急な体調不良は誰にでも起こりえることです。
しかし、社会人として自身の体調不良で仕事を休まなければならない場合、必ず会社へ休む旨の連絡を入れる必要があります。
本記事では、体調不良時のスムーズな連絡方法をご紹介していきます。
体調不良の時にどのように会社に連絡を入れたらいいのかわからないという方だけでなく、自社の新入社員の教育マニュアルとしても是非ご活用ください。
【目次】
体調不良で会社を休むときの基本マナー
体調不良で会社を休むときの基本マナーとして、報告は上司に電話で行うと良いでしょう。また、電話連絡は始業時間よりも前に連絡する必要があります。
「体調が悪いのに電話で連絡したくない」という方もいると思いますが、当日の朝に送るメールやチャットの場合、始業時間までに確実に上司に確認をしてもらえるかわかりません。
例えば、始業時間すぐに取引先とのアポがあったらどうでしょうか。当日の朝に上司にメールで体調不良で休むことや、アポの引継ぎを依頼していたとしても、たまたま確認が遅くなってしまったということもあるでしょう。誰も休むことを知らないまま取引先からクレームが来てしまう…なんていうことにもなりかねません。
しかし、社内で「休む時は社内チャットで連絡すること」や、「会社の留守電にいれておくこと」など、別途自社でルールが決まっている場合はそちらに従いましょう。
誠実な電話連絡のポイント
体調不良で仕事を休むときは、電話連絡を行うことが基本マナーであるとご紹介しましたが、電話連絡を行う際にはいくつか押さえておくべきポイントがあります。
まず、伝え方です。
「昨晩から熱が出ているため、本日、お休みをいただいてもよろしいでしょうか」と、相談形式で「今日休みたい」ことと、その「理由」を簡潔に伝えます。
そのあとに、仕事の引継ぎ内容や、念のための自身の連絡先電話番号を伝えておくとスムーズです。
誰かが休んでいる日の仕事をフォローしてくれることになるため、「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」と一言入れてもいいでしょう。
また、「本日の午前中に病院に行く予定です」や、「明日、出勤できるかは本日の業務終了時間までに改めてご連絡します」など、以後の予定なども伝えておくと責任感や誠実さが伝わります。
スムーズな業務再開に向けた準備
体調不良で仕事を休んだ場合、体力が落ちてしまうことが考えられます。
そろそろ出勤できるという状態まで体調が戻ってきたら、食事の質や睡眠の時間なども意識するようにしましょう。
出勤の日は、休んだ日にやっておくはずだったToDoリストなどを思い出しておくと業務の再開がスムーズです。
また、出勤後は、上司やチームに挨拶し、体調が良くなったことと休みの間にフォローをしてくれたお礼を伝えます。
その他、休みの間に誰がなんの業務をどこまでやってくれたのか、また、本日から行う仕事はどのようなものか、確認をとりましょう。
体調不良を伝える最適なタイミング
本記事の冒頭でお伝えした通り、体調不良で仕事を休むことを伝えるための連絡は、始業時間までに行うことが一般的なマナーです。
目安でいえば、電話であれば始業時間の15分～20分ほど前くらいが良いでしょう。
始業時間前後は業務が立て込む可能性があり、ギリギリの連絡は他の従業員の迷惑になってしまいます。
メールやチャットで連絡をするように指示されている会社であれば、仕事を休まざるを得ないとわかった時点で連絡をしておいた方が良いでしょう。
もし始業時間の15分前になっても誰からも返信が無い場合は、念のために電話連絡も入れておくと安心です。
始業時間に間に合う連絡の注意点
「体調不良を伝える最適なタイミング」の項目でもお伝えした通り、体調不良で仕事を休む場合は始業時間に間に合うように連絡をする必要があります。
体調不良になっている本人の気持ちとしては、休むと決めた時点で会社に報告をいれたいところですが、電話連絡の場合は注意が必要です。
前日の夜や当日の早朝は誰も会社にいない可能性が高く、かといって個人的に所持している上司のスマホに夜中や早朝に電話をすることは非常識にあたります。
当日の業務の引継ぎなどの関係で、できるだけ早く伝えておきたい場合は会社用のメールやチャットを併用して報告する方法もあります。
メールやチャットに連絡をいれておいた上で、当日の始業時間前に電話でも報告を行う方法です。
緊急時の連絡タイミング
通勤時に貧血や吐き気、頭痛などで動けなくなるなど、突然の体調不良になってしまう場合もあるでしょう。
その場合は、できるだけ早く連絡を入れる必要があります。
基本的には電話連絡ですが、電車内等で電話連絡ができない状況の場合は、メールやチャットで連絡を入れます。
その際、「通勤途中に体調が悪くなってきたので休みます」よりも、具体的かつ簡潔に状況を伝える方が良いでしょう。
例えば、「現在通勤途中ですが、吐き気がひどくて途中下車しています。熱っぽさもあるため本日はこのままお休みをいただいてもよろしいでしょうか」などです。
体調不良の電話連絡例
体調不良で仕事を休む際の電話連絡に関して、具体的な例を挙げてみましょう。
例）
休む本人
「お疲れ様です。〇〇（名前）です。申し訳ありませんが、実は昨晩から熱が出ているため、本日、お休みをいただいてもよろしいでしょうか」
上司「わかりました」
本人
「本日、▽▽株式会社の◇◇さんに～～の件で確認のメールを送らなければならないのですが、どなたかお願いしてもよろしいでしょうか」
上司「わかりました。同じチームの▲▲（名前）さんに頼んでおきます」
本人
「ありがとうございます。もし至急の件などありましたら、私の携帯へご連絡ください。000-1234-1234です。また、このあと午前診療で病院に行く予定です。明日出勤できるかどうかは改めて業務終了時間までにご連絡します。よろしくお願いします」
上司「わかりました。お大事に」
緊急時の電話応対例
通勤時などに突然体調が悪くなった場合の電話連絡についても、具体的な会話例をご紹介しておきます。
例）
休む本人
「お疲れ様です。〇〇（名前）です。現在通勤途中ですが、吐き気がひどくて途中下車しています。眩暈もするため、本日はこのままお休みをいただいてもよろしいでしょうか」
上司「わかりました」
本人
「本日、▽▽株式会社の◇◇さんに～～の件で確認のメールを送らなければならないのですが、どなたかお願いしてもよろしいでしょうか」
上司「わかりました。同じチームの▲▲（名前）さんに頼んでおきます」
本人
「ありがとうございます。動けるようになったら病院に行く予定です。また、明日出勤できるかどうかは改めて業務終了時間までにご連絡します。よろしくお願いします」
上司「わかりました。お大事に」
復帰時期の伝え方
体調不良で仕事を休んだ日の夕方頃には、「翌日は仕事に行けるのかどうか」の判断が必要になります。
夕方の時点で体調が良くなっている場合は、会社に明日は出勤出来るということを電話、もしくはメールやチャット等で報告しましょう。
例）「本日は体調不良で休んでしまい、申し訳ありません。体調がよくなってまいりましたので、明日は出勤予定です」
逆に、夕方の時点でも体調が悪いままであったり、悪化していたりする場合は翌日も出勤できないことを会社に報告しておきます。
例）「本日は体調不良で休んでしまい、申し訳ありません。まだ熱が下がらないため、申し訳ありませんが明日も休ませていただいてもよろしいでしょうか」
避けるべき連絡例
体調不良で仕事を休むという連絡を会社に入れる際、「避けるべき行動」の１つとして挙げられるのは、「本人からの連絡ではない」です。
体調不良の連絡を、両親や兄弟、配偶者などの家族に頼む人がいますが、この場合はたとえ早めに連絡を入れていても印象が悪くなってしまう可能性が高いでしょう。
「体調が悪くて連絡するのもしんどい…」という気持ちはわかりますが、入院してしまって連絡ができないなど、本人からはどうしても連絡ができない事情がある場合以外は、責任をもって本人が連絡をする必要があります。
信頼関係を損なう言動
体調不良で仕事を休むことは致し方が無いことですが、上司やチームなどの伝えるべき相手に休むことを伝えていなかったり、引継ぎを行っていなかったり、ましてや無断欠勤をするなどの行為は、信頼関係を損なうには十分の理由となってしまいます。
また、あってはならないことですが、体調不良と偽って仕事を休むなどの行為が判明したときは、誰からも信用されなくなってしまうでしょう。
伝えるべき相手に素早く簡潔に報告を行うことはもちろん、体調不良から復帰した後にも、挨拶やお詫び、仕事のフォローのお礼などをしっかりと行う必要があります。
復帰後に誰にも挨拶をせず、お礼も言わず、いつも通り仕事を始めてしまうようでは、周りから信頼されにくくなってしまいますので注意が必要です。
電話以外の連絡手段
電話以外の連絡手段としては、メールやチャットが挙げられます。
メールの場合は上司1人だけに送信するのではなく、チームのメンバーなど数名が確認出来るようにしておくと安心です。
もし上司だけにメールを送信していた場合、上司がたまたま電車の遅延に巻き込まれたり、直行の仕事や出張でメールを確認していなかったりする可能性もあります。
また、仕事の引継ぎが発生する場合は、必ず引継ぎ相手にも連絡を取りましょう。CCで一斉に送信することも1つの手段です。
メール連絡のテンプレート
体調不良で休む旨をメールで連絡する場合、どのような文面が良いでしょうか。
当日の朝に送る場合のテンプレート例をご紹介します。
例）
◇◇課
△△課長
おはようございます。
〇〇（名前）です。
昨晩から熱が出ており、頭痛もあるため出社が難しい状況です。
誠に申し訳ありませんが、本日お休みをいただけますでしょうか。
本日中に病院に行き、診察を受ける予定です。
明日出勤できるかどうかは、受診後に改めてご連絡します。
もし至急の件などありましたら、携帯へご連絡ください。
000-1234-1234
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇（名前）
リモートワーク時の連絡手順
リモートワーク時に体調不良で仕事を休む連絡をしたい場合も、基本的には出勤の場合と同じ電話連絡です。
しかし、リモートワークを行っている会社では、上司や他の従業員もリモートワークである可能性が高く、緊急時以外はメールやチャットで報告をするように決まっていることも多いです。
出勤の時とリモートワークの時とで、連絡方法が異なるルールの場合もあります。
自社のルールに従いましょう。
また、インフルエンザなどで出勤停止期間が決まっており、出勤停止期間内で出勤は出来ないけれども体調は良くなっている…という場合はリモートワークが便利です。
リモートワークに切り替えて仕事を行いたいという希望の連絡に関しては、前日までにメールやチャットで確認を取ると良いでしょう。
電話代行サービスなら「CUBE」
従業員の突然の体調不良のときには、電話代行サービスを利用すると大変効率的で便利です。
インフルエンザなどの病が流行するタイミングでは、従業員が数名休んでしまうことも起こりえます。
しかし、そんなときはCUBE電話代行サービスへ代表電話を転送しておけば、しっかりと研修や教育を受けたプロのオペレーターが受電対応をしてくれるため、顧客満足度を向上させながら、出勤している従業員で効率的に仕事を回すことができます。
受電対応に時間を取られることが無くなれば、コア業務へ集中して取り組むことができるのです。
従業員の体調不良以外でも、人手不足や業務効率化、電話から顧客満足度を向上させたい方におすすめです。
少しでも興味がある方は、是非お気軽にお問い合わせください。
電話番号：0120-888-108
まとめ
今回は、体調不良時の休む連絡についてポイントなどを解説させていただきました。
体調不良時の連絡方法に自信が無い方や、新人教育の参考になれば幸いです。
また、出勤している従業員への負担軽減には、電話代行サービスが大変役に立ちます。
受電対応がなくなるだけで、病欠や休職、その他人出不足を解消できたという会社も多くあります。
人出不足の解消以外にも、顧客や取引先との信頼関係をもっと強固なものにしたいと考える方には、CUBE電話代行サービスがおすすめです。
月10,000円～の基本料金のため、新たに人を雇うよりも圧倒的に安く、そして便利なサービスです。
詳細は是非、こちらの記事をご覧ください。
