いつでもどこでも連続した作業をするために

「クラウドストレージサービス」という言葉だけは聞かれた方も多いのではないだろうか。しかし、聞いたことはあっても何のことかさっぱり分からない方もまた多いかもしれない。これは文書や画像などのさまざまなファイルをインターネット上に保存しておくことができるサービスの総称だ。インターネットにさえ接続できる環境があれば、どのパソコンやスマートフォンからも保存したファイルにアクセスすることができる。例えば、会社のパソコンで作成した文書ファイルをクラウドストレージサービスに保存しておけば、外出先でスマホを使ってそのファイルを閲覧したり、自宅で作業の続きを行ったりすることができる。

この代表的なストレージサービスに「Dropbox」「Evernote」「GoogleDrive」「OneDrive」などがあり、それぞれ特徴や適した使い方が異なる。
(以下、「Dropbox&GoogleDrive&OneDrive&Evernote完全大事典」より)

ありとあらゆるファイル管理ができるDropbox

「Dropbox」は文書ファイルや画像はもちろん、動画や音楽など、ありとあらゆるファイルをフォルダごとにまとめて保存することができる。保存したファイルは他のユーザーと共有することができ、メールでは送れない大容量ファイルを互いに共有することができる。条件を満たせば16GBまで利用できるため、パソコンのバックアップ用としての活用もできる。月額1200円の有料プランでは最大容量が1TBに増えるほか、共有リンクに期限を設定するなどの機能が追加できる。5人以上のメンバーで利用できる容量無制限の「ビジネス向けDropbox」プランもある。

アイデアノートとしてのEvernote

「Evernote」はメモを取るように文書を入力したり、画像を保存したりできる。特に外出先などで気付いたことや記録しておきたいことを素早くメモするような場合に便利。これも記録した情報はパソコンやスマホを使っていつでも閲覧・編集できる。アイデアノートとして活用したり、ライフログなどの記録に使われたりしているようだ。無料で使える容量は月60MB。有料プランを利用すると年間2000円で月間アップロード容量が1GBに増え、オフラインでのノート利用などの機能が追加される。年間4000円を選ぶと月間アップロード容量が10GBに増え、名刺をスキャンしてデジタル化できるなど、すべての機能が利用できる。

「GoogleChrome」や「Gmail」などと連携して便利に使えるGoogleDrive

「GoogleDrive」はGoogleが提供するクラウドストレージサービス。Googleアカウントを作成すれば無料で15GBまで利用でき、保存したファイルを他のユーザーと共有することもできる。また、「Googleドキュメント」や「Googleスプレッドシート」を利用することで、GoogleDrive上で文書ファイルや表計算ソフトを作成することもできる。パソコンで作成したOfficeファイルの閲覧・編集もできる。「GoogleChrome」や「Gmail」など、その他のGoogleサービスと連携すれば、さらに便利に利用できる。月額1.99ドルで100GB、9.99ドルで1TB、99.99ドルで10TB…と有料プランのランクで容量を増やしていける。

Officeアプリと連携できるOneDrive

「OneDrive」はMicrosoftが提供しているサービス。WordやExcelなどのOfficeアプリと連携できることが大きな特徴になっている。OfficeファイルをOneDriveに保存しておくと、Officeアプリがインストールされていないパソコンからでも閲覧・編集ができるため、仕事でこれらのファイルをよく使う人にとっては便利なのではないだろうか。Windows10ではOneDriveがプレインストールされているため、気軽に使うことができる。また、Office365サービスを利用していれば、1TBの容量が使えるようになっている。

あなたはどんな風に使いますか?

このようにそれぞれに特徴を持つため、クラウドストレージサービスを選ぶ際には、まず自分がどのような使い方をするのかを考えることが大切になってくる。

例えば、
Dropbox
・とにかくいろいろなファイルを保存したい
・作業の履歴を残して管理したい
・大容量ファイルの共有手段として利用したい

Evernote
・素早くメモを取り、後から整理したい
・Webページや画像を取り込んで、保存しておきたい
・アイデアノートや家計簿に利用したい

GoogleDrive
・Googleのサービスと連携したい
・文書ファイルや表計算ファイルを管理・編集したい

OneDrive
・外出先でもOfficeファイルを見たり編集したい
・Officeファイルをチーム内で共有して編集したい
といったところだろうか。

試しにまず始めてみよう!

私のようにあまりデジタルに詳しくない人の中には、ファイルの管理が上手くできないことも多い。必要なデータが見つからないことはしょっちゅうだし、あちこちに同じデータがあったり、古いデータがそのままになってしまっていて、その上で作業をしてトラブルにつながったことなども1度や2度ではない。以前にも友人からクラウドサービスを紹介されたことがあったのだが、白状をするとそのままになっている。仲間がいれば、互いに半ば強制的にこうしたクラウドストレージサービスを利用することで、現在の悩みを解消できるかもしれない。とにかく試しに始めてみないと。私もそろそろ挑戦しないと、いつか取返しのつかないトラブルにつながるのではないかと戦々恐々としている。