皆様、こんにちは。

弊社に入社してから、あっという間に月日が経ちました。
気付けば、私の入社後にも何名か入社され、入社当初よりも、自分で考えて業務を行なえるようになってきたと思います。

特に、応答後転送については、以前より、まとめて報告が出来るようになりました。
今回は、応答後転送時のクライアント様への伝え方・まとめ方について、お話したいと思います。

まず初めに、【応答後転送】とは、弊社のサービスの1つで、内線のようにお電話いただいた方とクライアント様のお電話をお繋ぎする方法です。
クライアント様が外出先でも、お客様と連絡が取ることが出来るため、人気のサービスでございます。

お電話の内容は、相談・問合せ・発注など、クライアント様の業種によって、様々です。
お電話を受けた際に、まず、私たちが確認することは、ご新規の方か、取引のある方かどうかです。

ご新規の方は、現在の状況や詳細を仰っていただける方が、多いように感じます。
この場合は、「ご新規の●●様からのお電話です。現在~で~について、お電話です。」と、お電話口の方がどのような状況で、どうして欲しいのか用件をまとめて、転送時にクライアント様へお伝えしています。

これに対して、お取引のある方は、既に伝えたいことが決まっているので、用件を簡潔にお話しされます。
その際の転送は、「●●様より~の件です。お願いいたします。」という形で、お電話をお繋ぎしています。

お急ぎの方や、内容を直接クライアント様へお話されたい方も上記と同様に、簡潔に素早く転送しています。

万が一、クライアント様へお電話が転送が出来なかった場合も、メールで報告させていただきますので、ご安心くださいませ。

お電話口の方がお急ぎの場合は、一目で分かるよう、メールの件名に【至急】と記載するなど、工夫をしています。

また、お電話口の方の雰囲気や口調(焦り・心配・不安)等も、メール内に記載しますので、クライアント様も状況の把握がしやすいかと思います。

応答後転送は、お電話口の方の状況を素早く判断して、対応することが重要になってくると業務を通して感じています。

弊社では、お電話口の方の状況や雰囲気で、臨機応変に、丁寧に対応しています。
お電話口の方とクライアント様がスムーズにお取引が出来るように、これからも業務に取り組んでまいります。
今後とも、CUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。