開業をされる方や、お仕事が軌道に乗ってきた場合、少しでも業務負担を軽減したいとお考えの方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。
特に時間を割かれるのが電話対応業務で、こちらを外部に委託するだけでも業務効率は格段にUPするかと存じます。
そこでお勧めしたいのが、弊社CUBEで提供している『電話代行』というサービスですが、「機械的な対応をされてしまうのでは…」や「利用したいが、色んな電話代行会社があり、どこに依頼すればいいかわからない…」等、ご不安に思われる方もいらっしゃるかと思います。
そのようなご不安な気持ちを解消させていただく為、今回は電話代行サービスのご利用を検討されている方に向けて、メリットやデメリットについて、具体例を交えながらご紹介させていただきます！
こちらの記事が、今ご覧になられている方のお役に立てましたら、幸いでございます。
【 目次 】
■電話代行のメリットとは
①大切な機会の損失を防ぐ
②人手不足を解消できる
③臨機応変な対応で業務の効率化に繋がる
④顧客満足度の向上が見込める高品質な対応
⑤低コストでのご利用が可能
⑥働き方改革の推進に繋がる
■電話代行のデメリットとは
①外出や不在対応しかできない？
②応対品質はどうなっているの？
③大事な会社情報を預けて大丈夫？
■まとめ
電話代行のメリットとは
①大切な機会の損失を防ぐ
クライアント様からの大事なお電話や、新規のお客様からのお電話に、外出中や接客中で対応が出来ないと、せっかくのビジネスチャンスを逃す可能性がございます。
電話代行サービスを利用する事で、問い合わせに対し迅速・丁寧な対応を行ない、商機に繋がる大切なお電話の取りこぼしを防ぎます。
CUBEのスタッフは皆、会社のイメージを左右する重要な窓口であるという自覚を持ち、責任感を持って電話応対に臨むことを約束いたします。
②人手不足を解消できる
『起業したばかりで人手が足りない』、『案件数の増加やスタッフの突然の退職』など、様々な要因で人手不足が発生します。
新しいスタッフを雇うにしても、時間と費用がかかってしまい、即断出来ない事もあるかと存じます。
そのようなお困り事が発生した際、弊社サービスをご利用いただければ、すぐに窓口スタッフとして対応が可能です。
勿論、社員研修も不要でございますので、新人育成に人員や時間を割く必要もございません。
③臨機応変な対応で業務の効率化に繋がる
各社が提供している電話代行サービスは、外出対応のみなど、応対の幅は様々です。
CUBEではクライアント様により満足してご利用いただけるよう、常に臨機応変な対応を心掛けております。
例えば、外出対応でも『出張』・『○○時まで外出』・『会議中』・『離席中』など、事前にご指示をいただければ、ご予定に合わせたご案内が可能です。
～ 出張の場合 ～
お客様「ABC株式会社の□□です。○○さんはいらっしゃいますでしょうか。」
CUBE『□□様、いつも大変お世話になっております。申し訳ございません。
○○は5/31まで出張に出ております。
6/1以降には折り返せると聞いておりますが、いかがいたしましょうか。』
お客様「では、6/1以降にお電話をお願いします。」
CUBE『かしこまりました。
では、そのように○○へ申し伝えておきますので、
ご連絡先をお伺いしてもよろしいいでしょうか。』
お客様「〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇です。」
CUBE『〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇でございますね。ありがとうございます。』
お客様「では、よろしくお願いします。失礼いたします。」
CUBE『はい、よろしくお願いいたします。失礼いたします。』
（終話）
～ 会議中の場合 ～
お客様「ABC会社の□□です。○○さんはいらっしゃいますか。」
CUBE『□□様、いつも大変お世話になっております。
申し訳ございません。○○はただいま会議に入っております。
15時に終わる予定と聞いているのですが、いかがいたしましょうか。』
お客様「分かりました。では15時頃に私から再度ご連絡いたします。」
CUBE『かしこまりました。お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
□□様よりお電話いただいたこと、〇〇に申し伝えておきます。』
お客様「よろしくお願いします。失礼いたします。」
CUBE『はい、失礼いたします。』
（終話）
上記の様に、状況に合わせて臨機応変な対応をさせていただきます。
また、イレギュラーなお問合せでも、CUBEで判断できる内容であれば、都度柔軟に対応させていただき、対応に苦慮する場合は、クライアント様にご相談させていただきますので、トラブルに発展するような無責任な対応は決していたしません。
安心してお任せくださいませ。
④顧客満足度の向上が見込める高品質な対応
いつかけても電話が繋がらない状態は、お客様にとって大変なストレスになりますし、企業への不信感にも繋がりかねません。
逆に、いつ電話をしても電話がつながる状態は、お客様に安心感や信頼を与えます。
ただ、たとえ電話が繋がったとしても、対応自体の質が悪いと、顧客満足に結びつくとは言えません。
CUBEでは、お客様に丁寧で高品質な対応をご提供するために、社内外で研修を行なっております。
正しいビジネスマナーやタイミングのいい相槌、感謝が伝わるような発声等を学び、心のこもった電話対応が出来るよう、日々努めております。
電話対応を通じて、会社のイメージアップにも貢献できれば幸いです。
⑤低コストでのご利用が可能
電話代行をご利用いただければ、電話対応スタッフを雇う事で発生する人件費を削減できます。
また、電話に時間を割く必要がなくなり、生産性の高い仕事に集中する事が可能で、売上向上にも繋がります。電話代行のご契約内容に応じ、一定の費用はかかりますが、人をひとり雇う人件費と比較すると、大幅なコスト削減が実現いたします。
CUBEでは、複数の契約プランをご用意しており、月々10,000円（税抜）からのご利用が可能でございます。
月のコール数やご希望の応対内容をご教示いただけましたら、最適なプランをご案内させていただきますので、ご希望やご予算に合わせて、ご検討いただければと存じます。
⑥働き方改革の推進に繋がる
近年、働き方改革の一環として、リモートワークが急速に普及しております。
電話代行をご利用いただくことで、電話を受けるために出社する必要がなくなり、お好きな環境での勤務が実現します。
また、既存スタッフの業務負担軽減にも繋がり、長時間労働や残業を減らすことも可能でございます。
CUBEではリモートワーク実施企業からも多数ご契約をいただいており、「リモートワーク中の為、メールでご連絡ください」といったご案内も可能でございますので、お気軽にご相談くださいませ。
電話代行のデメリット
①外出や不在対応しかできない？
多くの電話代行会社では「担当者から後ほどご連絡を差し上げます」といった対応のみで、せっかくお電話をいただいても、結局、折り返しのご連絡をお待ちいただく事になります。
ただ契約者様側でも、内容によってはタイムリーに対応されたい件もあるかと思います。
CUBEでは、内線感覚で各担当者へ直接お繋ぎする応答後転送というサービスを提供しており、社外にいらっしゃる場合でも、即座にご対応いただく事が可能です。
また、Q＆A方式のマニュアル対応が可能なプランや、ネットショップ等での注文受付が可能なプランもあり、電話応対業務の負担削減に一役買う事が出来ますので、ご状況に応じてご利用を検討くださいませ。
②応対品質はどうなっているの？
電話代行会社に電話対応をお任せになる場合、実際に見えないからこそ、応対品質は特に気になられる点ではないでしょうか。
基本料金が安いと、その分応対の質に不安を感じ、いくら応対の質＝高めの金額設定を謳っていても、実際にどのような対応をしているか確認できなければ、信用は出来ないかと思います。
CUBEでは、このような不安を解消するため、実際に受電を担当するスタッフが、ご利用を検討されているお客様からのお問合せにも、直接対応させていただいております。
声から笑顔が想像できるような『笑声』を意識した対応を常に心がけておりますので、是非お電話口にて、実際に体感していただければと思います。
その他「こういった雰囲気で対応をしてほしい」等ご希望があれば、臨機応変に対応をさせていただきますので、お気軽にご相談くださいませ。
③大事な会社情報を預けて大丈夫？
社外へアウトソーシングする際、社員や取引に関する情報などの社内機密情報を知られてしまうというリスクがあります。
CUBEのスタッフは、お客様のプライバシーと会社の機密情報を守るためにプライバシーマーク(Ｐマーク)の研修を受けており、Pマーク取得企業として、守秘義務を徹底しております。
スタッフ一同、契約者様の大切な情報を預かっている立場であると常に念頭に置き、責任感を持って電話対応業務に従事しておりますので、安心して対応をお任せいただければと存じます。
※プライバシーマーク…日本産業規格の JIS Q 15001「個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」に適合して、個人情報の適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者等を認定して、その旨を示すマーク（プライバシーマーク）を付与し、事業活動に関してプライバシーマークの使用を認める制度
まとめ
さて、いかかでしたでしょうか？
１日仕事をする中で、電話に割く時間は想定より長いのが現状です。
大事な連絡も入るので対応はしたいですが、1人で全てを対応していると仕事が終わらないので、電話代行を利用したいとお問合せいただく方も多くいらっしゃいます。
CUBE電話代行サービスをご利用いただければ「〇〇会社からのお電話は、応答後転送で即時対応」や、「〇〇に関する件は折返し対応」等、優先順位をつけて、効率よく業務を遂行する事が可能です。
仕事にメリハリをつけ、気持ち良く業務にあたりませんか？
少しでも、今後の電話対応に不安があるということであれば、ぜひ電話代行を検討してみてください。
ご希望の応対内容や月の想定コール数などをご教示いただけましたら、無料でお見積りを作成させていただきます。
その他疑問点やご要望等ございましたら、お気軽にお問合せくださいませ。
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