学習塾が電話代行サービスを使う理由

学習塾とは、義務教育課程または高等教育以上の課程にある児童・生徒に対して、学習・進学指導を行う教育施設であり、指導内容の種類では進学塾、補習塾、総合塾、専門塾の4つに分けることができます。
そして、学習塾業界は、この少子高齢化時代にも関わらず、業績を伸ばしている業界の1つです。
その理由としては、子供1人当たりにかける費用が増加しているからです。子供1人に多くの費用をかける分、保護者は、学習塾に今まで以上に質の高いサービスの提供を求めるでしょう。ここで言うサービスとは、指導方法やカリキュラムに加え、講師陣の人柄や、子どもや保護者への接し方、設備など全体のことを指します。保護者に選んでもらえる学習塾であるために、今後よりいっそう、サービスの質の向上と、他塾との差別化が高い水準で求められています。
参考:【業界研究】学習塾業界のトレンド情報~2023年調査版

【目次】
学習塾業における電話代行サービスの必要性
保護者からの入電に気がつかない
印象の良い電話対応で差をつける
通塾中の生徒と保護者の連絡手段は?
学習塾業の電話代行サービスを利用すべき企業の特徴
チラシでの販促を行う予定がある・行っている学習塾
事務員がいない、足りない学習塾
電話対応が苦手な事務員がいる学習塾
学習塾業の方におすすめのプラン
電話代行 スタンダートプラン
電話代行 スタンダートプラン+メールアドレス聞取り
電話代行 スタンダートプラン+LINE報告
CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
他の塾と窓口で差をつけられる
プライバシーマークを取得している
選べるチャット報告

学習塾業における電話代行サービスの必要性

保護者からの入電に気がつかない

個人経営の塾では、思ったように入塾者が増えないという悩みを聞きます。チラシを撒いたはいいけど、誰からも問い合わせが無いと嘆いている塾経営者の方はいませんか。本当に誰からも問い合わせはなかったのでしょうか。保護者が問い合わせの電話をかけているのに、それに気がついていないということはありませんか。

中小・個人塾のためのマーケティング講座【vol.8】にはこのように書かれています。

保護者が電話を掛けても、留守にしている塾があります。専業主婦が、朝の家事を終え、少し余裕をもって新聞広告に目を通すのは午前10時前後です。そこで気になった塾を見つけ、電話をしても留守です。なぜか。多くの中小・個人塾は午後から始業するところが多いからです。塾は基本、夜間を中心に活動する業態です。そのため、午後1時から10時までを就業時間としているところが一般的です。それを当たり前に思ってしまっています。しかし、世間の常識は違います。電話をしても呼び出し音が鳴り続ける塾に、再度電話をする保護者はいません。働いている主婦が塾に電話を掛けるのは夜です。ところがここでも電話に出ない塾があります。「授業中は指導に集中するため、電話に出ない」あるいは「気付かない」塾が多いのです。
引用元:中小・個人塾のためのマーケティング講座【vol.8】

思い当たる節がある学習塾経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。実は、CUBE電話代行サービスにも学習塾業の方が契約されていますが、利用の理由の多くは、まさしく「入塾を検討している保護者からの電話に出られない」からです。
学習塾側からすれば営業時間外ではあるものの、多くの保護者は自分の時間軸で電話をしてきます。また、授業中じゃない時間のほうが、講師や事務の人が電話に出やすいに違いないと思っていることも多いでしょう。
CUBE電話代行サービスを利用すれば、朝9時から受電が可能になり、更に2~3コール以内でオペレーターが明るく丁寧に応対しますので、保護者の方からの電話を逃すことがありません。
電話代行サービスで、社員の時間を担保。さらに保護者対応も品質向上

印象の良い電話対応で差をつける

入塾を決める前に塾に電話をする保護者がほとんどではないでしょうか。先ほど書いたように営業時間外でも保護者からの電話に出ることは大切ですが、せっかく電話に出ても保護者が「この塾は電話応対が良くない=対面での応対も良くないだろう」と判断してしまうと、「検討します」と言われて結局は入塾されないということも多いです。これでは電話に出ないのと同じ結果になってしまいます。
電話は、保護者と学習塾とのファーストコンタクトであり、入塾をするかどうかを決める大きな判断材料です。ですから、営業時間外に受電するだけでは不十分というわけです。他の塾ではなく「この塾に入塾しよう」と思ってもらうためには、ファーストコンタクトでいかに保護者へ印象良く対応出来るかが重要と言えるでしょう。
CUBE電話代行サービスでは、学習塾宛の受電経験が豊富なスタッフが多数在籍しており、保護者や生徒からの電話に笑声(笑顔の声)でしっかりと対応します。保護者の方からのお話を傾聴し、気持ちに共感して安心感を与えます。

通塾中の生徒と保護者の連絡手段は?

新規入塾検討中の保護者はもちろん、通塾中の生徒と保護者も大切ですよね。学習塾へなにかしらの不満がある場合、退塾して別の学習塾へ行くことも。
株式会社POPERが学習塾に通う小・中校生の子どもを持つ保護者300人と、全国の学習塾70教室を対象に行った「保護者と学習塾の意識調査」では、退塾を検討した理由または退塾した理由の1位は「成績不振」、2位は「保護者と講師のコミュニケーション」でした。そして、学習塾と保護者の連絡手段は、「メール」「LINE」を希望する保護者が約5割いる一方、実際は約7割以上が「電話」で連絡を取っているという結果が出ています。
参考:【保護者300人と学習塾70教室に聞いた「保護者と学習塾の意識調査」】

この結果から、講師や室長は保護者と密にコミュニケーションをとることが大切だとわかります。ということは、入塾希望の保護者からの電話だけではなく、通塾中の保護者からの電話も出来る限り対応すること、また、丁寧に対応することが求められていると言えるでしょう。

なお、調査結果にもあったように保護者の希望としてはメールやLINEでのやり取りですが、実情は電話での連絡がほとんどです。保護者が実際に学習塾に行く機会は少ないので、LINEやメールを推奨していない学習塾であれば、どうしても電話連絡が多くなると言えます。
また、LINEやメールでのやりとりを率先して行っている学習塾であっても、入電がなくなるわけではありません。「体調不良で休みます」や「遅刻します」「本日は休講でしたか?」などの当日の連絡は、授業までに見てくれるのか不安で電話してくる場合もありますし、「LINEみてくれましたか?」や「メールしたんですが返信がありません」という電話もあります。
ほかにも、メールやLINEだと悩みをうまく文章に出来ないから、電話で聞いてほしいという保護者もいるでしょう。LINEやメールでのやり取りができるから、電話は出なくても大丈夫、というわけではないんです。
メールやLINEのやり取りがスムーズに行かない時、多くの保護者が電話で問合せをします。その問合せ時に、留守電やコールが鳴りっぱなしだとどうでしょうか。塾とのコミュニケーションが円滑に取れないと思われてしまうと、退塾理由につながります。

CUBE電話代行サービスでは、9時~18時までの問合せは、キューブのオペレーターが優しく丁寧に受電しますので、塾に誰も出勤していない時間帯も安心です。たとえば、「体調不良で休みます」のお電話に関しては、お子様のお名前とクラス名(もしくは授業の開始時刻や講師の名前など)を確認して「○○先生に伝えておきますね。お大事になさってください」など、まるで塾の事務員のように受け答えします。

学習塾業の電話代行サービスを利用すべき企業の特徴

チラシでの販促を行う予定がある・行っている学習塾

折り込みチラシやポスティングなどで販促を行う予定がある、もしくはすでに行っている場合、反響の電話対応はどうされているでしょうか。
既述したように、営業時間外に、入塾に前向きな保護者からの電話がかかってきている可能性はありませんか。
「ホームページやチラシ、SNSにもしっかりと営業時間の記載をしているから大丈夫」と思っていても、保護者が電話できる時間は限られています。営業時間外でも「朝の9時以降なら誰か電話に出るだろう」と思う保護者もいるでしょう。
電話してみたらすぐに留守番電話、もしくはコールが鳴りっぱなしの塾と、2~3コール以内に明るく丁寧に受電する塾と、保護者は自分の子どもをどちらに入塾させたいと思うでしょうか。
CUBE電話代行サービスでは、学習塾宛のお電話を受電しております。実際に、9時~18時の間に、入塾の検討をしている保護者からのお問い合わせのお電話を受けることも多くあります。
チラシにメールやLINEの連絡先を表示している場合でも、「メール(LINE)したのに返信がありません。届いていますか」という電話がかかってくることもあります。他にも、「前に『入塾したいから電話ください』と留守番電話にメッセージを残しましたが、聞いてくれましたか」など、確認の電話が入ることもあるのです。
CUBE電話代行サービスを利用すれば、営業時間外でもキューブのオペレーターがしっかりと保護者の方の要望や質問に対応いたします。授業や科目の相談など、講師の方でないとわからないお話は、連絡がつく時間帯を保護者の方にお伺いしたうえで、折り返しのお電話をご提案いたします。初手の電話対応をしっかりしておけば、折り返しの連絡になっても入塾希望のモチベーションは下がりません。
また、お伺いした電話内容は簡潔にまとめて即時、メールもしくはチャットで報告しますので、講師や室長の方は授業が始まるまでに確認していただければOK!時間外労働する必要はなく、さらに入塾希望者の取りこぼしがなくなります。

事務員がいない、足りない学習塾

人件費がかかるから事務員を雇っていない、もしくは事務員が辞めてしまったなどで、室長や講師に大きな負担がかかっているなんていうことはありませんか。
保護者からの電話が多い学習塾では、電話対応だけでもかなりの時間が費やされてしまうのではないでしょうか。講師が受電して早々に、保護者から子どもの成績の相談が始まってしまうとすぐに電話を切ることも難しいですよね。
まず、受電の対応が無くとも正社員の塾講師であれば、13時頃から22時頃まで予定がぎっしりということも多いと思います。ここに受電業務が入ってくると、教材の研究や教材作成、構成などの時間が深夜に及ぶこともあるのではないでしょうか。
時間外労働が長くなれば退職理由につながります。実際に、塾講師の退職理由は「長時間外労働」が多いと言われていますね。
室長や講師の労働時間を少しでも減らすためにも、CUBE電話代行サービスをご利用ください。CUBE電話代行サービスでは、保護者の方のお話をキューブのオペレーターがしっかりと傾聴いたします。ご希望があれば「お返事は講師よりメール(もしくはLINE)でご連絡させていただいてもよろしいでしょうか」とお伺いすることも可能です。
電話での折り返しが希望の保護者の方と、メールやLINEでの返事でも問題ない保護者の方とを選別することが可能です。もちろん、メールアドレスやLINEの連絡先をキューブのオペレーターがお伺いすることもできます。
他にも、前もってスケジュールをキューブのオペレーターへ教えていただければ、「ただいま講師は面談中(授業中、会議中)のため、○時以降にご連絡させていただいてもよろしいでしょうか。○時以降でお母さま(お父さま)のご都合の良い時間帯はございますか」など、講師がなぜ電話に出られないのか、いつ連絡がもらえるのかを明確にお伝えすることもできます。
このスケジュール対応のサービスを利用すれば、保護者の方はいつ連絡がもらえるかわかるので安心できますし、講師の方は効率的に仕事の優先順位をつけながら働くことができると好評です。

電話対応が苦手な事務員がいる学習塾

学習塾の事務員の仕事はたくさんあります。教材や備品管理、授業の準備やサポート、書類の作成や成績管理、会計業務、生徒たちの出迎え、見送り、電話対応、入塾手続きや説明、教室の清掃業務などなど。
この多大な業務の中で、子どもたちとの関わりは得意で好きだという事務員でも、保護者からの電話対応は苦手な方が多いのではないでしょうか。特に事務員が学生アルバイトの場合、保護者からの電話は大人の私たちよりも緊張して当たり前ですよね。
学生アルバイトに限らず、事務員が30歳以下であれば、自宅に電話がかかってくる世代ではありません。自宅に固定電話がない、固定電話に出たことが無い世代では、受電対応は非常に抵抗のある業務になります。
「敬語が上手く使えているだろうか」「失礼な発言になっていないだろうか」「なんて答えたらいいんだろう」と思うだけでも、言葉は出てこなくなり、声も小さくなっていきます。
しかし、保護者からすれば、事務員が学生アルバイトでもパートでも正社員でも、20代でも40代でも、電話に出た相手は大切な子どもが通う学習塾のスタッフです。電話対応での印象が悪ければ、本当にこの学習塾に通わせていていいのだろうかと不安になるのです。

実際に、フランチャイズ展開している塾のA教室に子どもを通わせている保護者の方で、塾に電話をするたびに「事務員の対応が悪い」と不満に思う話を聞いたことがあります。そのうちに「あの電話対応を良しとする塾」に対しても不信感が募り、結局はA教室を退塾し、同じ系列塾のB教室へ変えてしまったのです。
もしかしたら、この事務員は電話対応に慣れていない、もしくは苦手なだけであって、他の業務においては優秀だったかもしれません。しかし、いくら他のことが優秀でも、電話対応で保護者に不快感を与えてしまっては、生徒を減らすことにつながってしまうのです。
こんなとき、CUBE電話代行サービスを利用していればどうでしょうか。
電話問合せには、プロのオペレーターが対応しますので、保護者からの印象は良いままに、事務員は電話対応に割いていた時間を他の業務に有効活用することができます。また、事務員が電話を苦手だと感じていたのであれば、憂鬱な業務から解放されてストレスが減り、今まで以上に仕事に前向きになれるでしょう。
CUBE電話代行サービスでは、学習塾宛の受電対応の経験豊富なオペレーターが、いつでも笑声(笑顔の声)で受電します。
万が一、クレームの電話でもお任せください。しっかりと保護者の方のお話を傾聴して気持ちに共感し、ご不快な思いをさせた点を心よりお詫びします。

学習塾業の方におすすめのプラン

電話代行 スタンダートプラン

チラシの反響電話の対応を希望される学習塾や、求人募集をかける予定がある学習塾におすすめのプランはスタンダートプランです。月額25,000円で、月に100回まで料金内で受電が可能です。
チラシの反響電話であれば、お子様の学年、希望科目、お名前、連絡先、ご都合の良い折返しの時間帯などをお伺いすることができます。もちろん、保護者の方からの「~~について相談したい」などご希望や、その他の質問が入りましたら、お伺いした内容は全てしっかりとご報告しますので安心してください。
求人募集の応募の電話であれば、フルネーム、年齢、連絡先などをお伺いすることも可能です。また、「履歴書を○○の住所へお送りください」と伝えたり、「担当者から本日中にご連絡します」と伝えたり、ご希望の文言を電話口の方に伝えることが可能です。

連絡先もプラン内で10人まで登録ができますので、入塾検討に関しての報告はAさんへ、通塾中の保護者からの電話の報告はBさんへなど、内容にあわせて個別にご報告が可能です。
他にも、「クレーム一次対応」と「応答後転送サービス」がプラン内でついているので、電話内容に応じて臨機応変な対応が可能と言えます。
電話代行スタンダードプラン詳細はこちら

電話代行 スタンダートプラン+メールアドレス聞取り

なるべく保護者への回答は、メールで行いたいという学習塾におすすめのプランは、スタンダードプラン+メールアドレス聞取りオプションサービスです。
月額25,000円のスタンダードプランの内容に加え、1件につき200円にて電話口の方のメールアドレスをお伺いすることができるサービスです。お伺い出来た場合のみ発生するオプション料金のため、オプション料金が無駄にならないと好評です。
このオプションサービスを利用すれば、メールでの回答でご了承いただけた保護者の方にはアドレスをお伺いしますので、学習塾の方はメールで保護者の方へ連絡をしていただくことが可能です。どうしても「メールではなくて電話で回答がほしい」という保護者の方はいらっしゃいますが、折り返しの電話連絡の数を減らすことができる点が魅力です。
電話代行スタンダードプラン詳細はこちら

電話代行 スタンダートプラン+LINE報告

学習塾のスタッフ間でLINEでのやりとりがある場合におすすめのプランは、スタンダードプラン+LINE報告オプションサービスです。
月額25,000円のスタンダードプランの内容に加え、月額1,000円のみプラスしていただければ、CUBEからの受電内容の報告をLINEで行うことが可能になります。
普段使用しているLINEで報告内容が確認できるので、手の空いたときにスマホをサッと見て対応できると好評です。
学習塾の公式LINEをお持ちの場合は、月額5,000円のLINEWORKS報告オプションサービスもご用意しております。お気軽にお問い合わせください。
電話代行スタンダードプラン詳細はこちら

CUBE電話代行サービスが選ばれる理由

他の塾と窓口で差をつけられる

私たちCUBE電話代行サービスは、質の高い電話応対をモットーにしております。電話口の保護者に「好印象」と「安心感」を提供し、保護者様にも、CUBE電話代行サービスを利用されている学習塾の方にも喜んでいただきたいと考えています。
そのために、オペレーターは1020時間以上の研修を受けている正社員のみで構成されており、業務開始後もOJTやOFFJTを継続して行っております。
社内の実技研修では、笑声(笑顔の声)で心をこめて「ありがとうございます」と受電をすることから始めます。次に、相槌や相手に合わせた話し方、お話の内容によって声のトーンや間の取り方、リアクションを変えることを学びます。電話の応対品質を常に意識しながら1人1人が1本1本、丁寧に電話に出ています。
さて、電話応対に力をいれている学習塾はどれくらいあるでしょうか。また、忙しい事務員に質の高い電話対応を求めることができるでしょうか。塾内で電話対応の研修や指導を行う時間はあるでしょうか。
CUBE電話代行サービスを利用すれば、事務員に負荷をかけることなく、また、教育の時間をかけることなく、電話対応において他の塾と大きな差をつけることができます。大手学習塾フランチャイズ店の問合せも対応しています。
CUBE電話代行サービスでは、「電話で入塾する人が増えた!」や「採用活動がスムーズになって、いい人が入った!」など、学習塾の方よりお喜びの声を多数いただいております。

プライバシーマークを取得している

学習塾業界は個人情報を取り扱っている点から、もし電話代行サービスを利用するとなると心配になるのが個人情報の流出ではないでしょうか。
人件費を抑えてプランを安くするために、オペレーターのほとんどをパートやアルバイトの非正規雇用のシフト制というところもあります。そうすると人の出入りが激しかったり、個々の情報の管理が甘かったりする電話代行業者も少なくありません。最近では、オペレーターが全員リモートワークをしているところもありますが、リモートワーク中の個人情報の管理はより一層、個々のオペレーターのモラルの高さが必要となります。
CUBE電話代行サービスでは、10年以上前から機密情報保護、個人情報保護についてマネジメントシステム構築・運用に取り組んでいるだけでなく、人的なリスク低下に取り組んでおります。もちろん、プライバシーマークは取得済みですのでご安心ください。
オペレーターを直接雇用の正社員とし、個人情報の取り扱いについての研修を受けた上で業務を行っております。また、入社時の一度だけではなく、定期的な研修を行い、個人情報、機密情報の保護に取り組んでいます。

選べるチャット報告

CUBE電話代行サービスの受電内容の報告はメール連絡だけではありません。学習塾業界で実際に利用されている「GoogleChat」や「LINEWORKS」「LINE」「Chatwork」だけでなく、TeamsやSlackにも対応しております。
いつも使っているツールに連絡が来るので、見逃しもなくて安心できると好評いただいております。すでに塾内でご利用中のチャットツールがあれば是非ご活用ください。

いざというときの応答後転送サービス

CUBE電話代行サービスでは、全てのプランで「応答後転送サービス」を提供しています。応答後転送サービスとは、内線感覚でスマホへ取り次ぎが出来るサービスです。他の電話代行業者では、このような「応答後転送サービス」自体が無いところや高額なオプションサービスで提供されているところが多いのですが、キューブではすべてのプランで基本料金内にてご提供しています。
普段は「面談中」や「授業中」として応対し、緊急時のみ事務員の方、もしくは講師の方のスマホに応答後転送サービスで電話を取り次ぐということも可能なので、より一層、臨機応変な対応ができるというわけです。
たとえば、「入塾の手続きに向かっていますが道に迷っています。もう約束の時間なのに・・・」なんていう保護者の方からのお電話は、キューブのオペレーターがグーグルマップを見ながら道をご説明したり、折返しのご連絡を提案したりするよりも、応答後転送サービスで担当の方に取り次ぐ方が保護者の方も塾の方も安心できますよね。

CUBE電話代行サービスでは様々な対応や使い方ができます。ちょっと聞いてみるだけでも構いません。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。

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電話問合せ:0120-888-108
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