専門商社の電話代行サービス活用事例

【目次】
専門商社における電話代行サービスの必要性
求められる社内環境
専門商社業界の課題
限られた時間で優先順位をつける
専門商社業界の電話代行サービスを利用すべき企業の特徴
担当のスマートフォンへ電話がかかってくることが多い
代表電話の電話番がいない
事務職員が足りない
電話が苦手な社員がいる
専門商社の方におすすめのプラン
スタンダートプラン
受付代行サービスプラン
英語対応プラン
CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
応対品質の良さ
全プラン応答後転送サービス対応
クレーム一次対応も出来る

専門商社における電話代行サービスの必要性

専門商社は、特定の分野の豊富な知識と経験をもとに事業展開ができる魅力ある仕事です。
メディパルHD・伊藤忠丸紅鉄鋼・アルフレッサHD・スズケン・阪和興業の専門商社大手5社を見ると新型コロナウイルス感染拡大の影響により、2020年は売上高が減少になる企業が多かったのですが、2021年には回復傾向にありました。また、全体的な推移ではここ10年で横ばいから緩やかな増加傾向にあります。
 しかしながら、国内の長期的な人口減少、原材料価格の高騰、競合企業間の競争、生産者への直接買付等、今後益々厳しい市場環境を見込まれているのではないでしょうか。
参考:『専門商社業界の動向や現状、課題などを分析』

求められる社内環境

 専門商社業界では豊富な知識だけではなく、分野内のトレンドの変化にいち早く気がついて対応するための高い分析能力と、取引先に提案するコミュニケーション力が必要です。また、企業と企業とを円滑に結ぶための調整力も必要です。取引先によっては英語スキルが必須です。高いスキルを持った人材は、担当クライアント対応やコア業務へ集中できる環境が求められています。

専門商社業界の課題

 しかし、実際には、高いスキルを持った人材、これから身に着けていく人材であっても、雑務もこなしながら、コア業務を行っているのが実情ではないでしょうか。大切なクライアントへのプレゼン資料を作成しながら、営業電話の対応をしないといけない。集中して情報を集めたい時に、担当が異なるクライアントからの急ぎの電話へ対応し取次しなければいけない。少しずつは些細なことでも、積み重なって業務に追われている方が多いのではないでしょうか。中には、忙しさのあまりに体調を崩してしまう人もいます。
 厳しい業界の中で、優秀な人材がコア業務に集中できる環境が、今求められています。

限られた時間で優先順位をつける

 電話代行サービスは、導入が容易で、かつ費用対効果が高いBPOサービスとして導入する専門商社が増えています。
たかが電話対応と思われる方もいらっしゃいますが、人は一旦集中力が切れると元の状態に戻るまでに平均25分要するとアメリカの研究でわかっています。

 電話代行サービスを利用すれば、外回り中やミーティング中に取引先からの問い合わせを取りこぼすことなく目の前のことに集中することが出来ます。
聞き取った用件の詳細な報告があれば、こちらから折り返しの連絡をする際にスムーズなやり取りが可能です。

 更に、電話代行サービスを利用することで何度もかけてくる営業電話の対応が必要なくなる点、自分が担当でない取引先からの電話対応に苦慮する必要がなくなる点からも、代表電話の対応を電話代行業者へBPOする商社が増えています。
 
 電話代行サービス業者へ電話対応を任せることで、コミュニケーションの質はそのままに、時間を効率的に使えるというわけです。

専門商社業界の電話代行サービスを利用すべき企業の特徴

担当のスマートフォンへ電話がかかってくることが多い

 社員のスマートフォンに電話がかかってくることが多ければ多いほど、通話に時間がとられてしまって仕事の優先順位がつけづらくなります。
代表電話にかけても通話中が多い、もしくは対応が良くない、電話に出るのが遅い、直接スマートフォンへかけたほうが早いなどの理由から、担当社員のスマートフォンにすぐに電話をする取引先も多いかもしれません。
特に急ぎでない用件の場合でも、取引先からの電話となればコミュニケーション必須の業界ですから丁寧に対応しなければなりません。しかし、丁寧に対応すればするほど他の仕事の時間が削られてしまいます。結局、残業や休日出勤でデスクワーク等をしなければならないことも多いのではないでしょうか。

優秀な人材がライバル商社へ流出しないないためにも、電話代行サービスの導入を検討されては如何でしょうか。

CUBE電話代行サービスでは

・急ぎの用件のみ各担当のスマートフォンに内線感覚で転送(応答後転送)が可能
・急ぎでない用件は聞き取った内容を即時メール。もしくはLINE等のチャットツールで報告が可能
・「ただいまミーティング中のため終わり次第折り返します」等、状況にあわせて文言の変更が可能です。

社員が相手の用件にあわせて自分のタイミングで折り返し連絡が出来るだけでも、心にゆとりが持てるのではないでしょうか。

代表電話の電話番がいない

特定の電話番がいるわけではなく、代表電話が鳴ったら社内にいる誰かが受電するという場合、「他の誰かが受電してくれるはず」という気持ちが働いてしまうものです。そうこうしている間に電話のコールは長くなり、架電者からすると電話になかなか出てくれないという小さな不満が生まれてしまいます。これが大切な取引先だったらどうでしょうか。

しかしながら、社内にいる社員も自分の仕事に集中したい気持ちもわかります。全員が急ぎの仕事を行っていることもあるでしょう。落ち着いて社内で仕事をして、更に取引先に不満を持たれない方法の1つとして電話代行サービスがあります。

CUBE電話代行サービスでは

・代表電話宛の電話を2~3コール以内に受電可能
・誰から誰宛にどのような用件かを丁寧に聞取りが可能
・代表電話を担当者の携帯電話に内線感覚で転送(応答後転送)することが可能です。

事務職員が足りない

専門商社の事務は、営業職のサポートや受注発注業務、書類の作成など多岐にわたります。企業によっては事務職も英語必須の場合もあります。そのためなかなか良い人材の採用が決まらず、慢性的な人手不足で電話に出ている時間がないという事が起こります。また、事務職員はいても繁忙期は電話業務までは手が回らなかったり、強制的に事務仕事の手を止められる電話には出たがらなかったりと、様々な理由で電話業務は後回しなることがあります。

CUBE電話代行サービスでは

・求人募集に関する電話受付も可能
・忙しい期間や忙しい時間帯のみの利用も可能(もちろん終日の利用も可能)
・英語の電話も受電可能
・電話のプロが2~3コール以内に受電するので安心感がある

電話が苦手な社員がいる

代表電話を受電する社員に電話が苦手な人がいる場合、おのずとその人は自ら電話に出ないようにするでしょう。それで仕事が回ればいいですが、特定の社員ばかりが電話に追われて自分の仕事が出来なくなってしまっていることはありませんか。また、必要に迫られて電話が苦手な社員が仕方なく代表電話を受電したとき、苦手+電話に慣れていないせいで取引先に失礼な対応をしてしまうなんていうことはありませんか。 
しかし、受電のためにもう1人採用するのはコストがかかります。

CUBE電話代行サービスでは

・代表電話を受電後、用件や誰宛かによって連絡先を振り分けて報告が可能
 (~~の商品の件は山本様へメール連絡、求人の件は山田様へ応答後転送、等)
・営業電話も用件を聞いてメールもしくはチャットで報告が可能
・派遣社員や契約社員を雇うよりも圧倒的にコストがかからない

電話対応というものは、少なからずストレスがかかります。専門商社で働く社員が今よりも少しでも仕事を効率的に行えるよう、少しでもストレスを無くせるよう、電話代行サービスを利用してみる価値はあると思います。きっと社内の働き方改革推進にもつながることでしょう。

お悩みの方はキューブでは「サービス保証制度※」を用意しています。サービス保証制度を使ってお試しで始めてみてはいかがでしょうか。

(※)サービス保証制度・・・サービスご利用開始1ヶ月以内に「まったく役に立たない」と思われた場合、専用の用紙をFAXしてください。サービスをキャンセルすることが出来ます。キューブにお支払いいただいた全額を返金いたします。
適用プランは電話代行シンプルプラン、スタンダードプラン(月コール数100回)、英語プランに限ります。ただし、適用プランの場合でもオプションの専用電話番号サービス、フリーダイヤルサービスをご利用の場合は、犯罪収益移転防止を考慮しサービス保証制度は利用いただけません。コールオーバーが発生した際も、保証制度対象外となります。

専門商社の方におすすめのプラン

スタンダートプラン

 専門商社様におすすめのプランはスタンダートプランです。月額25,000円で、月に100回まで料金内で受電が可能です。
取引先からの名指しの問合せは、名指し人の携帯電話に内線感覚で転送する応答後転送の利用がおすすめです。応答後転送が出来ない場合は取引先へ丁寧に用件を聞取り、事前に指定されたメールアドレスもしくはチャット(Chatwork、Slack、LINE、GoogleChat、MicrosoftTeams、LINEWorks※)へ即時報告が可能です。
社内で共有できるメールアドレスもしくはチャットを指定していただければ、他の担当者がフォローすることも出来ますし、取引先からどのような電話があったのか共有することも出来ます。営業電話は応答後転送せずにメールもしくはチャットへご報告します。
(※)Chatwork、Slack、LINE、GoogleChat、Teams、LINEWorksはオプションになります。
電話代行スタンダードプラン詳細はこちら

受付代行サービスプラン

キューブにもっと幅広く対応してほしい専門商社の方におすすめのプランは、基本の月額費が30,000円の受付代行サービスプランです。
求人募集時で人手が足りない時、事務職員の手が回っていない時などにも助かるサービスです。たとえば「人手が足りない2カ月間だけ」という期間限定の利用もOKなのでコスト面も安心です。スタンダートプランの内容に加え、オプション料金にて取引先からの電話での受注の受付や、自社の求人募集の受付も行えます。
受付代行サービスプラン詳細はこちら
電話代行サービスの短期利用詳細はこちら

英語対応プラン

電話でも英語スキルが必須の専門商社の方におすすめのプランは英語対応プランです。
英語スキルのある事務職員が不足しているから終日受電してほしいときはもちろん、英語の電話対応ができる特定の社員が他の仕事に集中したいときなど、1日のうち数時間でもいいから受電してほしいときにも助かるプランです。
受電コール数によって料金が異なりますが、月額15,000円から始められるサービスです。
英語対応プラン詳細はこちら

CUBE電話代行サービスが選ばれる理由

応対品質の良さ

 専門商社業界で重要視されるコミュニケーションをキューブでも非常に大切にしています。受電の第一声から終話までその業界ごとにあわせた声のトーンや話し方を徹底し、電話相手の方の心に寄り添うことを考えています。
なぜなら、代表電話の対応はその企業のブランドイメージを左右するからです。私たちキューブは、クライアント企業の窓口であり顔であることを念頭に、必ず電話相手の方に「この企業に電話をして良かった」と思っていただけるように徹底した社員教育を行っています。
 笑声(笑顔の声)でのあいさつ、丁寧な傾聴、安心感のある相槌、気持ちのこもった伝え方の習得を基本とし、全てのオペレーターは直接雇用の正社員として1020時間以上のOJT教育ならびにOFFJT研修を受けています。そのため「代表電話の対応がよかったから契約が取れた」や「電話対応がいいと褒められた」などクライアントからご連絡をいただくことも多く、オペレーター1人1人が責任とやりがいをもって働いています。
リーズナブルな電話代行業者はたくさんありますが、ぜひ応対品質についても比較してみてください。

全プラン応答後転送サービス対応

内線感覚で担当者のスマートフォンへ取り次ぎが出来るサービスです。キューブではこの応答後転送サービスを全てのプランで基本料金内にて提供しています。
応答後転送サービスを利用すれば、急ぎの用件や名指しの電話のみ取り次ぐことも可能です。また、取り次ぎが出来ない場合は用件をメールで報告しますので、受電が出来なくても安心です。
動画で応答後転送サービスの利用イメージをご確認頂けます。

ご利用のブラウザは動画の再生に対応していません

クレーム一次対応も出来る

 話の行き違いやちょっとしたミスでクレームが起こってしまうことはあります。クレームではなくても、急ぎや何かしら困った際にクライアントは、代表電話へ電話問合せをします。そんな時、クレーム対応のスキルがない、または対応していない電話代行業者なら、オペレーターは淡々と「対応出来かねます。」と伝えて、「担当から折返します。」の一点ばりの対応になってしまいます。それでは更なるクレームになって当然ではないでしょうか。
CUBE電話代行サービスではクレーム一次対応が可能です。クレームのお電話に関しても真摯に向き合って心を込めた対応をします。
クレーム対応・苦情対応の電話代行の詳細はこちら

お気軽にご相談ください。

電話問合せ:0120-888-108
平日 月~土:9時~18時
メールでのご相談はこちらから24時間受付中