電話代行サービスを活用して顧客獲得を行っている弁理士・特許事務所

新しい発明がうまれる限り、特許はなくてはならないものです。そして、特許出願を行う特許事務所もなくてはならない存在です。
しかし、特許庁の特許行政年次報告書2022年版によると、日本国特許庁への特許出願件数は2012年から減少傾向にあり、2020年に30万件を下回りました。
これはコロナ禍の影響という理由以外にも、出願自体が厳選されるようになったことや、国際出願が重要視され、その分国内出願にかけられる予算が減ってしまっていることが理由としてあげられます。
 商標登録は、2012年以降増加傾向にありましたが、2017年をピークに商標登録も減少傾向です。理由としては、商標審査の厳格化や商標登録の費用増加が考えられます。
2017年以降、特許庁は、商標審査の厳格化を進めていますし、また、2022年4月から、商標登録出願の費用を改定しました。これにより、商標登録の費用が全体的に10%程度増加しました。これにより、商標登録の費用を負担に感じる出願人が増え、商標登録の申請を控える動きがあると考えられます。
そのため、国内出願の業務では、他の特許事務所との差別化を図り、選ばれる弁理士・特許事務所であり続けることが求められるのではないでしょうか。

参考:
特許行政年次報告書2022年版 特許庁
特許申請・特許出願件数の推移 2021年 松田国際特許事務所

【目次】
弁理士・特許事務所における電話代行サービスの必要性
差別化を図るには
1人特許事務所での課題
外国特許事務員の採用の課題
電話代行サービスを利用すべき弁理士・特許事務所の特徴
1人で事務所経営をしている弁理士
営業電話が多い特許事務所
特許事務員、外国特許事務員が不足している特許事務所
弁理士・特許事務所におすすめのプラン
電話代行 シンプルプラン
電話代行 英語対応プラン
電話代行 スタンダートプラン
CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
弁理士・特許事務所宛の電話に強い
顧客満足度があがる電話対応
サービス保証制度がある
プライバシーマークを取得している

弁理士・特許事務所における電話代行サービスの必要性

差別化を図るには

弁理士報酬額表によって、一定の基準額が示されていた時代が終わり、弁理士・特許事務所業界でも手数料の価格競争が起こるようになりました。しかし、価格競争が激化すれば、どうしてもサービス品質の低下も懸念されるのではないでしょうか。
価格以外で他の特許事務所との差別化を図るには、高いサービス品質を保ったまま、得意分野を上手くアピールすることが必要と考えられます。
歯医者に「小児の虫歯治療ができる」や、「インプラントに強い」「矯正歯科専門」などがあるように、「○○に強い特許事務所」「△△ができる」とわかりやすほうが、顧客も依頼しやすくなるのではないでしょうか。
また、特許事務所は、依頼主である企業と長い付き合いになることが多いため、弁理士の人柄や顧客対応で、他事務所と差を出すことができると考えられます。顧客対応が評価されれば、紹介や人づての口コミで依頼につながることもあるでしょう。

しかし、弁理士の仕事は基本的に1人で完結できるため、黙々とデスクワークをすることは好きでも、あまり顧客対応の方は得意でないという人も多いようです。しかし、代表一人の特許事務所の場合は、苦手であっても弁理士が受電対応をしなければなりません。
特許明細書作成中に電話がかかってくるとイライラしてしまう、または、電話が苦手で億劫だ、忙しい時はかなりコールが鳴ってから受電することが多い・・・など、もし思い当たる節がある方は、応対品質の高い電話代行サービスの利用を検討してみてください。
優れた弁理士であるにもかかわらず、電話対応が原因で新規顧客がつかないとなると、大変もったいないと思いませんか。
CUBE電話代行サービスでは、特許事務所の受電に慣れているオペレーターが、いつでも2~3コール以内に明るく丁寧に受電します。これだけでも新規の相談者からの印象がよくなり、他の事務所と顧客対応での差別化を図ることができます。
「しっかりした事務員を雇っている特許事務所だ」と、電話で印象付けることができれば、事務所の信頼性が増すことにつながるのです。

弁理士が事務所不在時や打ち合わせ中でも、CUBE電話代行サービスを活用すれば連絡がとれるので顧客も安心です

1人特許事務所での課題

弁理士が1人の特許事務所は,2022年4月30日時点で、全特許事務所数の71%を占めてます。
参考:私の 1 人事務所経営

1人特許事務所では、どのような仕事を受けるか、1日のタイムスケジュールをどうするかなど、全て自分で考えて動ける点が魅力です。また、顧客から見ても、弁理士のフットワークが軽く、親身に担当してくれる点がメリットではないでしょうか。
デメリットとしては、電話対応や来客対応、メールのやりとり、契約書作成、データ入力、期限管理、書類発送処理などを弁理士が全て1人で行うため、顧客数が増えると業務量が多く多忙になりがちです。
そもそも弁理士は、「綿密な論理に基づいて文書を作成する」という集中力のいる仕事です。適切な文言・用語を使わなければならず、誤字や脱字があるだけで顧客からの信用が落ちることもあるため、集中できる環境が必要と言えるでしょう。
とはいえ、1人特許事務所の場合、このような集中したい作業のときにも、電話が鳴って対応せねばならないことが起こります。
カリフォルニア大学アーバイン校の研究によると、人は1度集中力が切れると、改めて集中するのに23分かかるんだそうです。特許明細書作成中に電話があれば、生産性が下がると言わざるを得ないのではないでしょうか。こんなとき、「集中したいので、作業中は即留守電にしておこう」という対応策が考えられます。
しかし、その間に、顧客からの大切な電話がかかってくる可能性はありませんか。新規の相談の電話がかかってくる可能性はありませんか。
留守番電話にメッセージを残してくれていたらラッキーですが、新規の相談の場合は、何のメッセージも無く、そのまま他事務所に相談、依頼をされる可能性が高いのです。
また、既存の顧客であっても、電話してもいつも留守電、もしくはコールが鳴りっぱなし、受電までに時間がかかることが続くと、次第に不信感を覚えます。それが繰り返されるとやがて弁理士を変えるという事態が生じてしまうのです。もし同じ料金で同じ内容の依頼であれば、顧客は、「自分のタイミングで連絡をして、連絡が取れる弁理士」を選ぶでしょう。

「いやいや、1人事務所なんだから顧客からの連絡にいつも対応するのは無理!」
その通りです。
このようなときは、CUBE電話代行サービスをご活用ください。
CUBE電話代行サービスを利用すれば、プロのオペレーターが2~3コール以内に笑声(笑顔の声)で丁寧に受電しますので、顧客から「留守電ばかりだ」と、不信感を抱かれることが無くなります。
また、事務所の電話をCUBE電話代行サービスが全て受電しますので、集中したい書類作成の時間に電話が鳴ることが一切ありません。静かな環境で集中して作業をしていただくことができるので、業務効率も上がること間違いなしです。

外国特許事務員の採用の課題

特許行政年次報告書2022年版によると、国際出願の件数は、2019年までは年々増加しており、いったん2021年に減少したものの、49,040件という高い水準を維持しています。
それに伴って、国際特許事務所では依頼増加により、特許事務員が不足しているところもあるのではないでしょうか。
参考:特許行政年次報告書2022年版 特許庁

特に外国事務員は、英語スキルが必要なため、募集をかけてもなかなかいい人が見つからないということがあります。根気よく採用活動を行うには、人員不足であっても業務効率をあげて、少しでも時間的な余裕を作る必要があるのではないでしょうか。
そんなときもCUBE電話代行サービスの利用は、有効と言えます。CUBE電話代行サービスには、英語対応プランがあり、英語が話せる日本人スタッフが電話対応を行いますので、外国の顧客からの電話や、現地の代理人からの電話も安心してください。
また、求人応募で電話をしてこられた方の対応も可能です。「○○に履歴書をお送りください」と案内したり、「面接日は改めて△日以降にご連絡します」と、伝えることもできます。

電話代行サービスを利用すべき弁理士・特許事務所の特徴

1人で事務所経営をしている弁理士

1人で事務所経営を行う、1人特許事務所の弁理士の方は、中小零細企業をターゲットとした仕事が多いと思います。中小企業では、メールやチャット、SNSでの連絡よりも、まだまだ電話でのやり取りを主としているところが多いのではないでしょうか。また、特許事務は、特性上スポット依頼が多いので、常に複数の顧客を抱えていることも多いですよね。
「ちょっと確認したいことがある」と、弁理士に電話をする顧客が多い場合、明細書を作成する時間が持てない!ということもあるのではないでしょうか。
1人事務所であれば、事務の仕事も含めて、全て1人で行わなければなりませんよね。顧客対応はしっかりとしたいけれども、やはり集中して作業をする時間は確保したいところ。

そんな1人事務所の弁理士の方におすすめしたいのは、CUBE電話代行サービスの利用です。顧客からの電話には、キューブのオペレーターが親切丁寧に対応します。特許事務所の受電にも慣れておりますので、たとえば「商標権侵害」「PCT出願」「出願番号」など、専門的な用語もご用件としてお伺いすることが可能です。
また、その間、特許事務所内の電話は鳴りませんので、弁理士の方は集中して作業を行うことができます。
顧客が弁理士と話したいということであれば、弁理士の方のスケジュールを確認し、「ただいま打ち合わせ中ですので、○時以降に折返しご連絡いたします」などと、具体的な連絡のつく時間をお伝えします。しっかりした対応と、具体的な予定の提示があれば、顧客は安心して待つことができるのです。
CUBE電話代行サービスを利用すれば、顧客を安心させながらも、集中する時間を確保することができます。

営業電話もCUBE電話代行サービスが受電するので弁理士の方は仕事に集中できます

営業電話が多い特許事務所

忙しい時に受電をしてみたら、営業電話だったという経験はありませんか。顧客からの電話だと思ったらHP制作やSEO対策、WEB広告や営業代行・・・特許事務所にも様々な営業電話がかかってきます。
営業電話に対応している時間がもったいないことに加え、電話は集中力も途切れさせるので本当に厄介です。
また、営業電話が多いと、ついつい受電時に「また営業電話かも」と思うとぶっきらぼうになってしまうことも。対策としていったん留守電にして、営業電話か顧客か判断してから折り返す、という方の話も聞きます。
しかし、顧客からすると、いつ電話をしても留守電の特許事務所よりも、いつ電話しても明るく丁寧に電話に出てくれる特許事務所の方が信頼できると思うのではないでしょうか。
CUBE電話代行サービスを利用すれば、不必要な営業電話に対応する必要が一切なくなります。電話対応はキューブのオペレーターが行い、どのような電話だったのかはメールでご報告します。弁理士の方は、手が空いたときにメールを確認するだけでOKです。
営業電話は外出応対を行う、もしくはお断りをして、顧客からの電話は内線感覚でスマホに取り次ぐ「応答後転送サービス」を利用することもできます。CUBE電話代行サービスを利用すれば、本当に必要な電話だけ受電することが可能になるのです。
営業電話に悩まされることが無くなり、ストレスフリーな仕事時間が得られます。

特許事務員、外国特許事務員が不足している特許事務所

特許事務員はミスのない正確な仕事が求められ、一般事務員よりも集中力が必要な作業が多いと言われています。更に、外国特許事務所の事務員は、国ごとに出願に必要な書類や法定期限が異なるため、覚える知識量も多く、高い能力が求められます。
そのため、「顧客が増えたので事務員を雇いたい」、「今いる外国語対応もできる事務員が退職予定なので、新しい人材を早急にいれたい」、と思っても、求める人材が見つかるまでに時間を要することがあるのではないでしょうか。多忙で採用活動にあてる時間さえない、という弁理士の方もいるかもしれません。
また、採用がうまくいっても、仕事を覚えてもらうまでの教育時間が発生します。退職者がいる場合は引継ぎの時間も必要です。多忙な特許事務所では時間を捻出することは難しく、特許事務員を採用してから残業が続いてしまうなんて言うことにもなりかねません。

こんなとき、電話代行サービスを利用して受電時間を短縮し、特許事務員の方に事務作業に集中してもらうことも方法の1つです。
「受電の時間だけなくしたって、忙しさは変わらない」と思うかもしれませんが、受電業務を無くすことで、集中して他の業務を覚えたり、集中して引継ぎを行ったり、外部に邪魔されない時間が捻出できるのです。電話代行サービスを利用することで、普段の業務にも余裕ができたという方もいます。
CUBE電話代行サービスは、採用活動期間だけ、もしくは新しい特許事務員が仕事を覚えるまで、などの短期利用も可能です。

また、国際特許事務所では、数は少ないかもしれませんが、外国の顧客や現地の代理人から電話がかかってくることがあるのではないでしょうか。
外国特許事務員の方が作業に集中したいときは、CUBE電話代行サービスに電話を転送しておけばOK!英語対応プランでは、英語スキルがあるオペレーターが対応します。
ご希望があれば、内線感覚で弁理士のスマホに電話を取り次ぐことができる「応答後転送サービス」にて、英語で電話を取り次ぐこともできます。電話口の方に英語で「メールでご連絡ください」と伝えることも可能ですので、国際特許事務所のお電話もお任せください。

弁理士・特許事務所におすすめのプラン

電話代行 シンプルプラン

1人事務所の弁理士の方や、電話の本数自体は少ないけれど、電話対応で差別化を図りたい弁理士の方におすすめプランです。
電話代行サービスシンプルプランは、月額10,000円で、月50コールまで料金内で受電が可能です。
月額10,000円というリーズナブルなプランながら、内線感覚で弁理士のスマホに電話を取り次ぐ「応答後転送サービス」や、弁理士のその日のスケジュールを電話口の方に伝えるサービスがついております。
連絡が取りやすくなったと顧客に喜ばれた!と、大変好評いただいているプランです。

電話代行シンプルプラン詳細はこちら
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電話代行 英語対応プラン

外国の顧客や現地の代理人から電話が入る場合がある、という特許事務所におすすめのプランは、英語対応プランです。
1人国際特許事務所で忙しい、外国特許事務員はいるが事務作業に集中したい、そんなときはCUBE電話代行サービスの英語対応プランをおすすめします。
1日のうち数時間でもいいから受電してほしい!という場合でも、終日受電してほしい!という場合でも活用していただけます。
その他のプランと同様に「応答後転送サービス」や、電話口の方に弁理士のスケジュールを伝えるサービスがプラン内で行えます。
受電コール数によって料金が異なりますが、月額15,000円から始められるサービスです。
実際に、国際特許事務所の方より大変ご好評いただいております。

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電話代行 スタンダートプラン

事務所への電話の件数が多い、またはシンプルプランよりも臨機応変な対応をご希望の弁理士の方におすすめのプランは、スタンダートプランです。
月額25,000円で、月に100回まで料金内で受電が可能です。営業電話が多くてお困りの場合もご安心ください。
このプランでは、シンプルプランで行える内容に加え、1200文字程度のマニュアルを追加していただくことが可能です。相談料金のご案内など、キューブでFAQにお答えすることができます。
また、連絡先がプラン内で10か所まで登録できますので、既存の顧客からのお電話はAのアドレスへ、新規の相談の電話はBのアドレスへ、営業電話はCのアドレスへ・・・と、内容によって報告先を変更することができます。業務効率UPに是非お役立てください。
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CUBE電話代行サービスが選ばれる理由

弁理士・特許事務所宛の電話に強い

特許事務所には、顧客からの電話のほかに、特許庁の指定官庁や受理官庁、特許審査官からなどの電話もあります。CUBE電話代行サービスでは、このような特許庁からの電話対応にも落ち着いて対応し、専門用語をお伺いすることができます。
たとえば、実際に下記のような受電内容のご報告を行っております。
(一部抜粋しております)
「商標更新期限のレターをいただいた件です」
「出願番号○○○の、手数料軽減申請書に関してのご連絡です」
「際商標登録についてのメールをお送りしましたので、ご確認ください」
「意匠登録の費用についてお伺いしたいです」

CUBE電話代行サービスには、20年ご利用頂いている特許事務所様もいらっしゃいます。そのため、特許事務所宛の受電業務の経験が豊富なオペレーターが多数在籍しております。1人事務所で多忙な弁理士の方はもちろん、特許事務員がおられる特許事務所の方にも、「ここまでしっかり伝言を聞いてくれると思わなかった」と言っていただくことが多々あり、オペレーターの励みになっております。
もちろん、特許庁だけではなく、顧客からの大切なお電話にもしっかり対応いたします。弁理士の方のその日のスケジュールを教えていただければ、電話口の方に具体的な折返し可能時間を伝えることもできますので、「本当に事務員みたいだ」と、ご利用中の弁理士の方におっしゃっていただけることもあります。

顧客満足度があがる電話対応

世の中には様々な電話代行業者があり、それぞれの特色があります。
CUBE電話代行サービスでは、「顧客満足度があがる」「臨機応変な電話対応」を常に心掛けています。それは、電話を通して、電話口の方や、CUBE電話代行サービスを利用中の方に、最大限に喜んでいただきたいと願っているからです。
顧客満足度があがれば事務所の信頼性が高まり、「また依頼しよう」だったり、「あの人に紹介しよう」だったり、必ず売上も上がると考えています。
そのためには、わたしたちキューブは、オペレーターへの教育に時間も手間も惜しみません。
キューブでは、全オペレーターが1020時間以上の受電に関する研修を受けております。研修では1本1本の電話に感謝の気持ちを持ち、明るく丁寧に笑声(笑顔の声)で対応することを徹底して教えられます。そして、ロールプレイングなどの社内テストに合格したオペレーターのみが、実際の受電業務に入れるように仕組みを作っています。受電業務を開始した後も、OJTやOFFJTは継続して行っていきます。
また、オペレーターは正社員のみで構成されており、長期的に安定した雇用を実現しております。オペレーターが長く勤めることで、CUBE電話代行サービスを利用されている方にも安心していただくことができると考えています。
CUBE電話代行サービスの利用料金は、もしかしたら「安い」とは思われないかもしれません。しかし、ありがたいことに、「顧客を大切にしたい」「他事務所と差別化を図りたい」と考える方々に、ご好評いただいております。

サービス保証制度がある

CUBE電話代行サービスでは、「本当に顧客に失礼なく対応できるのか」と、心配される弁理士の方に安心してもらえるように、「サービス保証制度」を導入しています。
サービス開始1カ月以内に「全くメリットがなかった」「満足できなかった」と思われた場合は、お振込みいただいた費用(初期登録料・会費※・保証金)を全額ご返金します。
この保証制度を導入して以来、サービス継続率は98.8%です。
解約された方の理由は、「チラシの反響電話が思っていたよりかかってこなかった」「独立開業直後で、電話がほとんど鳴らなかった」というものでした。
そんなCUBE電話代行サービスだからこそ、「完全保証」が可能です。
保証期間内でのご解約の手続きも簡単なので、いつでもお気軽にお試しください。

※オプションサービスをご利用の場合は、オプションサービス料のみご負担いただきます。

プライバシーマークを取得している

弁理士・特許事務所業界の方が電話代行サービスを利用する場合、懸念点の1つに個人情報の流出があるのではないでしょうか。
キューブではプライバシーマーク取得しておりますのでご安心ください。10年以上前から機密情報保護、個人情報保護についてマネジメントシステム構築・運用に取り組んでいるだけでなく、人的なリスク低下にも取り組んでおります。
全オペレーターを直接雇用の正社員とし、個人情報の取り扱いについての研修を受けた上で業務を行っております。また、入社時の一度だけではなく、定期的な研修を行い、個人情報、機密情報の保護に取り組んでいます。

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