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弁理士・特許事務所の電話代行活用事例

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電話代行サービスを検討中の
弁理士の皆様
こんなお困りごとはありませんか?

その1 仕事に集中したい
締め切りに追われ失敗の許されない業務の中、電話を取ると集中が途切れる。
その2 打合わせ中に…
新規顧客と打ち合わせ中に、締め切り間近の別クライアントから電話があってヒヤリ。

でも、電話代行サービスに
対する不安も…

・特許庁やクライアント等、専門用語の多い電話に正確に対応できる?
英語での電話がかかってくることもあるけど対応できる?
こんな悩みを解消する電話代行サービス選びのポイントをお話しいたします。

電話代行サービスを利用すべき
弁理士・特許事務所の特徴

新規顧客との打ち合わせ中に、
クライアントから電話があってヒヤリ
新規客の機会損失になることも?

弁理士業界は、一昔前よりも価格競争が起こり、競争が厳しくなっているのでないでしょうか。以前よりも契約件数を取らないといけない状況下で、複数の締め切りが重なっているからといって、新規問い合わせの電話をとれず、数時間後に折り返しの電話をするということはないですか。ひどい時には、翌日の折り返しという対応になっていませんか。折り返した時には既に顧客は他の特許事務所へ依頼した後…ということも。できる限り多くの案件を受任しなければならない中、ちょっとしたことで新規案件を取りこぼしてしまうのは痛いですよね。
また、以前取引があったクライアントも、連絡を取った際にたまたま受けることができなかっただけの場合でも、そのタイミングで他の弁理士事務所へ見積依頼をされてしまうこともあります。たかが事務所の電話と思うかもしれませんが、いつでも連絡が取れるということは顧客との信頼関係を構築することに繋がるのではないでしょうか。

忙しさに波があるので
職員を雇うのは負担が…

弁理士の業務は旧来、出願業務の代理であり、特許出願の多くは企業で行われる為不況の影響を受けやすいのではないでしょうか。弁理士は、従来の業務をベースにしながらも、積極的に新たな分野も開拓する必要があり、企業の知財戦略コンサルタント等、業務が多岐に広がっています。
しかし、決まった繁忙期がなく不況の影響を受ける可能性も高い個人弁理士事務所において、電話対応のために事務員を雇うのにはリスクを伴いますし、新規採用には多くのコストと時間も必要です。電話対応の教育をしっかりと行う電話代行サービスを利用することで、新規見込み客へ大手特許事務所のような印象を担保できます。尚且つ、気に入らなければ翌月には解約できるので雇用のリスクはゼロです。教育の手間もなく、人件費と比較してもコストは10分の1以下となります。

電話代行サービスのメリットも
感じるが、トラブルが不安で
導入に踏み切れない

電話代行サービスのメリットもわかるけど、電話代行サービスの利用によって起こるトラブルが心配で導入に踏み切れないという特許事務所の方もいらっしゃるのではないでしょうか。どんな代行サービスを選べばトラブルが起こらないかも気になりますよね。実際に電話代行会社選びに失敗したことによるトラブルでよく耳にするのは、
・大切なクライアントへも淡白な対応で、クレームになった。
・特許庁からの電話の聞き取りが不十分で、伝言だけで済むところが、結局折り返し電話をしなければならず、時間を無駄にした。
・応答後転送サービスがなくメールやSNSでの報告のみで、至急の対応が遅れて既存顧客の信頼を失いかけた。といったことです。他社の電話代行サービスをご利用中で、乗り換えをご検討されている方からよくあるご相談です。
こういったトラブルを回避するには、問い合わせ時に実際に電話で応対の確認をすることはもちろん、無料モニターや返金保証サービスを行っている電話代行サービスを選ぶと良いでしょう。自社の応対品質に自信のある電話代行会社はこういったサービスを行っていることが多いです。最近では、マーケティング担当が申込率を上げるためにとりあえずやっているという場合もありますから、注意が必要です。実際に、利用後ご自身で電話して応対を確認してください。また、電話代行会社によって期間や初期費用の返金の有無など違いがあるので注意が必要です。
また、客の大切な知的財産を扱う弁理士。情報の取り扱いが適正であると認定を受けた証であるPマークやISMSを取得している電話代行会社を選びましょう。

CUBE電話代行サービスは、
実際に確認してから
ご利用いただけます

CUBEの問い合わせには、実際にクライアント様の対応をさせていただくスタッフが対応しています。ぜひお電話いただき、CUBEの応対品質をお確かめ下さい。
また、CUBE電話代行サービスでは、安心してご利用を検討いただけるよう「サービス保証制度」を導入しています。サービス開始1カ月以内に「貴社に全くメリットがなかった」「満足できなかった」場合、お振込みいただいた費用(初期登録料・会費※・保証金)を全額ご返金いたします。保証期間内でのご解約の手続きも簡単です。CUBE電話代行サービスではたっぷり1カ月間お試しいただけるので、貴社にとってメリットがあるサービスなのかをしっかりと見極めていただけます!もちろん顧客の大切な知的財産などの情報を確実に守る為のPマークも取得済みです!
※オプションサービスをご利用の場合は、オプションサービス料のみご負担いただきます。

実際の対応事例

            

対応事例1 (内線感覚の応答後転送)

     
ありがとうございます。B特許商標事務所でございます。
お世話になっております。特許庁で商標の審査を担当しております、Aと申します。
特許庁商標審査官のA様でございますね。いつも大変お世話になっております。
昨日B先生からお電話をいただいておりましたので、ご連絡いたしました。
折り返しのお電話ありがとうございます。Bにお繋ぎいたしますので、お電話そのままで少々お待ち下さいませ。
はい。Bです。
お疲れ様です。CUBEのCです。只今、特許庁商標審査官のA様より、昨日B様からありました着信の折り返しのお電話が入っております。お繋ぎしてよろしいでしょうか?
はい、お願いします。
お繋ぎいたします。よろしくお願いいたします。
〜転送〜

転送後はお客様とご担当者様で
直接お話しいただけます

対応事例2 (応答後転送+外出応対+メール連絡)

     
お電話ありがとうございます。〇〇特許事務所です。
お世話になっております。私、株式会社△のAと申します。現在、Cさんにご相談していることでお伺いしたいことがあるのですが。
株式会社△のA様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。Cが在席しているか確認してまいりますので、お電話このままで少々お待ち下さいませ。
はい、Bです。
お疲れ様です。CUBEのCです。只今、株式会社△のA様より、現在B様にご相談されている件でお伺いしたいことがあるとお電話が入っております。お繋ぎしてよろしいでしょうか?
急用で1時間ほど外出するので、1時間後にかけ直すと伝えてもらえますか?
承知いたしました。1時間後のおかけ直しの旨、ご案内いたします。失礼いたします。
~転送解除~
A様、大変お待たせして申し訳ございません。Bは外出していまして、1時間後の戻り予定です。1時間後に折り返しお電話させて頂いてよろしいでしょうか?
はい、お願いします。
ありがとうございます。折り返し先のお電話番号をお願いいたします。
090-00XX-00XXにお願いします。
090-00XX-00XXでございますね。
はい。それでは折り返しのご連絡お待ちしています。失礼します。
失礼いたします。

切電後、すぐにご担当者様へ
受電内容をメール連絡いたします

弁理士・特許事務所の方へ
おすすめのプラン

開業したばかり、
少数精鋭の事務所の方には

シンプルプラン

●貴社の事務員として貴社名で社名・氏名・連絡先・簡単なご用件をお伺いします。
●事前にお知らせいただいたスケジュールに合わせたご対応をします。
●月コール数が少ない方におすすめのお手軽なプラン。

クライアントや問合せが多い、
弁理士が複数人在籍している等の事務所様には

スタンダードプラン

LINE報告オプション

●ご相談内容の聞き取り等、簡易的なQ&Aの対応が可能。
●用件別(新規はA様等)で報告連絡先の振り分けが可能。
●営業時間外の貴社専用アナウンスが利用可能。
●メールと併せてライングループ内に受電報告を受信できるので、担当全員が受電をいつでも確認できて便利!(Microsoft Teams、ChatWork、Slackの報告オプションも有)

英語での対応が必要な
弁理士の方におすすめ

英語プラン

●コール数別に3つのプランをご用意。
●日英両言語での対応が可能。

※内線感覚で転送する「応答後転送サービス」は全プラン基本料金内でご利用いただけます。
※転送通話料は別途実費

CUBE電話代行サービスが
選ばれる理由

CUBEは既に多くの弁理士事務所様にお選びいただいています。特許庁からの専門用語の聞き取りもご安心下さい

CUBEでは、18年以上ご利用の特許事務所様をはじめ、多くの特許事務所様にご利用いただいています。特許庁や顧客クライアントからのご伝言の聞き取り等、経験豊富なスタッフが貴社の事務職員として電話対応を行います。

スケジュールに合わせてあなたの事務秘書としてスケジュールのご案内をいたします

事前にご指示いただければ、10時~12時は外出対応、13時~17時は内線感覚の転送、17時以降は明日以降の折り返し等スケジュールに合わせたご案内ができます。

  よくあるご質問  

新規問い合わせはAさんになど用件によって、報告先を変えてもらえますか?
事前に連絡先を登録いただくことで、用件別に振り分けて報告することが可能です。Aさんにはメール報告、Bさんには内線感覚での応答後転送等も対応できます。
※シンプルプランは、1人550円/月で連絡先の追加登録が必要です(最大5名まで)。
スタンダードプランでは、10名まで基本料金内で連絡先登録が可能です。11~20名までは、1,100円/月で追加登録していただけます。
緊急時には外出対応ではなく、内線感覚で電話転送してほしいのですが?
お客様から緊急の用件だと言われた場合や、CUBEスタッフが緊急の用件だと判断した場合には、事前に伺っている電話番号にコールさせていただきます。
営業時間外に自社名でアナウンスを流してもらうことはできますか?
スタンダードプランは、基本料金内で時間外専用アナウンスをご利用いただけます。録音機能も付いているので、お客様から伝言を録音していただくことも可能です。※シンプルプランは2,200円/月(設定時のみ初期設定手数料3,300円)が必要です。
英語対応プランは日英どちらも対応してくれますか?
英語が話せる日本人スタッフが対応いたしますので、英語・日本語の両言語での対応が可能です。受電報告は日本語でご報告いたしますので、英語が苦手な責任者も受電内容を把握していただけます。
自分や営業担当が事務所にいる時は、自社で電話を受けたいのですが?
各種電話会社様の転送サービスで簡単に切り替えができます。お客様の用途に合わせて、事務所の電話に誰も出られなかった時に転送や、無条件で電話がなったら転送等、転送方法をご自分で選択してお使いいただけます。
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