よくあるご質問

はじめてご利用される方から、よく受けるご質問
自社の電話番号からCUBEへ転送する方法について
サービスについて
お申し込み、ご契約、ご解約等について

はじめてご利用される方から、よく受けるご質問

Q. どういう方法で事務所の電話を電話代行会社で受けるの?

NTTのボイスワープをご利用いただくことで、貴社事務所にかかってきたお電話を電話代行会社で受けることができます。ISDN回線をご利用の場合は、ターミナルアダプタで転送できる場合もあります。

ボイスワープとは、NTTの転送サービスです。かかってきた電話をNTT局内で切り替えて登録先に転送。通常の電話回線、光電話、フレッツ光すべてでご利用いただけます。

NTT以外の電話会社の回線をご利用の場合でも、同等のサービスがほとんどの電話回線会社で提供されています。

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Q. 事務所にいるときは、自社で電話を受けたいのですが?

ボイスワープの設定で簡単に切り替えができます。

・1420(※)とダイヤルしていただくだけで転送が停止されます。(事務所の電話で受ける状態)
・外出前に1421(※)とダイヤルしていただくと転送が開始されます。(CUBEが応対する状態)
※アナログ回線の設定番号。

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Q. 郵便受取や私書箱、住所表示のサービスと電話代行をセットで受けることはできませんか?

電話代行サービス、電話番号レンタル、FAX番号、住居表示、郵便受取、来客対応、会議室等をセットにしたシェアードオフィスをレンタルオフィスCUBEでご提供しています。

詳しくは、お問合せいただくか、レンタルオフィスCUBEのホームページをご確認ください。

» レンタルオフィスCUBEのサービスのご案内はこちら

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Q. どのサービスで申込んだらよいかわからないのですが?

お電話またはメールにてご相談いただければ、ご提案させていただきます。私どもは、一部の電話代行会社のような強引な営業は、一切行っておりません。安心してご相談ください。

忙しくてご相談していただく時間がない方は、下記を参考にしてください。

【基本的な判断基準】

事務所不在時の電話応対、簡易なセミナー等受付。月々のお受取回数でお悩みの場合、想定されているよりも実際は少ない受取回数になることが多いです。利用開始初月は、基本回数を少なめでお申込みされることをお薦めしています。
→ 電話代行

貴社ネットショップページを確認しながら、電話受注、簡単な商品説明等を対応致します。貴社ネットショップの受注フォームへの入力もオプションにて対応致します。
→ ネットショップ受付代行

商品点数5点以下、聞取項目5項目以下。上記以内でも説明等、応対資料が多い場合や各種点数が6点以上の場合はオプションにて対応致します。
→ 受注代行

上記は、あくまでも基本的な判断基準です。

例えば、メーカー様のお客様相談窓口(クレーム窓口)などは、受注代行が一般的ですが、CUBEの場合、電話代行+1件当たりの追加料金でお受けしているケースもございます。また、お申込みいただいた際に、私どもから最適なプランを提案させていただいておりますので、安心してお申込みください。

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Q. 応答後転送を使うのなら、ボイスワープで携帯電話につなぐのと同じではないのですか?

直接、お客様とお話いただけるメリットは同じです。ただ、ボイスワープをご利用の場合、携帯電話が圏外のときや、商談中などで電話を受け取れないときにお客様へ不快感を与えます。一方、応答後転送サービスの場合は、事前にスタッフが応対します。電話を受け取れる場合のみ、おつなぎいたしますのでお客様の印象は大きく異なります。

直接、お客様とお話できるメリットの一例として以下があげられます。

  • 大切なお客様に、すぐに対応することできる。
  • 貴社の担当者が対応するので、かなり詳しい説明までの対応が可能。

これにより、新規顧客の成約率は上がり、さらに、既存顧客の満足度も向上します。 また、応答後転送サービスの場合、ボイスワープで携帯電話に転送する場合の下記のようなデメリットがありません。デメリットの一例として以下があげられます。

  • 新規顧客から電話があった場合に、転送先の携帯電話をお持ちの担当者が、商談中や圏外のためコールがなりっぱなし、圏外アナウンスが流れる等でビジネスチャンスを取り逃がす。
  • 既存顧客がお急ぎの場合に、担当者の携帯電話につながらないため貴社事務所に電話をした場合でも、圏外アナウンスや留守番電話になる。

このように、貴社営業マンが大切なお客様との商談中に、別の大切なお客様から電話が入った際に、携帯電話に転送され応対すると両方に対して失礼な対応になります。応答後転送サービスの場合は、スタッフが一旦応対するため、上記のようなお客様の信頼を失う状況にはなりません。

一般的に、現在、既存のお客様は、営業マンの携帯電話へ直接お電話をされるケースが多いです。しかし、新規顧客はもちろん、既存のお客様でも、お客様にとっての緊急時には貴社の事務所に電話をされます。

このような場合、スタッフが応対するのと、圏外アナウンスや留守番電話での対応では、お客様への心象が違います。これは、応答後転送サービスとボイスワープで携帯電話へ転送する際の違いにもなります。

また、通常電話代行会社を利用すると、毎日外出されていると「外出しています」という応対になります。でも、お客様から「あなたはいつも事務所にいないね」と言われて他社電話代行会社から私どもの電話代行に移行された方もいらっしゃいます。

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Q. CTIって何?

Computer Telephony Integrationの略なのですが、コンピューターと電話やFAXを統合する技術のことです。顧客データーベースと連携したCTIをCRMと呼ぶこともあります。

電話代行では、CTIを利用してパソコン(サーバ)と電話機を接続します。そして、あなたの会社から電話が転送されてくると電話がコールすると同時にあなたの会社情報が、パソコンの画面に表示されます。オペレーターは、その画面を見ながら応対をします。CTIを使うと良い電話応対が、安い料金でご提供できます。言い換えると、質を問わなければ、CTIを使わない方が安く提供できます。

また、CTIを使わなくても、質の高い電話応対をご提供できますが、料金が高くなります。CTIを使うことでオペレーターの応対時間や後処理(ご伝言をお伝えする業務)が大幅に短縮されることでコストダウンにつながります。オペレーターは、書類からその都度会社情報を探すのではなく、自動的に会社情報が表示されますのでミスも大幅に削減できます。余談ですが、宅配ピザで電話を受けると、その家の地図がパソコンに出てくるシステムがありますが、これもCTIを利用しています。

代行会社が、CTIを使うかどうかは、直接的にはあなたに関係ないかもしれません。でも、CTIを利用しているかどうかは、確認されるとよいでしょう。そのメリットは、2つです。

電話代行会社を選ぶ際に、品質の低い電話代行会社を除外することができます。

CTIを導入していても、あなたに合った業者とは限りません。しかし、導入されていない業者は、ホームページが立派であっても営業マンの対応が良くても、危険です。このような理由から、CTIはお客様に良いサービスを安く提供するには、今や代行会社の必須アイテムです。

2つ目は、担当者を「ドキッ」とさせることができます。

他の代行会社の営業マンは、あなたに何とか利用してもらおうと必死です。でも、この確認をされると、「あっ、この人は業界に詳しい!」と感じさせることができるからです。CUBEでは、できる限り詳しい応対をリーズナブルにご提供するために、1台のパソコンでCTIを利用し、さらにもう1台で独自のオペレーションシステムを利用しています。

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自社の電話番号からCUBEへ転送する方法について

Q. NTTのボイスワープの申込みは、どうしたらよいですか?

一般的なNTTのアナログ回線、INS回線の場合は、転送される電話機から116にお電話ください。

【参考】 NTTお問合せ先及び詳細先リンク一覧表

回線種別 料金詳細 お申込み 電話でのお問合せ先
NTT東日本通常の回線
(アナログ・INS回線)
使用書ページ
詳細ページ
お申込み (局番なし)116
受付時間9:00~21:00
NTT西日本通常の回線
(アナログ・INS回線)
使用書ページ
詳細ページ
お申込み
NTT東日本フレッツ光 使用書ページ
詳細ページ
  0120-116-116
受付時間9:00~21:00
NTT東日本フレッツ光
(オフィスタイプ)
使用書ページ
詳細ページ
 
NTT西日本フレッツ光 使用書ページ
詳細ページ
 
NTT西日本フレッツ光
(オフィスタイプ)
使用書ページ
詳細ページ
  0120-458-202
受付時間9:00~17:30

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Q. NTT以外の回線を利用しているのですが?

基本的に、NTT以外の回線(KDDI光ダイレクト、OCNドットフォン、BBフォン、eo光電話、auひかり電話サービス)でも、転送サービスがございます。転送サービスをご利用いただき私どもの指定番号へ転送していただければ、電話代行サービスをご利用いただけます。

※他の電話代行会社で断わられた場合でも、一度お問合せください。CTIの仕組みや回線種類が電話代行会社により異なります。私どもの電話代行サービスシステムは、独自カスタマイズしたシステムを利用しています。

【参考】 電話会社転送サービスのご紹介


(事業用)
回線種別 料金詳細 お申込み 電話でのお問合せ先
KDDI光ダイレクト 着信転送詳細
料金詳細
お申込み詳細 0077-0077(法人)
0120-921-919
eo光電話
(ケイオプティコム)
サービス詳細
(一戸建て)
サービス詳細
(マンション)
設定マニュアル
(上記共通)
お申込み詳細
(ご契約者ログイン画面)
151(eo電話)
0088-240-017
(一般電話・携帯電話から)
受付時間:9:00~21:00
OCNドットホンオフィス
(NTTコミュニケーションズ)
操作マニュアル   0120-381-059
受付時間9:00~18:00
BBフォン
(ソフトバンク)
操作マニュアル お申込み詳細 0800-1111-820
(一般電話から)
050-1120-1231
(電話加入権不要タイプ
契約回線から)
03-6688-1970
(携帯/PHSから)
受付時間:10:00~18:00
auひかり電話サービス 詳細・設定方法 お申込み詳細 (一般電話から)
フリーコール
0120-92-5000(通話料無料)

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Q. 外出が多く工事に、立ち会えないのですが?

電話局内の工事です。事務所内で工事はいたしませんので、立会いはありませんのでご安心ください。

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Q. 工事には、何日必要ですか?

NTTの場合は、平日17:00までにお申込みされると基本的には、翌日に工事完了となります。工事の混み具合も関係しますので、お申込み時にご確認ください。

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Q. 無応答転送と無条件転送の違いは?

無応答転送は、一旦事務所の電話が、コール※されます。電話に出られない時だけ、キューブオペレーターへ転送されます。無条件転送は、NTT局内から転送されます。無応答転送と比べ、お客様へのタイムロスなく、キューブオペレーターの電話機がコールされます。

※コール数は、ボイスワープの設定で変更できます。長いとお客様は、お電話がつながる前に切られますのでご注意ください。

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サービスについて

Q. たくさんの会社を受けていますが、スタッフの人は会社情報をどうやって把握しているのですか?

私どものCTIシステムは、電話がコールすると同時に貴社の会社情報が表示されます。スタッフは、その画面を見て会社情報を把握しています。

また、既製のCTIシステムを利用している代行会社と異なり、応対のしやすさを一番に考え、私どもが独自でカスタマイズしたシステムを利用しています。そのため、一般的にオプション料金となる『担当者ごとへの連絡』を基本料金内でご提供できます。情報把握しやすいため、会社の印象を決定づける『応対の質』(声のトーン、雰囲気)にこだわったサービスをご提供しています。

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Q. 転送するときに常に報告は、必要ですか?

私どもへの報告は、基本的に必要ございません。オペレーターは、コールされた時点で外出されていると判断いたします。戻り時間やご希望の応対がございましたら、ご遠慮なくご連絡ください。ご連絡方法は、お電話・E-mail(携帯可)・FAXでお受けしております。

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Q. CUBEのスタッフが一旦受けた電話を、内線のように携帯電話へつなぐことはできますか?

おつなぎいたします。CUBEでは、応答後転送サービスという名称でご提供しております。また、お電話の内容やお客様からのご指名により転送先を振り分けて、担当者様ごとにもおつなぎいたします。

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Q. 用件により担当者が違うのですが、連絡先は変えてもらえますか?

例えば、「経理は経理担当者に伝言」「お客様からのお問合せは社長に伝言」 というようなご要望にも対応いたします。(標準プランは、基本料金内。ライトプランは、担当者1人追加 @300円)

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Q. 営業マンが複数人います。それぞれに伝言を連絡してほしいのですが?

携帯電話へのご連絡やE-mailへのご連絡はもちろん、応答後転送サービス(内線感覚で携帯電話へ転送するサービス)をご利用の場合も、各営業マンにおつなぎいたします。(標準プランは、基本料金内。ライトプランは、担当者1人追加@300円)

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Q. 普段は伝言を連絡してくれればよいのですが、求人募集のときだけは順番に受けることができますか?

ご対応いたします。求人募集、セミナー申込み等の受付や通常の事務所不在時の応対を併用してご利用いただけます。標準プランでは、求人受付や簡易な受付は、基本料金内でご対応させていただきます。

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Q. 営業時間外は、どうなるのですか?

営業時間外のアナウンスが流れます。

標準プランでは「貴社専用アナウンス」、ライトプランでは「共用アナウンス」が流れます。共用アナウンスは5種類の中からお選びいただけます。また、ライトプランでもオプションで専用アナウンスに変更可能です。

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お申し込み、ご契約、ご解約等について

Q. 申込み時に必要な書類は、ありますか?

お申込みになるプランにより異なります。

ⅰ)ボイスワープで転送し、電話代行サービスをご提供させていただく場合は、弊社指定のお申込み用紙をご提出いただくだけでご利用いただけます。

ⅱ)「06」「0120」「03」「050」番号をレンタルでご利用される場合は、弊社指定用紙と下記の書類が必要となります。

2008年より各省庁からの通達があり、ご提出は必須となります。ご契約者変更時にも必ず必要となります。

法人契約 個人契約
・登記簿謄本(3ヶ月以内のもの)
・代表者・担当者免許証の裏表のコピー
・住民票(3ヶ月以内のもの)
・免許証の裏表のコピー

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Q. 契約は、個人でも出来ますか?

個人様のご契約も、お受けいたします。

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Q. サービス開始まで何日かかりますか?

電話代行の場合、最短で翌日よりサービスを開始することができます。ネットショップ受付代行サービス等、フリーダイヤルをレンタルされる場合が最長となります。10日程度が目安です。

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Q. 解約はどうすればよいですか?

解約のお申し出は、1ヶ月前までにお申し出ください。保証金の返金先記入用紙等をお送りいたします。解約日は、月末になります。

例)4月1日から4月30日までの解約のお申し出は、5月末日でのご解約となります。

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