電話代行_問合せ
CUBE電話代行メニュー
 

弁護士・法律事務所の電話代行活用事例

電話代行サービスTOP >  弁護士・法律事務所の電話代行活用事例

電話代行サービスを検討中の
弁護士の皆様
こんなお困りごとはありませんか?

その1 新規案件を逃した
弁護士1人の事務所なので、外出中や裁判中は電話に出られない。折り返しが遅くなって、新規案件を逃した。
その2 電話対応
弁護士5名に対して事務員が2名で残業続き。受任ペースは下げられないけど、正直電話対応に時間を割きたくない。

一方で、電話代行サービスに
対する不安も…

・裁判所等からの法律用語の多い電話に正確に対応できる?
・英語ができるスタッフが1人だけで、不在時は対応が困難。英語クライアントからの電話にも対応してもらえる?
こんな悩みを解消する電話代行サービス選びのポイントをご紹介いたします。

電話代行サービスを利用すべき
弁護士・法律事務所の特徴

新規受任案件数を増やしたい
顧問先とは長期的な信頼関係を

打合せや裁判等で外出する機会の多い弁護士ですが、1度目の電話に繋がらないと相談者の多くが別の弁護士に電話してしまうケースが多いのをご存じでしょうか。反対に1度目の電話に出られさえすれば比較的、折り返しの電話を待ってくれる相談者が多いようです。つまり、新規案件の受任において相談者からの1度目の問い合わせに出られるかは非常に重要です。
また、既存クライアントは担当弁護士へ直接連絡することが多いですが、繋がらない場合には、事務所へ電話することもあります。そこでも電話が繋がらず留守番電話へ繋がった場合に、さらに裁判や別の顧問先との打ち合わせ中なら折り返しの連絡も遅くなることでしょう。仕方のないことですが、何度か電話が繋がらない事が続いたり、緊急の用件であった場合にはクライアントはどう感じるでしょうか。
弁護士の先生方にとっては些細なことでも、顧客にとっては小さな案件でも法律事務所へ相談しなければいけない状況というだけで怒りや不満、不安を抱えていらっしゃいます。たかが電話ですが、電話対応の印象が、そのまま貴社の印象として刷り込まれてしまいます。

事務員の業務が手一杯
だけど新しい事務員の採用に時間も
手間もかけられない

現在の案件数で経営が成り立っていたとしても、集客の手を止めれば、収支のバランスが徐々に崩れてしまうことも。事務員の業務が手一杯でも、受任ペースを下げるのは難しいのではないでしょうか。そんな中で新規相談の電話を取るには、事務員を増やすことが必要です。
事務員は、クライアントの秘密をたくさん扱い、場合によっては大きな現金を持ち歩くことも。さらに、弁護士が作成した書類をチェックすることもあるので、教養があり、信頼のおける人物でなければなりません。なかなかこういった人材をすぐに採用することは難しく、新規雇用には時間やコストがかかります。採用後には業務過多の中で教育の時間を取る必要もあるので、採用した事務員が戦力になるまでに数年単位の期間が必要になることも。新規相談窓口を電話代行に外注することで、事務員のフォローアップ体制も整い、大幅に事務員の時間やコストをカットできます。

電話代行サービスの
メリットもわかるけど、
トラブルも心配

顧客との信頼関係の構築が大切な弁護士。電話代行サービスを導入することのメリットを感じていても、顧客に対する受付窓口である事務所の電話を他の会社に任せることに不安を感じる方も多いでしょう。
実際に電話代行会社選びに失敗したことによるトラブルでよく耳にするのは、
・コールセンターのような淡々とした対応で、新規相談者に悪い印象を持たれた。
・応答後転送サービスがなくメールやSNSでの報告のみで、至急の対応が遅れて既存顧客の信頼を失った。
・外国人の相談者からの電話もあり、英語対応をしておらず相談者に迷惑がかかった。
・顧客の機密情報を扱うが、取り扱いは大丈夫なの?
といったことです。他社の電話代行サービスをご利用中で、CUBEへの乗り換えをご検討されている方からよくあるご相談です。
こういったトラブルを回避するには、問い合わせ時のスタッフ対応を確認してみることはもちろん、新規問い合わせには営業担当が対応している電話代行会社もありますので、無料モニター期間や返金保証サービスを行っている電話代行サービスを選ぶと良いでしょう。自社の応対品質に自信のある電話代行会社はこういったサービスを行っていることが多いです。実際に利用してみることで、ご自身の肌でサービスの良し悪しを確認することができます。しかし、電話代行会社によって期間や初期費用の返金の有無など違いがあるので注意が必要です。また、顧客の秘密や、大切な情報を扱う弁護士。情報の取り扱いが適正であると認定を受けた証であるPマークやIMSを取得している電話代行会社を選ぶのが望ましいでしょう。

CUBE電話代行サービスを
利用すると?

CUBEへのお問い合わせには、実際にクライアント様の対応をさせていただくスタッフが対応しています。ぜひお電話いただき、CUBEの応対品質をお確かめください。
また、CUBE電話代行サービスでは、安心してご利用を検討いただけるよう「サービス保証制度」を導入しています。サービス開始1カ月以内に「貴社に全くメリットがなかった」「満足できなかった」場合、お振込みいただいた費用(初期登録料・会費※・保証金)を全額ご返金いたします。保証期間内でのご解約の手続きも簡単なので万が一の時も安心です。
2週間のお試し期間を設けている電話代行会社もありますが、2週間という短い期間では受電トラブルが露見する前にお試し期間が終了してしまうこともあります。CUBE電話代行サービスではたっぷり1カ月間お試しいただけるので、貴社にとってメリットがあるサービスなのかをしっかりと見極めていただけます!もちろん、顧客の大切な情報を守る為のPマークも取得済みです。
※オプションサービスをご利用の場合は、オプションサービス料のみご負担いただきます。

実際の対応事例

            

対応事例1 (休業期間+メール連絡)

     
はい。こちら○○法律事務所でございます。
A地裁破産係のBと申します。
A地裁破産係のB様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。
お世話になっております。C先生に管財人をお願いしております「D様」の件です。
「D様」の件でございますね。
はい。C先生からいただいた自由財産拡張の意見書の通りに認められましたので、そのご連絡となります。
ご連絡ありがとうございます。本日、明日とCが夏季休業を頂いていますので、お電話いただいた旨、Cへ伝言させていただきます。
お願いします。もうひとつご伝言いただきたいのですが。
かしこまりました。お願いいたします。
C先生の方から申立弁護人にその旨お伝えいただきたいのですが。
承知いたしました。Cから申立弁護人へご連絡致しますが、夏季休業明けの〇日以降になりますがよろしいでしょうか?
はい。大丈夫です。
ありがとうございます。この後、私からCに連絡を入れておきます。
お願いします。では、失礼します。
失礼いたしします。

切電後、すぐにご担当者様へ
受電内容をメール連絡いたします

対応事例2 (内線感覚で応答後転送)

     
お電話ありがとうございます。○○弁護士事務所でございます。
お世話になっております。A株式会社のBです。
A株式会社のB様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。
C先生から労働局にご提出されました労働保険の申告書についてお伺いしたいことがあります。先生はお手すきでしょうか?
Cでございますね。確認いたしますので、お電話このままで少々お待ち下さいませ。
はい、Cです。
お疲れ様です。CUBEのDです。只今、A株式会社のB様より、「C先生から労働局にご提出されました労働保険の申告書についてお伺いしたいことがあります。」とお電話が入っております。お繋ぎしてよろしいでしょうか?
はい。お願いします。
よろしくお願いします。
〜転送〜

転送後はお客様とご担当者様で
直接お話しいただけます

弁護士・法律事務所様へ
おすすめのプラン

開業したばかり、
弁護士お一人の法律事務所様には

ライトプラン

●貴社の事務員として貴社名で社名・氏名・連絡先・簡単なご用件をお伺いします。
●事前にお知らせいただいたスケジュールに合わせたご対応をします。
●月コール数が50件以下の方におすすめのお手軽なプラン。

弁護士が複数名所属の
法律事務所様には

スタンダードプラン

●ご相談内容の聞き取り等、簡易的なQ&Aの対応が可能。
●用件別(新規はA様等)で報告連絡先の振り分けが可能。
●営業時間外の貴社専用アナウンスが利用可能。

英語での対応が必要な
法律事務所様には

英語プラン

●コール数別に3つのプランをご用意。
●日英両言語での対応が可能。

※内線感覚で転送する「応答後転送サービス」は全プラン基本料金内でご利用いただけます。
※転送通話料は別途実費

CUBE電話代行サービスが
選ばれる理由

CUBEは、既に多くの弁護士事務所様にご利用いただいています

CUBE電話代行サービスのスタッフは、弁護士事務所様へのお電話を日々受けていますので、法律関係の専門用語や裁判所からの事件番号の聞き取り等、経験豊富なスタッフが貴社の事務員として電話対応を行います。

スケジュールに合わせて貴社の事務秘書としてスケジュールのご案内をいたします

事前にご指示いただければ、10時~12時は外出対応、13時~17時は内線感覚の転送、17時以降は明日以降の折り返し等、スケジュールに合わせたご案内をいたします。

  よくあるご質問  

相談の内容を自分で精査してから連絡したいので『折り返します』等の約束事は言わないでほしい
ご相談者様へ「担当へ申し伝えます」とのみお伝えし「こちらから折り返しいたします」等のご約束となる言葉は使わないよう対応いたします。
事務所にいるときは、内線感覚で事務所の別の番号につないでほしいのですが?
事前に事務所にいる時間をメールなどでご連絡いただければ、その時間は「応答後転送サービス」にて、内線感覚でご指定の電話番号(携帯可)にお繋ぎいたします。
※応答後転送サービスは全プラン基本料金内でご利用いただけます。
※転送通話料は別途実費
英語対応プランは日英どちらも対応してくれますか?
英語が話せる日本人スタッフが対応いたしますので、英語・日本語の両言語での対応が可能です。受電報告は日本語でご報告いたします。
新規問い合わせはAさんになど用件によって、報告先を変えてもらえますか?
事前に連絡先を登録いただくことで、用件別に振り分けて報告することが可能です。Aさんにはメール報告、Bさんには内線感覚での応答後転送等にも対応できます。
※ライトプランは、1人550円/月で連絡先の追加登録が必要です(最大10名まで)。
スタンダードプランでは、10名まで基本料金内で連絡先登録が可能です。11~20名までは、1,100円/月で追加登録していただけます。
弁護士や事務員が事務所にいるときは、自社で電話を受けたいのですが?
各種電話会社様の転送サービスで簡単に切り替えができます。お客様の用途に合わせて、事務所の電話に誰も出られなかった時に転送や、無条件で電話がなったら転送等、転送方法をご自分で選択してお使いいただけます。
CUBE電話代行_ページトップへ