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電話代行よくある質問

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はじめてご利用される方から、よく受けるご質問
自社の電話番号からCUBEへ転送する方法について
サービスについて
お申し込み、ご契約、ご解約等について

はじめてご利用される方から、よく受けるご質問

Q. 事務所の電話をどうやって電話代行会社で受けるのですか?

事務所の電話番号をCUBE指定番号へ転送して頂くことでご利用可能です。貴社ご契約中の通信会社様へ転送サービスをお申込みください。転送サービスは、各通信会社様で名称が異なります。NTT:ボイスワープ、KDDI: 着信転送サービス、ソフトバンク: 転送電話サービス等。

※別途、03番号06番号050番号0120番号が必要な場合は、CUBEでオプションにてご提供しています。

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Q. 事務所にいるときは、自社で電話を受けたいのですが?

各通信会社様の転送サービスは、簡単に転送解除を行えます。(在席時は転送解除、外出時のみ転送)

例えば、NTTの転送サービス(ボイスワープ)の場合、
・1420(※)とダイヤルしていただくだけで転送が停止されます。(事務所の電話で受ける状態)
・外出前に14211(※)とダイヤルしていただくと転送が開始されます。(CUBEが応対する状態)
※NTTひかり電話の転送設定例

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Q. 03- 06- 050- の電話番号を貸してもらえますか。

オプション:専用電話番号サービスにて貸し出し致します。

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Q. フリーダイヤルを貸してもらえますか。

オプション:フリーダイヤルサービスにてNTTコミュニケーションズのフリーダイヤルを貸し出し致します。貴社で固定番号をお持ちの場合は、貴社名義取得し着信先をCUBEにして頂く方がお得なケースもございます。お気軽にご相談ください。

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Q. どのプランを申込んだらよいかわからないのですが?

弊社では、ご希望をお伺いした上で最適なプランをご提案させて頂きます。私どもは強引な売り込みは一切致しません。お気軽にご相談ください。

お忙しい方は下記をご参考にしてください。

【事業所、部署の代表電話対応】 → 電話代行サービス
【電話注文、お問合せ対応、商品説明等】 → 受付代行サービス
【貴社ネットショップを見ながらの電話対応】 → WEB受付代行サービス
【日本語、英語両方での電話対応】 → 英語対応プラン

上記は、あくまで参考です。事業所の電話対応でも、Q&Aにも対応して欲しいというご要望には、電話代行サービス+該当のお問合せ1件当たり数百円でお受けするケースもございます。ご相談いただければ最適なプランをオーダーメイドでご提案させて頂きます。

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Q. 応答後転送を使うのなら、ボイスワープ(転送サービス)で携帯電話につなぐのと同じではないのですか?

直接、お客様とお話いただけるメリットは同じです。でも、顧客への印象は大きく異なります。応答後転送サービスは、一旦CUBEスタッフが受電してから、内線のように携帯電話へおつなぎします。

その為、貴社の顧客・取引先への安心感は大きく異なります。

ボイスワープの場合、携帯電話が圏外のときや、商談中などで電話を取れない時、事務所へ電話をしているにも関わらず、コール鳴りっぱなしや圏外アナウンスが流れます。一方、応答後転送サービスの場合は、電話を取れない時は、スタッフが応対しご伝言を承ります。

◆直接、顧客とお話できるメリットの一例として以下があげられます。

  • 大切なお客様が知りたい時にお客様のタイミングで対応できます。
  • 一般的な電話代行業者のサービスよりも、カスタマーエクスペリエンスが向上し売上の向上、乗り換えや解約の阻止につながります。

◆応答後転送サービスの場合、ボイスワープで携帯電話に転送する場合の下記のようなデメリットがありません。デメリットの一例として以下があげられます。

  • 新規顧客から電話があった場合に、担当者が、商談中や圏外のためコールがなりっぱなし、圏外アナウンスが流れる等でビジネスチャンスを取り逃がす。
  • 既存顧客がお急ぎの場合に、担当者の携帯電話につながらないため貴社事務所に電話をした時でも、圏外アナウンスや留守番電話になり大きな落胆をさせる。
  • 大切なお客様との商談中に、別の大切なお客様から電話が入った際に、電話対応すると両方に対して失礼ですし、新規顧客への商談中に既存顧客からのクレームなら大きな損害です。

応答後転送サービスの場合は、スタッフが一旦応対するため、上記のようなお客様の信頼を失う状況にはなりません。

コロナ禍以降、営業マンへ直接お電話をされるケースが多いです。しかし、新規顧客はもちろん、既存顧客でも、担当者へつながらない場合、お客様にとっての緊急時は貴社の事務所に電話をされます。

スタッフが応対するのと、圏外アナウンスや留守番電話での対応では、お客様への心象が大きく違うのはご理解いただけるのではないでしょうか。これが、応答後転送サービスとボイスワープで携帯電話へ転送する際の違いにもなります。

また、従来の電話代行会社の常に「外出しています」という対応よりも、対応出来るときは顧客の知りたいタイミングで対応することで顧客満足度も向上し良好な関係構築へとつながります。

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Q. CTIって何?

Computer Telephony Integrationの略なのですが、コンピューターと電話やFAXを統合する技術のことです。CTIによってCRMシステム(顧客管理システム)とPBXを連携することができます。

電話代行業者やコールセンター代行業者では、CTIを利用してパソコンやオンプレやクラウドサーバと電話機を接続します。そして、あなたの会社から電話が転送されてくるとコールと同時にあなたの会社情報が、パソコンの画面に表示されます。オペレーターは、その画面を見ながら電話応対いたします。但し、品質へは直接的な影響はありません。高品質な応対は、オペレーターのスキルに依存します。

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自社の電話番号からCUBEへ転送する方法について

Q. NTTのボイスワープの申込みは、どうしたらよいですか?

該当の電話機から116へお電話にてお申込みください。簡単にお手続き可能です。又は、下記NTT東西ウェブサイトよりお申込み頂けます。

【参考】 NTTお問合せ先及び詳細先リンク一覧表

回線種別 料金お申込み等 電話でのお問合せ先
NTT東日本通常の回線
(アナログ・INS回線)
NTT東日本HPへ (局番なし)116
受付時間9:00~17:00
NTT西日本通常の回線
(アナログ・INS回線)
NTT西日本HPへ
NTT東日本フレッツ光 ひかり電話HPへ 0120-116-116
受付時間9:00~17:00
NTT東日本フレッツ光
(オフィスタイプ)
ひかり電話オフィスHPへ 0120-765-000
受付時間9:00~17:00
NTT西日本フレッツ光 ひかり電話HPへ 0120-116-116
受付時間9:00~17:00
NTT西日本フレッツ光
(オフィスタイプ)
ひかり電話オフィスHPへ 0120-765-000
受付時間9:00~17:00

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Q. NTT以外の回線を利用しているのですが?

クラウドPBXをはじめ、NTT以外の回線((KDDI光ダイレクト、OCNドットフォン、BBフォン、eo光電話、auひかり電話サービス)でも、転送サービスがございます。転送サービスをご利用いただき私どもの指定番号へ転送していただければ、電話代行サービスをご利用いただけます。

※他の電話代行会社で断わられた場合でも、一度お問合せください。受け側の回線種類が電話代行会社により異なります。他社でお受けできない場合でも、弊社でお受け出来る場合がございます。また、その逆もございます。

【参考】 電話会社転送サービスのご紹介


(事業用)
回線種別 料金詳細お申込み等 電話でのお問合せ先
KDDI光ダイレクト KDDIHPへ 0077-0077(法人)
0120-921-919
eo光電話
(ケイオプティコム)
サービス詳細
(一戸建て)
サービス詳細
(マンション)
設定マニュアル
(上記共通)
151(eo電話)
0088-240-017
(一般電話・携帯電話から)
受付時間:9:00~21:00
OCNドットホンオフィス
(NTTコミュニケーションズ)
OCNどっとフォンHPへ 0120-381-059
受付時間9:00~18:00
BBフォン
(ソフトバンク)
BBフォンHPへ 0800-1111-820
(一般電話から)
050-1120-1231
(電話加入権不要タイプ
契約回線から)
03-6688-1970
(携帯/PHSから)
受付時間:10:00~18:00
auひかり電話サービス auひかりHPへ (一般電話から)
フリーコール
0120-92-5000(通話料無料)

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Q. 外出が多く工事に、立ち会えないのですが?

電話局内の工事です。事務所で工事はございません。お気軽にお申込みください。

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Q. 工事には、何日必要ですか?

NTTの場合は、平日17時迄にお申込み頂ければ、最短翌日に工事完了となります。工事の混雑具合、通信会社様により異なりますのでお申込み時にご確認ください。

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Q. 無応答転送と無条件転送の違いは?

無応答転送は、一旦事務所の電話が、コール※されます。電話に出られない時だけ、CUBEへ転送されます。無条件転送は、NTT局内から転送されます。無応答転送と比べ、タイムロスなく、CUBE側がコールされます。

※コール数は、変更できます。コール数が長いと転送中に電話をかけられた方が切電される可能性がございます。CUBEでは無条件転送をお薦めしています。

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サービスについて

Q. たくさんの会社を受けていますが、スタッフの人は会社情報をどうやって把握しているのですか?

私どものCTI及びCRMシステムは、電話がコールすると同時に貴社の会社情報がPCのモニターに表示されます。スタッフは、その画面を見て会社情報を把握しています。

また、既製のシステムを利用している業者と異なり、応対のしやすさを一番に考え、私どもが20年以上のノウハウを詰め込み独自カスタマイズしたシステムを利用しています。クライアント様の詳細情報を確認しやすく、インバウンドで会社の印象を決定づける『応対の質』(傾聴、共感力、声の表現力)にこだわったサービスをご提供しています。

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Q. 転送する時に報告は、必要ですか?

私どもへの報告は、基本的に必要ございません。オペレーターは、コールされた時点で外出されていると判断いたします。外出スケジュールをご連絡頂きましたら、お電話口の方へ戻り時間、折り返しお電話させて頂くお時間のご案内もさせて頂きます。ご連絡方法は、お電話・E-mailでお受けしております。

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Q. 営業電話は、着信拒否するのでしょうか?

営業電話は、オペレーターが応対した上でお断りさせて頂きます。判断が難しい営業電話に関しては、お取引先としてご対応致します。ご確認後、営業であるとご指示頂きましたら次回よりお断りさせて頂きます。

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Q. CUBEのスタッフが一旦受けた電話を、内線のように携帯電話へつなぐことはできますか?

はい、可能です。弊社では応答後転送サービスという名称でご提供しております。全プランサービス料は、基本料金内でご対応させて頂いていおります。(転送通話料は実費にてご負担ください。)

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Q. 用件により担当者が違うのですが、連絡先は変えてもらえますか?

ご用件によりご報告先は変えさせて頂きます。
たとえば、「支払い関係は経理担当者に伝言」「お客様からのお問合せは社長に伝言」 というようなご要望に対応いたします。(スタンダードプランは、基本料金内。シンプルプランは、担当者1人追加 @500円(税別))送信先確認のための確認項目が複数の場合は別途応対料が発生します。

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Q. 営業マンが複数人います。それぞれに伝言を連絡してほしいのですが?

スマートフォンへのご連絡やE-mailへのご連絡はもちろん、応答後転送サービス(内線感覚で携帯電話へ転送するサービス)をご利用の場合も、各担当者様へおつなぎいたします。(スタンダードプランは、基本料金内。シンプルプランは、担当者1人追加@500円(税別))

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Q. 求人応募の電話だけ受付してほしいのですができますか?

ご対応いたします。求人募集、セミナー申込み等の受付をや平常時の対応と併用してご利用頂けます。Q&Aのボリューム、聞き取り項目によりお見積り致します。

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Q. 営業時間外は、どうなるのですか?

アナウンスが流れます。スタンダードプランでは貴社専用アナウンス(ご希望の内容を作成致します。)、シンプルプランでは「共用アナウンス」が流れます。共用アナウンスは5種類の中からお選びいただけます。また、シンプルプランでもオプションで専用アナウンスに変更可能です。

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Q. 土日の対応はしていますか?

平日土曜日9時~18時はオプションでご対応致します。日祝、お盆(8月13~15日)年末年始(7~10日)は、対応しておりません。

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お申し込み、ご契約、ご解約等について

Q. 申込み時に必要な書類は、ありますか?

貴社の電話番号をご利用の場合は、ございません。指定の申込書にご記入いただき、ご提出いただきます。

「03」「06」「050」「0120」番号をCUBEでご用意させて頂く場合は、犯罪収益移転防止法並びに電気通信事業法に定められた本人確認書類のご提出が必要となります。2008年より通達があり、ご提出は必須となります。各種変更時にも必ずご提出ください。

法人契約 個人契約
・登記簿謄本
・代表者・申込担当者の免許証両面コピー(※)
・住民票
・免許証両面コピー(※)

※免許証以外の場合はマイナンバーカード表面コピーも可。

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Q. 契約は、個人でも出来ますか?

個人のお申込みをお受けさせて頂いています。

「03」「06」「050」0120」番号をCUBEでご用意させて頂く場合は、個人契約の場合はご本人様からのお申込みに限らせて頂いております。代理人様からのお申込みはお受けしておりません。

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Q. サービス開始まで何日かかりますか?

電話代行プランは、最短で翌日よりサービスを開始することができます。WEB受付代行サービス等応対指示が複雑な内容の場合は、数日日数を頂いております。CUBEのフリーダイヤルサービスをご利用の場合は、お申し込み後にNTTコミュニケーションズへ手配致しますので10日ほど必要となります。

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Q. 解約はどうすればよいですか?

解約のお申し出は、1ヶ月前までにお申し出ください。保証金の返金先記入用紙等をお送りいたします。解約日は、月末になります。

例)4月1日から4月30日までの解約のお申し出は、5月末日でのご解約となります。

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