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クレーム対応・苦情対応の電話代行

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クレーム対応は大切!
でも負担も大きい…

お悩み
  • クレーム対応の精神的な負担を軽減したい。
  • クレーム対応に時間が取られて他の業務が回らない。
  • 社員の教育が難しい。
  • 普段使っている事務所の電話に月数十件かかってくる程度。
  • 大手コールセンター代行会社では高すぎる。
  • クレームの内容は様々でQ&Aを整理するのが難しく外注できない。
  • レビュー、口コミ、評価が心配。
こんなお悩みをお持ちの
経営者様・通販事業者の皆様

こんなクレーム対応のお悩みを解決する「電話代行サービス」を試してみませんか?

電話代行会社と言っても、規模、価格、対応業務、品質は様々。業者選びを間違うと

「費用は安いけど、口コミやレビューの評価が悪くなった。」
「全部受けてくれるけど高すぎて頼めない。」等々で結局使えない…。

ということは良くあります。

社内のクレーム対応の工数を限りなくゼロにしたい!なら、高額になりますがApple等のコールセンターを業務委託で受けている大手コールセンター業者様をお薦めします。でも、

  • お客様への対応を大切にしたい!
  • 1か月100コール未満多くても300コール未満の小ロット。
  • 事務所や店舗の電話に月数件あるクレームを何とかしたい!
  • 精神面、時間面の負担は大幅に軽減したいが予算も抑えたい!

というお声も多いです。

そういうお声にお応えするためにCUBEでは、クレーム対応を様々なプランでご対応しています。どんな使い方をしているのかやメリットをご紹介させていただきます。

クレーム対応でお困りの方に
電話代行はおすすめ!

毎年期間限定で月100コール以上のクレーム対応

■期間限定のため人を雇えない。
■アルバイトを雇うけど、教育や設備環境を整える負担が大きすぎる。
■従業員が普段の仕事を出来なくなる。
■クレーム対応で従業員の精神的な負担が大きい。
■コールセンター代行業者だと高すぎて頼めない。

果物、野菜、魚介類等、期間限定で販売している企業様・個人事業主様、最近ではふるさと納税の事業者様に多いお悩みです。クレーム対応可能な電話代行業者なら、毎年、その期間限定で使えるのでこんなお悩みも解決できます!

事務所や店舗の代表電話に月10~30件程のクレーム対応

■その他の電話は自社社員が対応したい。
■精神的な負担を軽くしたい。
■時間的な負担を軽減したい。
■今使っている電話代行業者ではクレーム対応を受けてくれない。
■コールセンター代行では高すぎて使えない。

通販やネットショップを運営しているが、まだそれほど売上もなく専属で従業員を雇う余裕もない。電話番号を別で取得しても結局受ける社員は同じだし…。とお悩みの方や、余裕はあっても販促費や広告費に使いたい。既存の従業員への教育も難しいし、今の社員が受けると精神的な負担で辞めるかも?等々のお悩みを抱えている経営者の方も多いのではないでしょうか。

電話代行業者の中には、クレーム対応を受けない業者も多いですが、クレーム対応可能な業者もあります。また、対応可能な業者の場合、Q&Aのボリューム、コール数、応対時間によって月額料金をコールセンター代行業者様よりも大幅に下げることが可能です。電話代行業者は、03や06番号、050、0120番号を用意してくれます。事務所と別の電話番号を簡単にご利用いただけます。

大きなクレーム対応はすぐに自分で対応したい!でも、普通の問合せやちょっとしたクレームはQ&Aで対応してほしい

■クレーム対応は迅速にしたい!
■口コミや評判を上げたい!
■顧客へは、出来る限り最善で対応したい!
■全部の電話を受ける時間がない。
■コールセンター代行だと高すぎる。
■業務フローやQ&Aがまだわからない。

本当は、全部自社で対応したいけど、人が足らないという事業者様もいらっしゃいます。クレームの中には、お話したら安心してすぐに解決できる案件も多いです。クレーム対応可能で、応答後転送も対応している電話代行業者を利用すると、簡単なQ&Aは電話代行業者で対応してもらい、内容によっては、応答後転送で担当者の携帯電話へ内線感覚でつないでもらい自社で対応することも出来ます。

また、これから始める、始めたばかりで業務フローがまだない場合でも、電話代行業者の方が安価でありながら、1人のオペレーターの経験業種が多いためコールセンター代行業者よりも想定外の問合せへの対応スキルが高いケースが多いです。

クレーム対応の電話代行を
導入する3つのメリット

自社社員の精神的な負担が軽減!

普段は農作業をしている、マーケティングやHP制作がメインと職種違いの従業員の方がクレーム対応をすると、精神的な負担はかなり大きいです。受注数のうちクレームの電話は100分の1以下だったとしても、毎月クレーム対応をしていると自社の商品やサービスへの自信が無くなることも。最悪、退職にまでつながります。
クレーム対応可能な電話代行業者を利用すると従業員の方の気持ちは、今よりずっと楽になります。ビジネスをしていると一定割合のクレームは起こります。客観的な判断で事業経営に取り組んで頂けます。

クレーム対応の時間が大幅に削減!

クレーム対応で大切なことは多々ありますが、その中でも傾聴と共感が大切です。まずは、相手の方のお話をしっかりお聞きし、受け止めることが大切です。また、様々な方がいらっしゃいますから、ご用件を端的にお話頂ける訳ではありません。応対時間は通常のお電話よりも長くなることが一般的です。1日1件、月に数件でもかなりの時間を取られているのではないでしょうか。さらに、大切に対応すると深く共感する必要があり、気持ちを切り替えて次の業務へ取り掛かるまでに相当な時間を取られています。
完全にクレーム対応時間をゼロにするなら、コールセンター代行業者に高額な金額で依頼するのがベストです。しかし、費用と時間のバランスを考慮して依頼出来るのがクレーム対応の電話代行サービスです。

低コストで簡単に大手企業のような安心感を顧客へ提供

自社で対応すると場所の確保、設備、人の雇用等のコスト負担は高額になります。さらに、採用、教育、管理等の目に見えないコストは、想像以上の負担です。実際、その費用を負担したとしても「電話受けるだけで良いから。」という感覚で始めると社員は辞めてしまいます。欠勤や有給等の時に人が足らないということにもなるでしょう。そのため、自社でコールセンターを構築する場合は、コンサルティング会社に依頼する企業が多いです。
クレーム対応の電話代行へ依頼すると、期間、件数、応対時間に合わせて依頼出来るので1件当たりは高く感じるかもしれませんが、総額で考えると安く、そして簡単に対応できます。さらに、教育のしっかりした電話代行業者なら、経験も豊富で応対品質も高いです。

全プランクレーム対応可能な
CUBE電話代行サービスの内容

電話代行シンプルプラン

最近は、リモートワーク、テレワークが増え、普段は担当者の携帯電話へ電話をします。その為、事務所固定電話への電話は、数はかなり少ないながら、顧客にとって緊急であったりクレームの割合が多くなっています。でも、多くの電話代行会社は、クレーム対応を提供していません。(HPには記載されていません。約款等に記載されています。)折り返しお電話します。という対応でも、CUBEでは心のこもった対応をいたします。

※応対時間が長時間となる対応は、スタンダードプランにプランアップしていただきます。

  • 月コール数:50回
  • 受付時間:9:00~18:00
  • 連絡先社員数:1名

電話代行スタンダードプラン

基本はシンプルプランと同じですが、スタンダードプランは、コール数月100コール、連絡先社員数10名まで対応致します。お電話があった場合、別の担当者へ内線感覚でおつなぎすることも出来るのでクライアントへ迅速に対応できます。オプションで、例えばこういうクレームにはこう回答してほしい。そしてこういう項目を聞き取りしてほしい等のご要望にもお応えいたします。

※応対時間が長時間になる場合は、別途応対単価をご負担いただきます。

  • 月コール数:100回
  • 受付時間:9:00~18:00
  • 連絡先社員数:10名

受付代行プラン

ふるさと納税の事業者として、送付する商品のチラシに掲載する問合せ先の対応をしてほしい。商品の製造メーカーとして問合せ対応。セミナーの予約変更キャンセルを受けて欲しいなど。様々な対応を各クライアント様のご要望に合わせてオーダーメイドで対応いたします。

WEB受付代行プラン

受注代行プランと同じくご要望によりオーダーメイドでご希望の対応をさせていただきます。さらにWEB受注代行プランは、ご指定のHPをオペレーターが一緒に確認しながら対応しますので、より顧客に寄り添った対応が可能です。

CUBE電話代行サービスの
クレーム対応事例

事例1
青果物卸売業者の場合

毎年3ヵ月だけ受注が激増し、その時期だけ月に200~300件ほどの電話が鳴る状況でした。今までは自社で対応していたのですが、毎年どうしたものかと悩んでいました。アルバイトやパートを雇うにしても、採用や指導まで考えると負担が大きく、それを毎年繰り返すと思うと現実的ではないなとも感じていました。ネットで調べてコールセンター代行業者に見積を依頼したのですが、高すぎて諦めていたところ、知り合いのコンサルタントにCUBEさんを紹介していただきました。元々、自社で対応していましたが、トークスクリプトなど一切作っていなかったのですが電話での打ち合わせで擦り合わせすることが出来ました。費用も抑えたいので名前フルネームはひらがな、電話番号、住所等で聞き取ってもらい、Q&A以外の対応はご連絡先を聞いてもらいこちらで対応することにしました。結果、9割をCUBEさんで完結するので普段通りの仕事ができるようになりました。


<月額料金>
月300コール受電した場合
受付代行プラン
月コール数200回:80,000円(税別)
従量課金
商品不良受付対応300円
260件:78,000円
その他問合せ対応200円
40件:8,000円

オプション
コールオーバー200円
100件:20,000円(税別)
総計:186,000円(税別)

受付代行プランはこちら

事例2
製造元電話番号の場合

商品パッケージと取り扱い説明書に製造元電話番号を記載することになったのですが、受ける体制もないのに電話回線を新たに事務所に開設するのも気が引けていたところ知り合いの紹介でCUBEさんを知りました。販売予定数は多かったのですが、問合せ自体は何件あるかわららない、でも販売先の手前対応はちゃんとしてもらわないと困るという状況で数社コールセンター代行業者さんや電話代行業者さんへ問合せしました。コールセンター代行会社さんは、全く金額が合わなかったです。CUBEさんより安い電話代行業者さんはあったのですが、問合せした際のCUBEさんのオペレーターさんの感じが良く、弊社の対応も実際にその方もするということを聞いてCUBEさんに決めました。毎月一定のクレームの問合せはありますが、口コミや評価等も悪くなくよかったです。今では、取り扱っていただける販売先も増え3契約させていただいています。


<月額料金>
月80コール受電した場
受付代行プラン
月コール数100回:30,000円(税別)
従量課金
商品不良受付対応300円
60件:18,000円
その他問合せ対応200円
20件:4,000円

オプション
専用電話番号利用(03番号)
3,000円(税別)
総計:55,000円(税別)

受付代行プランはこちら

CUBE電話代行サービスの
各プランの申し込み方法

クレーム対応をご希望の場合は、お電話又はお見積りフォームにてご相談下さい。

STEP1:お見積り

ヒアリングの上お見積書を作成し、E-mail又はFAXにてご送付させていただきます。

【お電話でのご相談】
0120-888-108(平日9時~18時)
» フォームからのご相談はこちら

STEP2:お申込み

お申込みのご連絡をいただきましたら、下記書類をご送付させていただきます。
※専用電話番号(電話番号貸し出し)サービスをご利用の場合は事前に審査がございます。

□本申込書
□応対指示書(応対指示をご記入いただきます)
□請求書など

STEP3:ご契約書の返送

CUBEシステムよりテストメールをお送りさせていただきます。

※初回ご請求金額をサービス開始日までにご入金下さい。

サービス開始

サービス開始日にCUBEよりご挨拶のメールをお送りさせていただきます。

※電話代行サービスご利用の際は「転送設定」が必要となります。ご利用中の電話回線会社にてお申込み下さい。また、転送設定はサービス開始日にお客様ご自身でご設定下さい。

今すぐ無料見積りをしてみる

CUBEの電話代行サービスが
選ばれる3つの理由

お客様を大切にされる多くの会社から、CUBE電話代行サービスは選ばれています!

1.新規顧客を逃さない!

社内外の研修時間は1,020時間以上。電話対応技術を身に着けた秘書スタッフが対応。

2.既存顧客を離さない!

応対時間は、従来の2倍。万が一の急ぎやクレーム対応にも心を込めて対応。

3.顧客対応力を向上!

全プラン内線感覚で担当者にお繋ぎする応答後転送サービス対応。

CUBE電話代行サービス
利用企業様からのお声

弁護士事務所様

当方のスタッフがご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。このお客様へ折返しはしておりましたので、お客様の方で誤解があったとご理解をいただけました。ご対応いただきました複数のオペレーター様におかれましては、攻撃的な口調で粘着質な苦情を長時間にわたってご対応下さり、相当な心理的・精神的負荷を受けられたことと存じます。お詫び申し上げますとともに、的確にご対応・ご報告いただいた事を深く感謝申し上げます。ありがとうございました。

介護用品販売・レンタル会社様

ご高齢の方や発話が難しい方も多い中、きちんと対応してくださっています。しっかり聞こうとするが故に何度も聞き返してしまったり、お客様にとって伝ってないと思われる対応になるとお怒りになる方も多い中で、そういった事はまったくありません。ご不満のお客様であっても、それ以上お客様の気持ちを損ねることのないように、適切にお詫びやご案内等してくださるおかげで、お客様も安心して折り返しをお待ちいただけているかと思います。電話代行サービスをつかうことは初めてで対応面も含めて不安もありましたが、お客様から応対について苦情などを言われた事もないし、期待以上に対応してくれています。
流石プロだと思いました。電話対応については私たちも勉強になります。

車パーツのネットショップ様

CUBEさんには、いつも丁寧に正確に弊社のスタンスをこなしていただいて本当に助かっています。また、業界的に荒っぽい方も多く、対応に苦慮されるだろうことですが、そういったお客様にも丁寧に接してくれており、安心してお任せ出来ています。
どうしても商品の特性上、至急やお電話の対応が難しい場面も多い為、他社に比べても特別ご迷惑をおかけしているのではないかと心配しているのですが、そういったお電話にもきちんとお詫びやご説明をしてくれており、大変感謝しております。
弊社のお客様を長年ご対応いただいてありがとうございます。

飲食店様

団体のお客様のクレーム対応を頂き、CUBEスタッフ様には大変不快な時間を対応していただき申し訳ございません。これまでもどんなに理不尽な相手でも気を付けておりましたが、今回、弊社との間に入って相手の状況をご報告下さり、誠に感謝しております。

リサイクルショップ様

クレーム対応をいただき、申し訳ございませんでした。連絡のタイミングが合わずお客様を怒らせてしまいましたが、CUBEさんのご対応のおかげでセーフでした。嫌な役回りをさせてしまって本当にごめんなさい!こんな電話を受けていたら気分が落ち込みますよね。お茶を入れて差し上げたいほどです..ありがとうございました。

上場企業様(株主対応窓口として)

お客様が仰ったことを正確にメールでご報告をいただけたので、毎回社内協議でも情報共有が容易に行えました。また感情的なお電話を長時間お受けいただき、申し訳なく思いますが、おかげ様で対策の時間を持つ事もできました。また、A様への特別対応は弊社からの指示通りに臨機応変にご対応いただきました事、感謝します。

学習塾フランチャイズ本部様

スピード解決が叶った事、また教室スタッフや弊社社員のメンタルを守れたのも、CUBEさんのサービスのおかげです。何より、理不尽な怒号を受止め、矢面立たれたオペレーターの方に深く感謝いたします。こんな電話を受けたら本当にキツくて私ならものすごく落ち込みます。今後とも何卒よろしくお願いいたします。

顧客1人ひとりとの出会いを大切にし、関係を深め、期待以上の対応をすることで、ビジネスを成長させたいという、多くの方にご利用いただいています。

また、CUBE電話代行サービスは顧客を大切にされるクライアント様へ提供しているサービスです。ご報告後の対応を放置され、同じ方から何度も苦情の電話が続く、長時間のクレームが入るといった場合には、回線が詰まって業務へ支障が出る為、サービスを停止させていただく場合がございます。


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