電話代行サービスとは

経験を積んだオペレーターが忙しいあなたに代わって、あなたの気持ちで大切なお客様に電話対応させていただくサービスです

お客様からの電話を代行サービス会社へ転送し、あなたに代わってオペレーターが応対。お客様の名前や連絡先、ご用件を承り、E-mail や携帯電話にて連絡してくれるサービスです。

外出時等には、自社の電話のボタンで簡単に転送設定ができ、留守中にオフィスにかかってきた電話は、NTTの局内で自動的に電話代行のオペレーターにつながります。

オフィスが不在になる時、商談中などの電話をあなたに代わって応対することで、新規のお客様を逃さず、また、既存顧客の方へは電話がつながらないなどのストレスを解消することができます。もちろんあなたは、電話の有無を心配することなく仕事に集中することができます。

サービスは大きく2つにわけられます

1. 事務所の電話を応対してもらう

一般的に、『電話代行』『電話代行サービス』『電話秘書』などといわれています。

事務所不在、商談中などに、代行会社に転送し、貴社事務員としてオペレーターが応対。電話の転送は、電話会社の転送機能(NTTのボイスワープ等)を利用して電話機で簡単に操作できます。事務員がいる場合と同様に、お客様や取引先に安心感を与えます。

2. 広告、求人、商品問い合せ等の窓口として対応してもらう

一般的に、『受注代行』『コールセンター代行』などといわれています。電話番号を別に用意し、通販のお問合せ、求人窓口、お客様相談窓口等を貴社スタッフとしてオペレーターが応対。

電話番号は自社で取得し、代行会社に転送、もしくは、代行会社に用意してもらった電話番号を利用します。設備投資、スタッフ教育、管理等の負担なく、コールセンターを開設することができます。

また、この2つのサービスを総称して、1つ目と同じく『電話代行サービス』ともいわれています。

電話代行を検討されている方へ

今、大切なお客様や取引先への電話対応に不安を感じていることだと思います。もしくは、今後の更なる会社の成長を考えてお客様お一人お一人、企業一社一社を大切に対応したいとお考えのことだと思います。

しかし、実際に電話代行会社を探し始めると、

■本当に電話代行を利用してメリットがあるの?
■サービスの品質が高いのはどこの代行会社?
■きちんと対応してくれるの?
■どこの代行会社が安いの?

このような点で、多くの不安を感じられていることでしょう。

電話代行会社を利用して、ガンガン成長するベンチャー企業もあれば、この不況下でもお一人でがっちりお客様をつかんでいる個人事業主様もおられます。

また、倒産間近まで追い込まれて人員削減をし、その分、電話代行を利用してから少しずつ上向きになっている零細企業もあります。

もちろん、上場企業でも電話代行を利用されています。電話代行サービスを上手に利用している会社は、数多くあるのです。

しかし、不安に感じられている通り、どの電話代行会社を利用すれば良いのか…。どこでもサービスが同じかというとそうではありません。残念ながら選択を誤ると、メリットどころか不利益が生じてしまう代行会社もあります。

また、あなたの会社や求めている業務に合うかどうかによっても、選ぶ代行会社は変わってきます。そこで、ここに、電話代行会社について知っておきたい知識をご紹介します。