会議は時間をかけたから有意義になるというわけではありません。長時間でも無駄に終わる会議もありますし、短時間でも効率の良い会議はできます。
そこで今回は時間を無駄にするダメな会議にみられる5個の共通点をまとめましたので、経営者の方は自社の会議が当てはまっていないかチェックしてみてください。
成果の出ない会議は時間の無駄
会議は手段であって目的ではありません。成果の出ない会議は全くの時間の無駄で、それならしない方がマシです。業績を伸ばしている会社は無駄な会議はせず、有効に時間を使っています。
経営者の会議に対する意識が低いと、会議の質は向上しません。反対に考えるなら、経営者が会議に効率性や有益性を求めれば、社員の会議に対する意識が変わります。
ダメな会議の共通点
慣例的に行っている
一番ダメなのは慣例的に行っている会議です。決まりだからと目的もなく集まり、ただダラダラと会議をするのは無駄以外なにものでもありません。報告のための会議なら、資料を回覧するだけで済むはずです。
とりあえず全員参加を義務付けている
これも悪しき習慣で、会議に関係ない社員まで集める全員参加の会議ほど無駄なものはありません。こうなっては会議を開くことが目的になってしまい、無関係な社員にしてみれば貴重な時間を奪われる忌まわしき時間です。
社員の労働時間を奪うことは会社にとっても損失であり、無駄な会議によって生み出されるものは何もないどころかマイナスになります。
目的が定まっていない
会議は目的が開くものであって、目的のない会議は無駄でしかありません。目的がないなら会議を開く意味はなく、何を会議するかの会議になってしまっては本末転倒です。
会議に限らず何をするにしても目的がない行動は無駄になります。時間を有効に使うなら、こうした無駄な会議は開くべきでありません。
時間を決めていない
会議の時間を決めずに始めると、無意識のうちにダラダラしてしまいます。内容によって長引くことはありますが、決めた時間内に終わらせるのが効率の良い会議のやり方です。
時間を決めて会議を始めることでメリハリが生まれ、密度の濃い会議ができます。
意思決定者がいない
ダラダラする会議のひとつの原因に、意思決定者がいない会議を開いている場合があります。意思決定者がいないと採否ができず、無駄に会議が長引きます。Googleでは意思決定者を設けることを会議のルールとしており、意思決定者がいなければ会議を開くべきではないとしています。
日産の場合は意思決定者を会議の最初と最後にしか出席させないというルールを設けています。この場合も意思決定者が採否を決めるので、意図するところは同じです。
おわりに：ダメな会議がわかれば、改善方法も見えてくる
本記事ではダメな会議の共通点をご紹介しました。「人の振り見て我が振り直せ」ということわざがあるように、意外と自社のことは見えていないものです。
ダメな会議がわかれば改善方法も見えてきますので、この機会に会議のあり方を見直してみてください。
