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税理士・会計事務所向け電話代行サービス

税理士・会計事務所向け
電話代行サービス

2021年の受電実績 14388件以上
電話代行・秘書代行サービスのCUBE
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電話代行サービスを検討中の
税理士の皆様
こんなお困りごとはありませんか?

その1 外出が多い
クライアント先へ外出することが多いので電話を取れないことが多い。
その2 仕事に集中したい
ミスが許されない税理士の業務。営業電話の対応は避けて、仕事に集中したい。

一方で、電話代行サービスに
対する不安も…

・税務署や金融機関からの専門用語が多い電話に対応できる?
・個人事業主や気の短い社長等の顧問先へ、感じの良い電話対応をしてくれるだろうか?
こんな悩みを解消!電話代行サービス選びのポイントをご紹介します。

電話代行サービスを利用すべき
税理士・会計事務所の特徴

すぐに折り返しているつもりだが、
顧問先は不安に?

税理士の増加と、それに反比例する中小企業の減少によって、税理士業界では競争が激化しています。こうした中で、税理士が生き残っていくには、1人でも多くの顧客と信頼関係を深めて、長い取引を続けていくことが大切だと感じているのではないでしょうか。税理士は、顧客との打ち合わせ、顧問先での業務等、自分の事務所にいない時間も多くあります。既存顧客は、直接担当税理士の携帯電話へ電話することが多いですが、携帯に繋がらない場合に緊急の用件があれば事務所にも電話をするでしょう。急いでいる時に電話が繋がらない事は顧客にとってストレスや不安となり、信頼感も下がってしまいます。そうなれば、「来期はもっとしっかりした税理士事務所にお願いしよう。」「売上が上がってきたから、大きい税理士事務所にお願いしよう。」と考える社長もいるのではないでしょうか。
税理士が不在でも、大手税理士事務所と同じようにスタッフが折り返しの電話を出来る時間を伝えるだけで、クライアントから安心感や信頼を得られます。

年末調整や確定申告の時期は
オーバーワーク
でも事務員の新規採用が
うまくいかない

法定事務処理が重なる年末調整や確定申告といった時期には税理士だけでなく、補助職員やパートさんも業務が手一杯になり、電話対応にまで手が回らないという声も聞こえてきます。繁忙期だけの短期アルバイトを採用しようにも、即戦力の人材でない場合には、実際現場の事務員が教える時間を取れない為、短期雇用者が時間を持て余して大した戦力とならずに期間を終えることも。また、会計事務所での勤務経験や簿記の知識を持つ即戦力の人材を雇用することは、難しいのではないでしょうか。電話対応を電話代行に外注することで、補助職員や事務員さんも事務作業に集中して業務に取り組むことができ、社内環境も向上します。

トラブルが不安で導入に踏み切れない

電話代行サービスのメリットを感じる反面、電話代行サービスによって起こるトラブルが不安という声も。顧客との信頼関係に重きをおく税理士さんであれば、導入に慎重になることでしょう。どんな電話代行会社を選べばトラブルを回避できるのか気になりますよね。
電話代行会社選びに失敗することで起こるトラブルでよく耳にするのが、
・コールセンターのような淡々とした対応で、新規相談者に悪い印象を持たれた。
・応答後転送サービスがなくメールやSNSでの報告のみで、至急の対応が遅れて既存顧客の信頼を失った
・金融機関からの電話の聞き取りが適切ではなく、伝言だけで済むところが、結局折り返し電話する羽目になった。
・受電終了後から報告メールまでの時間が長く、折り返しがこないとクレームになった。
ということです。こういったトラブルを回避するには、問い合わせ時に実際に電話対応を担当するスタッフかどうかの確認はもちろん(営業担当が問い合わせ応対する代行会社もあります)、無料モニターや返金保証サービスを行っている電話代行サービスを選ぶと良いでしょう。自社の応対品質に自信のある電話代行会社はこういったサービスを行っていることが多いです。しかし、電話代行会社によって期間や初期費用の返金の有無など違いがあるので注意が必要です。 また、顧客の決算書類等、大切な情報を扱う税理士。情報の取り扱いが適正であると認定を受けた証であるPマークを取得している電話代行会社を選ぶのが望ましいでしょう。

税理士・会計事務所が電話代行を導入するメリット

  • 必要な問合せだけを取次・業務に集中できる!
  • 親しみと威厳で安心感もUP!
  • 新規問合せに逃さずキャッチ・顧客獲得UP
  • 電話対応業務をアウトソース・人手不足を軽減!

従来の代行会社と異なり、応答後転送サービスがあるCUBE電話代行では、在席時も内線感覚でスマホや別の電話回線にお取次ぎします。その為、不在在席関係なく営業電話等不要な電話への対応に時間を取られることはありません。また、税理士の先生が一次受付することなく、秘書が先生におつなぎするのと同じように内線感覚で新規顧客、顧問先からのお電話をお取次ぎします。不在時にも、丁寧にご用件をお伺いしメールやLINE、又は部署のチャットルームへ報告致します。各担当者へ直接ご報告しますので、取り次ぎや連絡で事務員の方が時間を取られることもありません。業務過多の社員への負担も軽減出来ます。

CUBE電話代行サービスが
選ばれる理由

新規の問合せで折り返した時の見込み客の反応が変わった

「事務所にいる時も税理士がいきなり電話を受けるより、女性スタッフが一旦受けてから繋いでもらった方が、安心してもらえているようで成約率が上がった。」「スケジュールを事前にCUBEにメールしておけば、外出中の時間は折り返しの時間を顧問先に伝えてもらえるので、何度も顧客に電話をさせることもなくなり安心。」とのお喜びの声を、CUBE電話代行サービスのご利用者様から多数いただいています。

電話した時の雰囲気が良いと、顧問先から喜ばれた

CUBE電話代行サービスのスタッフは、多数の税理士事務所様へのお電話を日々受けています。金融機関や税務署、顧客クライアントからのご伝言の聞き取り等、経験豊富なスタッフが貴社の事務職員として電話対応を行います。

アシスタントが集中して業務を行えると喜んでいる

税理士補助員は、税理士を目指して勉強しながら実務経験を積もうという方が多くいます。繁忙期は忙しく、残業も多くなるので、試験勉強の時間が取れないという声も。事務所の電話が鳴らなくなることで、集中して業務に取り組むことができるので、業務効率が上がり、勉強時間を普段より取れるようになったとのお声もあります。

CUBE電話代行サービスは
ご安心して導入頂けます

CUBEへのお問い合わせには、実際にクライアント様の対応をさせていただくスタッフが対応しています。ぜひお電話いただき、CUBEの応対品質をお確かめ下さい。
また、CUBE電話代行サービスでは、安心してご利用を検討いただけるよう「サービス保証制度」を導入しています。サービス開始1カ月以内に「貴社に全くメリットがなかった」「満足できなかった」場合、お振込みいただいた費用(初期登録料・会費※・保証金)を全額ご返金いたします。保証期間内でのご解約の手続きも簡単なので万が一の時も安心です。
2週間のお試し期間を設けている電話代行会社もありますが、2週間という短い期間では受電トラブルが露見する前にお試し期間が終了してしまうこともあります。
CUBE電話代行サービスではたっぷり1カ月間お試しいただけるので、貴社にとってメリットがあるサービスなのかをしっかりと見極めていただけます!もちろん、クライアントの機密情報を守るためのPマークも取得済みです。
※オプションサービスをご利用の場合は、オプションサービス料のみご負担いただきます。

税理士・会計事務所の方へ
おすすめのプラン

開業したばかり、
少数精鋭の税理士事務所の方には

シンプルプラン

月額10,000円〜(税別)

●貴社の事務員として貴社名で社名・氏名・連絡先・簡単なご用件をお伺いします。
●事前にお知らせいただいたスケジュールに合わせたご対応をします。
●月コール数が少ない方におすすめのお手軽なプランです。

業務が手一杯で、
簡単なご相談内容等の聞取りや
一次受付が必要な
税理士事務所様には

スタンダードプラン

月額25,000円〜(税別)

●ご相談内容の聞き取り等、簡易的なQ&Aの対応が可能。
●用件別(新規はA様等)で報告連絡先の振り分けが可能。
●営業時間外の貴社専用アナウンスが利用可能。

税理士5名、社員10名の
税理士事務所様には

スタンダードプラン

Chatwork報告オプション

月額30,000円〜(税別)

●オプションで用件別連絡を最大20名(基本10名込含む)まで追加いただけます。
●ご相談内容の聞き取り等、簡易的なQ&Aの対応が可能。
●用件別(新規はA様等)で報告連絡先の振り分けが可能。
●営業時間外の貴社専用アナウンスが利用可能。
●オプションで、LINE、Chatwork、Slack等で共有いただけるサービスがご利用できます。

※オプションとして電話番号の貸し出し(レンタル)も行っております。

その他料金プランはこちら

税理士・会計事務所の対応事例

            

対応事例1 (外出応対+メール連絡)

     
ありがとうございます。〇〇税理士事務所でございます。
私◇◇情報センターのAと申します。本日はB先生いらっしゃいますか。
◇◇情報センターのA様でございますね。いつも大変お世話になっております。大変申し訳ございませんが、只今Bは外出中でございます。Bより折り返しのお電話をさせていただいて、よろしいでしょうか。
いえ、ご伝言をお願いします。
かしこまりました。お願いいたします。
B先生に資金計画相談をお願いしている件で、先生宛に本日郵便を投函させていただきました。2~3日後には到着予定ですとお伝え下さい。以前、行き違いがあってこちらからの郵便物が指定日時に到着しなかったことがあり、B先生にご心配いただきましたので、念のためにお伝えをお願いします。
ご丁寧にご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。B宛の資金計画相談の郵便物を本日ご投函いただき、2~3日後に到着予定でございますね。
はい。
ありがとうございます。そのように申し伝えておきます。
よろしくお願いいたします。失礼します。
失礼いたしします。

切電後、すぐにご担当者様へ
受電内容をメール連絡いたします

対応事例2 (内線感覚で応答後転送)

     
お電話ありがとうございます。〇〇税理士事務所でございます。
私、大阪市役所法人税務課のBと申します。
大阪市役所法人税務課のB様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。
お世話になっております。有限会社XX様が令和2年7月00日に本店を△区から□区に移転されている件でお伺いしたいのですが。
かしこまりました。有限会社XX様が令和2年7月00日に本店を△区から□区に移転されている件でございますね。担当の者に確認してまいりますので、お電話このままで少々お待ち下さいませ。
はい、Cです。
お疲れ様です。CUBEのDです。只今、大阪市役所法人税務課のB様より、有限会社XX様が令和2年7月00日に本店を△区から□区に移転されている件でお伺いしたいとお電話が入っております。お繋ぎしてよろしいでしょうか?
はい。お願いします。
〜転送〜

転送後はお客様とご担当者様で
直接お話しいただけます

  お客様の声  

東京都中央区 税理士法人様 導入1年目
東京本社や支社、社会保険労務士法人をはじめとするグループ全社、各事務所の代表電話を受けてもらっています。顧問先の社長が、担当者の携帯へ直接電話することが多く、事務所の電話の件数は少ないものの、担当者に連絡が取れず急ぎでお問合せされる方や、ご紹介でお電話頂く方等、少なくても大事な電話があるので、キューブさんの対応は、丁寧で柔らかく印象が良く安心して任せています。他社から乗り換えて本当に良かったです。
大阪府大阪市浪速区 税理士法人様 導入3年目
顧問先からお褒めの言葉を頂くようになりました。電話対応ぐらいと思っていましたが、代表電話をキューブさんへ外注して、電話対応も教育が必要なんだなと改めて思いました。でも、事務員へその教育をする時間もコストも中々かけられないので助かっています。担当26名へそれぞれの問合せを連絡してもらえるのもありがたいですね。
東京都港区 税理士事務所様 導入7年目
事務所を立ち上げて少し経った頃、事務所の電話を携帯電話へ転送していたのですが、受け取れない時がありました。着番から折り返し電話をすれば対応は出来ていたのですが、たまたま連絡が遅れるときがあり、顧問先からご指摘を受け電話代行サービスを使い始めました。いつも丁寧にご対応いただいていて、私も安心してキューブさんのサービスに任せております。
東京都千代田区 税理士事務所様 導入2年目
個人で税理士事務所を運営していると、クライアントとの打ち合わせや電車での移動が多くなります。そのため、電話に出られないことも多く、留守中の電話を受けてほしいと思い、電話代行サービスを探していました。
転送の設定は、外出前に1421(※NTT東西ISDN回線は14211)をダイヤルするだけで簡単です。これで外出時の電話は、自社の事務所から、CUBEへと切り替わります。外出時はCUBEさんが自社スタッフとして電話に応対してくれるので安心。伝言の連絡は、基本メールで連絡をもらっているので、伝言内容や電話番号をメモする必要もなく助かっています。
また、大事な電話も取り逃しがないので安心して商談できます。CUBEさんを利用する前は、電話が繋がらないときには、私の携帯電話にクライアントからの着電・留守電が何度もありましたが、それがなくなったので良かったです。

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  よくあるご質問  

緊急時には外出対応ではなく、内線感覚で電話転送してほしいのですが?
お客様から緊急の用件だと言われた場合や、CUBEスタッフが緊急の用件だと判断した場合には、事前に伺っている電話番号にコールさせていただきます。
新規問い合わせはAさんになど用件によって、報告先を変えてもらえますか?
事前に連絡先を登録いただくことで、用件別に振り分けて報告することが可能です。Aさんにはメール報告、Bさんには内線感覚での応答後転送等も対応できます。
※シンプルプランは、1人550円/月で連絡先の追加登録が必要です(最大5名まで)。
スタンダードプランでは、10名まで基本料金内で連絡先登録が可能です。11~20名までは、1,100円/月で追加登録していただけます。
受電終了後にどのくらいの時間で報告が届くの?
電話のボリュームにもよりますが、概ね5分ほどでメールにてご報告しています。お客様との通話時間が長く、報告メール作成に時間を要する場合は10分程度でご報告しています。通話時間が数十分以上となる場合で、緊急でないと判断した場合は10分以上お時間を要する場合もございます。内線感覚でタイムラグなしでお電話をかけてこられた方と直接お話していただくこともできます。
営業時間外に事務所名でアナウンスを流してもらうことはできますか?
スタンダードプランは、基本料金内で時間外専用アナウンスをご利用いただけます。録音機能も付いているので、お客様から伝言を録音していただくことも可能です。
※シンプルプランは2,200円/月(設定時のみ初期設定手数料3,300円)が必要です。
自分や事務職員が事務所にいるときは、自社で電話を受けたいのですが?
各種電話会社様の転送サービスで、お客様ご自身の操作で簡単に切り替えができます。
お客様の用途に合わせて、事務所の電話に誰も出られなかったときに転送、無条件で電話がなったら転送等、転送方法をご自分で選択してお使いいただけます。

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