法律事務所への新規問い合わせには電話は欠かせません。
特に、法律事務所へ電話をかけてこられる方は、「早く問題を解決したい」、「助けてほしい」「早急に相談日を決めたい」などという気持ちから、電話での問い合わせを行うことが多いです。
他にも、「法律事務所の雰囲気を知りたい」「料金などサッと聞きたい」などの理由もあるでしょう。
このような入電は依頼に繋がる可能性があるとはわかっていても、法律事務所の弁護士や事務員は外出率が高く、事務所に誰もいないという状況は意外とあります。
弁護士や事務員の事務所不在時に、もし依頼希望者が電話をかけてきていたら？
せっかく広告宣伝を行っていたとしても、電話を受けられないだけで機会損失に繋がってしまいます。
【目次】
弁護士・法律事務所が電話代行サービスを利用するメリット
弁護士や事務員が事務所不在時でも、確実に受電ができるサービスがあります。
それは「法律事務所向け電話代行サービス」です。
簡単にご説明すると、法律事務所の電話を代わりに受けてくれるサービスです。
法律事務所向け電話代行サービスを利用することで得られるメリットは、大きく分けて3つありますので、ご紹介します。
・機会損失の防止
・生産性の向上
・コスト削減
機会損失の防止
電話代行サービスのオペレーターが受電してくれるため、外出時や依頼者対応中、もしくは書類作成に集中したいという時でも、事務所の電話を気にする必要がありません。
電話応対品質を重んじている電話代行サービスであれば、相手に好印象を与える電話対応ができるため、電話の問い合わせから依頼に繋がる可能性も高まります。
電話代行サービスによっては、相談希望者のアポイント受付まで行うことが可能です。
電話代行サービスを利用することで、「電話がつながらないから」や、「電話に出るのが遅いから」、「電話対応が冷たいから」などの理由で他の法律事務所へ依頼してしまう顧客を防ぐことが出来るのです。
生産性の向上
事務所での受電対応の時間が圧倒的に減るため、受電対応に使っていた時間を書類作成業務や事務処理にあてることができます。
特に、受けた電話が不要な勧誘電話であれば、時間を無駄にしたような気持にもなりますが、そのような電話も全て電話代行サービスのオペレーターが対応してくれます。
また、集中して行いたい業務があるにも関わらず、事務所への入電のコール音で集中力を欠く、という事態も減らすことができます。
時間を有効活用できる、また、集中できる時間が確保されることにより、今までよりも生産性の向上が見込めます。
コスト削減
多忙を極めるために、新たに事務員を雇うことを検討する方もいるでしょう。
しかし、電話の一次応対だけではなく、相談や依頼のアポイント受付まで行ってくれる電話代行サービスを利用することができれば、電話対応にかかっていた時間が浮いて新たに事務員を雇わなくとも業務が回るようになったという弁護士の方もいます。
そして、電話代行サービスは事務員を雇うよりも圧倒的にリーズナブルな金額で利用できるため、仕事の効率を上げながらコスト削減を行うことが可能となります。
弁護士・法律事務所が電話代行サービスを利用するデメリット
弁護士や法律事務所が電話代行サービスを利用するにあたってのデメリットも存在します。
例えば、電話代行サービスの業者によっては電話応対品質を重んじていない可能性があります。また、法律事務所宛の電話対応に慣れていない電話代行サービスであれば、専門用語の聞き取りがうまくいかないことも予想されます。会話がスムーズにいかないことや、聞き取り間違いが多発すればトラブルに発展してしまう可能性もあります。
このような場合は電話の取りこぼしは防ぐことができますが、新規問い合わせからの成約率は上がりません。
むしろ、電話の問い合わせから依頼に繋がることが減ってしまう可能性もあります。
法律事務所が電話代行サービスを利用する場合は、電話応対品質を重んじている業者を選択することが大切です。
そして、弁護士や法律事務所の電話対応に慣れている業者が良いでしょう。
弁護士・法律事務所が電話代行サービスを選ぶ際のポイント
電話代行サービスのメリット、デメリットを踏まえた上で、弁護士や法律事務所が電話代行サービスを選ぶ際のポイントを３つご紹介します。
・電話対応の応対品質
・希望するサービスを提供しているか
・セキュリティ面
電話対応の応対品質
「弁護士・法律事務所が電話代行サービスを利用するデメリット」の項目でもお伝えしたように、契約した電話代行サービスのオペレーターの電話応対品質が悪ければ、新規契約率は上がりません。それだけではなく、電話代行サービスを利用することで大切な顧問先からの評判を落としてしまうことにもなりかねません。
電話応対品質に力を入れている電話代行サービスであり、なおかつ弁護士や法律事務所宛の電話対応に慣れている業者を選ぶことがポイントです。
オペレーターの法律事務所宛の電話の対応事例や、実際のやり取りの音声などがあれば、確認するほうが良いでしょう。電話代行サービスの業者に電話で問い合わせを行ってオペレーターの対応を聞かせてもらうことや、お試しサービスを利用してみるなどの方法もあります。
希望するサービスを提供しているか
受電対応と言っても希望する内容は事務所により様々です。
「弁護士は外出中のため、ご用件を承ります」などの一次応対だけで良いという方もいれば、在席中に必要な電話だけ内線感覚でスマホに繋いでほしいという方もいれば、相談依頼はアポイント受付完了まで行ってほしいという方もいます。
まずは、ご自身の法律事務所でどのような電話応対を行ってほしいのかをイメージしておき、その対応ができる電話代行サービスから比較検討すると良いでしょう。
セキュリティ面
法律事務所は個人情報の取り扱いや機密情報の取り扱いが必須です。電話対応をアウトソーシングする場合、心配になる点としては情報の取り扱い方法やセキュリティ面ではないでしょうか。
HPなどで情報の取り扱いについての記載があるかどうかを確認します。その他、オペレーターの教育内容や、オペレーターの受電場所のセキュリティ対策など、細かく確認が必要です。Pマークを取得しているかどうかも判断基準となります。
また、HPに記載のあることであっても、事前に電話代行サービスの業者に直接問い合わせを行っておくことをおすすめします。
弁護士・法律事務所におすすめの電話代行サービス8選
ここからは、弁護士や法律事務所におすすめの電話代行サービスの業者を具体的に8社ご紹介します。
・My Team108
・ビジネスアシスト
・BusinessCall
・e秘書®
・電話代行サービス株式会社
・株式会社ニーズシステム
・渋谷オフィス
・オフィスのでんわばん
My Team108
【特徴】
CUBE電話代行サービスは、弁護士・法律事務所向け電話代行サービス「My Team108」を提供しています。
多忙な弁護士の方を臨機応変にサポートするために、My Team108では、内線感覚で電話をスマホに繋ぐ「応答後転送」や、日々のスケジュールに合わせて電話対応を変化させる「スケジュール対応」もプラン内で利用していただけます。
オペレーターは半年以上の教育や研修を受けた正社員で構成されているだけでなく、秘書検定と電話応対技能検定の資格保持者です。応対品質の良さに加え、法律事務所宛の電話で使用される専門用語の聞き取りには自信があります。５５０社以上の法律事務所が導入しています。
また、全プランでメール以外に、Slack、Chatwork、LINE、LINEWORKS、GoogleChat、MicrosoftTeamsを利用した受電内容の報告が可能です。
Ｐマークも取得済みです。
【こんな法律事務所におすすめ】
電話応対の品質を重要視している方、弁護士の日々のスケジュールに合わせて臨機応変に対応してほしい方、英語対応を希望されている法律事務所の方におすすめです。
【料金】
50コール／月 15,000円（税別）～
100コール／月 30,000円（税別）～
※他に英語対応のプランも有り
【対応時間】
平日 9:00～18:00
※オプションにて土曜日9:00～18:00も利用可能
【ウェブサイト】
弁護士・法律事務所向け電話代行サービス「My Team108」
ビジネスアシスト
【特徴】
電話代行サービスのオペレーターが「秘書」のようなクオリティを提供する、という意味で、ビジネスアシストでは「電話秘書サービス」としています。
HP内で顔写真付きのスタッフ紹介を行っているのは業界唯一です。サービス申込を検討している人に安心感を与えている点が特徴と言えるでしょう。
弁護士・法律事務所専用スタンダードプランは、高額なため必要としているサービス内容が含まれているかどうか確認が必要です。
【こんな法律事務所におすすめ】
どのような人が電話応対を行っているのかを事前に知りたい方、月のコール数が100件程度ある法律事務所の方におすすめです。
【料金】
120コール／月 30,000円（税別）～
150コール／月 60,000円（税別）～
【対応時間】
平日 9:00～18:00
※別途オプションにて平日19:00まで利用可能
【ウェブサイト】
ビジネスアシスト 弁護士・法律事務所専用プラン
BusinessCall
【特徴】
BusinessCallは、法律事務所向け電話代行サービスで365日利用できる点、そしてプランによっては1日で最大12時間も利用できる点が特徴です。
また、提供されている2プランのどちらでも、受電内容の報告にSlack・LINE・Chatworkの利用が可能です。
ただし、契約期間が最低3カ月～のため、短期利用希望者やお試しの利用希望者は注意が必要です。
【こんな法律事務所におすすめ】
土日祝日や夜間対応も行っている法律事務所の方、長期利用を決めている方におすすめです。
【料金】
40コール／月 5,000円（税別）～
100コール／月 10,000円（税別）～
【対応時間】
365日 9:00～21:00
※プランによって9:00～21:00の内の最大7時間、もしくは最大12時間利用が可能
【ウェブサイト】
BusinessCall 士業（弁護士・法律事務所）向けの電話代行サービス
e秘書®
【特徴】
e秘書®はコールセンターのベルシステム24ホールディングスが運営しているため、希望があれば24時間365日の利用も可能です。
曜日や時間、コール数をコンパクトにすることで比較的リーズナブルに利用することができる点が特徴です。
また、英語・中国語・韓国語の多言語サービス三者間通話ができます。
現在は受電内容の報告はメールのみですが、近日中にその他チャットでの報告も可能になるとのことです。詳細は問合せが必要です。
【こんな法律事務所におすすめ】
今後、土日や夜間も受電対応を行う可能性がある方、多言語サービス 3者間通話を利用してみたい法律事務所の方におすすめです。
【料金】
100コール／月 15,000円（税別）～
【対応時間】
平日 9:00～18:00
※プランによって最大平日+土日祝日の9:00～21:00利用が可能
※プランによって最大24時間の利用が可能
【ウェブサイト】
e秘書®
電話代行サービス株式会社
【特徴】
電話代行サービス株式会社は、勧誘電話の対応の報告が不要な場合、コール数のカウントに含まれない点が特徴です。
割高ではありますが15コールというコンパクトなコール数のプランの提供もあります。
また、別途見積もりを行うことで、完全オーダーメイドでの依頼が可能です。
【こんな法律事務所におすすめ】
完全オーダーメイドで受電対応を行ってほしい法律事務所の方におすすめです。
【料金】
15コール／月 7,000円（税別）～
30コール／月 8,000円（税別）～
50コール／月 10,000円（税別）～
100コール／月 20,000円（税別）～
【対応時間】
平日 9:00～18:00
※プランによって最大平日+土日祝日の9:00～21:00利用が可能
【ウェブサイト】
電話代行サービス株式会社 士業専門 電話代行
株式会社ニーズシステム
【特徴】
ニーズシステムは始業専門の電話代行サービスで、月のコール数でのプラン設定ではなく、1日10件までのコール数設定でプランが組まれている点が特徴です。
月で単純計算すると10件×20日で約200コール以内の受電が可能です。
1日10件を超えるコール数が発生する場合は、契約が不可です。
また、契約が3カ月未満になる場合は料金が割高になる設定のため、短期利用を検討されている方には注意が必要です。
【こんな法律事務所におすすめ】
日々、受電数が10件程度ある法律事務所の方におすすめです。
【料金】
10コール／日 40,000円（税別）～
10コール／日 月に2日間 16,000円（税別）～
10コール／日 月に3日間 21,000円（税別）～
【対応時間】
平日 9:00～18:00
【ウェブサイト】
株式会社ニーズシステム
渋谷オフィス
【特徴】
渋谷オフィスは5つのプランを提供しています。通話録音サービスでは、過去3か月分のオペレーターと電話相手とのやり取りを好きなタイミングで聞き取ることができる点が特徴です。オペレーターの対応ミスがないかの確認や、電話相手の話し方や雰囲気、言葉のニュアンスなど細かな部分を確認できます。
【こんな法律事務所におすすめ】
受電内容の報告以外にも、通話録音で詳細をしっかり確かめたいと思う法律事務所の方におすすめです。
【料金】
20コール／月 3,000円（税別）～
40コール／月 5,000円（税別）～
80コール／月 10,000円（税別）～
120コール／月 25,000円（税別）～
160コール／月 50,000円（税別）～
【対応時間】
平日 9:00～18:00
【ウェブサイト】
渋谷オフィス 弁護士・法律事務所様の電話代行
オフィスのでんわばん
【特徴】
オフィスのでんわばんでは、弁護士向け電話代行サービスの「弁護士のでんわばん」を提供しています。
クラウドPBXの提供がメインの会社で、専用アプリを利用して、出先の弁護士のスマートフォンからでも事務所の番号を通知して電話発信を行える点が特徴です。
弁護士のでんわばんを利用するには、クラウドPBX「MOT/PBX」または「MOT/TEL」の契約が必須のため、注意が必要です。
コール数無制限の1か月無料トライアルがあります。
【こんな法律事務所におすすめ】
クラウドPBXを検討されている方、もしくは既に「MOT/PBX」または「MOT/TEL」を利用中の法律事務所の方におすすめです。
【料金】
30コール 11,100円（税別）～
50コール 18,500円（税別）～
100コール37,000円（税別）～
【対応時間】
平日 9:00～17:30
※別途従量課金制で17:30～19:00も利用可能
※別途料金で土日祝日の9:00～17:30も利用可能
【ウェブサイト】
弁護士のための電話代行サービス 弁護士のでんわばん
弁護士・法律事務所の電話代行サービス活用事例
ここからは実際に弁護士・法律事務所向け電話代行サービスを活用している方の事例をご紹介します。
事務員はパートタイムで雇っているものの、終日事務所にいるわけではないので電話の取りこぼしが気になっていた弁護士のAさんは、知人の弁護士に教えてもらった電話代行サービスを利用することにしました。
とにかく取りこぼしがなくなれば良いと考えていましたが、契約した電話代行サービスは応対品質が良く、更に裁判所からの日程調整の日にちや事件番号、その他伝言内容等をしっかりと正確に聞き取ってくれました。
顧客や裁判所、役所などのやり取りが劇的にスムーズになるだけでなく、更に「いつでも電話がつながる」「対応が良い」と評判が良くなり、驚いたとのことです。
今までよりも安心して外出できることや、事務員の負担も減ったことで、予想以上のメリットを感じているとのことです。
まとめ
本記事では、弁護士・法律事務所向けの電話代行サービスについてご紹介してまいりました。
弁護士・法律事務所向け電話代行サービスと言っても、色々なサービス内容や価格帯があります。
ご自身の法律事務所のニーズに合った電話代行サービスを選択することが出来れば、新たに事務員を雇うよりも圧倒的に低コストで、大きなメリットを得られると言えるでしょう。
もし弁護士・法律事務所向け電話代行サービスを検討されていて、どこと契約すればいいかわからないという方には、CUBE電話代行サービスの「My Team108」がおすすめです。
「弁護士・法律事務所におすすめの電話代行サービス8選」の項目でもご紹介した通り、応対品質の良さと臨機応変さに自信があります。
Pマークを取得しておりますので、個人情報の取り扱いについてもご安心ください。
ご相談、ご質問のみでも大歓迎です。
お気軽にお問い合わせください。
電話番号：0120-700-108
