弁護士のビジネスマナーとは？訪問時から電話受付の対応まで解説

仕事上、様々な人と対面する弁護士にはどうしてもビジネスマナーが求められます。
また、裁判所や役所、相談者や顧問先との連絡ツールには電話を利用することも多く、電話対応のマナーも必要です。
ビジネスマナーを知らないがゆえに、悪気なく相談者に不快な思いをさせてしまって依頼に繋がらない…ということが起こらないためにも、本記事では弁護士のビジネスマナーについて解説していきます。

【目次】

【場面別】弁護士のビジネスマナー

相談者、依頼者、相手方、相手方の弁護士、裁判所、役所など、弁護士は多くの人と関わります。対面にかかわらず、電話やメールでもコミュニケーションを取ることも多い仕事です。
様々なパターンが考えられますが、まずは3つのよくある場面別で弁護士のビジネスマナーをご紹介します。
・訪問する場合
・電話対応の場合
・メールの場合

訪問する場合

弁護士が顧問先への訪問を行う場合、上着を脱ぐ時間などを考えて約束時間よりも5分～10分ほど早く到着しておくと良いでしょう。
ただし、先方への訪問自体は約束時間5分前からがマナーです。なぜなら、早すぎる訪問は相手の時間を余分に奪うことになるからです。
また、こちらの約束まで、相手に別の用件がある可能性もあります。
受付がある場合は、訪問者側から挨拶をして弁護士事務所名と名前を名乗り、誰と何時に約束をしていたか伝えます。
部屋に通された後は着席して待っても構いませんが、約束相手が部屋に入るときには立って挨拶を行います。名刺交換や挨拶は、訪問者側から行うことが基本的なマナーですが、弁護士に依頼する側として相手がもし先に挨拶や名刺交換を始めた場合は、「申し遅れまして申し訳ございません」と一言添えてから名刺を差し出すと良いでしょう。

電話対応の場合

弁護士が受電対応をする場合でも、一般的な電話マナーと同じようにコールが3回鳴るまでに受電を行うように心がける必要があります。4コール以上鳴らしてしまった場合は、「お待たせして申し訳ありません」と一言添えるようにしましょう。
相談者の中には法律事務所に電話をかけることに緊張してしまう人も多いため、高圧的な口調や冷たく感じられる話し方は避けます。「怖い弁護士」や「冷たい弁護士」という第一印象がついてしまえば、他の法律事務所へ依頼をしてしまう可能性があるからです。
また、相談者の名前や電話番号、相談予約日時の聞き取り間違いが起こった場合、事務所に不信感を抱く原因になります。今後信頼関係を築く上でも、通話中にしっかりと復唱確認を行う必要があります。

メールの場合

弁護士がメールの送信、もしくは返信を行う場合、基本的な構成は一般企業と変わりません。
送り先が企業や事務所の場合は、企業名+部署名+役職名+担当者名を最初に入力します。送り先が個人の場合は、フルネームを最初に入力します。
冒頭の挨拶文に関しても、「いつもお世話になっております」という一般的なもので問題ありません。
挨拶文の後には、簡単でいいので「弁護士の〇〇（名前）です」など、名乗りの一文をいれます。その後に、伝えたい用件に入ります。ただし、文面は対面や電話よりも感情が伝わりにくく、冷たい印象を与えやすいため、クッション言葉をしっかりと使用することがマナーです。
例えば、「申し訳ありませんが、」や、「お手数をおかけしますが、」など、一言添えることで印象が柔らかくなります。多忙で端的な文章の弁護士が多い中、このようなクッション言葉を入れることで柔らかい印象を相手に与えます。

【項目別】弁護士のビジネスマナー

【場面別】弁護士のビジネスマナーを3つご紹介しました。次は【項目別】で2つ、弁護士のビジネスマナーをご紹介しましょう。
・個人情報の取り扱い
・身だしなみ

個人情報の取り扱い

業務上、多くの人の個人情報を取り扱う弁護士は、個人情報保護法を遵守するとともに、守秘義務というものがあります。
守秘義務違反を行ってしまうと、懲戒処分や業務停止命令をうける可能性もあります。
事務所内で取り扱う個人情報に関して他言しないことはもちろんのこと、誤送信や紛失を避けるためのルールを徹底することが重要です。
その他、事務所外で個人情報に関わる電話や面談を行う必要性がある場合は、周りの人に話を聞かれない場所、そして書類内容を見られないような場所を選ぶようにする必要があります。
個人情報のデータなどを外で閲覧する際も周りに人がいないかどうか、確認してから閲覧するようにしましょう。
どうしても人が多い場所で個人情報にかかわる電話をしなければならない時は、後ほど掛けなおすなどの工夫が必要です。

身だしなみ

弁護士であっても、身だしなみによって相手からの第一印象は大きく変わります。身だしなみを正しく整えることで、清潔感、安心感、信頼感を抱かせることができます。
目立つブランドロゴや派手な小物はどうしても主張が強くなって目立つため、スーツや小物はなるべくシンプルで控えめにする方が良いでしょう。
いわゆる一般企業の身だしなみチェック項目と同じように、前髪が目にかかっていないか？服にシミや汚れはついていないか？などをチェックしておく必要があります。

まとめ

多くの人とコミュニケーションを取る必要がある弁護士業務ですが、中でも電話対応についてはビジネスマナー以外でも課題を抱える法律事務所は多くあります。
例えば、「外出が多いために受電対応自体が出来ないことが多い」、「弁護士、もしくは事務員が電話対応を苦手としている」などです。
ビジネスマナー以前に、受電対応ができなければ相談や依頼に繋がる機会が減ってしまいます。
また、対面の場合は、表情や服装（身だしなみ）などで好印象を与えることができますが、電話は声と話し方で判断されることになってしまいます。
電話対応を苦手としていなくとも、意識しなければちょっとした言い方で印象が悪くなってしまい、依頼に繋がらない恐れがあります。
そのため、電話対応に関しては外部に委託する法律事務所も数多くあります。

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