タスクを分割して効率よく仕事を進めるための手順

「1つの仕事にかかる時間がいつも予定をオーバーする」「どうも非効率な進め方をしている気がする」など、仕事でこのような悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか?

そこで今回は、タスクを分割して効率よく仕事を進める方法をご紹介します。タスク分割をする意味、タスク分割の手順を解説していますので、仕事の効率化をしたい方はぜひご覧ください。

タスクを分割する意味

 
仕事とは、そもそもが小さなタスクの集合体です。そのため、仕事の効率が悪いなと感じるときは、まずは小さなタスクに目を向けてみましょう。

それには、タスクの分割が必須になります。タスクを分割することで何から手をつけるべきかが明確になり、最初に手をつけるべきタスク、後回しにしてもいいタスク、今はやらなくてもいいタスクが把握できるようになります。仕事に取り組むために最適な、効率の良い手順が考えられるようになるということです。

まずタスクを分割し、優先順位の高いタスクから着手するようにしましょう。

タスクを分割して効率よく仕事を進めるための手順

タスク分割

いざタスクを分割するとなると、どれくらい細かく分割すべきか悩んでしまうと思います。分割の仕方はいくつかありますが、ここでは時間で分割する方法をご紹介します。だいたいの目安で構いません、30分、45分、1時間といったように作業時間でタスクを分割してみましょう。こうすることでタスク全体に要する時間が把握しやすくなります。

また、時間でタスクを分割すると、次のようなメリットも生まれます。人間の集中力は長くは続かないため、小休憩を挟んで集中力を回復させながら作業することができるのです。リフレッシュした状態で次のタスクに取り掛かれば、ダラダラと作業するよりも、効率よく作業が進められます。長くても1時間ほどで完了するようなタスクの分割を心がけましょう。

更に、時間で区切っていくことで、時間単位で自分ができることが増えていくことが見えやすいため、成長の証となって実感することもできます。

試行錯誤を繰り返す必要はある

今回は時間でタスクを分割する方法をご紹介しましたが、これで必ず効率が良くなるというわけではありません。効率を良くするためのタスク分割には、実際に仕事に取り組む本人が試行錯誤を繰り返す必要があります。

たとえば、時間単位でタスクを分割する場合、分割単位を30分、45分、1時間としましたが、どの単位が適しているのかはタスクや状況によって異なります。細かく分割しすぎると逆に非効率になってしまう恐れもありますが、10分で細かく分割した方が進めやすい場合もあるかもしれません。

あくまでも、自分が進めやすいタスク分割の方法を見つけるのが一番です。いろいろ試してみてしっくりくるやり方を探してみてください。