令和5年4月の時点で行政書士は51,000人を超える人気の職業です。日本全体の人口は減っているものの、行政書士になる人は年々増えており、行政書士試験の受験者数も、毎年増加しています。そして、行政書士試験の合格者も、この10年間で20％増加しています。
しかし、人口減少や各種業務の電子化に伴い、行政書士業界全体で業務が減少しています。
さらに、他の士業とも重なる業務も多く、同業だけでなく他の士業とも競合するため、競争はますます激しくなってきています。
参考：
日本行政書士会連合会 単位会所在地・会員数等
日本弁護士連合会 隣接士業の人口の推移
合格道場 行政書士試験の合格率
【目次】
行政書士事務所における電話代行サービスの必要性
新人行政書士の課題
自宅兼行政書士事務所での課題
営業活動での課題
電話代行サービスを利用すべき行政書士事務所の特徴
電話対応でも差別化を図りたい行政書士事務所
営業電話が多い行政書士事務所
チラシやDMを発送予定の行政書士事務所
行政書士事務所におすすめのプラン
電話代行 シンプルプラン
電話代行 スタンダートプラン
電話代行 英語対応プラン
CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
士業の電話に強い
顧客が増える電話対応
サービス保証制度がある
行政書士事務所における電話代行サービスの必要性
新人行政書士の課題
行政書士は、基本的に独立開業をする方が、ほとんどです。行政書士事務所での求人が少ないことに加え、求人を出している行政書士事務所は「雇うなら独立せずに長く勤めてくれる人」を求めているため、行政書士会に登録が完了している行政書士は雇われにくいと言われているためです。
しかし、「では、独立開業をします」と独立しても、すぐにうまくいく人は少ないのではないでしょうか。
行政書士に限らず、何か困ったことがあった時は「実績のある」「ベテラン」に相談や依頼をしたいと思うもの。そのため、行政書士事務所でも、独立開業したばかりの時は実績のない新人ですから、なかなか仕事が取れないと言われています。このような厳しい中でも、他行政書士事務所に負けない経営を行うには、時間を有効活用しながら、他事務所とのわかりやすい差別化を図ることが必要なのではないでしょうか。
それには電話代行サービスが有効です。
なぜなら、差別化には、専門分野を明確にすることの他、信頼される顧客対応が必須と言われているからです。
行政書士事務所も、１つのサービス業です。同料金で同じ許可を取得できるとして、顧客が問い合わせをした際に、新人でも親切で丁寧な行政書士事務所と、ベテランでも横柄な行政書士事務所だったら、どちらを選ぶでしょうか。
ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用すれば、顧客から電話で問い合わせが来た際に、オペレーターが常に明るく丁寧に対応します。簡単なQ＆Aならお答えすることもできますので、顧客の安心感が違います。電話での顧客対応（顧客体験※大手企業のマーケッターも重要視する顧客体験とは）で明確な差別化が図れるでしょう。
もし、社会人経験が無い、もしくは社会人経験が浅い行政書士の方でも、顧客からの電話一次受付はプロに任せることで、顧客への安心感が向上します。
自宅兼行政書士事務所での課題
自宅を事務所と兼用して使用している行政書士事務所は、多いのではないでしょうか。
自宅兼事務所として事務所を開業する場合、事務所の家賃が発生しないことが最大のメリットです。また、事務所を借りるとなると、家賃のほかに、敷金、管理費や、光熱費、水道代、そのほかエアコン設備や最低限のデスク、椅子、冷蔵庫などを新たに買いそろえる必要があります。
デメリットとしては、仕事とプライベートが分けにくい点です。行政書士事務所として開設するには、居住スペースと事務所スペースが明確に区別されていないといけませんよね。電話回線は、家庭用と混同する訳にもいかないので、別で開設する方が多いです。最近では、クラウドPBXもあり、電話回線の開設自体は容易ですが、問い合わせ対応は困ることが多いのではないでしょうか。独立前からの知人や懇意にしている方は、携帯電話へ直接問い合わせることができますが、新規顧客は、事務所へ電話をかけてきます。つまり、事務所の電話対応は、新規顧客獲得につながると言えます。しかし、常に電話の前で待機していることはできません。
こんなときに、CUBE電話代行サービスを利用すれば、プロのオペレーターが貴所のスタッフとして対応します。
新規の問い合わせの人も、キューブのオペレーターが明るく丁寧に対応することで、事務所で事務員が受電していると思って安心感が増します。そして、受電内容はキューブから即時メールで報告が入りますので、行政書士の方は電話をする環境を整えてから、顧客に架電することが可能です。
また、営業電話もご自身で対応する必要が無くなります。キューブのオペレーターが用件を聞取り、メールで受電内容をご報告しますので、手の空いたときにサッと確認するだけでよくなります。
さらに、一般的な電話代行サービスと異なる点が「応答後転送サービス」です。通常の電話代行サービスであれば、外出時に利用するか、24時間代行業者に任せて、常に折返し対応するしかありません。キューブの応答後転送サービスなら、事務所に在席時は内線感覚でスマートフォンへおつなぎできます。顧客満足度が上がるだけでなく、秘書のように先生へおつなぎしますから、顧客への安心感もUPします。
営業活動での課題
独立開業後、なにかしらの営業活動を行う行政書士の方がほとんどではないでしょうか。HPを作成してSEO対策をする、チラシを撒く、DMを送るなどが多いかもしれません。しかし、せっかくお金と時間をかけて営業活動を行っても、反響の電話があるときに、必ず事務所で受電できるとは限りません。申請や打ち合わせで外出中に、大切な反響の電話が鳴っていたかも。
新規問い合わせの電話の場合、もし留守電やコールが鳴りっぱなしであれば、改めて電話をかけてくる可能性は低いです。
ご自身のスマホに電話を転送している方もいますが、それでも受電できない時間があるのではないでしょうか。せっかくの反響電話は、1本でも逃したくありませんよね。
そんなときもＣＵＢＥ電話代行サービスを利用すれば、効率的に反響の電話を受電することができます。キューブのオペレーターが、2～3コール以内に明るく丁寧に受電します。さらに、新規のお電話の場合は、何を見て（ＨＰかチラシか等）お電話をくださったのか、お伺いすることも可能です。
もしキューブのオペレーターがその場で回答できない質問を受けても、印象良く対応していることで、行政書士からの折り返しの電話を快く待っていただけるのです。
また、ＣＵＢＥ電話代行サービスでは、行政書士の当日のスケジュールを電話口の方に伝えることができます。
たとえば、「○時まで外出しておりますので、戻り次第ご連絡いたします」など。具体的な折返しの時間を伝えることで、より一層、安心感を与えることができます。
もし、お急ぎの顧客の場合は、行政書士のスマホに内線感覚で電話を取り次ぐ「応答後転送サービス」を利用することも可能です。
電話代行サービスを利用すべき行政書士事務所の特徴
電話対応でも差別化を図りたい行政書士事務所
他事務所との差別化を図るためには、専門分野でのアピールの他、より良い顧客対応も必要です。さて、より良い顧客対応を感じる場面と言えば、対面と電話対応ではないでしょうか。
対面で話す時の印象が一番大切だと思いますが、対面でのアポを取るには、電話もしくはメールなどで連絡が必要です。
メールであれば、手が空いたときに返信することができますが、電話はそうはいきません。
打ち合わせ中や、申請業務で外出中に電話で新規の問い合わせが入った場合、対応することができません。
また、もし、行政書士のスマホに電話を転送して受電することが出来ても、移動中などでは満足な対応ができない時があるのではないでしょうか。
せっかく受電したのに、周りの騒音や声を潜めた話し方などで顧客対応が満足にできず、顧客が「やっぱり依頼はやめておこう」となってしまっては大変もったいないと思いませんか。
電話対応でより顧客に安心感を持ってもらうために、是非ＣＵＢＥ電話代行サービスをご利用ください。
ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用すれば、行政書士が打ち合わせ中でも外出中でも、オペレーターが明るく丁寧に顧客からの電話に対応します。
「あいにく行政書士は○時頃まで外出予定ですので、戻り次第、折返しご連絡いたします」と具体的なスケジュールを伝えることも可能です。たとえ折り返しになったとしても、顧客は「しっかりした事務員がいる行政書士事務所」と認識してくれますので、安心して依頼することができるのです。
また、独立されたばかりの行政書士の方の中には、社会人経験が無い、もしくは浅いためにビジネスマナーに自信が無い人もいます。ビジネスマナーに自信がなくとも、誠実さがあれば対面で人柄が伝わりますが、電話は声だけで感情を表現しなくてはいけないため、誤解を受けやすかったり、うまく伝わらなかったりすることが多々あります。
そんな方にもＣＵＢＥ電話代行サービスはおすすめです。
ビジネスマナーや、声で感情を表現する研修をしっかりと受けたオペレーターのみが在籍しています。ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用すれば、顧客とのファーストコンタクトで好印象をもっていただけます。実際に、「ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用してから、新規顧客が増えた」とおっしゃる行政書士の方も多いんです。電話の繋がりやすさ、電話対応の良さから、他の事務所と差別化を図ることができるというわけです。
営業電話が多い行政書士事務所
行政書士の方が独立開業したら、最初の方は営業電話ばかりかかってくると言われています。おそらくそのほとんどが、「顧客を紹介します」「広告をのせませんか」「検索サイトに掲載しませんか」「集客の方法を教えます」あたりだと思います。
営業電話ばかりで受電するのをやめたいところですが、中には顧客からの電話が混じっているので、常に留守電にするわけにもいきません。
しかし、全部の営業電話に対応していると、膨大な時間が無駄になってしまいます。たとえすぐに電話を切ったとしても、無駄になるのは通話時間だけではありません。カリフォルニア大学アーバイン校の研究によると、人は1度集中力が切れると、改めて集中するのに23分かかるんだそうです。
そして、電話は鳴るだけでも集中力を途切れさせます。もし書類作成中に電話が鳴ってしまうと、それだけで23分のロスになるということです。
ということは、1本でも営業電話を受電してしまったら、通話時間+23分の時間のロスが発生するということです。
こんなとき、ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用すると、事務所で不要な電話が鳴ることが一切なくなります。いったんキューブのオペレーターが応対し、営業電話は用件を聞き取ってメールで内容をご報告します。
顧客からの電話の場合のみ、行政書士の方のスマホに内線感覚で電話を取り次ぐ「応答後転送サービス」を利用するということも出来るのです。
もちろん、スマホで受電できない状況の場合は、キューブが顧客に「後ほど折り返しご連絡いたします」と丁寧に対応いたしますので、安心してください。
こうすれば、本当に必要な顧客からの電話のみ受電することができ、確実に生産性がＵＰします。
チラシやDMを発送予定の行政書士事務所
行政書士事務所を独立開業後、まずは周りの人に知ってもらう必要があるため、折り込みチラシやDM発送を行う、という行政書士の方は多いのではないでしょうか。
もしくは、すでにやったことがあるという方もいるでしょう。アナログながら、事務所のある地域の人に知ってもらう点では有効だと言われています。
さて、チラシやDMを配布した後、反響の電話対応はどうされているでしょうか。
もしかしたら、外出で反響の電話の受電を逃している可能性はありませんか。
「事務所の電話はスマホに転送をかけているから大丈夫」と思っていても、出先で常にスマホで受電ができるわけではありません。
新規の顧客は、1度電話してみて不在の行政書士事務所には、もう電話をしてこない可能性が高いのです。
このようなときにもＣＵＢＥ電話代サービスを利用していれば、反響のお電話があっても安心です。
キューブでは、チラシやDMの反響のお電話対応の経験が豊富なオペレーターが多数在籍しております。もちろん、行政書士事務所のお電話も経験豊富です。
お電話口の方がご相談希望の場合、連絡がつく時間帯をお伺いしたうえで、折り返しのお電話をご提案いたします。
また、「建設業許可について」や、「自賠責保険の件」「帰化申請の相談」など、事前に簡単に相談内容をお伺いすることも可能です。
プランによっては、相談日時をキューブで受けることもできます。プロのオペレーターが親切丁寧に対応しますので、何かお困りで電話されてこられる方でも、安心してお話しいただけます。
初手の電話対応をしっかりしておけば、もし折り返しの連絡になっても依頼に結び付けることができるのです。
ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用すれば、チラシやDMからの反響の電話を取りこぼすことがなくなります。
行政書士事務所におすすめのプラン
電話代行 シンプルプラン
電話の本数自体は少ないけれど、電話対応で差別化を図りたい行政書士の方におすすめプランは、電話代行サービスシンプルプランです。
月額10,000円で、月50コールまで料金内で受電が可能です。
月額10,000円というリーズナブルなプランながら、内線感覚で行政書士のスマホに電話を取り次ぐ「応答後転送サービス」や、行政書士のその日のスケジュールを電話口の方に伝えるサービスがついております。
また、「建築物衛生清掃業登録の件」や「相続相談の件」「在留資格の変更許可申請の件」など、行政書士事務所特有の用件もしっかりお伺いします。
月額10,000円で、事務員を雇ったようだと大変好評のプランです。
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電話代行 スタンダートプラン
事務所への電話の件数が多い、またはシンプルプランよりも臨機応変な対応をご希望の行政書士の方におすすめのプランは、スタンダートプランです。
月額25,000円で、月に100回まで料金内で受電が可能です。営業電話が多くてお困りの場合もご安心ください。
このプランでは、シンプルプランで行える内容に加え、1400文字程度のマニュアルを追加していただくことが可能です。料金のご案内など、キューブでFAQにお答えすることができます。
また、連絡先がプラン内で10か所まで登録できますので、新規の相談のお電話はAのアドレスへ、既存の顧客からの電話はBのアドレスへ、営業電話はCのアドレスへ･･･と、内容によって報告先を変更することができます。業務効率UPに是非お役立てください。
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電話代行 英語対応プラン
キューブでは、日本語、英語どちらの言語でも対応させて頂く英語対応プランもご用意しています。就労ビザ、経営ビザ、結婚ビザ、外国人経営者の企業や個人が各種許認可を取得申請する時のサポートなどをされている行政書士事務所様にご利用頂いています。事務スタッフが居ても、各種書類作成で忙しい事務スタッフの負担軽減のため代表電話を丸々アウトソーシングされる事務所様も増えています。
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CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
士業の電話に強い
ＣＵＢＥ電話代行サービスは士業の方の契約が大変多く、受電経験も豊富です。行政書士事務所の累計契約数は50件以上あり、公証役場、出入国在留管理局、郵送請求事務センター、年金事務所などからのお電話対応にも慣れております。
具体的には、下記のような伝言を承り、行政書士の方にご報告しております。
（一部を抜粋して記載しています。）
「戸籍謄本ご請求の件です」
「職務上請求書が届きました」
「精神障害者保健福祉手帳の申請の件です」
「宅地建物取引業許可申請をいただいた件です」
「車庫証明の申請手続き代行をお願いします」
行政書士事務所宛の様々な受電の実績がありますので、まるで事務員のように落ち着いて対応することが可能です。「専門用語をここまで聞き取ってくれるとは思わなかった」と、多くの行政書士の方にお喜びの声をいただいております。
顧客が増える電話対応
私たちキューブは、行政書士事務所の大切なお電話を代わりに受電しているという意識をもって、日々受電業務を行っております。契約前の相談者、関係各所へ「好印象」と「安心感」を提供し、気持ちに寄り添った対応を行いたいと考えています。
相談者は、個人差はあっても何かしら困りごとがあって、行政書士事務所にお電話をされることが多いと考えています。それを少しでも電話口で和らげたい、安心してもらいたい、と、日々取り組んでおります。
そのために、キューブではオペレーターへの教育は時間も手間も惜しみません。オペレーターは1020時間以上の研修を受けている正社員のみで構成されており、業務開始後もＯＪＴやＯＦＦＪＴを継続して行っております。
行政書士事務所宛の電話対応は、各事務所によって様々な専門用語の聞取りが必要です。
まずは社内でロールプレイングを行い、テストに合格したオペレーターのみが実際の受電業務に入ります。
「先ほどのお客様が、電話で丁寧に対応してもらったと喜んでいたよ」というお声以外にも、「短期利用のつもりだったけど、ＣＵＢＥ電話代行サービスを継続して使いたい」とおっしゃってくださる方も。また、「○○先生に教えてもらったので契約したい」など、ご紹介で契約してくださる方も多いんですよ。
サービス保証制度がある
CUBE電話代行サービスでは、「本当に顧客に失礼なく対応できるのか」と、心配される行政書士の方に安心してもらえるように、「サービス保証制度」を導入しています。
サービス開始1カ月以内に「全くメリットがなかった」「満足できなかった」と思われた場合は、お振込みいただいた費用（初期登録料・会費※・保証金）を全額ご返金します。
この保証制度を導入して以来、サービス継続率は98.8％です。
解約された方の理由は、「チラシの反響電話が思っていたよりかかってこなかった」「独立開業直後で、電話がほとんど鳴らなかった」というものでした。
そんなＣＵＢＥ電話代行サービスだからこそ、「完全保証」が可能です。
保証期間内でのご解約の手続きも簡単なので、いつでもお気軽にお試しください。
※オプションサービスをご利用の場合は、オプションサービス料のみご負担いただきます。
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