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かしこまりました。お願いいたします。
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B先生に資金計画相談をお願いしている件で、先生宛に本日郵便を投函させていただきました。2~3日後には到着予定ですとお伝え下さい。以前、行き違いがあってこちらからの郵便物が指定日時に到着しなかったことがあり、B先生にご心配いただきましたので、念のためにお伝えをお願いします。
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ご丁寧にご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。B宛の資金計画相談の郵便物を本日ご投函いただき、2~3日後に到着予定でございますね。
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はい。
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ありがとうございます。そのように申し伝えておきます。
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よろしくお願いいたします。失礼します。
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失礼いたしします。
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お電話ありがとうございます。〇〇税理士事務所でございます。
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私、大阪市役所法人税務課のBと申します。
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大阪市役所法人税務課のB様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。
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お世話になっております。有限会社XX様が令和2年7月00日に本店を△区から□区に移転されている件でお伺いしたいのですが。
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かしこまりました。有限会社XX様が令和2年7月00日に本店を△区から□区に移転されている件でございますね。担当の者に確認してまいりますので、お電話このままで少々お待ち下さいませ。
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はい、Cです。
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お疲れ様です。CUBEのDです。只今、大阪市役所法人税務課のB様より、有限会社XX様が令和2年7月00日に本店を△区から□区に移転されている件でお伺いしたいとお電話が入っております。お繋ぎしてよろしいでしょうか?
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はい。お願いします。
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〜転送〜 |
★NTTひかり電話ボイスワープの場合
【無条件転送の手順】
外出前に、142 + 1+1
ダイヤルで、無条件転送開始。
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事務所の電話で受信できるようになります。
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