【目次】
営業時間外に使える音声アナウンスの例文
例1：営業終了
例2：電話受付終了
例3：受付時間外
例4：営業日時を伝える
例5：担当者不在
例6：スタッフ全員が不在
例7：別の番号に電話をしてもらう
例8：メールで連絡をもらう
例9：HPから連絡をもらう
例10：イレギュラーな休み
音声アナウンス以外にもある、営業時間外の電話対応方法
留守番電話サービスを利用
電話転送機能の利用
電話代行サービスの利用
営業時間外に電話対応するメリットはあるか？
メリット1：新規顧客獲得につながる
メリット2：トラブルや緊急事態に対処できる
営業時間外に電話対応をするデメリット
デメリット1：担当者の負担が大きい
デメリット2：営業時間を気にされなくなる
CUBEの電話代行サービスについて
まとめ
営業時間外に使える音声アナウンスの例文
24時間365日営業でない限り、企業には営業時間が設けられています。
そして、営業時間外に企業へ電話をかけると、何かしらの音声アナウンスが流れるところが一般的ではないでしょうか。
コールが鳴りっぱなしという企業もあるかもしれませんが、その場合は営業時間外なのか、休みの日なのか、たまたま不在で出ないだけなのかを取引先や顧客がわかりません。自社に適した営業時間外の音声アナウンスを流すなどちょっとした気遣いが、貴社のブランドイメージ向上につながります。
本記事では、具体的に10個の音声アナウンスの例文をご紹介します。
例1：営業終了
まずは、本日の営業は終了した、ということのみを伝えるシンプルな音声アナウンスの例をご紹介します。
メリットは営業時間や曜日が変更されたり、臨時休業があったりしても、同じ音声アナウンスを使い続けることができる点です。
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。本日の営業は終了いたしました。恐れ入りますが、改めておかけ直し下さいますよう、お願い申し上げます」
例2：電話受付終了
営業時間と電話受付の時間が異なる企業の場合、営業が終了したのではなく、電話受付時間が終了したということを知らせる音声アナウンスパターンが使いやすいでしょう。
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。本日の電話受付は終了いたしました。恐れ入りますが、改めておかけ直し下さいますよう、お願い申し上げます」
例3：受付時間外
クリニックなど、「営業」よりも「受付」というフレーズを使う業種の場合に使いやすいフレーズです。また、クリニックでは午前と午後とで営業時間が分かれている場合が多い為、「受付終了」ではなく「受付時間外」にしておくことで、午前と午後との間に電話をかけてきた人に対しても違和感なく音声アナウンスを流すことが出来ます。
「お電話ありがとうございます。〇〇クリニックでございます。只今、受付時間外となりますので、恐れ入りますが、改めておかけ直し下さいますよう、お願い申し上げます」
例4：営業日時を伝える
営業時間外であることを伝えるとともに、自社の営業日時や定休日を音声アナウンスでしっかりと伝える方法もあります。相手に営業日時を覚えてもらいやすいメリットがあります。
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。只今、営業時間外です。当社の営業時間は、祝日を除く、月曜から金曜の9時～18時でございます。恐れ入りますが、営業時間内に改めておかけ直し下さいますよう、お願い申し上げます」
例5：担当者不在
1人で仕事をされている方などに使いやすい音声アナウンスです。営業時間内ではあるけれど、事務所が不在になってしまう時にセットしておくと安心です。
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。只今、担当者が不在にしております。恐れ入りますが、のちほどおかけ直し下さいますよう、お願い申し上げます」
例6：スタッフ全員が不在
複数名のスタッフがいても、営業時間内に全員が外出して不在になることがある企業に使いやすい音声アナウンスです。
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。只今、スタッフが外出しております。恐れ入りますが、のちほどおかけ直し下さいますよう、お願い申し上げます」
例7：別の番号に電話をしてもらう
緊急の場合は営業時間外でも対応する、ということであれば、担当者の携帯番号を音声アナウンスにいれる方法もあります。
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。本日の営業は終了いたしました。お急ぎのご用件のある方は、担当の携帯000-0000-0000までお電話くださいますよう、お願い申し上げます」
例8：メールで連絡をもらう
営業時間外でもメールであれば確認は可能、ということであれば、メールで連絡をもらうように音声アナウンスにいれる方法もあります。
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。本日の営業は終了いたしました。ご用件のある方はお手数ですが、当社のメールアドレス〇〇@〇〇〇.comまでご連絡ください。確認次第、ご返信いたします」
例9：HPから連絡をもらう
自社のHPから、用途に合わせて連絡をもらうように音声アナウンスにいれる方法もあります。自社のHPを見てもらうことで、用件によっては解決する場合もあります。
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。本日の営業は終了いたしました。ご用件のある方はお手数ですが、当社のWEBサイトhttps://〇〇〇〇.comのお問い合わせフォームよご連絡くださいますよう、お願い申し上げます」
例10：イレギュラーな休み
臨時休業やGW、お盆休み、年末年始などのイレギュラーな休みが発生する場合、音声アナウンスで具体的にいつまで休みなのかを案内することも可能です。
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。当社は、6月1日〜6月3日まで臨時休業とさせていただいております。恐れ入りますが、6月4日午前9時以降に改めておかけ直し下さいますよう、お願い申し上げます」
音声アナウンス以外にもある、営業時間外の電話対応方法
具体例に出した音声アナウンスを流す以外にも、営業時間外の電話の対応方法はいくつかあります。
音声アナウンスを流すことに加えて、今から紹介するサービスも活用することが可能です。営業時間外の電話対応方法
営業時間外や不在時の顧客の不安、不満を更に軽減し、場合によっては音声アナウンスを流すだけよりも安心感を与えることができるでしょう。
留守番電話サービスを利用
留守番電話サービスは、営業時間外の音声アナウンスにプラスして顧客がメッセージを残すことができます。
例えば、
「◇◇株式会社の田中と申します。御社の～～の商品について伺いたいことがありますので、メッセージを聞いたらお電話ください。私の携帯番号は000-0000-0000です」
や
「山本〇〇（名前）です。いつものメニューで6月4日14時～予約をしたいです。また電話します」
など。
留守番電話サービスを利用する場合、誰からどのような件で電話があったのかを知ることが出来る点や、顧客から改めて営業時間内に電話せずとも、自社から折返しの電話ができる点がメリットと言えます。
しかし、顧客はしっかりメッセ―ジを残したと思っても、うまく録音されていなかった場合や、声のボリュームが小さすぎる、逆に大きすぎる、その他、周りの雑音等でメッセージ内容が全くわからない･･･という場合、「留守番電話にメッセージを入れたのに連絡が無かった！」などのトラブルになる可能性があります。
このようなトラブルを回避するために、留守番電話メッセージを残された人の着信番号が確認できる仕組みがオススメです。
電話転送機能の利用
電話転送機能を利用すれば、営業時間外に代表電話にかかってきた電話を、担当者のスマホへ自動的に転送することが可能です。
担当者が受電できるときはそのまま電話対応ができるため、営業時間をわかっていなかった新規顧客や、緊急の用件の取りこぼしが減ると言えます。
また、移動中等で受電できない場合でも、スマホの着信番号をチェックして折り返し電話をかけられるので、留守番電話サービスよりも折り返しの対応ができる点もメリットです。
ただし、営業時間外はスマホに電話を転送していると知っている顧客から営業時間外の電話が増えてしまう可能性や、いつ顧客から電話があるか常に気にしておかなければならない精神的ストレスはデメリットと言えるでしょう。
電話代行サービスの利用
電話代行サービスは、営業時間外のみならず、事務所不在時や、電話以外の業務に集中したいときなど、こちらの好きなタイミングで電話代行業者に電話を転送し、電話対応をアウトソーシングすることができます。
電話代行サービスを利用すれば、転送電話の場合のような「営業時間外は担当者が常にスマホを気にしておかなければならない」という必要は無い上に、顧客からの電話には2～3コール程度で確実に対応することができるメリットがあります。
電話代行サービスの業者によっては、自社スタッフよりも応対品質が高く、言葉遣いや顧客に寄り添う応対で「顧客満足度が向上した」というケースも多数あります。
デメリットとしては、電話代行サービスは人が対応するので、音声アナウンスやガイダンスのように「一定の応対品質」を求めることが難しく、業者によってもオペレーターによっても応対品質の差が生じやすいところです。
また、電話代行業者によって営業時間や曜日が異なるため、自社の利用したい曜日や時間が対応可能かを事前に確認する必要があります。
営業時間外に電話対応するメリットはあるか？
上記でご紹介したような、営業時間外に「スマホに電話を転送する」もしくは「電話代行サービスを利用する」方法は、音声アナウンスや留守番電話メッセージを利用するよりも、メリットはあるのでしょうか。
感じ方は企業の業種によっても異なると思いますが、まずはメリットを２つご紹介します。
メリット1：新規顧客獲得につながる
新規顧客は、営業時間を認識しておらず電話をかけてくる場合があります。そんな時、時間外の音声アナウンスが流れたり、留守番電話メッセージが流れたりすると、検討中の場合は他社に流れてしまう可能性が高まります。
また、営業時間外ということは知っていたけれど「どうしてもすぐに購入したい」、もしくは「どうしてもすぐに対応してほしい」という依頼が入る場合もあります。
ダメもとで電話をしている場合、何かしらの事情があってすぐに依頼をする態勢であるため、そのまま売り上げにつながる可能性は高くなるでしょう。
また、もし依頼に繋がらなかった場合でも「営業時間外にもかかわらず、誠実に対応してくれた」という好印象が残り、周りに良い評判を広めてくれる可能性が高まります。
メリット2：トラブルや緊急事態に対処できる
どんなにしっかりとした企業でも、トラブルや緊急事態の可能性はゼロではありません。
もし営業時間外に取引先や顧客先でミスが発覚した、もしくはトラブルが発生した場合、営業時間外でも電話がかかってくる可能性は大いにあります。
緊急時に早急な対応ができるかどうかは、その後に発生する費用やダメージ、また、取引先や顧客への心象にも大きくかかわってきます。
緊急時に対応が遅かったことが理由で、今後の取引が無くなってしまうことにもなりかねません。営業時間外でも電話対応ができれば、トラブル時の自社の被害が最小限に抑えられるだけでなく、取引先や顧客から「迅速に対応してくれた」と、好印象をもってもらえる可能性が高まります。
営業時間外に電話対応をするデメリット
営業時間外に電話対応をするメリットを２つご紹介しましたが、デメリットにはどのようなものがあるでしょうか。
メリット同様に、2つご紹介します。
デメリット1：担当者の負担が大きい
営業時間外にも関わらず、電話を受ける担当者は仕事中ということになります。
誰かしらが毎日社内に残らなくてはならないことは、スタッフにとっては体力的にも精神的にも大きな負担です。
もし企業の代表電話を担当者のスマホに転送する方法であったとしても、「仕事の電話が鳴るかも」という気持ちが働くため、家に帰ってもリラックスすることができません。
また、もしかかってきた電話が自分では対応できない用件であれば、他のスタッフに連絡を取る必要が出てきます。
担当者の精神的な負担が大きいことに加え、営業時間外でも少なくとも受電を行う1名は働き続けている状態になるため、残業代や深夜料金、休日手当など、会社としても人件費が大きくかかってしまうデメリットがあります。
デメリット2：営業時間を気にされなくなる
「あの企業は営業時間外でも受電してくれる」と取引先や顧客に周知されると、「あの企業にはいつ電話してもいい」と思う取引先や顧客が出てきます。
緊急の用件やトラブルでもないにもかかわらず、営業時間外に度々電話をかけてくる顧客や取引先が現れると、スタッフの負担はさらに大きくなります。
また、夜に電話をかけてきて「明日の朝までに対応して」や、「電話に出ているんだから対応できるでしょ？」など、要求がエスカレートする可能性も出てきます。
こうなってしまうと、営業時間を設けているものの、24時間365日営業状態になりかねません。営業時間外でも多くの人手が必要になってしまいます。
そうなれば、人件費が大きくかかってしまう点もデメリットといえるでしょう。
CUBEの電話代行サービスについて
CUBEの電話代行サービスは、営業時間外の電話応対のメリットデメリットを踏まえ、平日は9時～18時、土曜日は9～18時にて受電応対を行っております。
24時間365日営業の電話代行サービスでは、人件費の関係でどうしても利用金額が高額になるだけでなく、夜間等に緊急やトラブルの電話が入った場合、電話代行サービスのオペレーターだけでは解決まで導くことが難しい場合が多々あるためです。
夜間や日曜の対応は行っていませんが、CUBE電話代行サービスでは日曜日や祝日、18時以降から朝の9時までの時間帯については、すべてのプランで音声アナウンスを提供しています。
ＣＵＢＥ電話代行サービスに電話が転送させるように設定しておけば、営業時間外アナウンスは自動的に流れる仕組みです。
ＣＵＢＥ電話代行サービスのシンプルプランでは、固定の5つの音声アナウンスからお好きなものをお選びいただけます。スタンダードプランでは更に、音声アナウンスのメッセージ内容をお好きなようにカスタマイズしていただくだけでなく、留守番電話サービスもご利用いただくことが出来ます。
英語プランの場合は、プラン内で日本語と英語とで音声アナウンスを流すことが可能です。プランによってはお好きなようにカスタマイズも出来ます。
全てのプラン内で営業時間外の音声アナウンスを提供している電話代行業者は意外と少なく、ご利用者の皆様に大変ご好評いただいております。
もちろん、たとえば「今日は営業時間外でも受電対応を行いたい！」というご利用者様には、日中はＣＵＢＥ電話代行サービスを利用し、平日18時以降はご自身のスマホに着信させることも可能です。
もっと詳しく知りたい！という方は、下記のページもご覧ください。
関連リンク：CUBE電話代行サービスのご案内
まとめ
営業時間外の電話対応の音声アナウンスや、その他の営業時間外の電話対応の方法についてご紹介しました。
営業時間外の電話対応についてはそれぞれメリットデメリットがありますが、電話対応の負荷が大きかったり、特定のスタッフの負担が大きかったりすれば、大きな退職の理由にもなってしまいます。
ＣＵＢＥ電話代行サービスを利用することで、まずは社内のスタッフの負担を減らしてみませんか。日中の事務所不在時の電話対応を気にする必要もなくなるため、通院や有給取得もしやすい環境が整います。
電話対応にかかっていた時間は、効率的に別の業務にあてることも可能です。
「自社のスタッフの電話応対の負担を減らすことで、仕事の生産性がアップした！」や、「好きなタイミングでCUBEに電話を転送したり、自分のスマホに転送したりできるので営業時間外も気が楽になった」など、お喜びのお声をいただくことも多数あります。
ＣＵＢＥ電話代行サービスのオペレーターは、秘書検定と電話対応技能検定を取得している正社員のスタッフで構成されています。ビジネスマナーだけでなく、お客様の気持ちに寄り添った言葉かけや笑声（えごえ）、傾聴力を重んじています。
営業時間外の電話対応にお悩みの方だけでなく、営業時間内の外出や事務所不在時にお悩みの方、自社スタッフの電話対応の負担や品質でお悩みがある方は、是非ＣＵＢＥ電話代行サービスをご検討ください。ご相談だけでも大歓迎です。お気軽にお問い合わせください。
お電話のお問い合わせは
0120-888-108
