己を成長させる第一歩は自己管理からはじまります。
面倒なタスクを後回しにしがちだったり、自分が決めたことを自分で破ってしまったり、自己管理ができないと悩んでいる方は多いかと思います。

望む成果を得るために効果的な自己管理の方法を6つのステップでご紹介します。
いずれの方法も難しいことではなく、意識して取り組めば誰にでもできるものです。
「今年こそは!」と毎年決心するものの、三日坊主で終わったり、途中で挫折してしまう方は自己管理の方法を学んで今年こそは、本当に成し遂げましょう!

1.タスクを書き出す

まずは今抱えているタスクをリストに書き出してみましょう。
タスクを書き出すことで自分がやるべきことが明確になり、意識も変わってきます。
仕事が洩れたり、納期に遅れてしまうことが多い方は、そもそもすべてのタスクが把握できていないことがあります。
2016年2月のプレジデント年収2000万以上のノート術でも紹介されていましたが、年収が高い人ほど1日のメモを取る頻度は多いらしいです。課長部長どまりの人の方が秘書や部下にメモを取らせていたりするとも紹介されていました。

まず、タスクを書き出しましょう。
そして、次のステップに進みましょう。

2.優先順位をつける

次は書き出したタスクに優先順位をつけていきます。
ついつい面倒なタスクを後回しにしてしまいがちですが、その日の気分によって取り掛かるタスクを決めているとそうしたタスクばかりが溜まってしまいがちです。
それを防ぐために、気分ではなく優先順位に沿ってタスクをこなせるよう習慣づけましょう。
優先順位は、締め切り、面倒さ、簡易さなど、人によって効率が上がる順位があります。いくつか試して自分に合う優先順位を見つけましょう。

3.仕組みを作る

仕組みを作ることで、タスクを効率よく消化できるようにします。
作業手順を整理して工数を減らしたり、雛形を作って使いまわせるようにしたり、といった工夫です。

最初の仕組みづくりに時間がかかるかもしれませんが、一度仕組みが出来上がればその枠に沿って作業を進めていけばよいです。
途中で改善するにしても、一度、じっくり考えて作りこんでいる仕組みは、意外と変更は簡単です。
ただがむしゃらに進めるのではなく、一度立ち止まって「もっと楽にできないか?」と知恵を絞ることが重要です。

4.ルーティーンを作る

ルーティーンとは、決まりきった動作をすることによって集中力を高める方法のことです。
最近では、ラグビー日本代表の五郎丸選手がキックを蹴る前に行っていた「五郎丸ポーズ」が話題になりました。

これは何もプロスポーツ選手の専売特許ではありません。
一般のビジネスマンでも、「この作業をしたら仕事モードに入る」というルーティーンがあれば、集中力を高めてスムーズに業務をはじめられます。
出勤時にデスクの周りを軽く掃除するなど、仕事をはじめる前に必ず行う習慣を作って、それをルーティーンとするのがよいでしょう。
日々の日常に取り入れるので、超簡単なことが良いですね。ベイビーステップ(赤ちゃんのハイハイのような小さな一歩)を意識して、またルーティーンで次にすることを自分に信じ込ませることが大切です。自己暗示をかけることもポイントの1つです。

5.行動ログをつける

一日の行動ログをつけてみると、無駄な時間を見つけやすくなります。
もちろん、少しも休まず集中して仕事をし続けるのは不可能ですので、休憩時間も必要です。
しかし、決めた時間をオーバーしてだらだらしてしまっていてはただの時間の浪費といえます。
一日の行動ログをつけることで、浪費している時間を可視化し、より効率的に時間を使えるようにするのです。

そして、出来たこと、やったこともが増えてくることも、意外と自分が「頑張っているな」と思えることもプラスです。

行動ログは紙でつけてもよいですが、「Fathm」などのスマホアプリを使うとより便利です。
「Fathm」は一日の行動ログを円グラフで表してくれるので、自分の時間の使い方を直感的に把握できます。
無料アプリなのでぜひ試してみてください。

Fathm
アプリはこちら:Fathm

6.定期的にセルフレビュー(自己評価)をする

タスク単位、一週間単位など、定期的にセルフレビューをする時間を作ってみましょう。
あのやり方は非効率だったな、もう少し高いクオリティで仕上げられたはず、ミスが起きた原因はなんだったのか…など、自分自身の行動を振り返り、その都度改善していくことでスキルの向上が見込めます。継続していくと、人は成長していきます。今まで出来ていなかったことが出来るようになり省くことも出来るので、それだけでも大きな改善となります。
反省ばかりでは気が滅入ってしまいますので、良かった点も評価し、強みを伸ばしていきましょう。

自分の行動を振り返る時間は、自分で作ろうと思わないとなかなか作れません。
あらかじめスケジュールの中に組み込んで、振り返りの時間を確保しておくことをおすすめします。

まとめ

いかがでしたか? 自己管理のポイントは「可視化」と「仕組み化」です。
自己管理がうまくいかない、タスクが消化できずにストレスが貯まっている…という方は、ここで紹介した方法をぜひ試してみてください。