司法書士は、日常生活に身近な法律問題を扱うため、「暮らしの法律家」と呼ばれることもあります。また、企業にとっても司法書士は、法務について頼れる存在でありパートナーと言えるでしょう。
そんな司法書士業界では、2002年の司法書士法改正で取り扱える業務範囲が拡大し、今では、簡易裁判所の訴訟代理業務を行う認定司法書士も多く存在します。また、日本の高齢化現象によって、今後も成後見制度の代理業務の需要が増えていくと予想されています。さらに、令和6年4月1日から、従来は任意とされていた相続登記が義務化されるため、相続登記の業務も需要が増していくでしょう。
人口減少によって必然的に「不動産登記」や「会社登記」の件数は年々減少していますが、他の業務の需要が増えるため、司法書士業界全体では需要は伸びていくと見込まれています。
参考：
法務省 種類別不動産の表示に関する登記の件数及び個数
司法書士の将来性は？独占業務から見る10年後、20年後も活躍する秘訣
認定司法書士とは？司法書士との違い、業務内容、メリット、取得方法をご紹介
【目次】
司法書士事務所における電話代行サービスの必要性
意外と外回りが多い
事務所不在時・繫忙期の電話対応は？
競合司法書士事務所と差別化を図るには
電話代行サービスを利用すべき司法書士事務所の特徴
もっと効率的に働きたい司法書士事務所
クライアント対応で差別化を図りたい司法書士事務所
一般事務、補助者を雇いたい司法書士事務所
司法書士事務所の方におすすめのプラン
電話代行 シンプルプラン
電話代行 スタンダートプラン
電話代行 スタンダートプラン+チャット報告
CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
士業の電話に強い
質の高い電話対応で顧客満足度があがる
プライバシーマークを取得している
司法書士事務所における電話代行サービスの必要性
意外と外回りが多い
司法書士は、得意分野によって業務内容は異ったとしても、多くの司法書士が幅広い業務に対応されているのではないでしょうか。
書類作成やオンライン申請業務などのデスクワークに加え、法務局や裁判所、官公庁が関係する事務手続きや、金融機関とのやり取り、不動産売買の立会い、役所での書類収集、公正証書遺言作成の立会い、クライアントとの打ち合わせや面談など。外出業務で、日中はほぼ事務所が不在ということも少なくありません。
しかし、周りにはなぜか「司法書士は基本的に事務所内で書類作成をしている」と、思われることが多いのではないでしょうか。「本日、事務所に行っていいですか」や、「明日の夕方にそちらに寄りたいんですが」という電話やメール、SNSの連絡が来る、という司法書士の方の話も聞きます。
事務所不在時・繫忙期の電話対応は？
このように多忙な司法書士が、事務所を不在にする時、電話対応や来客対応はどうされているでしょうか。もし、常に事務所内に補助者や事務員がいる場合は、心配不要ですね。しかし、1人で独立開業されている司法書士や、補助者の外回りが多い事務所では、電話対応は、なかなかできないのではないでしょうか。たとえば、外に行くときは事務所の電話をご自身のスマホに転送していても、いつも受電できる状況とは限りません。
また、メールとは違って、電話は実際に受電してみないと用件がわからりません。繁忙期には、「営業電話に出たくない！」「電話対応をしている暇があれば、オンライン申請業務にあてたい！」という状況もあるでしょう。
このようなとき、事務所の方針に合った電話代行サービスを、上手く利用してみてはいかがでしょうか。ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用すれば、伝言するだけでいい電話、折返しが必要な電話、営業電話と、わかりやすく受電内容の報告がメールで来ます。
忙しい時でも、折返しが必要な電話のみ対応すればいいので、効率的に仕事ができます。
競合司法書士事務所と差別化を図るには
日本司法書士会連合会調べでは、2023年4月の時点で司法書士は23,059名で、司法書士になる人は年々増えているとのことです。
参考：日本司法書士会連合 会員数他データ集
また、司法書士事務所は、費用面からみて比較的開業しやすい業種と言われています。具体的に言えば、電話とネット環境、PC、机と打ち合わせスペースがあれば良いと言われています。そのため、自宅兼事務所や、SOHO事務所、レンタルオフィス等を利用して開業される方も多く、実際にレンタルオフィスCUBEを利用していただいている司法書士の方もいらっしゃいます。
レンタルオフィスCUBEの詳細はこちら
しかし、独立開業後、たくさんの競合司法書士事務所の中で、埋没せずに継続して事務所を経営して行くことは簡単なことではありません。料金設定や専門分野を持つこと、マーケティングも大切ですが、「この司法書士に依頼したい」と思われるような問合せがあった際に、クライアント対応（顧客体験）で差別化を図ることも必須ではないでしょうか。
見込み客は、どのような司法書士にクライアントは依頼したいと思うでしょうか。
迅速な対応をする司法書士？それとも丁寧な対応をする？もしくは、親しみやすい？安心感がある？クライアントのことを大切にしてくれる･･･？
もちろん全部できれば素晴らしいですが、独立開業後に1人で業務を行う司法書士の方には、親しみやすく迅速丁寧に、安心感を与えつつ対応することは、かなり厳しいと思います。
まず、クライアントの電話対応１つでも、移動中や外回り中、打ち合わせ中は受電できません。
しかし、受電出来ないことが増えれば増えるほど、クライアントは少しずつ不安になっていきます。「なぜいつも不在なんだろう」「そんなに忙しいのかな」「何時まで外出しているのか」「ちゃんとやってくれているのか」「他の司法書士にすればよかった？」「電話くらいすぐに対応してくれてもいいのに」など。
そして、不安は不満に変わっていきます。
顧客満足度が上がれば、紹介や口コミで仕事が入ることがあります。同様に、顧客満足度が下がっても、うわさや口コミで仕事が減ることもあります。
こんなときにも、応対品質の良い電話代行サービスの活用は有効です。
電話代行サービスを利用すれば、司法書士がどんなに忙しくても、クライアントからの電話をオペレーターがうけてくれます。応対品質の良い電話代行サービスが即時対応してくれれば、クライアントは安心して司法書士からの連絡を待つことができます。
電話代行サービスを利用すべき司法書士事務所の特徴
もっと効率的に働きたい司法書士事務所
1人で司法書士事務所の業務をされている方は、ご自身のスマホに電話を転送している方や、事務所の電話を留守番電話にして対応している方も多いと思います。
しかし、着信のみ残っていて用件や緊急度がわからないことや、留守電メッセージが残っていても、折り返したら今度は相手が不在･･･ということはありませんか。また、新規の問い合わせの場合は、留守電だと別の事務所に依頼が流れてしまうことも。
出来ることなら用件や緊急性を確認したうえで、対応に優先順位をつけたいですよね。
たとえば、不動産決済関係の電話であれば、すぐに対応したいのではないでしょうか。
こんなときはぜひ、ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用してみてください。
ＣＵＢＥ電話代行サービスは、司法書士事務所宛の受電経験が豊富なオペレーターが、多数在籍しております。2～3コール以内に明るく丁寧に受電を行い、電話口の方の用件をお伺いします。
お伺いした用件は、即時メール、もしくは、LINEやチャットワークにてご報告しますので、司法書士の方は外回り中でも、移動中でも、サッと報告内容を確認することができます。
また、急ぎの案件は、司法書士のスマホに内線感覚で取り次ぎができる「応答後転送サービス」を活用すれば、出先で電話対応も可能です。（起業したばかりで、1件でも多く新規顧客を獲得したい、という司法書士の方に人気です。）
もし、打ち合わせ中などで司法書士の方が、応答後転送サービスに対応できない場合でも、安心してください。その場合はすぐに外出中の応対に切り替え、「連絡が取れ次第、伝言を申し伝えます」と電話口の方にご案内します。常にしっかりと電話に出てくれる人がいることで、クライアントや新規問い合わせの方は安心でき、司法書士の方は効率的に業務を行うことが出来るのです。
クライアント対応で差別化を図りたい司法書士事務所
連絡がつきやすいことが、新規クライアント獲得の第一条件とも言えるかもしれません。初めて司法書士事務所へコンタクトを取る場合、おそらくメールか電話が多いのではないでしょうか。もし電話相談が可能であれば、電話をかけてくる人の方が多いでしょう。
勇気を出して電話をくれた新規の相談者の電話には、できる限り対応したいですよね。
しかし、どんなに司法書士が「クライアント対応を大切にしたい」と思っていても、補助者が在籍していない、もしくは補助者も外回りが多い、補助者がパートタイムであるなどの理由で、十分な電話対応ができないこともあるのではないでしょうか。
初めて電話した司法書士事務所が、留守番電話、もしくはコールが鳴りっぱなしだったら…。おそらくその人は、別の司法書士事務所へ電話をかけてしまいます。
また、長く付き合いのある既存のクライアントでも、電話したときに留守電対応が続いてしまうと、「先生は忙しいから仕方がない」と思いつつも、司法書士と連絡が取りにくいことを不満に思っている人もいるかもしれません。（日本ではサイレントカスタマーが8割と言われています。）
もし、今よりも新規依頼を獲得したい、既存のクライアント対応を良くして他の事務所と差別化を図りたい、と考えておられる場合は、ＣＵＢＥ電話代行サービスをご利用ください。
営業時間内であればいつでもすぐに連絡が取れるだけでなく、受電業務の研修と教育を受けたオペレーターが、明るく丁寧な対応を行います。
「司法書士の〇〇は、▲時まで外出しておりますので、戻り次第ご連絡いたします」というように、その日のスケジュールを電話口の方に伝えることも可能です。
ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用すれば、新規の問い合わせを逃すことが無くなり、既存のクライアントも安心感が増すこと間違いありません。
一般事務、補助者を雇いたい司法書士事務所
1人では仕事が回らなくなってきたので一般事務や補助者を雇いたい、と思われている司法書士の方にも、ＣＵＢＥ電話代行サービスの利用をおすすめします。
採用活動には、費用も時間もかかります。
また、雇用後は安くない固定費がかかります。閑散期には退職してほしい、とも言えません。
補助者を雇う前に、まずは電話代行サービスを利用して、今まで受電に使っていた時間を他の業務にあてることも方法の１つです。「電話対応の時間だけなくしたって、忙しさは変わらない」と思うかもしれませんが、受電業務は通話に時間がかかる以外にも、集中力が途切れて仕事効率が落ちることをご存知ですか。
カリフォルニア大学アーバイン校の研究によると、人は1度集中力が切れると、改めて集中するのに23分かかるんだそうです。もし営業電話を1日1本でも受電してしまったら、毎日、通話時間+23分の時間のロスが発生するということです。
採用活動の時間をつくりたくてＣＵＢＥ電話代行サービスを契約し、やはり補助者を雇わずに、ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用し続けてくださっている司法書士の方もいます。
また、ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用しながら、補助者を雇用される方もいます。
求人募集をかけるからには、なるべくいい人にきてほしいですよね。しかし、忙しいから求人をかけるため、応募者が問い合わせなどで電話をしてきても、対応できないこともあります。
新規問い合わせと同じく、初めて電話をする司法書士事務所で常に留守電だったり、コールが鳴りっぱなしだったりすると、応募者は不安になって他の求人先を探すかもしれません。
ＣＵＢＥ電話代行サービスでは、求人応募者からの電話も、大切な電話としてしっかり丁寧に対応します。電話をかけてきてくれたことに対して、感謝の気持ちを持って対応しますので、応募者が他事務所に流れる事や、応募辞退の件数を減らすことにもつながります。
具体的には、応募者の方のフルネーム、年齢、資格の有無などをお伺いの上、「○○の住所に履歴書をお送りください」もしくは、「△日以内に司法書士よりお電話します」など、ご希望に応じた対応が可能です。
ＣＵＢＥ電話代行サービスは、ハローワークからの応募者連絡の対応も慣れておりますので、どのような媒体で求人募集をかけていただいても問題ありません。
司法書士事務所の方におすすめのプラン
電話代行 シンプルプラン
主に1人で業務をされている司法書士の方におすすめプランは、電話代行サービスシンプルプランです。
月額10,000円で、月50コールまで料金内で受電が可能です。
月額10,000円というリーズナブルなプランながら、内線感覚で司法書士のスマホに電話を取り次ぐ「応答後転送サービス」や、司法書士のその日のスケジュールを電話口の方に伝えるサービスがついております。
また、「抵当権抹消の件」など、司法書士事務所特有の用件もしっかりお伺いします。
月額10,000円で、事務員を雇ったようだと大変好評のプランです。
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電話代行 スタンダートプラン
複数名で業務をされている司法書士事務所の方、または事務所への電話の件数が多いの司法書士の方におすすめのプランは、スタンダートプランです。
月額25,000円で、月に100回まで料金内で受電が可能です。
このプランでは、シンプルプランで行える内容に加え、CUBEからの受電内容の報告先をプラン内で10人まで登録できます。
たとえば、司法書士のＡ先生宛の電話は、応答後転送サービス（繋がらなければメール連絡）で対応し、司法書士Ｂ先生宛の電話は、外出応対をしてメール連絡･･･など、1人1人にあわせて臨機応変に変更することが可能です。
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電話代行 スタンダートプラン+チャット報告
司法書士や補助者同士の事務所間での連絡手段に、チャットツールを使っておられる司法書士事務所におすすめのプランは、スタンダートプラン+チャット報告です。
月額25,000円のスタンダードプランに、オプションサービスにてチャット報告を追加することができます。
また、成年後見業務を主業務として取り扱っている場合、BtoBと異なり通話時間が長くなることも多いです。シンプルプランよりも時間をかけて、お客様に合わせてゆっくりとご伝言を聞取り致します。
報告が可能なチャットツールは、Chatwork、Slack、LINE、GoogleChat、MicrosoftTeams、LINEWorks、Google Chat※ があり、種類豊富に取り揃えております。
チャット報告を利用すれば、担当の司法書士が休みの場合でも、他の司法書士や補助者が受電内容を確認し、フォローすることもできます。「この件は～～しておきました」など、フォローした内容を受電報告メッセージに返信し、事務所内で共有することもできます。
また、時系列で受電履歴を残す事が出来る点も好評です。
(※)Chatwork、Slack、LINE、GoogleChat、Teams、LINEWorks、Google Chatは月額1,000円～5,000円のオプション料金が発生します。
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CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
士業の電話に強い
ＣＵＢＥ電話代行サービスは士業の方の契約が大変多く、受電経験も豊富です。司法書士事務所の累計契約数は、70件以上あり、法務局、法書士協同組合、簡易裁判所、市役所、家庭裁判所、郵送事務処理センターからのお電話対応にも慣れております。
具体的には、下記のような伝言を承り、司法書士の方にご報告しております。
（一部を抜粋して記載しています。）
「相続放棄申述受理証明書をお送りいただいた件で、ご住所の確認を行いたいです」
「遺産分割協議書の印鑑の件です」
「◇日にオンライン申請で相続登記をいただいた件です。電子納付をお願いします、とお伝えください」
「成年後見監督人の推薦依頼が来ております」
「職務上請求いただいている戸籍謄本の件です」
「課税証明・納税証明書の書類をお送りいただきました」
もちろん個人の方からのお電話にも丁寧に対応し、ご用件を承ります。緊急の場合は、応答後転送サービスを使って、司法書士の方のスマホに電話を取り次ぐこともできますので、臨機応変な対応が可能です。
受電に関してスムーズなやりとりができますので、安心してお任せください。
質の高い電話対応で顧客満足度があがる
電話代行サービスにも、業者によって様々な特徴があります。24時間、365日受電を行っているところ、安いところ、バイリンガルのところ、電話応対品質が良いところなどなど。
ＣＵＢＥ電話代行サービスは、質の高い電話対応をモットーにしています。
そのために、キューブではオペレーターへの教育は時間も手間も惜しみません。まず、オペレーターは入社後、1020時間以上の受電に関する研修を受けます。さらに、実際の受電業務を開始した後も、ＯＪＴやＯＦＦＪＴを継続して行っております。司法書士事務所宛の電話には、専門用語の聞取りが必須ですので、社内でロールプレイングも行います。そして、社内テストに合格したオペレーターのみが、実際の受電業務に入れるのです。
その他にも、オペレーターは正社員のみで構成されており、長期的に安定した雇用から、安定した電話応対品質を実現しています。
そして何より、1本1本の電話に感謝の気持ちを持ち、明るく丁寧に笑声（笑顔の声）で対応することで、電話口の方に喜んでいただきたいと考えています。
ＣＵＢＥ電話代行サービスは、電話対応でクライアントの顧客満足度を向上させたい、と考える司法書士事務所の方に選んでいただいております。
実際に、「とても対応のいい事務員さんを雇ったんだね、と言われたよ」や、「ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用してから、新規のクライアントが増えた」など、お喜びの声をいただくこともあり、嬉しく思っています。
プライバシーマークを取得している
司法書士事務所の方が電話代行サービスを利用する場合、懸念点の１つに個人情報の流出があるのではないでしょうか。
キューブではプライバシーマーク取得しておりますのでご安心ください。
10年以上前から機密情報保護、個人情報保護についてマネジメントシステム構築・運用に取り組んでいるだけでなく、人的なリスク低下に取り組んでおります。
具体的には、全社員を直接雇用の正社員とし、個人情報の取り扱いについての研修を受けた上で業務を行っております。
また、入社時の一度だけではなく、定期的な研修を行い、個人情報、機密情報の保護に取り組んでいます。
お気軽にご相談ください
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