ロースクール制度が2004年に発足して以降、弁護士の総数は増加傾向です。それに伴って法律事務所の数も年々増加傾向にあります。
そんな拡大傾向にある法律事務所業界ですが、弁護士が増えている分、弁護士1人あたりが受け持つ一般民事事件・家事事件の数は減少傾向にあります。
日本弁護士連合会の基礎的な統計情報によると、2022年の民事事件の弁護士1人あたりの案件数は3.0、家事事件の弁護士1人あたり案件数は3.1でした。
2021年は民事事件が3.1、家事事件が3.0。2020年は民事事件、家事事件ともに3.2。2019年は民事事件が3.4と家事事件が3.3。2018年は民事事件が3.7と家事事件が3.5でした。つまり、弁護士1人当たりの受任件数は年々減少しているという現状があります。
参考：基礎的な統計情報（弁護士白書等）
数ある法律事務所の中で、クライアントに選ばれ続ける事務所であるためには何が必要でしょうか。専門性が高いこと、実績があること、費用など。それ以外にも「相談をしやすい」や「安心感がある」「しっかり話を聞いてくれる」など、対応の差別化も必要と言えるのではないでしょうか。
【目次】
弁護士・法律事務所における電話代行サービスの必要性
独立したのはいいけれど
事務員を雇わずに電話対応を行うには
電話代行サービスで印象は良くなるのか？
電話代行サービスを利用すべき弁護士・法律事務所の特徴
事務員がいない法律事務所
事務員が忙しい・もしくはフル出勤ではない法律事務所
英語対応ができる事務員が足りない国際法律事務所
弁護士・法律事務所の方におすすめのプラン
弁護士が1人の法律事務所におすすめ 電話代行 シンプルプラン
複数名の弁護士が在籍している法律事務所におすすめ 電話代行 スタンダートプラン
英語必須の法律事務所におすすめ 電話代行 英語対応プラン
CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
臨機応変な対応で弁護士をサポート
質の高い電話対応で他の法律事務所と差がつく
プライバシーマークを取得している
弁護士・法律事務所における電話代行サービスの必要性
独立したのはいいけれど
2018年に日弁連が全国の弁護士を対象に行ったアンケート調査では、回答のあった2,864の法律事務所の中で、58.1％の弁護士が独立して経営者として働いていることがわかります。更に、勤め先の弁護士の数は「1人」という回答が最も多く、25.5％でした。
参考：「近年の弁護士の実勢について（弁護士実勢調査と事件動向調査を元に」
このように1人、もしくは数名で独立し、しばらくは事務員（もしくはパラリーガル）などを雇わずに頑張っておられる法律事務所も多いのではないでしょうか。
なぜなら法律事務所の事務員は、請求書の作成や発行、電話対応、来客へのお茶出しや、裁判所への書類送付など多岐にわたる事務作業を行ってくれますが、一般的に年間750万円〜1000万円ほどの売上がなければ、安定して雇うことが難しいと言われているからです。この売上でも、近年では人口減で採用が益々厳しくなっていますから、アルバイト、パート採用でギリギリの売上と考えられます。
参考：弁護士は独立時に事務員を雇用するべき？雇用のメリットや気を付けるポイントも解説！
特に独立して間もないうちは、人件費は、なるべく抑えたいところですよね。しかし、そうすると弁護士のコア業務であるクライアントとの打ち合わせや裁判などに加え、事務員が行う仕事も弁護士が担うことになって、多忙さは倍増します。実際、仕事が順調に成長していても、多忙のあまり精神疾患になる弁護士の先生も増えています。
特に電話対応に関してはクライアントの都合でかかってくるだけでなく、悩みや不満を聞いてほしいと通話時間も長くなりがち。興奮状態や情緒不安定になっている人も多いため、電話を切ってもらうだけでも大変ではありませんか。また、クライアントだけでなく、相手方も興奮状態で電話をかけてくることもあります。
そして、弁護士が打ち合わせ、裁判などで電話がつながらない時間が長ければ長いほど、クライアントは不安になって何度も電話をしてきたり、話を聞いてほしい気持ちが大きくなって同じ話を繰り返したり、声を荒げたりします。このようなクライアントを電話でなだめることに多くの時間が割かれてしまい、他の人も弁護士と電話がつながらずイライラ･･･なんていう悪循環にもなりかねません。独立した弁護士は、まずこの対応に疲弊してしまうことも多いのではないでしょうか。
事務員を雇わずに電話対応を行うには
少し古い資料ではありますが、日本弁護士連合会の若手弁護士サポートセンターが2015年に、「即時・早期独立経験談集（四訂版）」を出しています。内容は、即独の事例を18件、早期独立の事例が6件，事務所内独立採算弁護士の事例が1件のっており、実際に独立した弁護士たちが事務員を雇ったのかどうかが具体的に書かれています。
実例の中でも独立後、事務員を雇わずに業務を行っている弁護士は多く、電話対応に関しては「電話は留守番にして着信番号に対して折り返し」にしたり、「仕事用の携帯電話に転送して出先でも自分で受電」したり、「秘書代行（電話代行サービス）に依頼」したりと、様々でした。
参考：即時・早期独立経験談集（四訂版）
事務所の留守番の着信番号を見て折り返す、もしくは弁護士のスマホへ転送をかけて受電する方法も良いとは思いますが、どうしても「誰も対応しない」時間が多く発生してしまいます。
たとえば、裁判所や弁護士、保険会社やカード会社、銀行などの企業、市役所、法律相談センターや法テラスなどからの急ぎの電話や大切な電話が入る場合は、できれば即時対応するか、誰か伝言を受けておいてほしいと思いませんか。
電話をスマホに転送をかけている場合は、裁判所などの電話だけは着信番号で判断して受電するという方法もありますが、移動中や裁判中、打ち合わせ中はやはり留守電対応をするしかないのが現状ではないでしょうか。
もし、弁護士が不在だとしても、印象の良い人が電話に出て丁寧に対応してくれたら、留守番電話メッセージよりも安心して伝言を残すことができます。
電話代行サービスで印象は良くなるのか？
事務員を雇わずに電話対応が行えるサービスが「電話代行サービス」です。
東京弁護士会の「東京 独立開業 独立開業 東弁版 第2版」にも、人件費を削減しつつ案件獲得の機会損失を防ぐ案として、電話代行サービスの記載がされています。
参考：東京 独立開業 独立開業 東弁版 第2版
しかし、電話代行サービスを利用するといっても、法律事務所宛の電話を上手く受電してくれるのか不安ではありませんか。弁護士や事務員が指導するわけでもないのに、法律事務所の事務員のように受電することなんて出来るのか、逆にクライアントを逃してしまうのではないか、と心配だと思います。
たしかに、電話代行サービスと言っても様々あります。法律事務所宛の電話に慣れていないところや、とにかく受電すれば良い、料金を安くするために、ほとんど教育もせずアルバイトやパートがオペレーターの電話代行サービスを利用すると、クライアントやその他各所の不安感は増してしまいます。電話代行サービスも法律事務所と同じく、得意分野が存在します。
ＣＵＢＥ電話代行サービスでは、360以上の法律事務所にご契約をいただいており、オペレーターも法律事務所の受電経験が豊富なスタッフばかりです。クライアントからの相談のお伺いだけでなく、裁判所からの事件番号や期日の候補日、変更日時の聞取りもお任せください。
また、事前に弁護士の当日のスケジュールをお教えいただければ、「本日、弁護士は○時まで外出予定ですので、戻り次第、申し伝えます」など、具体的に電話口の方に伝えることもできます。
他にも、電話代行サービスでは珍しい「応答後転送サービス」をすべてのプランで用意しております。応答後転送サービスとは、内線感覚で弁護士もしくは事務員の方のスマホに電話を取り次ぐサービスです。このサービスを活用すれば、裁判所からの弁護士宛の電話のみ、弁護士のスマホに取り次ぐということも可能です。
ＣＵＢＥ電話代行サービスは、1人で事務所を経営されている弁護士の方だけでなく、事務員は外回りが多くてあまり事務所にいない！という法律事務所の方、弁護士5名に事務員が2名で忙しいので電話は任せたい！という法律事務所の方など、様々な法律事務所の方がご利用中です。
弁護士・法律事務所のCUBE電話代行サービス活用事例
電話代行サービスを利用すべき弁護士・法律事務所の特徴
事務員がいない法律事務所
独立してすぐなのでしばらくは事務員を雇わずにやっていこう、と思われている弁護士の方以外にも、自分で事務処理ができる、身内に手伝ってもらえる、いい事務員が見つからないなどの理由で、「事務員を（今は）雇っていない」という法律事務所の方は多くいらっしゃると思います。
しかし、既述したように、事務処理に加え電対応まで弁護士が行うと、クライアントや依頼前の相談者の都合で時間がとられるうえに、心が疲弊してしまいます。
興奮状態の方、悩んでいるからとにかく聞いてほしい方、早急に解決したいと思っている方は、たとえメールへ誘導しても電話をかけてきてしまうもの。
常に留守電で対応することは可能ですが、電話がつながらないことに対しての不満や、この事務所に依頼して大丈夫なのかという不安感が増してしまいます。そして電話がつながった時や、こちらから折り返しの電話をしたときに感情を爆発させてしまうことが多く、それをすべて弁護士が受け止めなくてはならなくなってしまうのです。
ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用すれば、法律事務所宛の電話に慣れているオペレーターが常に2～3コールで受電し、丁寧に対応します。それだけでクライアントや相談者は「しっかりした事務所だ」と判断してくれ、安心されます。
そして「弁護士は○時頃まで外出しておりますので、戻り次第申し伝えます」と、弁護士の当日のおおまかなスケジュールを伝えておけば更に安心感が増します。これだけで、「さっきの件、伝えてくれましたか？先生はなんて言っていましたか？」など、何度も電話をされることもなくなりますよ。
事務員が忙しい・もしくはフル出勤ではない法律事務所
事務員はいるけれど外回りでほとんど事務所内にいないという法律事務所、もしくは事務員はパートやアルバイトで来てもらっているけれど週に数度、数時間なのでほとんどいないという法律事務所にもＣＵＢＥ電話代行サービスは十分に活用していただけます。
事務員の方の限られた事務所内での時間を有効活用するために、CUBE電話代行サービスを利用されている法律事務所も多数あります。
わずかな事務所内での時間で請求書の作成などの書類仕事をしようと思っても、電話がたくさんかかってきて集中できない！なんていうことが事務員の方にも起こります。また、受電してみたら営業電話･･･なんていうことがあれば、イライラしてしまいますよね。
CUBE電話代行サービスは、お好きなタイミングでキューブへ転送をかけていただいてOK！事務員の方が事務所内にいても転送をかけてくださってもいいですし、誰も事務所内にいないときのみ転送をかけてくださってもいいんです。どちらも事前にCUBEに連絡をする必要はありません。
CUBE電話代行サービスでは、不要な営業電話の場合はご指示いただければキューブでお断りしておきます。どのような電話だったのかはメールでご報告しますので、手の空いたときに確認していただければ問題ありません。
CUBE電話代行サービスを利用すれば、弁護士の方だけでなく、事務員の方も効率的に仕事をすることが可能です。臨機応変にご活用ください。
英語対応ができる事務員が足りない国際法律事務所
外資系企業関係の事案を取り扱う法律事務所だけでなく、外国籍の投資信託や国際M&Aやファイナンス、国外知的財産案件を扱う法律事務所では英語スキルが必須ではないでしょうか。しかし、英語スキルがある事務員は一般事務よりも母数が少なく、事務員を募集しても採用活動が難航する場合もあります。
退職や仕事量の増加など、様々な理由で英語スキルがある事務員が足りなくなることがありますが、そんなときはＣＵＢＥ電話代行サービスにお任せください。
CUBE電話代行サービスでは、法律事務所の電話に慣れていて、更に英語スキルがあるオペレーターが在籍しております。電話は英語が話せる日本人スタッフが対応いたしますので、英語・日本語の両言語での対応が可能です。
電話対応はＣＵＢＥ電話代行サービスに任せていただき、事務員の方にはメール業務や書類作成に集中していただくことで、仕事がスムーズに回るようになったとお喜びの声をいただくこともあります。また、新たに英語スキルがある事務員を雇うための採用活動にもＣＵＢＥ電話代行サービスはご利用いただけます。求人応募者からのお電話対応も慣れており、応募者のフルネーム、年齢、英語スキルの程度などをお伺いすることも可能です。
弁護士・法律事務所の方におすすめのプラン
弁護士が1人の法律事務所におすすめ 電話代行 シンプルプラン
弁護士が1人の法律事務所におすすめプランは、電話代行サービスシンプルプランです。月額10,000円で、月50コールまで料金内で受電が可能です。
月額10,000円というリーズナブルなプランながら、内線感覚で弁護士のスマホに電話を取り次ぐ「応答後転送サービス」や、日々の弁護士のスケジュールを電話口の方に伝えるサービスがついております。もちろん、事件番号や期日の候補日、期日変更のお話もプラン内で行えます。
クライアントからの電話も丁寧に対応しますので、月額10,000円で事務員を雇ったようだと大変好評のプランです。
電話代行シンプルプラン詳細はこちら
弁護士・法律事務所の電話代行活用事例の詳細はこちら
複数名の弁護士が在籍している法律事務所におすすめ 電話代行 スタンダートプラン
弁護士が複数名在籍している法律事務所の方におすすめのプランはスタンダートプランです。月額25,000円で、月に100回まで料金内で受電が可能です。
このプランではCUBEからの報告先先をプラン内で10人まで登録できますので、名指しの方に希望された方法で受電内容をご報告します。たとえば、クライアントや裁判所などから「○○先生お願いします」と名指しの電話があれば、名指し人へ応答後転送サービスもしくはメール、またはチャットにてご連絡いたします。（※）
たとえば、弁護士のＡ先生宛の電話は応答後転送サービス（繋がらなければメール連絡）、Ｂ先生宛の電話は外出応対をしてメール連絡、C先生宛の電話は打ち合わせ中対応をしてLINE連絡･･･など、臨機応変に変更することが可能です。
電話代行スタンダードプラン詳細はこちら
(※)Chatwork、Slack、LINE、GoogleChat、Teams、LINEWorks、Google Chatは月額1,000円～5,000円のオプション料金が発生します。
弁護士・法律事務所の電話代行活用事例の詳細はこちら
英語必須の法律事務所におすすめ 電話代行 英語対応プラン
電話でも英語スキルが必須の法律事務所におすすめのプランは英語対応プランです。
英語スキルのある事務員が他の業務に集中したいとき、外出中のとき、病欠しているとき、急に辞めてしまった！というとき、忙しくて受電している暇がない！というときはありませんか。そんなときは、ＣＵＢＥ電話代行サービスの英語対応プランをおすすめします。1日のうち数時間でもいいから受電してほしい！という場合でも、終日受電してほしい！という場合でも活用していただけます。
その他のプランと同様に「応答後転送サービス」や、電話口の方に弁護士のスケジュールを伝えるサービスがプラン内で行えます。
受電コール数によって料金が異なりますが、月額15,000円から始められるサービスです。
英語対応プラン詳細はこちら
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CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
臨機応変な対応で弁護士をサポート
ＣＵＢＥ電話代行サービスは「臨機応変な対応」と「質の高い電話対応」をモットーに、日々受電業務に取り組んでおります。
「ただいま弁護士は外出しております」という、決まった文言だけをいつも電話口の方に伝えるのではなく、事前にご指示いただいたスケジュール内容にて、プラン内で文言や対応を変えております。なぜなら、いつ電話をしても「外出中」のみの対応を行うと、クライアントから「電話は丁寧だけど、不親切な事務所だ」と思われてしまう可能性が高いためです。
では、実際に文言や対応を変えるとはどのようなものか、ご紹介します。
たとえば、
9時～10時：電話口の方に「外出中」のことを伝え、受電内容をメールでご報告
10時～12時：応答後転送サービスで弁護士の方のスマホに転送
12時～14時：電話口の方に「打ち合わせ中」のことを伝え、受電内容をメールでご報告
14時～16時：応答後転送サービスで弁護士の方のスマホに転送
16時以降：電話口の方に「外出して本日は戻りがない」ことを伝え、受電内容をメールでご報告
など。
ＣＵＢＥ電話代行サービスでは、時間単位で文言や対応の変更が可能です。
電話をかけてくるクライアントは「事務員は弁護士にいつ伝言をしてくれるのか」または「いつ弁護士が自分に連絡をくれるのか」とても気になっておられます。おおまかでも予定を伝えることでクライアントは安心し、「しっかりした法律事務所だ」と感じてくれるのです。
質の高い電話対応で他の法律事務所と差がつく
「質の高い電話対応」とはなんでしょうか。
私たちキューブは、法律事務所の大切なお電話を代わりに受電しているという意識をもって、クライアントや契約前の相談者、関係各所からの電話で、「好印象」と「安心感」を提供したいと考えています。クライアントや相談者は、個人差はあっても不安や焦り、苛立ち等、ネガティブな感情を抱えていると思います。それを少しでも電話口で和らげて安心させられることが、質の高い電話対応だと感じています。
質の高い電話対応を行うために、キューブではオペレーターへの教育は時間も手間も惜しみません。オペレーターは1020時間以上の研修を受けている正社員のみで構成されており、業務開始後もＯＪＴやＯＦＦＪＴを継続して行っております。
もちろん、法律事務所宛の電話には、事件番号や期日の連絡などの聞取りが必須であることも教育します。ロールプレイングを行い、社内テストに合格したオペレーターのみが実際の受電業務に入ります。
そのため、「急ぎの件を応答後転送してもらって助かった」「クライアントが丁寧に対応してもらって喜んでいた」「というお声以外にも、「事務員を雇ったけど、ＣＵＢＥ電話代行サービスは継続して使いたい」とおっしゃってくださる法律事務所の方も。また、「○○弁護士に教えてもらって契約したい」など、ご紹介で契約してくださる方も多いんですよ。
プライバシーマークを取得している
弁護士・法律事務所業界の方が電話代行サービスを利用する場合、懸念点の１つに個人情報の流出があるのではないでしょうか。キューブではプライバシーマーク取得しておりますのでご安心ください。10年以上前から機密情報保護、個人情報保護についてマネジメントシステム構築・運用に取り組んでいるだけでなく、人的なリスク低下に取り組んでおります。全社員を直接雇用の正社員とし、個人情報の取り扱いについての研修を受けた上で業務を行っております。また、入社時の一度だけではなく、定期的な研修を行い、個人情報、機密情報の保護に取り組んでいます。
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