【目次】
人手不足が従業員に与えるストレスとは
近年、多くの職場で深刻化している「人手不足」の問題は、現場で働く従業員に大きな負担を強いています。ここでは、人手不足が従業員に与える具体的な影響について解説します。
業務量が増え身体的・精神的負担が重くなる
人手不足が従業員に与えるもっとも直接的な影響は、業務量の増加です。必要な人員が揃っていない状態では、既存の従業員が通常以上の業務をこなさざるを得なくなり、身体的・精神的な負担が大きくなります。
残業が増えることで、慢性的な疲労に悩まされる従業員が増加し、仕事を終えたあとも十分な休息を取る時間が確保できず、健康状態の悪化を招くケースも。さらに一人が複数の業務を抱えることによる精神的プレッシャーが大きくなれば、心身共に消耗してしまいます。
休暇が取れずワークライフバランスが取れない
人手不足は、従業員のワークライフバランスにも深刻な影響を及ぼします。代替要員がいない状況では、休暇を取得することが困難になりがちです。家庭の事情や体調不良で休む必要があっても、現場の状況が分かっているだけに「休むとほかの人に迷惑をかける」という罪悪感やプレッシャーから無理な出勤を続ける人も少なくありません。
必要なときに休暇を取れない状況が続けば、プライベート時間が確保できず、心身の疲労が蓄積していきます。
コミュニケーション不足や人間関係が悪化しやすい
人手不足による業務過多は、職場でのコミュニケーションにも悪影響を及ぼします。業務に追われている状況では、同僚や上司と会話をする時間が減少し、意思疎通が不十分になりがちです。余裕のなさから、ちょっとしたことでトラブルに発展するケースも珍しくありません。
コミュニケーションが不足することで互いに協力し合う雰囲気が薄れると、人間関係もギスギスしやすくなります。従業員同士の信頼関係が損なわれると、職場の雰囲気そのものも悪化してしまうでしょう。
ストレスを抱えた従業員が増えることによる企業への影響
人手不足がもたらす従業員のストレスは、個人だけではなく企業全体に大きな影響を及ぼします。
従業員の生産性が低下する
従業員がストレスを抱えた状態では、生産性が低下していきます。精神的な負担が大きい環境では、注意力が散漫になり、判断ミスやそれにともなうトラブルが増える傾向があります。その結果、通常であればスムーズに進む業務が停滞してしまうケースが増えていきます。
さらに、モチベーション低下も深刻な問題です。仕事への意欲が失われて個々の業務効率が悪化すると、顧客対応も怠慢になり、長期的には企業全体の業績にも影響を及ぼすことになるでしょう。
離職率が上昇する
従業員のストレスは、離職率の上昇にも直結します。特に、職場環境が改善される見込みがないと感じた従業員は「これ以上ここでは働けない」との判断に至りやすくなります。
ストレスが原因で退職する従業員が増加すると、企業は貴重な人材を失うだけでなく、新たな採用や教育に多大なコストが発生することになりかねません。一部の従業員が退職したあと、その分の業務負担がのしかかることで、さらなる離職につながるリスクも高まります。
人手不足による従業員のストレスを軽減する具体的な対策
人手不足が引き起こす従業員のストレスを軽減するために、企業ができる具体的な対策を紹介します。
業務の優先順位をつけ効率化する
限られた人手で業務をこなすためには、効率的なタスク管理が欠かせません。業務の重要度と緊急度で優先順位を明確にし、取り組む仕事を見極めることが必要です。これにより、従業員は無理のないスケジュールで業務を遂行できるようになります。
また、業務内容を見直し、ムダなプロセスを省き効率化を図る「選択と集中」も有効です。例えば形式的な会議を減らすだけでも従業員の負担軽減につながります。
ITツールを導入し業務を自動化する
近年発展が目覚ましい各種ITツールを導入するのも、従業員の負担を減らすには効果的です。例えば、社内外の連絡にチャットツールを活用すれば、形式的なメールのやりとりを効率化でき、コミュニケーションの時間を削減できます。
また、在庫管理システムを導入すれば、在庫状況をリアルタイムで把握でき、手作業での確認作業を省けるようになるでしょう。
外部リソースを活用し負担を減らす
外注できる業務をアウトソーシングするのも、従業員の負担軽減に役立ちます。
例えば、経理業務やデータ入力、電話対応などは、専門性が高く業務量が多い一方で企業に利益を生み出しません。これらいわゆる「ノンコア業務」を外注することで、従業員の時間を確保することができます。
結果として、従業員が本来の業務に集中できるようになり、業務効率の向上や生産性の改善といった効果が期待できます。
人手不足によるストレス軽減に電話代行サービスがおすすめの理由
人手不足によるストレス軽減に対策する際、まずは導入負担が少ない電話代行サービスの活用がおすすめです。ここでは、電話代行サービスが従業員の負担軽減や業務効率化にどのように貢献するのかを解説します。
人員を増やさずに電話対応の品質を向上できる
電話代行サービスを利用する最大のメリットは、現場の人員を増やさずに高品質な対応を実現できることです。
例えば電話代行サービスCUBEでは、秘書検定と電話対応技能検定を取得した正社員による、プロフェッショナルなサービスを提供しています。このサービスを利用することで、企業の信用を損なうリスクを軽減しながら、既存の従業員の負担を減らして業務の効率化を実現できます。
本来の業務に集中できる
電話対応は、業務を中断する大きな要因の一つです。電話代行サービスを導入すれば、従業員が電話対応に追われる時間が減り、重要な業務に集中できる環境が整います。
また、頻繁な電話対応による業務の中断がなくなれば、従業員のストレスが減るのはもちろん、集中力が高まり生産性が向上することが期待できます。アウトプットの質が向上すれば、従業員のモチベーションも維持されやすくなるでしょう。
クレーム対応のストレスから解放される
近年は「カスタマーハラスメント」とも呼ばれる過剰なクレームが社会問題化しています。クレーム対応は、従業員にとって特に負担が大きく、精神的なストレスを引き起こしやすい業務です。
電話代行サービスのなかには、少数ですがクレーム対応までしてくれるところもあります。例えば電話代行サービスCUBEでは、提供しているすべてのプランにクレーム一次対応を含み、顧客の声に寄り添った対応を行っています。
これにより従業員は、自分の担当外のクレームの対応をする必要がなくなり、精神的な負担を感じる機会が大幅に減少します。その結果、メンタルヘルス改善にもつながることがメリットです。
まとめ
人手不足は、業務量の増加や休暇取得の困難、さらに職場のコミュニケーション不足などを引き起こし、従業員に多くのストレスを与えます。その結果、企業全体の生産性の低下や離職率の上昇につながることも。
人員を増やすことなく人手不足によるストレスを解消するには、ITツールの活用や、外部リソースの導入が有効です。特に電話代行サービスは、従業員の負担軽減と業務効率化の両方に大きな効果を発揮します。
電話代行サービスCUBEでは、秘書検定と電話対応技能検定の有資格者が高品質な対応をしております。ストレスの大きな要因となり得るクレーム対応もお任せいただけます。ぜひ導入をご検討ください。
