【目次】
法律事務所におけるテレワークの現状
法律事務所においても、働き方改革やコロナ禍の影響からテレワークの導入が進み、業務効率の向上や柔軟な勤務形態を実施する事務所が増えてきました。しかし、弁護士は機密性の高い情報を扱うため、セキュリティ対策やデジタル化の整備が必要です。加えて、紙ベースの資料を多用する文化も根強く、テレワーク導入には高い壁がある状況です。
テレワークとは？
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用し、場所にとらわれず柔軟に働ける勤務形態を指します。リモートワークとも呼ばれ、在宅勤務だけでなく、カフェやコワーキングスペースなど、オフィス以外の環境での勤務も含まれます。
テレワークは普及しつつあるものの問題は山積み
コロナ禍をきっかけに、法律事務所でもテレワークを取り入れる事例が増えていますが、他業種と比べると普及は遅れがちです。法律事務所では紙資料が多く、機密情報も扱うため、テレワークの導入は容易ではありません。また、法律事務所は対面でのコミュニケーションを重要視する業界でもあり、テレワーク導入による問題は山積みです。
法律事務所がテレワーク導入に必要なこと
法律事務所がテレワークを実施するのであれば、クラウドシステムを利用したデータの一元管理がおすすめです。事件記録やスケジュールなどをクラウド上で共有することで、オフィスにいなくても必要な情報にアクセスできるようにするのが理想です。
ただし、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策は欠かせません。デジタル化とルール整備を徹底することで、法律事務所に適したテレワーク環境の実現が可能となります。
法律事務所特有のテレワーク導入の注意点
法律事務所のテレワークには、以下のように他業界とは異なる注意点があります。
情報のセキュリティ管理に要注意
法律事務所で扱う情報はクライアントのプライバシーに直結するものが多く、外部に漏れることが許されません。
テレワーク導入に際しては、事務所外でも情報を安全に扱うためのセキュリティ体制の整備が重要です。例えば、業務端末にアクセス制限を設けたり、通信を暗号化したりすることで、外部からの不正アクセスや情報漏えいのリスクを軽減することが求められます。
また、万が一デバイスが紛失・盗難された際の対処法や、データのバックアップ体制も確立しておく必要があります。
いまだ残る法律業界の紙文化に要注意
法律業界では、「紙文化」がテレワークの実現を妨げる一因となっています。
例えば、裁判所への提出は押印が必要とされる書類も多いです。
裁判所側も少しずつデジタル化を進めてはいるものの、いまだ浸透しているとは言い難い状況であるため、オンラインだけで完結することが難しい場面が多いです。
弁護士と事務員の業務内容の違いに要注意
弁護士と事務員では、テレワークに適した業務内容に違いがあります。
弁護士は主に事件記録の確認や書類作成など、個人で対応可能な業務が多いため、テレワーク環境でも支障なく業務を進められるケースが多いです。
一方で、事務員は郵便物の受け取りや書類のファイリング、裁判所への書類提出など、事務所内での業務が多くを占めます。事務員にフルリモートは難しいため、交代制を取り入れるなど、業務内容ごとに適した勤務体制を整える必要があります。
テレワーク導入によって顧客対応が遅れるリスク
テレワークの導入により、顧客対応が遅れる可能性が高まります。
特に法律事務所では、代表電話を通じた問い合わせが多く、テレワーク体制下での遅れは信頼低下や機会損失につながることが懸念されます。
以下では、対応遅れの改善策と顧客満足度維持のための具体的な対策を紹介します。
顧客対応の遅れを改善するために
テレワークでの顧客対応の遅れを防ぐためには、電話対応の体制を整えることが必要です。例えば、電話代行サービスを導入することで、代表電話にかかってきた顧客からの問い合わせをすぐに受け取れる体制を確保できます。
代行サービスは、あらかじめ設定した要件に基づいて、顧客からの連絡をメールやチャットで報告するため、テレワーク中でも迅速に対応できます。
また、電話代行の導入により事務所内での業務負担が軽減されれば、交代制で出勤するなど、少人数でも効率的に業務を行えるようになります。
顧客満足度を維持するための対策
顧客満足度を維持するためには、電話対応の品質を保ち、問い合わせがあった際の対応速度を重視することが重要です。顧客からの電話を即座に受け取れるように、会社携帯の利用や、顧客に応じた優先対応のルール整備も効果的です。
テレワーク環境でも顧客満足度を高く維持できる体制を整えれば、信頼関係を損なうことなくスムーズな事務所運営が可能となります。
テレワーク導入時の問題解決に電話代行サービスが有効な理由
テレワーク体制下での顧客対応遅れや電話取りこぼしを解決する手段としては、電話代行サービスの活用がおすすめです。弁護士や事務員がテレワーク中でも、質の高い電話応対を提供することで、顧客満足度の維持と業務効率化の向上に役立ちます。
顧客満足度の低下を防げる
法律事務所に特化した電話代行サービスは、電話対応の品質が高く、専門用語の多い顧客の要望を正確に把握できます。初めての問い合わせでも信頼感と安心感を与えられ、顧客の満足度が低下するリスクを防ぎます。
CUBE電話代行サービスが提供している「My Team108」では、秘書検定と電話応対技能検定を取得した秘書スタッフが対応をします。法律事務所にはセンシティブな状態の相談者も多いですが、高度な電話応対スキルで安心感と信頼感を与え、顧客満足度を維持します。
問い合わせ電話の取りこぼしを防げる
テレワークにより事務所内に人員がいない場合でも、電話代行サービスを利用すれば、顧客からの問い合わせ電話を逃すことがありません。
例えば、裁判などで移動中の弁護士が顧客の新規依頼に対応できない場合でも、電話代行サービスが受電し、適切なタイミングで情報共有できます。
また、問い合わせが同時に入った場合でも対応可能であるため、機会損失を防ぎ、顧客からの問い合わせに抜けなく対応できます。
弁護士と事務員がコア業務に集中できる
電話対応にかかる時間や負担を軽減することで、弁護士や事務員はコア業務に集中することができます。特に、営業電話や細かな確認事項で中断されがちな電話対応は、業務効率を低下させる要因となりがちです。
電話代行サービスを利用することで、用件に応じた対応や転送が可能になり、不要な業務の中断を防ぎ、法律事務所全体の業務効率化が実現します。
事務員を増やす必要がなくコスト削減につながる
電話対応を外部に委託することで、新たに事務員を雇用する必要がなくなり、人件費を削減できます。電話代行サービスの利用は月額制で導入しやすく、事務員の採用や教育にかかるコストや時間を削減できる点も大きなメリットです。
開業間もない法律事務所や人員を増やせない小規模の事務所にとって、負担軽減とコスト効率を両立させる解決策となるでしょう。
まとめ
法律事務所におけるテレワークの導入は、柔軟な働き方や業務効率の向上、さらにはコスト削減といった大きなメリットをもたらしますが、セキュリティ対策や紙資料の取り扱い、顧客対応の遅延など、解決すべき課題も多く存在します。
特に顧客対応の遅れや問い合わせ電話の取りこぼしは、信頼性や顧客満足度に大きく影響を与えるため、適切な対策が求められます。
CUBE電話代行サービスでは、弁護士・法律事務所向け電話代行サービス「My Team108」を提供しています。テレワーク導入時の顧客対応に不安のある方は、ぜひご相談ください。
