経費削減の取り組みについては、どのような業界の経営者でも常に課題の１つとして悩ませるものではないでしょうか。
それは法律事務所でも同じと言えるでしょう。
特に、独立開業して間もない法律事務所などでは、どの程度であれば経費を削減しても日々の業務に影響がでないのか、という判断が難しいところです。
本記事では、法律事務所の経費削減方法について項目別にご紹介いたします。
【目次】
法律事務所で見直すべき主要な経費項目
法律事務所で見直すべき主要な経費項目を、下記の５つにわけてご紹介します。
・事務所家賃・光熱費
・人件費
・印刷コスト
・ソフトウェア・ツールの利用料
・営業・広告費
事務所家賃・光熱費
家賃や光熱費は無くすことはできない経費の１つです。
しかし、家賃は経費の中でも高額であるため、削減を行いやすいとも言えます。
例えば、賃貸オフィスにこだわりが無いのであれば、オフィスの延べ面積は小さくなるかもしれませんが、デスクや家具が備え付けのレンタルオフィスという選択肢もあります。
さらに、大手企業のフリーアカウントオフィスと同じような仕様のシェアオフィスならさらに月額料金を安く抑えられます。書庫を自宅で用意出来る場合には、好立地に相当安いコストでオフィスを開設できます。
人件費
人件費は、家賃と同様に経費の中でも高額です。
例えば、正社員を1人だけ雇うとしても、給与のみで20万程度、交通費、社保を加えると約30万円の負担となります。
事務員さんはどうしても必要と考える場合は、アルバイトやパートで週に数回、数時間来てもらうなど、計画的に効率的に仕事をしてもらうと経費削減に繋がります。
採用も正社員よりも過去法律事務所の事務局経験のあるアルバイト、パートの方が優秀な人材を採用できるケースもあります。
また、事務員を雇わないという選択をした場合は、人件費は一切かかりませんが、事務作業や電話対応を全て弁護士が行わなくてはならないため、本来の業務に集中できないというデメリットが想定できます。
また、法律事務所の場合、新規の相談はオンラインよりも電話の方が多く、成約率も３～４倍程度高いというデータもあります。
電話の問合せにいつでも対応できるという体制は、法律事務所にとって必要不可欠と言えます。
事務員を雇わない場合は、電話代行サービスなどを活用すれば、経費を削減しながら効率よく仕事ができるでしょう。
印刷コスト
法律事務所では、大型複合機をリース契約しているところが多いのではないでしょうか。
一言で印刷コストと言っても、大型複合機の月々のリース代に加え、印刷代、コピー用紙代が発生します。
経費削減を考えれば、印刷スピードは下がるかもしれませんが、中型複合機を購入してリース代を無くし、ペーパーレス化を試みる方法もあります。
その他、レンタルオフィスなどであれば大型複合機のリース代は不要で、印刷代のみ実費というところもあります。
・ソフトウェア・ツールの利用料
業務効率化のために、士業向けのソフトウェアやツールを導入している法律事務所も多くあります。スケジュール管理や案件管理、会計管理など、様々な便利なソフトウェアやツールが存在しますが、データ容量や機能によって料金も様々です。
小規模向け法律事務所支援ソフトウェアであれば、初期費用無料で1ライセンスあたり月額1,000円～5,000円程度が発生します。
月々の金額は大きくなくとも、年間費用にすると大きな経費となります。本当に導入や継続が必要かどうかを検討してみましょう。
営業・広告費
法律事務所の広告費には、HPの作成やリスティング広告、ポータルサイトへの登録、新聞や広告への掲載などがあります。
その中でもHPやポータルサイトは、該当の弁護士がどのような案件に強いか、どのような実績があるのか等がわかりやすいため、新規相談者や新規依頼者にはありがたい存在です。
しかし、基本的には初期費用と毎月の料金が発生しますので、まずは予算を決めてその中で依頼を行う必要があります。
経費削減を行うためには、SNSでの発信やセミナー、講演会での集客も視野に入れる必要があります。
経費削減を進める際のポイント
法律事務所の経費削減方法について5つの項目にわけてご紹介しましたが、実際に経費削減を進めるにあたり、気を付けておきたいポイントがあります。
下記、3つのポイントにわけてご紹介します。
・費用対効果を定量的に測定する
・スタッフとの事前共有と協力体制の構築
・削減後の「リスク」や「業務影響」のシミュレーション
費用対効果を定量的に測定する
費用削減を進めるにあたり、費用対効果を定量的に測定しておくと失敗が起こりにくいと言えます。
わかりやすく数字で表しておくことで、項目別に経費削減が必要なのかどうかが判断しやすくなります。
費用対効果を測定するには、経費の中では広告費が一番わかりやすいので例にしましょう。
広告費の費用対効果を測定するには、広告経由での売上÷広告費×100で概算は簡単に計算できます。
顧問契約等であれば、LTVの計算も必要になりますが、事務所開設当初は単純な比較でも問題ありません。
例えば、弁護士ドットコムやココナラ相談の各売上、掲載費などを比較すれば、Google広告など他への今後の展開も検討しやすくなります。
スタッフとの事前共有と協力体制の構築
1人で経営を行っている法律事務所であれば、経費削減についても全て1人で決める必要があります。しかし、共同経営を行っている弁護士がいたり、一緒に働く事務員がいたり、複数名が働いている法律事務所であれば、スタッフへの事前共有と協力体制が必要となるでしょう。
例えば、ペーパーレスの促進や光熱費の節約などは、他のスタッフの協力なくして達成はできません。また、独断で決めてしまうとチームワークに亀裂が入ることにもなりかねません。全員が一丸となって経費削減に取り組めるように、事前共有とともに協力を得るための事情説明をしっかり行う必要があります。
削減後の「リスク」や「業務影響」のシミュレーション
経費削減によるリスクや業務への影響も考えておかねばなりません。
経費は削減できたものの、業務効率が著しく悪化したり、弁護士や事務員の大きなストレスの原因になったり、マイナス面が大きいようでは意味がありません。誤った経費削減を行ってしまうと、顧客対応の品質にも影響を与えてしまいます。
例えば、大きく経費を削減しようとして、アルバイトやパートの事務員の勤務を週4から週1にしてもらうとします。もちろん人件費の経費削減にはなりますが、事務処理が間に合わず、弁護士が長い時間残業して事務処理を行うなんていうことにもなりかねません。
更に、事務処理が増えたために受けられる依頼量が減る、または本業に集中できないなどの影響があれば、それは良い経費削減とは言えないでしょう。
人件費は削減インパクトが大きい？
とは言え、人件費は経費削減インパクトが大きいのは事実です。家賃と同様に毎月支払う大きなコストの１つだからです。
しかし、家賃と違って相手は「人」であるがゆえに、低い給与や単発勤務の募集では人が集まらず、高い給与では利益を圧迫する恐れがあります。
また、採用活動費や時間を投資しても、雇用した相手が継続的に安定的に働いてくれるとは限りません。何かしらの事情で突然休職や退職することもあります。
勤務日を週4から週3に減らすことで経費削減は出来ますが、勤務条件が変わったことで退職されてしまうリスクもあります。
人件費の削減には電話代行サービス
人件費の削減には電話代行サービスが有効です。
なぜなら、電話代行サービスは人件費の何分の１、もしくは何十分の１の金額でサービスを利用することができるからです。
事務処理を担うことはできませんが、時間のかかる電話での顧客対応や問い合わせ対応、アポの受付や裁判所からの伝言の承りなどにも対応できます。
弁護士は事務所の電話を気にせずに、本来の業務に集中することができます。
また、裁判所などへの外出時も、電話を気にしなくて良い点もメリットと言えるでしょう。
弁護士は電話代行サービスから送られてくる受電内容の報告を確認し、必要な電話にのみ折り返しの対応を行えば良いため、優先順位をつけて効率的に働くことが可能です。
また、電話代行サービスには、突然の休職や退職はありません。
電話をプロに外注することで、顧客対応も案件対応も質を下げずに経費削減ができるのです。
電話代行サービスなら「CUBE」
CUBE電話代行サービスでは、弁護士・法律事務所向け電話代行サービスの「My Team108」をご用意しております。
My Team108では、法律事務所にかかってくる電話の対応に特化しており、裁判所や役所、金融機関等からの専門用語の聞き取りもスムーズです。
また、電話対応についても、通常の「外出対応」以外に、内線感覚で弁護士のスマホに電話を取り次ぐ「応答後転送」、そして弁護士の日々のスケジュールに沿って対応を行う「スケジュール対応」があります。
詳しくは是非、下記のページをご覧ください。
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まとめ
本記事では、法律事務所の経費削減方法についてポイントをご紹介してまいりました。
もしコスト削減に課題を抱えていたり、人件費高騰にお悩みであったりすれば、電話代行サービスを検討してみても良いかもしれません。
電話代行サービスを利用することで、コスト削減を行いながらも電話対応にかかっていた時間を大きく短縮することができます。
また、法律事務所向けの電話応対品質の高い電話代行サービスを利用することで、顧問先の満足度や新規顧客の満足度が大きく向上する事例も多々あります。
少しでも気になる方は、どのようなサービスなのかお気軽にお問い合わせください。
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