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事務職員の採用後に企業が抱える課題
近年は人手不足が問題となっていますが、事務職は比較的人気が高く、他の職種よりも応募が集まりやすいと言われています。しかし、無事に事務職員を採用できたとしても、採用後に企業はさまざまな課題に直面することがあります。では、事務職員の採用後に企業が抱える課題とはどのようなものなのでしょうか。
人手不足で教育がままならない・教育担当者に負担がかかる
スタッフの採用後、企業は新入社員に対して教育を行わなくてはなりません。事務職員の場合は、基本的なビジネスマナーや電話対応の方法、ITツールの使い方など、さまざまな研修を行う必要があります。
新入社員の教育は、決して簡単なものではありません。通常業務をこなしながら新人教育も行わなければならない教育担当者には、かなりの負担がかかります。また、人手が不足している企業では、新人教育を行うこと自体が難しいという場合もあるでしょう。
事務や経理はできても電話対応が苦手という人も多い
事務職員として採用された人の中には、事務や経理は得意だが電話対応に苦手意識を持っている人がいるかもしれません。特に、SNSで連絡を取り合うのが当たり前になっている若い世代の中には、「固定電話の使い方がわからない」「電話をするのが怖い」という人もいます。
電話対応は、企業イメージにも影響を与える非常に大切な業務の一つです。採用した事務職員の電話対応の質が悪いと、顧客満足度の低下につながることもあるので注意が必要です。
採用のミスマッチや業務過多などですぐに辞めてしまうことも
厚生労働省の発表によると、令和3年3月に大学を卒業・就職した人のうち、3年以内に離職した人の割合は約35％に上ります。離職の原因の一つとして挙げられるのが、「実際に入社してみると、人間関係や社風が合わなかった」「求人情報に書かれていた内容が実態とかなり異なっていた」などの採用のミスマッチです。また、「業務量が多すぎる」「給料が業務量に見合っていない」といった理由で早期の離職を選択する人もいます。
社員の採用や教育にはかなりのコストがかかるため、スタッフの離職は企業にとって大きなダメージになります。採用のミスマッチによる離職を防ぐためには、自社のアピールポイントだけでなくネガティブな情報も隠さずに伝えておくことが大切です。
電話代行サービスの利用で事務業務を効率化！
「採用した事務職員が電話に出たがらない」「忙しくて新人教育をしている時間がない」などでお悩みのときは、電話代行サービスを導入してみてはいかがでしょうか。電話代行サービスとは、企業にかけられた電話が代行業者のオペレーターに転送され、企業のスタッフに代わって電話対応を行うというサービスです。電話代行サービスで事務業務を効率化することは、事務職員採用後のさまざまな問題の解決にもつながるはずです。
電話対応の教育にかかる時間と手間を省ける
電話代行サービスを導入するメリットの一つが、新人の電話対応の教育が不要になること。電話対応に関する教育を行う場合、電話の操作方法やマナー、よく使う言葉や言い回しなどのマニュアルを作成したり、何度もロールプレイングを行ったりする必要があり、手間も時間もかかります。電話代行サービスを利用すれば、すでに教育されたオペレーターに電話対応を任せることができ、教育の手間と時間を省けます。
社員が新人教育に時間を取れる
オフィスでの電話対応には意外と時間を取られるもの。電話代行サービスを導入すると、電話対応の新人研修を省けるだけでなく、電話対応そのものの時間を省くこともできるため、既存社員の負担軽減につながります。教育担当の社員は、電話対応以外の事務業務についての新人教育にしっかりと時間を取ることができるようになるでしょう。
経理や事務業務が得意な社員がのびのび集中して仕事ができる
電話に苦手意識をもつ事務職員の中には、「経理や総務などの仕事は得意だが、電話対応がストレスで離職を考える」という人もいます。電話代行サービスを利用すれば、電話が苦手な社員がストレスなくのびのびと業務に取り組むことができるようになり、離職の防止を期待できます。
また、電話対応を代行業者に委託すると、社員は業務に集中できるようになるので生産性の向上にもつながります。
事務職員が不在・退職の場合も、電話問合せの心配がない
「オフィスの電話対応は事務職員に任せている」という企業の場合、事務職員が休暇や退職により事務職員が不在だと電話対応する人がいなくて困ることもあるでしょう。電話代行サービスを利用すれば、代行業者のオペレーターに電話対応を任せられるので、事務職員の不在時に電話がかかってきても安心です。
電話対応を任せるのにおすすめのサービス「CUBE」とは
電話代行サービスを利用するときは、業者選びが重要です。ここで、おすすめの電話代行サービス「CUBE」をご紹介します。
CUBEの高品質な電話対応は顧客満足度の向上につながる
電話代行サービスの品質は、業者ごとにかなり差があります。中には、業務をさらに外部に委託している業者や、オペレーターの教育をほとんど行っていない業者もあります。そのような業者を選ぶと、セキュリティリスクが高まったりスキルレベルの低いオペレーターにより顧客満足度が低下したりするおそれがあります。
CUBEなら、すべてのオペレーターが正社員で、電話応対技能検定や秘書検定を取得しています。しかも、オペレーターの新人教育期間は6カ月以上。高品質な電話対応で顧客満足度向上も期待できます。
CUBEは「応答後転送サービス」が全プランについている
電話代行サービスには、「担当者不在対応一択の業者」と「顧客からの電話を必要に応じて担当者に転送して取次できる業者」があります。前者を選ぶと、顧客からの電話に対して常に「担当者は不在」という対応をすることになるため、顧客満足度が低下するおそれがあります。
CUBEなら、顧客からの電話を内線感覚で担当者に転送する「応答後転送サービス」がすべてのプランに含まれており、顧客からの電話にすぐに対応できます。
CUBEならクレーム一次対応や簡易受付も任せられる
電話代行サービスでは、クレーム対応は追加料金が発生することが一般的。しかし、CUBEの電話代行サービスは、全プランにクレームの一次対応も含まれています。クレーム対応をプロのオペレーターに任せられるので、企業のスタッフはストレスなく業務に集中できるでしょう。また、オプションで求人応募の受付などの簡易受付を任せることもできます。
CUBEは自社に合うプランで利用できる
CUBEの電話代行サービスは、50コールから数百コールまで、企業の規模に合わせて月間コール数を選ぶことができます。また、ChatworkやLINEなどのチャットでの報告など、オプションサービスも充実しているので、自社に合うプランで申し込むことができます。
まとめ
事務職員の採用後、企業では「社員教育の負担が大きい」「事務職員が電話対応を嫌がる」などの課題を抱えることがよくあります。そのような課題の解決には、電話代行サービスの利用が効果的です。ぜひ、高品質なCUBEの電話代行サービスを利用して、事務職員採用後の課題を解決するとともに、顧客満足度も向上させましょう。
