ビジネスメールでやってしまいがちな8個の失敗

ビジネスメールで失敗をしてしまい、相手を怒らせてしまったという経験をお持ちのビジネスパーソンは意外と多いのではないでしょうか。送信ボタンを押してから失敗に気づいても後の祭りで、取り返しがつきません。

ビジネスメールはビジネスパーソンにとって、やりとりの基本です。顧客、取引先、得意先、他部署など、ビジネスメールを送る機会は多いかと思います。そこで今回は、ビジネスメールでやってしまいがちな8個の失敗をまとめました。これからビジネスメールを送る際の、参考にしていただければ幸いです。

ビジネスメールでやってしまいがちな8個の失敗

ビジネスメールでの失敗は、ビジネスパーソンとしての能力を疑われることにつながってしまいます。十分に注意して、相手に失礼がないように心がけましょう。

失敗1:誤字脱字

一番よくある失敗は、誤字脱字です。自分で書いた文章は脳内で補完して読んでしまうため誤字脱字に気づきにくい性質があります。しかし、他人が書いた文章の誤字脱字はよく目につきます。

Wordやツールなどを使用して、誤字脱字をチェックする習慣を身につけてください。

失敗2:添付ファイルの付け忘れ

添付ファイルの付け忘れも、やってしまいがちな失敗のひとつです。自分では添付したつもりでも添付できておらず、送信相手から指摘されてから始めて気づいたという経験は誰しもが一度は通る道ではないでしょうか。

添付ファイルの付け忘れは送信相手に余計な手間をかけさせることになります。送信する前にファイルを添付したのかを確認する習慣をつけておきましょう。

失敗3:文章が読みにくい

改行がない、冗長で無駄な表現が多い、内容がまとまっていないなど、読みにくい文章は相手にとってストレスになります。また、理解するのに時間がかかる、意図を確かめるために何度もやりとりをしなければならないこともあるため、メールにとられる時間が増えてしまいます。

読みやすい文章にするには、適宜改行を入れる、複数項目に渡るときは箇条書きにする、伝えたいポイントをまとめるなど、要点が伝わるような工夫が必要です。

失敗4:添付ファイルが開けない

添付ファイルの容量が大きすぎると、受け取り側がファイルを開けない場合があります。大きいファイルは分割して送信する、またはファイル送信サービスを使って別途送信するなど、相手に対する心配りを忘れないでください。

失敗5:添付ファイルが文字化けしている

Macでファイルを圧縮すると、Windowsで解凍した際に文字化けすることがあります。また、WindowsからMacに圧縮ファイルを送った場合も同様です。

受け取り側が文字化け対応の解凍ソフトを使うという手もありますが、そもそも送り側であるこちらが文字化けしないように配慮すべきです。Macの場合には「WinArchiver Lite」などWindowsで解凍しても文字化けしないソフトがあります。いろいろ調べて、そのビジネスシーンに適したソフトを使いましょう。

winarchiver-lite
出典:WinArchiver Lite

失敗6:名乗り忘れ

ビジネスメールに限らずメールの最後に自分の名前を記載するのはマナー中のマナーです。メールアドレスを知っている相手でも、名乗り忘れるのは相手に失礼になります。もちろん最初に「お世話になります。◯◯株式会社の△△です。」と名乗っても構いません。

いずれの場合においても、名乗り忘れがないようにしましょう。

失敗7:顔文字を多用

ビジネスメールにおける顔文字の使用には賛否があると思いますが、ある程度付き合いが長く、ライトな内容のメールなら顔文字を使うのもアリだと思います。

しかし、顔文字を多用するのは良い印象を受けません。顔文字を使う場合は相手との関係性、使う場所を考慮し、多用しないように気をつけましょう。

失敗8:敬称忘れ

「◯◯さん」と敬称をつけるべきところを、「◯◯」と呼び捨てにしてしまうのは是が非でも避けたい失敗です。相手もわざとではないと分かってくれるものの、確実に気分がいいものではありません。

予測変換で名前を入力する方も多いと思いますが、敬称は絶対に忘れないよう最大限の注意を払ってください。

まとめ:それでも、もし失敗してしまったら

いくら注意していても失敗はしてしまうものです。もし送信してから失敗に気づいたら早急に謝罪メールを送り、次から同じ失敗を繰り返さないようにするしかありません。

慣れてくるほど失敗をしやすくなるので、送信する前にファイル添付や文章の整合性を再確認する習慣を身につけておきましょう。