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メール報告対応の電話代行

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自社の電話対応で
こんなお困りごとはありませんか?

お悩み
  • できるだけ低コストで顧客への印象を良くしたい!
  • 電話対応で集中力を削がれる。
  • 事務員を雇用したいが、まだ余裕がない。
  • 現場に出ている時に、携帯に電話が鳴っても出られない。
  • 新規のお客様には、折り返し電話をしても出てもらえないことが。
こんなお悩みをお持ちの
経営者や個人事業主の皆様

メール報告対応の「電話代行サービス」を試してみませんか?

もちろん「電話代行」と一言で言ってもサービスの内容は千差万別。あなたに合った電話代行サービスを選ばないと、

「月額料は安いが、受電スタッフがアルバイトやパートばかりで、大事なクライアントにも、『担当はただいま外出中です』という対応しかしてもらえず、呆れられた。」
「オプション料金が高額に設定されており、オーダーメイドだからと月額料金が高額に…。」

ということにもなりかねません。

今回は貴社が安心して電話代行サービスを導入するためのポイントと、質の良い電話代行サービスが貴社にもたらすメリットについてお伝えします!

メール報告対応電話代行は
こんな方におすすめ!

『できるだけ低コストで顧客への印象を良くしたい!』

メール報告は、多くの電話代行会社で基本の連絡方法となっています(一般的には、基本料金内に含まれています。逆に含まれていない電話代行会社は要注意。)
その為、社長ひとりの会社や社員数名の会社など、連絡方法はE-mailで十分という会社なら、応対品質や応対時間、月間コール数、応答後転送の有無、そして月総額などから電話代行業者を選ぶことができます。

『クラウドPBXやスマホ転送だと電話を取り切れない。それに一部の社員へ負担が・・・』

現場に出ながら、もしくは資料作成に追われながら、電話対応をするのは大変ですよね。
クラウドPBXで対応している場合に、代表電話を1人もしくは固定の社員で対応しているため、負担が偏ってしまうというお困りの声は良くお聞きします。

簡単な問い合わせで、数分で済むような電話ばかりであれば良いですが、聞き取り項目を忘れずに聞いて、担当者を調べ、そして担当者に繋ぐ…という作業はなかなかの労力ですし、電話を受けて業務がストップする分、集中力も削がれてしまうので業務効率が下がります。

担当者が現場に出ていてすぐに電話を転送できない場合には、お客様に折り返しの旨を伝えてお客様の連絡先を聞いて、それを担当者にメール送信して…と手間が増えます。「電話を受けるぐらい…」と思われがちですが、担当者の負担は相当大きいです。最近では、電話対応の教育を受けていないという方も多いので、電話対応が苦手な社員も多いのではないでしょうか。

このような社員の負担を減らすため、面倒な電話対応のサイクルを、電話代行サービスに任せてみませんか?
『用件別連絡先振り分け』を行っている電話代行サービスを選べば、ご登録いただいている複数の連絡先に、用件ごとに連絡先を振り分けてメール報告を受信することができます。
「担当者が現場に出ていても、折り返し連絡が迅速に対応できるようになったので、現場担当から喜びの声があがった。」
「電話が繋がりやすくなった。さらに良い印象を持ったとお客様から褒められた。」とコロナ禍で初めて電話代行をご利用になった多くの企業様から喜ばれています。
また、「新規のお客様からの電話は、折り返しの電話をかけてもなかなか出てもらえない。」ということにも、1回目の電話に出て「外出中なので折り返す」ことを伝えてもらうだけで、『折り返しの電話をかける』ことを新規のお客様に約束するので、折り返しの電話に出てもらえるようになります。
さらに、スケジュール対応をしてくれる電話代行サービスを選ぶことで、「担当から14時以降に折り返します」といったご案内もできるので、具体的な時間が明確になり、お客様の安心感や信頼感の獲得にも繋がります。
そして極めつけは、内線感覚でお客様からのお電話を担当者の携帯電話へ転送できる『応答後転送サービス』を行っている電話代行サービスを選べば、事務所や、レンタルオフィスのラウンジスペース・個室スペースなど、どこに担当者がいても、電話を受けられる状況であれば内線感覚で直接お客様とお話しすることができます。ぜひ、少数精鋭で営業力の高い企業様や個人事業主の方は、内線感覚の『応答後転送サービス』といったサービスを行っている電話代行サービスを試してみて下さい。

『実店舗と通販サイトの両方を経営中。通販の問い合わせが実店舗に殺到して来店客の対応が疎かに。通販サイト専用の電話番号も欲しい!』

スマートフォンの普及により、ネットショッピングを利用する方が増加し、実店舗で売っている商品を、通販サイトでも販売するようになった、という店舗経営者の方も多いのではないでしょうか。
ネットショップでは、お客様側は実際に目で見て商品を選べないので購入には慎重になります。素材は表記してあっても肌触りはどうか、色は写真通りなのか、サイズ感はどうか…。人によって気になる点は様々です。詳細を商品概要に記載していたとしても、商品概要を隅々まで読み込んでくれる人はわずかで、「気になることは、電話で問い合わせた方が早い!」との気持ちからか、特に初めての場合や、ネットに慣れていないご高齢のお客様からの電話問い合わせは、一定数あります。さらに、こういった傾向は保守的な方に多いので、一度顧客になると既存顧客になりやすいという一面もあります。
しかし、こういった通販サイトの対応に追われて、来店されたお客様の対応が疎かになってしまっては本末転倒ですよね。
こんな時は、『WEB受付代行サービス』を行っている電話代行サービスを使ってみましょう。通販サイトのお客様からの問い合わせの多くは、サイトに記載してある内容を読めば解決する場合がほとんどです。実際に受電対応するスタッフがあなたの通販サイトを見ながら、お答えすることができるサービスであれば、その場でお客様のご質問を解決できるので、折り返しの対応をする件数はグッと減ります。
さらに、専用の電話番号をレンタルできる電話代行サービスを選ぶことで、実店舗とネットショップの電話窓口を分けることができます。実店舗のスタッフは、ネットショップの電話対応を気にせずに、現場の業務に専念することができますよ。

CUBEのメール報告対応
電話代行導入の3つのメリット

CUBE電話代行サービスの『用件別振り分け』サービスなら、営業マンが数名いてもOK!ご用件をお伺いして、適切な担当者様にメールでご報告!

『新規問い合わせはAさんに』『採用関係はBさんに』など、CUBE電話代行サービスの『用件別振り分けサービス』なら、CUBEスタッフがお客様からご用件をお伺いし、ご登録頂いている各ご担当者へ報告致します。
もちろん、既存顧客から担当者名でお問合せがあった際には、『Aさん宛はAさんにメール報告』致します。
さらに、既存のクライアントからの電話はメールではなく、内線感覚で社長のスマホへつないでほしいというご要望にも全プラン基本料金内(※転送通話料別)の『応答後転送サービス』でご対応致します。
一つの案件に複数人が関わっているからメール報告だけでなくSlackのグループに報告してほしいといったご要望にも『チャット報告』のオプションサービス追加でお応えすることができます。(※LINE、Chatwork、Microsoft Teamsでのご報告も可能です。)
あなたにぴったりのサービスをご提案いたしますので、ぜひ一度CUBE電話代行サービスにお問い合わせ下さい。

事前に1日のスケジュールをご連絡いただければ、あなたの秘書のようにスケジュールに合わせた『スケジュール対応』をいたします!

一般的な電話代行サービスの受電応対は基本的に「Aは外出中ですので折り返します。」という対応のみです。もちろん基本はこの対応でも問題はないのかもしれませんが、「今日は長時間の打ち合わせがあるから夕方まで折り返しができない。」という場合には、「折り返すと言われたのにまだ折り返しがない!」とのクレームの電話が再度入ることも。しかし、一般的な電話代行会社では2回目の受電にも「ただいま外出中です。」の対応しかできず、さらにお客様のお怒りや不信感を買うことも…。
事前にメールなどでご連絡いただいたスケジュールに合わせた『スケジュール対応』を行っているCUBE電話代行サービスなら、1回目のお電話の際に「本日Aは15時まで打ち合わせですので、申し訳ございませんが折り返しは15時以降となります。」とご案内することが可能です。ちょっとしたことですが、お客様を第一に考える企業や経営者の方が、喜ばれるのが、『スケジュールに合わせた対応』です。

「自分が電話を受けられるときは、内線感覚で電話を回してほしい!」にも『応答後転送サービス』ならお応えできます!

お客様を大事にされる営業マンや経営者なら、「自分が事務所にいる時間は直接対応したい!」と考えられている方が多いのではないでしょうか。メール報告やチャット報告のみの電話代行サービスが主流の中、CUBE電話代行サービスなら、スケジュールに合わせて内線感覚で担当者の携帯電話へお繋ぎすることが可能です!レンタルオフィスをご利用の方は、専有スペース、ラウンジスペース、別フロアなど場所を選ばず内線感覚で携帯電話へおつなぎすることができます。

CUBEのメール報告対応
電話代行のサービス内容

即時メール連絡

応対後すぐに、ご登録いただいた携帯電話やパソコンのメールアドレスへ受電内容をご報告いたします。

応答後転送

CUBEスタッフが受電後、内線感覚で担当者様の携帯電話へお繋ぎいたします。緊急時や重要なお電話を直接ご対応いただけます。全プラン料金内でお使いいただけます※。
※通信料は、実費のご負担となります。(参考通話料は、携帯電話:18円/分、一般電話:8円/3分)

連絡先振り分け

ご登録いただいている方、それぞれへご伝言をご報告いたします。例)Aさん宛はAさんへ。

スケジュール対応

e-mailやお電話でご連絡いただいたスケジュールに合わせて対応いたします。

チャット報告

ご希望の下記ツールにて伝言をご報告いたします。
LINE報告:1,000円/月(税別)
Chatwork/Slack/Microsoft Teams/Google Chat/LINE WORKS報告5,000円/月(税別)

» LINE報告
» Chatwork報告
» Slack報告
» Microsoft Teams報告
» Google Chat報告
» LINE WORKS報告

CUBE電話代行サービスの
メール報告対応事例

事例1
社員数4名の人材派遣会社の場合

私(社長)と営業のみで事務員を雇っていないため、事務所が留守のときが多く、留守中の電話をどうするか悩んでいました。また、ボイスワープで私の携帯電話に転送しても担当の営業ごとに取引先から電話がかかってくるので、結局私から各営業に連絡しなければならず大変でした。
CUBEさんは、担当営業が外出中でも、電話に出られるときには各担当へ内線感覚で繋いでもらえ、商談中で出られないときは、伝言を聞いておいてもらえるので、使い勝手が良いです。また、中小企業だからこそ顧客へは迅速に対応したいと考えているので、顧客の担当営業にそれぞれ直接取り次いでくれるのは大変ありがたいです。


<月額料金>
月150コール受電した場合
スタンダードプラン
月コール数100回:25,000円(税別)

オプション
コールオーバー50回:15,000円(税別)
※月によって前後します
総計:40,000円(税別)
※別途、応答後転送時の通話料実費

» 電話代行スタンダードプランはこちら

事例2
個人税理士事務所の場合

個人で税理士事務所を運営していると、クライアントとの打ち合わせや電車での移動が多くなります。そのため、電話に出られないことも多く、留守中の電話を受けてほしいと思い、電話代行サービスを探していました。
転送の設定は、外出前に1421(※NTT東西ISDN回線は14211)をダイヤルするだけで簡単です。これで外出時の電話は、自社の事務所から、CUBEへと切り替わります。外出時はCUBEさんが自社スタッフとして電話に応対してくれるので安心。伝言の連絡は、基本メールで連絡をもらっているので、伝言内容や電話番号をメモする必要もなく助かっています。
また、大事な電話も取り逃しがないので安心して商談できます。CUBEさんを利用する前は、電話が繋がらないときには、私の携帯電話にクライアントからの着電・留守電が何度もありましたが、それがなくなったので良かったです。


<月額料金>
月50コール受電した場合
シンプルプラン
月コール数50回:10,000円(税別)

オプション
なし:0円
総計:10,000円(税別)

» 電話代行シンプルプランはこちら

CUBE電話代行サービスの
各プランの申し込み方法

資料請求いただき、ご相談等がございましたら、お気軽にCUBEスタッフにご連絡下さい。

STEP1:お申込み

資料請求に同封の『仮申込書』をFAXまたはメールにてお送り下さい。

» オンライン申し込みはこちら
» まずは資料請求という方はこちら

CUBEからプランと開始日の確認でお電話させていただきます。

STEP2:ご契約書の返送

確認後に下記必要書類一式をお送りいたしますので「本申込書」「応対指示書」をご返信下さい。

□本申込書
□応対指示書(応対指示をご記入いただきます)
□請求書など

CUBEシステムよりテストメールをお送りさせていただきます。

STEP3:メールの返信

メールの到着が確認できましたら、サービス開始日までにご返信下さい。

※初回ご請求金額をサービス開始日までにご入金下さい。

サービス開始

サービス開始日にCUBEよりご挨拶のメールをお送りさせていただきます。

※電話代行サービスご利用の際は「転送設定」が必要となります。ご利用中の電話回線会社にてお申込み下さい。また、転送設定はサービス開始日にお客様ご自身でご設定下さい。

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CUBEの電話代行サービスが
選ばれる3つの理由

お客様を大切にされる多くの会社から、CUBE電話代行サービスは選ばれています!

1.新規顧客を逃さない!

社内外の研修時間は1,020時間以上。電話対応技術を身に着けた秘書スタッフが対応。

2.既存顧客を離さない!

応対時間は、従来の2倍。万が一の急ぎやクレーム対応にも心を込めて対応。

3.顧客対応力を向上!

全プラン内線感覚で担当者にお繋ぎする応答後転送サービス対応。

顧客1人ひとりとの出会いを大切にし、関係を深め、期待以上の対応をすることで、ビジネスを成長させたいという、多くの方にご利用いただいています。

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