「ビジネスメールの書き方って見よう見真似でおぼえただけで、そういえばきちんと教わったことなんてない…」という方は意外に多いのではないでしょうか？
デキるビジネスマンは基本的なマナーををしっかり押さえたビジネスメールを送っています。ここでは、ビジネスメールを送る上で知っておくべき、基本的なマナーを9つ解説します。
送ったメールを自分でじっくり読み返すことはあまりないと思いますので、この機会にマナーに沿ったメールが送れているか確認してみましょう。
件名を分かりやすく
ビジネスメールの件名は一目で内容が分かるようにしましょう。
例えば「打ち合わせの件」だけだと何の打ち合わせか分かりませんので、「◯月◯日の◯◯展示会の打ち合わせの件」というように、具体的に要件を示しましょう。件名が長くなりすぎても分かりづらいので、短すぎず長すぎない件名にするのもポイントです。
内容は簡潔、かつ読みやすく
メールは受け取った相手が読みやすい内容にするのがマナーです。
要件をただ書き連ねるのではなく、複数の要件がある場合は箇条書きにしたり、最初にいくつ要件があるのかを記すなど、読み手のことを考えて内容を整えましょう。
最初に結論を書く
挨拶、前置きは簡潔に、その後に結論を書いて詳細を記すのが分かりやすいメールを書くコツです。
最初に結論を書くとその後の詳細が読み進めやすいので、相手に伝わりやすくなります。
メールの最後に署名をつける
ビジネスメールでは最後に社名、部署名、氏名、メールアドレスなどを署名として記し、必要があれば住所や電話番号も入れます。
一回一回手動で入力するのは手間なので、自動で署名が入るように設定しておきましょう。
重要、緊急の要件はメール以外で
重要な要件の場合は【重要】、急ぎの場合は【至急ご確認】など括弧を使うと目を引くのでよく使われます。
しかし、すぐに連絡が必要な場合はメールではなく、電話やチャットツールなどすぐに連絡がつく手段の方が適しています。
資料を添付しなければならないなどメールで連絡せざるを得ない場合にも、メールの送信後に電話で確認をする方が良いでしょう。
24時間以内に返信する
メールの返信は早い方がいいですが、メールが来るたび対応していては自分の仕事が進みません。1日のうちにメールを返信する時間を決めるなど自分のルールを決めておくといいでしょう。
メールは即返信を求める連絡手段ではありませんので、必ずしもリアルタイムで返信する必要はありません。とはいえ、返信が2日も3日も遅れるのはさすがに失礼ですので、24時間以内には返信するようにしましょう。
半角カタカナは使わない
ネットではしばしば半角カタカナが使われますが、ビジネスメールでは半角カタカナを使わないのがマナーです。半角カタカナは読みにくいというだけでなく、機種依存文字のように文字化けしてしまうことがあるので使わないようにしましょう。
添付ファイルは2MB以内が目安
メールに添付するファイルの容量が大きすぎると相手に届かなかったり、受信に時間がかかってしまいます。一般的にメールの添付ファイルの容量は2MB以内が目安とされていますので、送信前に容量を必ず確認しましょう。容量が大きいファイルを送る場合は、ファイル送信サービスやオンラインストレージなどを使って送ります。
不審なメールに添付されているファイルは開かない
2015年6月に日本年金機構のパソコンがウイルスに感染し、年金情報が流出してしまうという問題が起こっていたことが発覚しました。事の発端は職員に不審なメールに添付されていたファイルを開いたことにより、ウイルスに感染してしまったことです。
個人のパソコンならまだしも、企業や組織のパソコンがウイルスに感染すると情報漏えいの危険があるため、不審なメールに添付されているファイルは不用意に開かないようにしましょう。情報漏えいは自社だけでなく取引先にも迷惑がかかる恐れがありますので、不審なメールの扱いには十分注意しなければなりません。
迷惑メールは巧妙化していますので、一見すると不審に見えないメールもありますし、プレビュー画面で感染してしまう強力なウイルスもありますので、覚えのないメールや不審なメールにはくれぐれも用心してください。
