後を絶たないトラブル

起業した会社が忙しくなってきて従業員を雇った方が良い頃になってくると、早めに就業規則を作っておいた方が良い、とアドバイスをするようにしている。私自身の会社がまだ従業員を雇っていないのにそんなアドバイスをするのは、された方からすれば片腹痛いということになるのかもしれないが、それも重々承知の上で話しているのは従業員に対する問題で悩む会社があまりに多いためだ。「いくら注意しても遅刻・欠勤が続く」「勤務中の態度が真摯でない」「私語が多い」「私用の電話やメールを繰り返す」「セクハラ・パワハラを何度注意しても止めずそのため退職者が後を絶たない」…。

その素行があまりにひどいため、「この問題従業員を辞めさせたい。誰か専門家を紹介して欲しい」と相談されるのだ。そんな時、知り合いの社会保険労務士や場合によっては弁護士などを紹介するのだが、後から伺うと、残念ながら何の罰則も与えられないというケースも意外に多いようだ。何故そうなるのかと言えば、就業規則を作っていない会社が多いからなのだそうだ。この就業規則に解雇や制裁に関する事項が定められていないと、いくら社長のあなたの言うことが正しかったとしても、法的には勝てないという事態が起こるのだという。

常時10人以上なら必要

この就業規則とは、企業において使用者が労働基準法などに基づき、当該企業における労働時間や賃金などの労働条件や職場の服務規律を文書化したもので、言ってみれば使用者と労働者との間のルールブックのようなものだ。労働基準法には、常時10人以上(パートタイマーやアルバイトなども含める)の労働者を使用する使用者は就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならないと定められている。

この就業規則に記載すべき事項は大きく3つに分けられている。
そのまず第1番は「絶対的必要記載事項」というもので、これはその名の通り必ず記載しなければならない事項のことを指す。その内容は、始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに交替制の場合には就業時転換に関する事項、そして、賃金の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締め切り及び支払いの時期並びに昇給に関する事項、最後に解雇の事由を含む退職に関する事項だ。

記載事項は大きく分けて3つ

そして次は「相対的必要記載事項」というもので、これは会社として定める場合は必ず記載しなければならない事項のことを指す。それにはいくつかあって、①退職手当に関する事項、②臨時の賃金(賞与など)、最低賃金額に関する事項、③食費、作業用品などの負担に関する事項、④安全衛生に関する事項、⑤職業訓練に関する事項、⑥災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項、⑦表彰、制裁に関する事項、⑧その他全労働者に適用される事項、となっている。

最後の3つ目は「任意的記載事項」というもので、労働基準法上で定められている先の2つの事項以外の部分で、必要に応じて任意に記載できる事項を指す。
これらの内容を記載した就業規則を作成できれば、それについての「従業員代表の意見書」を添付して、労働基準局に提出することになる。この「従業員代表の意見書」ではあくまでも従業員に意見を聞いているかどうかが重要視される。仮に従業員が内容に意義を唱える意見を提出したとしても、そのまま提出することができ、労働基準監督署においてその就業規則が無効とされることはないとされているため、あまり気にする必要はないとされている。

不要なリスクは取り除く

もし、10人以上の従業員がいながら就業規則を作成せず届出を怠っていた場合は、30万円以下の罰金が科せられる旨が法律に定められている。また、労働条件などを変更したにも関わらず就業規則を変更しなかったり、就業規則を変更してもその届出をしていなければ、その場合も同様の罰金になってしまう。

これまで作成していなかった会社が決まって言うセリフは、「面倒だったから」「忘れていた」というものらしい。しかし、これは罰金云々だからではなく、従業員が増えてくるとどうしても創業者らの思いや仕事の常識の通用しない人の紛れ込むリスクは生じる。それを防ごうとしても余計なコストがかかるだけだったりする。その時に会社と従業員との間にルールブックがないと、労働トラブルが発生し、そうなると30万円どころの損失では済まなくなる可能性が高くなる。

こうしたリスクを避けるためにも就業規則は必要になる。もちろん従業員数がまだ10人には満たない頃から就業規則を作成しておくに越したことはない。それが無理でも、大体どのようなルールを作るべきか、予め骨格だけは決めておくのだ。そうすれば、実際に届出をしなければならなくなってからも慌てずに済むことになる。

経営者と業績の話をしていると「不景気だから厳しい」という話をよくきく。増して、新型コロナウイルスの影響をもろに受ける業界においてはなおさらだ。しかし問題の原因となるのが従業員なら、それらの危機にあって会社を支えてくれるのも従業員である。従業員とともに生き抜くための土台を用意しておこう。