税理士は、税の専門家であり、なくてはならない存在です。
そんな税理士の仕事は、11月から5月の間が繁忙期と言われています。それは、法人クライアントの決算月が3月と9月が多く、その2か月後に申告時期が重なることや、年末調整や確定申告、法定調書の作成と償却資産税の申告のある冬の時期に、業務が集中するためです。
このような繁忙期でも、最新の判例や、毎年改正される税制の把握は必要不可欠であり、働きながらの継続的な学習が必要とされます。加えて、税理士登録者は毎年36時間以上の研修の受講が義務付けられているため、閑散期があったとしても多忙な職種と言えるでしょう。
参考：
「税理士」の忙しい時期はいつ？1年の動きから繁忙期と閑散期を把握する
税理士が抱える悩みと解決方法は？働き方ごとに解説！
【目次】
税理士・会計事務所における電話代行サービスの必要性
ひとり税理士事務所・会計事務所の悩み
ひとり税理士事務所・会計事務所宛の電話
電話代行サービスを利用すべき税理士・会計事務所の特徴
ひとりで多忙な税理士・会計事務所
税理士補助の負担が大きい・税理士補助が足りない税理士事務所・会計事務所
営業電話が多い税理士事務所・会計事務所
税理士・会計事務所の方におすすめのプラン
電話代行 シンプルプラン
電話代行 スタンダートプラン
CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
応答後転送サービスで臨機応変に対応できる
電話対応で差別化を図ることができる
サービス保証制度がある
税理士・会計事務所における電話代行サービスの必要性
ひとり税理士事務所・会計事務所の悩み
税理士は、国や地方公共団体に対して申告業務を行うため、少しの遅れも許されないという絶対的な納期がある職種です。また、税務上で計算ミスを起こすと、顧客が税務署から指摘を受けてしまうというプレッシャーのある職種でもあります。
独立開業してひとり税理士事務所・会計事務所としてやっていかれている方は、自分のペースで仕事ができる点、人間関係が煩わしくない点などのメリットがあります。
しかし、全て1人で業務を行わなければならない、というデメリットも考えられます。つまり、総務や経理、営業活動、クライアント対応までを、どんなに忙しくても、体調不良であっても、基本的に全て1人で対応しなければいけません。
立上げ当初は、1人で立ち上げたことを知っているクライアントが多いのではないでしょうか。その為、携帯電話への電話を取れなくても、折り返しの電話を待ってもらえます。しかし、知人からの紹介や、HPを見ての新規見込み客へはそうはいきません。紹介者から「1人で税理士事務所をやっている」と聞いていても、折返しの電話が2～
3時間以上もないと、「ほんとうに大丈夫なのかな？」と不安を感じます。
HPを見ての問合せであれば、尚のこと他にたくさんある別の税理士事務所へ問合せるでしょう。
1人事務所は、経費が抑えられるというメリットもありますが、全てを1人でするためマーケティングや、セールス、事務所のブランディングを考えるとデメリットも大きいです。
ひとり税理士事務所・会計事務所宛の電話
キューブでも最近、税理士事務所のご利用が増えています。ひとり税理士の方からよく耳にするのが、「電話を受ける暇がない」ということです。メールやチャットであれば、移動時間や隙間時間にチェックや返信ができますが、電話はそうはいきません。相手にとって都合の良い時間と、ひとり税理士の都合の良い時間帯とが合致することは少ないと言えるでしょう。
また、HPなどの情報から、営業電話がたくさんかかってくることもあります。せっかく受電したのに営業電話で時間の無駄･･･という経験を何度もされると、電話に出ること自体億劫になってしまいますね。
対策方法としては、「電話番号をWeb上で公開しない」「メールかチャットでの連絡をお願いする」「常に留守電にして着歴で営業電話かどうか判断する（クライアントなら折り返す）」「クライアントには留守電にメッセージをいれてもらう」などでしょうか。
しかし、「メールやLINEは苦手」「文章ではうまく伝えられない」「すぐに電話で確認が取りたい」「意見や要望を言葉で伝えたい」というクライアントは必ず存在します。もしかしたら今後、大切なクライアントが緊急で電話をしてくることもあるかもしれません。
クライアントは焦っているときや不安なとき、怒っているときに電話をかけます。そのとき、もし誰かが迅速丁寧に電話に出てくれたら、クライアントはどう思うでしょうか。逆に、何度電話をしても留守電だったら、どう思うでしょうか。
前者と後者では、おそらく全く違う感情をもつのではないでしょうか。いざというとき、電話で安心感や信頼感を提供できれば、顧客満足度はさらに向上するのではないでしょうか。
とはいえ、ただでさえ忙しいひとり税理士の方には、常に迅速丁寧な電話対応など無理な話です。
そんなときは『CUBE電話代行サービス』をご利用ください。
ＣＵＢＥ電話代行サービスは、税理士事務所・会計事務所宛の受電経験が豊富なスタッフが多数在籍しております。
大切なクライアントからの電話には、明るく丁寧に伝言を承ります。また、営業電話は用件を聞いてメールでのみご報告しますので、手の空いたときに内容を確認するだけでＯＫ！断ってほしい営業電話であれば、キューブのオペレーターに「断ってください」と指示をいただければ、次回以降はお断りすることもできます。
税理士の方は、着信があるたびに「営業電話か？クライアントからの電話か？」と悩むことがなくなります。また、「クライアントから何度か着信があったけど、なんだろう？」と、移動中や打ち合わせ中に気にする必要がなくなります。
税理士補助や事務員の人材不足
ひとり税理士ではない税理士事務所・会計事務所、もしくは税理士法人では、税理士補助や事務員が不足しているところも多いのではないでしょうか。
繁忙期に即戦力としてきてほしいと思っても、優秀な人材は大手事務所に求人応募をしてしまうので、なかなか経験者が見つからないという話も聞きます。また、やっと採用できても、税理士補助として働きながら税理士をめざす人の場合、あまりに忙しい事務所だと勉強時間が確保できず、すぐに退職してしまうことも。そして人材不足が続くと、採用活動にあてる時間も確保できなくなってきます。
そんなときも、『ＣＵＢＥ電話代行サービス』をご利用ください。受電にかかる時間はＣＵＢＥ電話代行サービスが請け負います。
また、求人応募をかけた場合、応募者からの電話対応も臨機応変に対応できます。たとえば、相手の方のフルネーム、年齢、電話番号をお伺いの上、「履歴書は○○の住所（メールアドレス）にお送りください」とご案内することも可能です。
クライアントからの緊急の電話には、内線感覚で税理士のスマホに取り次ぐこともできますし、営業電話は用件を聞き取ってメールでご報告します。人手不足でも効率的に業務を行ったり、採用活動を行ったりすることができるのです。税理士補助や事務員を採用後も、新人の教育時間の確保や、税理士補助のスタッフの負担が大きくなりすぎないように、ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用し続けている税理士事務所・会計事務所の方も多いんですよ。
電話代行サービスを利用すべき税理士・会計事務所の特徴
ひとりで多忙な税理士・会計事務所
ひとり税理士は、自分で意思決定ができるので仕事の自由度が高く、フットワークが軽くて決断も早いメリットがあります。しかし、繫忙期でも1人で業務を行うため、手がとられる電話対応はなるべく避けたいですよね。
＜クライアントからの電話＞
「クライアントからの連絡は、メールかチャットのみで電話対応をしない！」と決めているひとり税理士の方もおられますが、緊急の場合や、メールやチャットの不具合があった場合、口頭でないとうまく説明できない場合など、イレギュラーなことが起こった場合に電話で話すことができれば、クライアントも安心できます。電話は、他のツールでうまく連絡が取れない時の保険にもなります。
また、実際に口頭でコミュニケーションをとることで、文章だけのやりとりよりも信頼感が増す効果もあります。ひとり税理士のメリットはそのままに、もし誰かがしっかりとクライアント対応を行ってくれたとしたら、気持ちも時間も楽になると思いませんか。
＜その他の電話＞
税務署や市（県・都）税事務所、国税局、市（区）役所などからの着信は、折返しにすることはできますが、相手方の営業時間も限られています。
営業時間以外にも、相手方が席を外されていたり、別の電話対応にあたっていたりで、折返しの折返しの折返し･･･になってしまうことはありませんか。お互いが電話を何度もし合うだけでも、時間がもったいないですよね。もし、伝言だけですむのであれば、何度も折返しする必要がなくなります。
そして、留守番電話にメッセージを残すか、しっかりした対応の事務員に伝言を残すかで、相手の安心感は異なってきます。留守番電話にメッセージを残しても、先生はいつ聞いてくれるのか、本当にちゃんとメッセージは残せているのか、クライアントでなくても意外と気になってしまうもの。
こんなとき、誰かがしっかりと伝言を受けてくれると、ぐっと業務が楽になると思いませんか。
もちろん、電話対応のために事務員を雇うには、時間もお金もかかりすぎます。
パートやアルバイトであっても、人件費は安いものではありません。もし、事務員が経験者で無ければ、教育に時間もかかります。そうなると、教育中は更に忙しくなる上に、雇用の責任が伴ってきますね。また、事務員が働く場所も必要になります。
事務員を雇うと、1人だからこそできる判断や働き方ができなくなり、今までのひとり税理士のメリットが薄れてしまいます。
ＣＵＢＥ電話代行サービスでは、お忙しいひとり税理士の方の電話のパートナーとなりたいと思っています。CUBE電話代行サービスでは、パートやアルバイトで事務員を雇うよりはるかにリーズナブルな、月額1万円からの料金でサービスを利用することができます。また、1か月単位で利用ができるので、繫忙期のみの利用もOK！採用活動の時間もコストもかかりません。教育の手間も不要です。
CUBE電話代行サービスを利用していただくと、ひとり税理士のメリットを活かしながら、まるで事務員を雇ったかのような電話での安心感をクライアントに提供できます。そして、クライアントからのお電話だけでなく、税務署や市（県・都）税事務所、国税局、市（区）役所などからの伝言もしっかりと承ります。
税理士補助の負担が大きい・税理士補助が足りない税理士事務所・会計事務所
税理士補助の仕事は膨大であり、税理士同様に多忙です。決算書作成、申告書作成、各種申請業務、記帳代行、データ入力などなど。
そのため、あまりに忙しい税理士事務所・会計事務所であれば、税理士補助が退職してしまうこともあります。せっかく雇った税理士補助の業務過多による退職は、目も当てられない状況ではないでしょうか。
また、最近では、電話対応は退職理由の１つになります。黙々と入力業務を行いたい人や、数字が得意な税理士事務所の入力業務が好きな人は、コミュニケーションが苦手だったり、たとえ、顧客からの問合せでも時間を取られて、自分のペースを崩されることを嫌う方が多いです。入力やチェックの作業、書類作成が得意な人材を退職させてしまうリスクもあります。
今いる税理士補助を大切にするため、新たに税理士補助を雇うため、どちらにも電話代行サービスの利用は有効と言えるでしょう。
CUBE電話代行サービスを利用した場合、税理士補助が受電にあてていた時間を、全て別の業務にあてることができます。また、受電業務を行わないことで集中力が増して、仕事も効率的に行うことができると言われています。
なぜなら、カリフォルニア大学アーバイン校の研究によると、『集中した状態から一度注意をそらされると、集中力を取り戻すまでに23分かかる』のだそうです。対応時間が短くても、電話を受けるたびに23分のロスがあるということです。
また、求人募集を出した場合、応募者からの電話があれば、ＣＵＢＥ電話代行サービスが対応します。応募者のフルネーム、年齢、経験の有無、資格の有無などを聞き取って、「履歴書を○○の住所にお送りください」と、案内することも可能です。応募者からの電話対応で他の業務を圧迫するという心配もありません。スムーズな採用活動につながります。
営業電話が多い税理士事務所・会計事務所
税理士事務所・会計事務所に限らずですが、独立開業直後は営業電話が多いと言われています。Webなどに電話番号が載っている場合、営業電話は毎日かかってくると思っていいかもしれません。独立開業直後は、「クライアントからの電話よりも、営業電話の方が多いのではないか」と思われる税理士事務所・会計事務所も多いと聞きます。
忙しい時、集中したいときにかかってきた電話が営業電話だった場合、モチベーションも集中力も下がりますので、電話に出るのが嫌になる方もいるでしょう。
しかし、どんなに営業電話が多くとも、その中にクライアントからの電話や、税務署などからの電話も混じってかかってきます。すべての電話を無視するわけにもいきません。
こんなとき、CUBE電話代行サービスを利用すると、本当に必要な電話だけ受電することができます。
ＣＵＢＥ電話代行サービスでは、「応答後転送サービス」をすべてのプランで用意しております。応答後転送サービスを活用すると、かかってきた電話を内線感覚で税理士の方のスマホに取り次ぐことができます。営業電話は、ＣＵＢＥ電話代行サービスで用件を聞いてメールでご報告し、クライアントや税務署や市役所などからの電話は、応答後転送サービスで取り次ぐことができます。
もし、移動中や打ち合わせ中でスマホの電話に出られない場合は、「外出中（打ち合わせ中）のため、○時以降に折り返しご連絡いたします」と伝えることもできるので安心です。
ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用することで、より効率的に税理士業務を行っていただけるのです。
税理士・会計事務所の方におすすめのプラン
電話代行 シンプルプラン
ひとり税理士の方におすすめプランは、電話代行サービスシンプルプランです。
月額10,000円で、月50コールまで料金内で受電が可能です。
月額10,000円というリーズナブルなプランながら、内線感覚で税理士のスマホに電話を取り次ぐ「応答後転送サービス」や、税理士のその日のスケジュールを電話口の方に伝えるサービスがついております。
また、「収益事業開始届出書の件」や「相続税の調査の件」「○○年□月期の電子申告の件」「法人事業概況説明書の件」など、税理士事務所特有の用件もしっかりお伺いします。月額10,000円で、事務員を雇ったようだと大変好評のプランです。
電話代行シンプルプラン詳細はこちら
税理士・会計事務所の電話代行活用事例の詳細はこちら
電話代行 スタンダートプラン
税理士法人、または税理士補助や事務員が在籍している税理士事務所・会計事務所の方におすすめのプランは、スタンダートプランです。
月額25,000円で、月に100回まで料金内で受電が可能です。
このプランでは、シンプルプランで行える内容に加え、CUBEからの受電内容の報告先をプラン内で10人まで登録できます。
たとえば、税理士のＡ先生宛の電話は、応答後転送サービス（繋がらなければメール連絡）で対応し、税理士補助の方宛の電話は、外出応対をしてメール連絡･･･など、1人1人にあわせて臨機応変に変更することが可能です。
電話代行スタンダードプラン詳細はこちら
税理士・会計事務所の電話代行活用事例の詳細はこちら
CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
応答後転送サービスで臨機応変に対応できる
CUBE電話代行サービスでは、内線感覚でスマホに電話を取り次ぐことができる「応答後転送サービス」が、全プランで提供可能です。
このような内線感覚で転送できるサービスは、電話代行業者では珍しいサービスです。「外出応対」のみの対応が一般的で、もし用意されていても、別途オプションサービスであることがほとんどです。
なぜなら、常に外出中の応対の方が、オペレーターはいつでも、どの企業や事務所宛でも、同じ文言を言えばいいので楽なんです。常に同じ対応をすることは、オペレーターの応対の時間短縮にもつながります。そのため、応答後転送サービスを用意している電話代行業者は少ないと言えます。
しかし、ＣＵＢＥ電話代行サービスは、「臨機応変な対応で利用者の方をサポートしたい」「利用者の方も、電話をかけてこられた方も、最大限に喜んでほしい」と、強く思っております。
さらに、全プランにて、利用者の方の日々のスケジュールによって、対応を変更することができます。この２つのサービスを使うと、まるで事務員を雇っているかのようにクライアント対応が出来るのです。
たとえば、
9時～10時：電話口の方に「外出中」のことを伝え、受電内容をメールでご報告
10時～12時：応答後転送サービスで税理士の方のスマホに転送
12時～14時：電話口の方に「打ち合わせ中」のことを伝え、受電内容をメールでご報告
14時～16時：応答後転送サービスで税理士の方のスマホに転送
16時以降：電話口の方に「外出して本日は戻りがない」ことを伝え、受電内容をメールでご報告
などなど。
もちろん、営業電話は内線感覚で取り次ぎはいたしません。外出中と伝えて用件を伺い、メールのみでご報告しますので、必要な電話のみ取り次ぎがあると思っていただければOK！
このサービスを利用していただければ、ひとり税理士の方でも、クライアントからの電話対応や、営業電話に悩まされることがぐっと減るのではないでしょうか。
ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用しだした税理士の方に、「事務員がいなくても仕事が回るようになった」「効率的に働けるようになって売上が伸びた」と言っていただけることも多いんですよ。
電話対応で差別化を図ることができる
ＣＵＢＥ電話代行サービスは、1人1人が責任をもって電話対応ができるように、オペレーターはテストに合格した正社員のみで構成されています。
入社してからは、1020時間以上の受電に関する研修と、教育を行います。研修、教育は継続して行い、利用者の方と電話口の方が喜ぶ対応とは何か、を学んでいきます。社内での定期的なロールプレイングもかかせません。
このように、徹底した教育と、安定した雇用形態があるからこそ、高品質な電話対応を保つことが出来るのです。
そのため、もしかしたら「基本料金が他社より高い」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、基本料金を安くするためには人件費を削る必要があります。人件費を削るとオペレーターの人数を減らす、もしくはオペレーターの給与を安くするしかありません。
ＣＵＢＥ電話代行サービスは、電話対応の品質で、利用者の方の売上向上や顧客満足度向上に貢献したいと考えておりますので、人件費を削ることは避けたいと考えています。
ありがたいことに、現在までに累計100社以上の税理士事務所・会計事務所の方にご利用いただいております。
ＣＵＢＥ電話代行サービスは、クライアントを大切にしたいと考える、多くの税理士の方に選んでいただいております。
サービス保証制度がある
CUBE電話代行サービスでは、「本当にクライアントに失礼なく対応できるのか」と、心配される税理士の方に安心してもらえるように、「サービス保証制度」を導入しています。
サービス開始1カ月以内に「全くメリットがなかった」「満足できなかった」と思われた場合は、お振込みいただいた費用（初期登録料・会費※・保証金）を全額ご返金します。
この保証制度を導入して以来、サービス継続率は98.8％です。
解約された方の理由は、「チラシの反響電話が思っていたよりかかってこなかった」「独立開業直後で、電話がほとんど鳴らなかった」というものでした。
そんなＣＵＢＥ電話代行サービスだからこそ、「完全保証」が可能です。
保証期間内でのご解約の手続きも簡単なので、いつでもお気軽にお試しください。
※オプションサービスをご利用の場合は、オプションサービス料のみご負担いただきます。
税理士・会計事務所の電話代行活用事例の詳細はこちら
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