だらだらといつまでも長引く会議は時間を奪い、会社の生産性を低下させてしまいます。
無駄な会議をなくすために、会議の時間を5分の1に短縮するための8個の方法をご紹介したいと思います。
会議の時間の割に中身が伴っていないと感じることの多い会社は、この機会に会議の進め方を見直してみましょう！
効率のいい会議の進め方を知るだけで、会議の充実度が全然違ってきます。
1. 意思決定者を置く
Googleは無駄な会議をなくすために、会議に必ず意思決定者を出席させるようにしています。
これはCEOのラリー・ペイジがCEOに復帰した際に全社員宛てに送ったメールに記してあった4つの効果的な会議の方法のひとつです。
意思決定者がいない場合は会議を開かないとし、意思決定者の出席を前提とした会議を行っています。
だらだらと会議が長引いてしまう原因のひとつは意思決定者の不在であるため、意思決定者を置くだけで長引く会議を短時間で終わらせることができます。
2. 会議の出席者数の上限を決める
これもGoogleが行っている会議の進め方のひとつで、Googleは会議の出席者は最大10人までと決めています。
会議の出席者数の上限を決めることで会議の長引きを防ぐことができます。
出席者が多くなっていつも会議が長引いてしまう場合は、会議の出席者数を限定してみてはどうでしょう。
3. 立ったまま会議をする
立ち食いそば屋は顧客単価が低い代わりに、回転率を高めることで採算性を確保しています。
会議も同じで、座りながらダラダラと長く会議をするより、立ったまま会議をした方が集中して短時間で会議を終わらせることができます。
会議がいつも長引いてしまうなら、一度立ったまま会議をしてみてはどうでしょう。
出席者はずっと立ったままは疲れるので早く終わらせたいという気持ちから、集中して会議が進められるはずです。
4. 形だけの定例会議を廃止する
たとえば毎週水曜日に会議を開くなど、定例会議を習慣としている会社は多いかと思います。
しかし、定例会議がどれだけ有益な時間となっているのかを考えてみると、必ずしも有益でない場合が多いのではないでしょうか？
ただ決まり事だからと開く定例会議は、従業員の時間を奪うだけの無駄な時間になってしまいます。
もちろん有益な報告や意見交換、情報交換が毎回行われているならば別ですが、ただ習慣として定例会議を開いているだけなら廃止し、資料の配布に切り替えた方が時間を無駄にしません。
5. 会議を開くことを目的にしない
会議で何も決まらなくても、会議を開くだけで何かをやった気になってしまいますが、それでは会議が開くことが目的になってしまっています。
会議を開く目的は新しいアイデアを出し合ったり、明確な方向性やゴールを決めることですので、会議を開くだけで満足していては先へ進めません。
6. 時間を計測する
だらだら会議を防ぐには、議題ごとなど時間を計測するのが有効です。
時間を決めずに会議を進めるとついだらだらと長引いてしまいますので、集中して会議ができるように時間を計測してみましょう。
人間は締め切りなど時間の目安があると集中力が変わってきますので、時間を意識することで短時間集中型の会議に切り替えることができます。
7. 前日までに資料を提出する
これは楽天が行っている会議の方法で、翌日の会議の資料は前日の夕方17時までに提出することにしています。
前日までに資料を配布し、出席者には会議までに資料を読んでおいてもらいます。
ですので、会議で資料全体の説明が必要なくなり、要点や補足事項のみの説明だけで済むので当日の会議の時間が短縮できます。
8. 会議の進行役を決める
取り仕切る役割を持つ人がいないと場というのはまとまりがつきにくくなります。
会議では本題から逸れた話に転じてしまったり、出席者同士が雑談をして会議がなかなか進まないことがあります。
そうした会議の脱線を防ぐために進行役を決め、会議をスムーズに進めるようにします。
