議事録の書き方のポイント9つ

前回の会議で決まったはずの事項がくつがえされてしまったり、何度も同じことを繰り返し議論してしまったりといった経験はありませんか?
議事録をつけることで、そうした非生産的な会議を防ぐことができます。
効率よく議事録をつけるためのポイント8つを解説しますので、非生産的な会議に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

ポイント(1)メモと音声録音を併用する

紙で議事録を書き留めるにしても、パソコンで入力するにしても、どうしても聞き逃しや漏れが生じてしまいます。
基本的には紙やパソコンとは別に、聞き逃した箇所や修正が必要な箇所を聞き返せるように音声録音をしておきましょう。

また、スマートフォンでも録音はできますが、会議中に電話やメールの着信があると困るので、専用のICレコーダーの使用をおすすめします。

ポイント(2)自分に合ったメモ方法を選択する

字が下手な方が紙でメモをすると、自分で書いた字にもかかわらず何を書いたか分からなくなるなんて事態が起きますし、タイピングが苦手な方がパソコンで議事録をとるとなると、議事進行に入力が追いつかずうまく議事録がとれません。
紙でメモするのがよいのか、パソコンを使うのがよいのか、自分に合った方法を選びましょう。

ポイント(3)会議の論点を理解する

議事録担当者が会議の論点を理解しておかなければ、有益な議事録は作れません。
何について話し合っているのか知らなければ、どの発言が重要なのかが分からず、あれもこれもメモしなければならなくなり、煩雑な内容になってしまうからです。

前回の会議の資料を読んでおく、出席者に論点を聞いておくなど、事前に会議の論点を理解する努力が必要です。
議事録担当者は「ただメモをすればいい」というわけではありません。
何のために議事録を作っているのか把握した上で会議に参加しましょう。

ポイント(4)事前に略語の書き方を決めておく

名前や肩書きをいちいち書いていると、議事録をつけるスピードが落ちてしまいます。
たとえば、山田課長なら「◯に”や”」、鈴木部長なら「◯に”す”」など、事前に略語を決めておくとメモがとりやすくなります。
失礼と思われないように、敬称や肩書きを省略する場合は、注意書きを加えたり、後で修正したりといった対応をとりましょう。

ポイント(5)重要な発言に絞る

全ての発言をメモすることはできませんし、読みにくい議事録になるので、重要な発言に絞ってメモをとる必要があります。
どの発言が重要であるか判断するには会議の議題を理解しておく必要がありますので、先ほど解説したように事前に議題を把握しておきましょう。

ポイント(6)決定事項と未決事項を分けてメモする

今回の会議での決定事項と、次回会議に持ち越される未決事項を分けて書いておきましょう。
決定事項と未決事項を混同して書いてしまうと決定事項が分からなくなり、会議後、出席者に決定事項を聞く手間が増えてしまいます。

ポイント(7)聞き逃した重要事項はその場で確認する

重要事項を聞き逃したら、その場で確認をとるようにしましょう。
会議をストップさせる後ろめたさがあると思いますが、肝心なところがあいまいな議事録に意味はありません。
分からないときはその都度確認をとった方がよいでしょう。

ポイント(8)時刻を記録しておく

時刻を記録しておくと、レコーダーで聞き返すとき、効率よく該当の箇所を探しだせます。
5分おき、10分おき、または重要発言があった時刻など、自分なりにルールを決めて時刻を記録しておきましょう。

ポイント(9)項目・議題ごとに整理する

議題に関係する発言、賛成・反対意見、決定事項、未決事項、次回持ち越しの課題など、項目や議題ごとに分けておくと見やすい議事録になります。
会議に参加していない人でも理解できるように、項目・議題ごとに整理しておきましょう。

おわりに

議事録は会議を効率化させるのにうってつけのツールです。
議事録を任されたときは面倒だと思わず、重要な役割を任されたのだと受け止めて会議に臨むようにしたいですね。