電話代行スタッフ

電話代行の導入事例おすすめNo.1

受電に追われることがなくなる!王道の導入事例
会社宛の電話対応に追われて自分の仕事がなかなか進まない・・・なんて経験はありませんか。
私はその昔、受注も問い合わせも電話が主の会社に勤めていました。鳴りやまない電話に追われ、昼休みどころかトイレに行く暇もないくらいでした。電話対応で日中のほとんどの時間が終わり、事務処理やメール送信などは営業時間が終わってからがほとんど。

当時、電話代行というサービスを知っていたら迷わず社長に勧めていたでしょう。
そこまでの経験はなくても、忙しい時に営業電話につかまってイライラ、もしくは事務作業で集中しているときに電話が鳴ると受電したくない!と思うことは誰にでもあるのではないでしょうか。仕事の生産性がガタ落ちするだけでなく、大切なお客様からの電話に苛立ちを感じてしまう自分に自己嫌悪なんてことも。
そんなときにお勧めしたいのが電話代行サービスです。
とにかく電話に追われたくない!受電のことを考えたくない!という、電話代行の王道の使い方ですね。

電話代行サービスを利用すると、まず社内の電話が一切鳴りません。
(※社内の電話を数コールだけ鳴らしてから転送することも出来ます)
電話が鳴るたびに「営業電話?お客様?いま忙しいんだけど!」と思うこともなく、自分の仕事に集中出来るのです。
電話代行サービスではほとんどの会社が受電後に即、メールやチャットで用件を連絡してくれますので、利用者は定期的にメールやチャットだけチェックしておけばOK!
コールバックが必要なものは自分のタイミングで電話出来ますので、利用する前と後では心の余裕が違います。

しかも、「今日は9時~12時まで打ち合わせで折返し出来ないんだよなぁ」なんて日も大丈夫!電話代行会社によりますが、前もって自分の予定を伝えておけば「本日〇〇は12時まで打ち合わせに出ておりますので、12時以降の折返しになりますがよろしいでしょうか」なんてことも伝えてくれるのです。
もちろん営業電話はブロック!「お断りするように言われております」とはっきり断ることも出来ますよ。
実際に「忙しくて電話に出られない」「電話に追われて辛い」「誰か代わりに電話に出て!」という理由で電話代行サービスをお申し込みされる方はたくさんいます。

電話代行導入のおすすめNo2

在宅勤務・副業が捗る!流行りの導入事例

電話対応で他の仕事が進まない

さて、あなたの会社は在宅勤務や副業は推奨されていますか。
コロナウイルス感染拡大以降、在宅勤務が主になった会社も多いのではないでしょうか。
また、平成30年1月に厚生労働省より副業・兼業の促進に関するガイドラインが打ち出されましたね。
この流れに伴って、電話代行サービスの利用目的も変化がありました。

まず、会社全体で在宅勤務を始めた場合、会社の代表電話はどうするんだ問題が起こります。

電話対応のために当番制で出勤

もちろん、会社の代表電話を誰かの携帯電話に転送することは可能なのですが、そうすると誰か1人が電話番として常に会社の代表電話を受けなければならないのです。
順番性にしたとしても、1日中会社の電話を1人で取るってかなり負担ですよね。
しかも、会社からの転送電話ではなく、自分の携帯宛にダイレクトに電話がかかってきたりもするわけです。

電話番関係なく半数が出勤

次に、半分の社員は出勤して、半分の社員は在宅勤務の場合でも、いつもより少ない人数で会社の代表電話を受ける必要があります。
いつもは電話に出ない社員の人もいることでしょうし、出勤した日はてんやわんやで自分の仕事がままならないなんて話も聞きます。

そこで電話代行サービスを利用して、電話代行会社のスタッフに前もって在宅勤務状況を伝えておけば、「本日、〇〇は在宅勤務をしております。折返しは携帯電話からになりますがよろしいでしょうか」という対応も無料で出来たりします。

副業をしていて、「日中はメール返信が出来ても電話対応は出来ない!」という方は、「担当は17時まで外出しておりますため、17時以降の折返しでもよろしいでしょうか」や、「メールでのご連絡、ご返信であれば出先からでも可能ですが、いかがでしょうか」という対応で乗り切ることが出来ます。
〇時まではメールは出来るけど電話は難しいことをしっかりと伝えておけば、お客様からの「連絡がない!」「や「対応してくれない!」というトラブルの回避に繋がります。
副業したいけど日中の電話対応が出来なくて悩んでいる方は、電話対応サービスが解決方法の1つになるのではないでしょうか。

電話代行おすすめNo3

会社のイメージ向上を図る!品質重視の導入事例

せっかくいい商品やサービスを扱っていても、電話応対の印象次第で購入にもクレームにもなってしまうことをどれくらいの人が意識しているでしょうか。

対面の接客はしっかりと学ぶ機会があっても、電話応対の研修は受けたことが無い人が多いため意識しにくいところでもあります。
「知らないから出来ない!」という人もいれば、「電話応対の仕方は知っているけれど、適当でも大丈夫でしょ」と思っている人もいますね。
しかし、電話応対の良し悪しで自社の契約数、購入数、見込み顧客数は確実に変わるのです。

私自身、人気のレストランに予約の電話をしたとき、店員さんが横柄な態度だったので予約をしなかったことがあります。これはまさに商品は素晴らしいと思っているのに、電話応対の質で購入に至らなかった例の代表ですよね。

他にも、契約時の担当の方は素晴らしい接客だったのに、契約後に質問があって事務所に電話したら一方的にまくし立てるように話す人にあたってしまったこともあります。こちらが聞きたい内容ではなく、その人が説明したいことを一方的に話していましたので、「いいですか?」と声をかけ、「別の人に代わってください」とだけ伝えたことも有ります。はたして、ご本人はなぜそう言われたのか気付いたのでしょうか。

それは定かではありませんが、契約後でも電話応対1つで契約破棄になってしまうこと、もしくは大きなトラブルになってしまう可能性はいくらでもあるのです。

と、ここまで読んで不安にさせていたらごめんなさい。ご安心を。

  • 電話に出ると言い方がキツイと言われてしまう・・・
  • 電話応対の研修をしているけどなかなか上手くならない!
  • 事務の子の事務処理能力は素晴らしいのに、電話応対がどうも気になる・・

等々、電話代行の仕事をしているといろんなご相談をいただきます。
これらはすべて、『電話応対の質』を重視している電話代行サービスなら解決できます。

電話応対の質を重視している電話代行サービスのスタッフはみんな電話応対の研修を受けていますし、一定のレベルがないと受電させてもらえなかったりします。
私たちも実際にお客様から「電話代行サービスを使ってから契約が増えました」とか「電話応対がいいからって高額な商品を買ってもらえました」など、たくさんのうれしい声をいただきます。

電話代行は利用目的に合ったプランを選ぼう

色々と書きましたが、1番大切なことは「社内も社外も満足できること」です。

やっぱり自社で受電も頑張ろう!という選択もありますし、電話代行サービスを検討しようという選択もあります。色々と考えて出した決断であれば、どちらもきっと正解でしょう。

しかし、もしあなたが電話代行サービスを検討しているのであれば、せっかく大切なお金を払って申し込むのですから利用目的にあったプランを選ぶことが大切です。
実際に電話代行サービスを利用する人でも、きっかけの理由は様々。

ご紹介した導入事例の1~3以外にも、繁忙期の2カ月だけ利用したい・求人応募の採用者が決定するまで利用したい・自分も電話応対を学ぶために利用したい・急に社員が辞めちゃったから利用したい・人員削減が出来るので利用したい・などなど。

まずは利用したい理由、利用するにあたっての優先事項を紙に書きだしてみるのもいいでしょう。
優先項目として、金額(月額費とオプション費)、受電可能な時間や曜日、応対品質、出張対応やスケジュールに沿った応対が出来るか、内線感覚のような電話取次ぎの有無、
留守番電話メッセージの有無、連絡方法、連絡速度、連絡先の登録可能数、在籍者の可能登録数、受注対応可能か、予約対応可能か等々あります。

実際に電話応対の雰囲気を比較する意味でも、電話代行サービス会社に電話をして聞いてみましょう!

CUBEオススメプランの紹介
【シンプルプラン】
たとえば受電本数自体は少ないけれど、会議や打ち合わせ、移動で受電できないことが多い個人事業主の方ならCUBEの「シンプルプラン」がお勧めです。
取引先の方、お客様も携帯の留守番電話メッセージに用件をいれるより、誰かが確実に電話に出てくれることに安心感を覚えます。
その安心感がなんと月額10,000円(税込 11,000円)というリーズナブルな料金で手に入れられます。
そして、なんとこの金額なのに内線感覚で電話を転送できる『応答後転送』のサービスも無料で入っています。
電話に出られるときは内線感覚で携帯電話につないでもらって、忙しい時は「〇時まで外出しております」というような日々のスケジュールを伝えてもらえるので、会議や打ち合わせ、移動中でも安心ですね。
CUBE電話代行シンプルプランはこちら

【スタンダードプラン】
社員が複数名いて電話も多くかかってくるけど、電話に時間をかけていられない…というお悩みにはCUBEの「スタンダードプラン」がお勧めです。
スタンダードプランでは、名指しや用件によって連絡先を最大20か所まで振り分けることも可能です。
例えば「請求書の件なんですが・・」と電話があれば、経理担当の田中さんに内線感覚で電話を取り次いだり、メールで用件を報告したり。誰宛かわからなくても用件でどの人に報告するか設定が出来るのです。

他にも、前もって「鈴木さんは〇日まで在宅勤務」と教えておけば、鈴木さん宛の電話は「在宅勤務中のため、折り返しのご連絡は携帯電話からになりますがよろしいでしょうか」等、
人によって文言を変えることも出来ちゃうんです。
シンプルプランよりも臨機応変な電話応対が出来るところが魅力ですね。
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