電話代行活用コンサルティング会社

コンサルティング業における電話代行サービスの必要性

CUBE電話代行サービスの利用企業の中でもコンサルティング会社様は、士業の次に利用社数が多い業種となります。社員数5400名以上の世界的なコンサルティングファーム様や、設立したばかりのコンサルティング会社など、NPS®の顧客獲得、顧客維持に対する重要性を認識しているコンサルティングファーム様がご利用されています。

コンサルティングファームのコストパフォーマンスを最大化

コンサルティングファームの1人当たりの時給は高額です。コンサルタント1人1人のパフォーマンスを最大化することが、コンサルティング会社のリソース活用最大化につながります。また、社員の人件費よりもアウトソーシングするコストの方が安いです。そのため、代表電話の対応など電話業務をBPOすることでコストパフォーマンスは高くなります。
各社員は、自身のクライアント、業務に集中しパフォーマンスを発揮できます。他の社員のクライアントからの電話対応、担当外の電話対応、営業電話への対応などから、全て電話代行業サービスを利用することで解放されます。

各社員のパフォーマンスを最大化

前述でもご紹介しましたが、代表電話の対応をBPOすることで、営業電話をシャットアウトでき、電話代行会社のオペレーターが電話内容によりオペレーションし、担当者や担当チームへ取次、報告するため、各社員は自身のクライアントやプロジェクトのみに集中できます。万が一の時にも、タイムリーにチーム内へ情報共有出来るので、別のクライアントとの打合せ中や移動中でも安心です。

顧客への安心感、信頼感UP

独立したばかりのコンサルタント会社は、社長1人や、コンサルタント数名のケースが多いです。そのため、事務所が不在になれば、社長や、社員のスマートフォンに事務所の電話を転送して対応します。

その為、社長が、移動中・打合せ中であれば、電話を受けることができません。見込み客や、クライアントへは、携帯電話の圏外アナウンスや、コール鳴りっ放しの対応になってしまいます。クライアントが懇意な極少数であれば、大きな問題はないかもしれませんが、それでも、クライアントに我慢させていることになります。

事務所への電話問合せは、十数年前に比べて大幅に減りました。メールやチャットツールが普及したためです。
そのため、最近の事務所への問合せの多くは、クライアントにとって、重要、もしくは緊急なのです。
既存のクラアイントであれば、社長、担当のスマートフォンへ連絡したがつながらない、それでも何とか連絡を取りたい時です。急ぎでなければメールやチャットツールでで連絡をするか、もしくは着信を見ての折返しの電話を待ちます。
見込み客、新規のクラアイントであれば、「HPのフォームからではなく、今すぐ、検討したい。」「今、詳しく話が聞きたい。」「あと少し確認したいだけ。」というHPやチャットツールからの問合せよりも感度の高い状態と言えます。

最近では、自社の業務効率を考えて、電話問合せを受け付けず、フォームからの問合せを受け、自社の都合に合わせて電話営業する対応が増えている中、見込み客、クライアントの「今」という気持ちに合わせた受電対応(顧客対応)は、ブランドイメージ向上、競合優位性につながります。

コンサルティング業の電話代行サービスを利用すべき企業の特徴

社長1人のコンサルティング会社

・事務所が不在になりがち。
・打合せ中などスマートフォンへ転送していも取れない時もある。
・既存クライアントは、1人だと知っていても連絡が取れないと不安。
・見込み客からの電話問合せを取れないと、チャンスを逃す恐れ。
・見込み客の着信番号へ折返し電話しても成約率を下げるリスク
 コンサルタントは、信頼が大切ですよね。新規顧客には、まず信じてもらうことで、結果も出やすいのではないでしょうか。既存クライアントへ対しても、クライアント側の理解不足、齟齬により結果が出ないということもあるのではないでしょうか。そんな時も、信頼関係が築けているかどうかで、クライアントに見限られるか、それともクライアント側が、理解不足や齟齬があるかもと感じリトライしてもらえるかが、変わるのではないでしょうか。
 電話代行サービスを利用すれば、不在時でも打合せ時でも、見込み客や、既存クライアントへ不安を感じさせることはありません。出張時には出張中、外出時には戻り〇時等、通常の企業と同じ、もしくはそれ以上の対応が出来ます。また、応対品質の高い電話代行サービスであれば、社員のいるコンサルタント会社よりも、クライアントへの印象が良くなるケースもあります。

秘書
特に応答後転送(内線転送)サービスが利用できる電話代行サービスは、オススメです。
事務所在席時でも、電話代行サービスを利用することで、営業電話はシャットアウトし、見込み客、クライアントからの電話だけに対応出来ます。また、事務所に在席しているからと自分で、いきなり電話に出るよりも、秘書を通しているような応答後転送サービスは、ブランドイメージも向上します。

 不要な電話をシャットアウトし、プランドイメージも向上できる電話代行サービスは、業務効率、顧客満足度の観点からもメリットは高いのではないでしょうか。

ハイキャリア人材が集まっているコンサルティング会社

ハイキャリアの人材が集まっているコンサルティングファームの場合、1人1人のパフォーマンスを最大限に発揮することを大切にされているのではないでしょうか。電話取次や、担当者不在時の対応は、数分です。しかし、一般的に、途切れた集中力を取り戻すまでに20分以上と言われています。1日5本の対応なら、1日100分。1ヶ月20日で2000分。およそ33時間もの時間が負担になっています。
 電話代行サービスを利用すれば、各コンサルタントは、担当クライアントの対応だけに集中出来ます。社内の誰もが営業電話に時間を取られることもなく、自分の大切なクラアイントだけ対応することが可能です。また、SlackやChatwork、Microsoft Teamsへの報告も受け取れるので、プロジェクトやチームごとの情報共有も容易です。

 また、ブランドイメージを重視し、アルバイトやパートがただ単に機械的に受ける電話代行サービスではなく、高品質な電話代行サービスを利用しても、1日5件の代表電話の対応でれば、月3~5万円ぐらいです。自社の社員が対応するよりもコストパフォーマンスは高いのではないでしょうか。

リモートワークやフリーアドレスのコンサルティング会社

リモートワークや、フリーアドレス、シェアオフィスを利用しているコンサルティング会社の場合、電話対応のために出社が必要になったり、総務や経理に電話対応の負担が偏ります。また、クラウドPBXを利用している場合でも、電話対応が当番制で業務に支障が出ているケースが多く見られます。

 電話代行サービスを利用することで、見込み客、新規クライアント、既存クライアントをそれぞれ、各コンサルタント、プロジェクトチームごとにオペレーションしてくれるので、社内の業務フローが円滑になります。
 例えば、リモートワークで自宅やシェアオフィスで業務をしていても、電話対応出来る時は、クライアントからの問合せだけ内線感覚でつないでもらうことが出来ます。電話に対応出来ない場合は、担当者への報告だけでなく、チームごとのSlackや、Teams、Chatwork、LINE WORKSへ報告を貰うことも出来ます。

 最近では、電話取次、電話対応は、離職理由の一つにもなっています。代表電話をBPOすることで、教育を受けたオペレーターが対応するだけでなく、社内のストレスも解消出来ます。

コンサルティング業の方におすすめのプラン

1~3人迄ならシンプルプラン月々10,000 月基本コール数50回

社長1人の会社、事務1人、社長以外のコンサルタント2名の代表電話の対応におすすめです。
不在時のみCUBEへ転送するスポット的な対応から、
常時転送し、オフィスに在席している際や、自宅、出張先で電話が取れる際には、電話交換手のように社長や、ご担当者に取り次ぎ致します。
(内線のように誰からの電話かお伝えしてから取次致しますので、不要な電話はキューブでお断りさせて頂きます。営業電話等、事前に取り次ぎ不要のご指示を頂いていたら、コールすることもございません。)不要な電話は省き、大切な取引先への対応に集中出来ます。
電話代行サービスシンプルプラン詳細はこちら

10名までならスタンダードプラン月々25,000 月基本コール数100回+お好みでチャット報告オプション

 専門コンサルタントが複数名在籍している。プロジェクトごとにチームが変わる。という時は、スタンダードプランがオススメです。
 秘書スタッフとして、内線感覚で担当者へお取次ぎしたり、お取り次ぎできない場合は、メールやチャットツールへご報告致します。部署、チーム、プロジェクトごとにグループメールや、チャットツールでの報告にも対応致します。
電話代行サービススタンダードプランの詳細はこちら

10名以上や月200コール以上ならオーダーメイドで対応

・30名、50名の会社の代表電話を受けて欲しい
・IVRで部署ごとに振り分けた電話を受けて欲しい
・イベント、プロジェクトで1~2カ月だけ500コールの電話を受けて欲しい、電話番号も用意して欲しい。
・個別にNDAを締結したい
 様々なご要望にオーダーメイドで対応しています。短期のご利用、月間コール数が多くても、オペレーターは弊社直接雇用の社員のため、品質の高い対応をご提供します。
事務所代表電話のお見積り
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企画・イベントの電話受付代行のお見積り
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世界的なコンサルティングファームも使う英語対応プラン

英語での問合せも対応して欲しい!という企業向けに、CUBEでは、英語日本語のバイリンガルプランとして英語対応プランをご提供しています。
・担当者宛の問合せは、内線感覚で担当者のスマホへ取り次ぎ
・ご用件を承った場合は、チームごと、部署ごとのグループメール、普段ご利用のチャットツール(LINE、LINEWorks、Slack、MicrosoftTeams、GoogleChat、Chatworkに対応)へご報告。
・社長宛は、社長個人メールへ報告。
・営業電話はお断りし、営業電話報告用アドレスへ報告。
・プロジェクトごとに対応を変更も可。
※LINEWorks、Slack、MicrosoftTeams、GoogleChat等のチャットツールへの報告はオプション対応。
世界的にも有名な外資系コンサルティングファーム様、東京プライム上場企業様、国際弁護士事務所様、特許事務所様に導入頂いています。
電話代行英語対応プランはこちら

CUBE電話代行サービスが選ばれる理由

 社内の業務効率は向上させたい!クライアント、顧客対応もワンランク上の対応を提供したい!そんなコンサルティング会社様にご利用頂いてます。

コア業務に安心して集中できる

 代表電話には、営業・セールスの電話や、他の担当への問合せなど様々な問合せがあります。1本1本は、数分かもしれませんが、集中力は確実に切れます。
電話代行サービスを利用することで、不要な営業電話等をシャットアウトし、大切なクライアントや新規問合せは、内線感覚でスマートフォンへ取次し、顧客対応や自身の業務に集中出来ます。打合せ中で電話対応出来ない時にも、用件を承り、E-mailやSlackなどで随時報告を受けることができます。

顧客を大切にするブランドイメージ向上

 電話問合せへの対応は、重要な顧客とのタッチポイントです。
 最近では、スマートフォンが普及し、直接担当コンサルタントのスマートフォンへクライアント企業の社長や担当者から電話問合せがあります。
 しかし、担当コンサルタントへつながらない時、HPからの新規問合せなども、代表電話へ問合せがあります。大抵の場合、クライアント・顧客にとって、緊急・重要な瞬間です。
「今、詳細を知りたい。」
「メールでは伝わらないから、詳細の相談をしたい。」
「絶対に、連絡を取りたい。」
自社にとっても、ビジネスチャンスもしくは、顧客流出リスク、このどちらかが大きくなっているタイミングです。

 この1件1件、お一人お一人に真摯に対応することで、顧客との信頼関係が深まります。
例えば、
・担当につながらない時に緊急で電話しているにも関わらず、すごく淡々と「担当に連絡取りまして折返しお電話させます。」
・HPを見て、新規問合せで急ぎだから、詳細を聞きたいから電話しているにも関わらず、「担当が外出しておりますので、折返しお電話させます。社名とお名前と連絡先をお願いします。」では、顧客の期待を裏切ってしまいます。
緊急やお困りであれば、気持ちを込めて
「大変申し訳ございません。急ぎで担当と連絡を取りまして」
「大変申し訳ございません。〇時まで打合せに入っておりますので、終わり次第ご連絡させます。」
複数名在籍している企業、部署であれば、
「大変申し訳ございません。担当が打合せ中ですので、別の者に連絡を取りまして折返しお電話させます。」
新規問合せであれば、問合せに対しては喜び、すぐに回答できないのであれば、そのことについてはお詫びをし、折返しのお電話をお願いすることが大切です。

 敬語やイントネーションも、もちろん大切ですが、気持ちを汲んで気持ちを伝える電話対応が、「顧客を大切にしているしっかりした会社」という確かなブランドイメージを構築します。電話問合せが敬遠されがちな中、大きな差別化になります。

見えない経費を削減

「電話なんて、5分もかからないだろう。」「取り次ぎなんて、すぐ終わるだろう。」と思われるかもしれませんが、大学の研究で、一旦集中力が切れた後、次に深い集中力を取り戻すまでに23分もの時間が必要であるという結果が出ています。
(参照:カリフォルニア大学アーバイン校の研究
 1日たった2本の営業電話や担当者への取次業務でも、46分も集中力が切れることになります。1ヶ月なら920分。ほぼ2日分に匹敵します。1日の電話対応件数がもっと多いならそれ以上の時間、集中力を切らしていることになります。自社社員の業務効率向上は、コスト削減にもつながります。

電話対応で不快に感じた場合のNPS®は、-85.10%

 顧客満足度よりも「業績との相関性」が高いNPS®のスコアで、電話対応に不快に感じた場合、昨年の調査では-85.10%というアンケート結果になっています。メール問合せ対応、チャット対応以上に、顧客の印象に深く刻まれるのが電話対応の印象です。
 CUBEのオペレーターは、大手保険会社と同様に正社員採用を行っています。電話対応の顧客への印象を大切にするコンサルティング会社様にご利用頂いています。

セキュリティの高さ

 CUBEでは、全オペレーターが職場勤務です。プライバシーマークも取得企業でもあります。
 一部の電話代行サービス業者、オンライン秘書業者が提供する電話代行サービスは、在宅勤務や在宅ワーカーへの外注を行っていたり、職場勤務の電話代行業者でも、セキュリティレベルの低い業者も少なくないです。
 個人情報や機密情報を大切にされるコンサルティング会社様に安心して導入頂いています。

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