メールの管理も大切な仕事のうちです。適切に管理をしないと大事なメールを見落としたり、業務に余計な時間をとられたりと業務に支障がでます。
効率よく管理するためのメールのフォルダ分けのルールを6個ご紹介しますので、ご自分に合ったルールを見つけていただけばと思います。
メールは仕分けしないと混乱のもとになる
メールの管理が煩雑になると、重要なメールを見落としたり、重要でないメールに時間をとられたり、混乱のもとになります。メールの管理は誰でも簡単にできるように思いますが、実はちゃんとルールを決めないと無駄に時間を奪われてしまいます。
これから紹介するフォルダ分けのルールを参考に、最も効率よく管理できる方法を模索してみてください。
メールのフォルダ分けルール6個
名前ごとに整理する
最もスタンダードな方法ですが、メールを名前や取引先、プロジェクト名ごとにフォルダ分けします。名前で整理しておけば後で見返したい時に探しやすいですし、適切に管理ができます。
ただ、受信メールをとりあえず名前ごとに分けていくやり方をすると、重要なメールや早く返信するメールが埋もれてしまいます。この分け方をするなら、重要なメールはフォルダに割り振る前に返信をしておいた方が良いでしょう。
年月ごとに整理する
2015年、2016年、2017年というふうに年月でフォルダ分けする方法もあります。名前ごとに分けていくとどんどんフォルダが増えていくので、年月で分けるとフォルダを少なくできます。
この分け方は名前から探せないため、後で探す際に時間がかかるのが欠点です。見返すことが少ない方に向いています。
重要度で整理する
返信漏れを防ぎたい方、効率よく処理したい方は、「重要」「要返信」「保留」「返信不要」など、メールを重要度で整理する方法が向いています。この分け方なら要返信のメールを見落とす可能性が低くなりますし、急ぎでないメールに時間をとられることもないので、効率よくメールを管理できます。
1日のうちにメールを分類する時間と返信する時間を決めておくと、いちいちメールに気を取とれずに済みます。
資料用フォルダを作る
購読しているメルマガや送ってもらった資料などがあれば、資料用フォルダを作って分類しておきましょう。資料用フォルダを作っておけば後で探しやすいですし、空いた時間に資料を見ようという意識が生まれます。
重要度でメールを分けた上で、資料用フォルダに分類するのも効率の良い方法です。
不要なメールはその場で削除する
不要なメールを置いておいても何も得することはありません。それどころか、管理が煩雑になって余計な時間をとられてしまいます。
読み終わったメルマガやお知らせなどはその場で削除し、保存メールが無駄に増えないようにしましょう。
削除すべきか迷うメールを保管しておくフォルダを作る
後でもう一度見返すかもしれない、削除するか迷ってしまうメールのために、保管用フォルダを作っておきましょう。迷う時間ももったいないので、迷ったらとりあえず保管用フォルダに入れてしまった方が効率的です。
保管用フォルダは保管期限を決め、期限を過ぎたら削除するようにしましょう。
おわりに
ひとつひとつのメールにとられる時間は少ないですが、積もり積もれば結構な時間のロスになります。フォルダ分けを工夫して無駄な時間を減らし、効率よく管理できるようにしましょう。
