生産性のある会議にするための6個のポイント

長時間拘束された挙げ句、何も決まらない会議は本当に時間の無駄です。
参加者全員の時間を奪うダラダラ会議は、組織の生産性もモチベーションも下げてしまって百害あって一利なし。
ダラダラ会議を防止し、生産性のある会議にするための6つのポイントをまとめましたので、会議が長引いてしまう会社やチームはこの機会に会議の進め方を見直してみてはいかがでしょうか。

ポイント(1)会議の目的・議題を明確にする

有益な会議を行うためには、目的・議題を明確にする必要があります。
目的があってこその会議なので、目的がないのであればそもそも会議を開く必要はないでしょう。

何を目的とした会議なのかをはっきりさせておかないと、ダラダラ会議になることは必至です。
そんな会議を続けていると、そのうちに会議をすることそのものが目的化し、何も決まらない無駄な時間を毎回過ごすことになってしまいます。

また、会議の目的・議題は出席者全員が理解していないと、会議が始まってからいちいち説明しなくてはならなくなります。
会議を開く前に目的と議題を出席者に周知しておけば、本題にスムーズに入れて効率的です。

ポイント(2)終了時間を決める

終了時間を決めない会議は長引きがちで、気がつけばダラダラ会議になってしまいます。始まりの時間も同様に、時間を決めておかないとついついルーズになってしまうでしょう。
人は、時間に余裕があるとつい無駄なことをしたり気を抜いたりしてしまうものだからです。

開始・終了時間を決めておくと時間の目標が明確になり、会議への集中力が増します。
ダラダラ会議を回避するために、開始・終了時間を明確に決めて会議を始めましょう。

仕事も同じで、残業ありきで仕事を進めるとペースが遅くなってしまいます。
「定時に帰る」ことを目標にすれば、どうすれば効率よく仕事を終わらせられるのかを自然と考えるようになり、仕事のスピードが上がります。

ポイント(3)資料を事前に配布する

会議が始まってから資料を配布すると、資料の理解や説明に時間を費やしてしまいます。
資料を事前に配布しておけば、資料内容を把握した上で会議に参加してもらえるので、進行がスムーズになります。

ポイント(4)参加者を限定する

全員参加の会議は、参加する必要のないメンバーの時間を奪ってしまいます。
人が多く集まると議論が横道に逸れやすくなり、意見もまとまりにくくなります。

ダラダラ会議を回避するためには、プロジェクトに関わるメンバーだけを招集するなど、参加者を限定した方がよいでしょう。
慣習で会議は全員参加としている会社は、まずは参加者を限定することから始めるのをおすすめします。

ポイント(5)立ちながら会議をする

立ちながら会議をするのもダラダラ会議を回避する有効な方法です。
1時間も2時間も立っているのは辛いので、会議を早く終わらせようという気持ちが働きます。
疲れる方法ではありますが、座って会議をするよりも集中力が増します。

ポイント(6)意思決定権者を出席させる

意思決定権者がいない会議は意見がまとまらず長引いてしまいます。
ダラダラ会議を回避するには、意思決定権者を出席させるべきです。

これはGoogleのラリー・ペイジがCEOに就任した際、全社員に向けてメールで送った会議の進め方のひとつで、Googleでは会議を開くときは意思決定権者を出席させることを決まりとしています。
ラリー・ペイジは、意思決定権者がいない場合は会議を開くべきではないとしており、意思決定権者の出席を非常に重視しているようです。

Googleに倣い、会議を開く際は意思決定権者を出席させることを決まりとすればダラダラ会議もなくなることでしょう。

おわりに

時間は限られた資源です。どんな人間であっても、1日は24時間しかないと決まっています。
貴重な時間を浪費することがないよう、会議に限らずさまざまな無駄をなくしていきたいですね。