皆様、こんにちは。
いつもビジネスキューブログをご覧いただき、誠にありがとうございます。
現在、大変ありがたいことにCUBE電話代行サービスのご利用をご検討いただき、サービスについてのご質問や御見積りなどのお問い合せをいただく機会が多くございます。
電話代行サービスの大体のご利用方法を想定した上で、お問合せをされる方もいらっしゃれば、電話代行という業種を初めてお知りになり、具体的なイメージがあまりない方もいらっしゃるかと思います。
しかし、大切な電話１本を任せるとなると、どのような対応をしてもらえるのか懸念されるのは当然かと存じます。
そこで今回は、電話代行のサービスを今ご契約いただいているクライアント様の中でも、特に多くご利用をいただいている『弁護士事務所』様にフォーカスを当てて、ご紹介させていただきます。
「電話代行って、そもそもどのような対応をしてくれるの？」、「他の法律事務所の方はどのように活用しているのだろう？」等、事例などを挙げながら詳しくお話していきます。
【 目次 】
電話代行サービスとは、どんなサービス？
シンプルプランについて
スタンダードプランについて
応対方法について
外出応対
応答後転送
イレギュラー対応もお任せください！
弊社では個人で経営されている個人事務所様や、少数精鋭の事務所様など幅広い法律事務所様にご利用いただいております。弁護士の方は裁判所などへ外出・ご面談・打ち合わせなどで事務所をご不在にされたり、お客様からのお電話対応が難しい場合があったりするかと存じます。
そんな時にご利用いただきたいのが、CUBE電話代行サービスでございます。
電話代行サービスとは、どんなサービス？
クライアント様の会社にかかってくるお電話を、CUBEが貴社の事務員として代わりにお電話をお取りします。
その後、外出応対のうえ折り返しや、応答後転送というサービスにて内線感覚でお繋ぎしたり、プランによっては、一問一答形式のマニュアル対応や簡単な項目のお聞き取りもしたりしております。
そして、終話後にご希望の連絡方法にて、受電内容をご報告させていただいているサービスでございます。
弊社には、いくつかプランのご用意がございますが、法律事務所様にご利用いただいているプランは、主に【シンプルプラン】【スタンダートプラン】でございます。
簡単にプランの説明をさせていただきます。
シンプルプラン
月額10,000円(税抜)、月コール数50回の簡易的な対応を想定とした、弊社の中で最もリーズナブルなプランでございます。
リーズナブルなプランでありながら、一般的な外出応対や、プラン内でタイムリーに対応いただける応答後転送サービス(内線感覚でお繋ぎできるサービス)をご利用いただけます。
※応答後転送ご利用時は別途通話料が発生いたします。
お聞き取り項目としては【社名・お名前・電話番号】で、ご用件につきましては、こちらから積極的にお伺いはしていないプランではございますが、おっしゃっていただいた内容につきましては、ご報告させていただいておりますのでご安心くださいませ。
また、終話後の受電内容のご報告先は、プラン内で1件の登録が可能でございます。
◆シンプルプランは、こんな方におすすめ！◆
・基本的には事務所で電話を取るので、不在時だけ電話を取ってほしい。
・社名、お名前、電話番号が分かれば十分なので、なるべくリーズナブルに抑えたい。
・事務所を立ち上げたばかりなので、費用を抑えて利用したい。
上記のような方には、シンプルプランがおすすめでございます。
スタンダードプラン
月額25,000円(税抜)、月コール数100回を想定としたプランでございます。
上記シンプルプランの対応内容に加え、スタンダードプランでは、こちらから積極的にご用件のお聞き取りをしており、【社名・お名前・電話番号】はもちろん、ご用件や簡単な項目も、お聞取りすることが可能でございます。
現在、ご契約いただいているクライアント様の活用例を申し上げますと、「新規相談のお電話があった際は相談希望日時を聞いてほしい」・「新規相談の際は相手方を聞いてほしい」・「簡単に○○の件で相談したいなど、ざっくりと聞いてほしい」などのご指示をいただいております。
また、スタンダードプランですとお問い合わせフォームなどへの誘導も可能でございますので、「新規のお客様については、お問い合わせフォームよりご連絡いただきたい旨を伝えてほしい」などの対応も可能でございます。
※ご納得いただけない場合は、折り返し対応をさせていただいております。
また、プラン内での連絡先のご登録は10件まで可能でございますので、用件ごと・担当者ごとなど、報告先を分けられているクライアント様もいらっしゃいます。
◆スタンダードプランはこんな方におすすめ！◆
・用件の聞き取りをしてほしい。
・新規相談をご希望の方からのお電話の際には、相談希望日時を聞いておいてほしい。
・折り返しが必要となった際には、折り返し時にご都合の良い時間帯も聞いてほしい。
・名指しは、それぞれ担当者へ報告を分けて送ってほしい
少しでも、業務負担を軽減されたいとお考えのお客様には、スタンダードプランがおすすめでございます。
応対方法について
基本的な応対として、『外出応対』と、内線感覚でお繋ぎする『応答後転送』があります。
「どんな対応をしてくれるのだろう…？」とイメージがしづらいかと存じますので、ここからは会話例も交えて詳しくご紹介します！
『外出応対』とは？
お客様から入電があった際に担当者は外出中の旨をお伝えしたうえで折り返しのご案内をし、受電～終話までをCUBEで対応する応対方法でございます。
お電話の内容は、終話後にご希望の連絡方法にてご報告させていただきます。
例えば、「○〇時まで外出します。」という様に、クライアント様のご予定をメールなどでご教示いただけましたら、CUBE内で登録をし、お客様へスケジュールをお伝えすることも可能です。
また、外出ではなく離席中・打ち合わせ中。面談中などのアナウンスも可能でございますので、お気軽にお申し付けくださいませ。
外出対応について、会話例をご案内させていただきます。
【 外出対応の会話例 】
お客様：「△△の件で○○先生はいらっしゃいますか。」
CUBE：「あいにく○○は16時まで裁判所へ外出しておりますので、折り返しご連絡をさせていただいても宜しいでしょうか。」
お客様：「わかりました。お願いします。」
CUBE：「それでは、念のためご連絡先のお電話番号をお伺いしてよろしいでしょうか。」
↓
（電話番号をお聞き取りいたします。）
↓
CUBE：「かしこまりました。折り返しご連絡するよう申し伝えますので、よろしくお願いいたします。」
上記のようにご予定をお伝えし、折り返し電話をご希望の場合は、電話番号を聞き取り、ご報告いたします。
現在ご契約中のクライアント様の中には、業務の都合上、折り返しのお約束をご希望されない方もございます。
その場合には、「よろしければ、ご伝言を承ります。」とご案内し、ご用件をお聞きします。
※先方が折り返し対応を望まれた場合は、ご対応いただいております。
『応答後転送』とは？
お客様からのお電話を一度CUBEスタッフでお受けし、その後、ご指定の連絡先へ内線感覚で直接お繋ぎする対応方法でございます。
通話料は、別途実費にて請求をさせていただきますが、タイムリーな対応が可能でございます。
CUBEスタッフから応答後転送のコールをクライアント様にした際の対応ついては、お電話に出ていただけた場合と、出られなかった場合で異なります。
お電話に出ていただけた場合は、お客様とクライアント様を直接お繋ぎし、繋がらなかった場合は、お客様との通話に戻り、外出対応に切り替え、CUBEスタッフが最後まで対応いたします。
お繋ぎ出来なかった際は、終話後にご希望の連絡方法で内容をご報告します。
それでは応答後転送についても、会話例をご案内させていただきます。
【 応答後転送の会話例 】
お客様：「△△の件で○○先生はいらっしゃいますか。」
CUBE：「確認いたしますので、少々お待ちくださいませ。」
↓
(保留にし、クライアント様へコールします。)
※お電話に出ていただけた場合…
↓
CUBE：「お世話になっております。CUBEの□□です。
ただいま、○〇様から、△△の件で、お電話が入っております。
お繋ぎしてもよろしいでしょうか。」
クライアント様：「分かりました。お願いします。」
↓
（転送）
≪転送完了後、お客様と直接お話しいただくことができます。≫
※お電話に出られなかった場合…
（保留を解除し、お客様との通話に戻ります。）
↓
CUBE：「あいにく○○は外出にしておりますので、折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか。」
お客様：「お願いします。」
CUBE：「それでは、念のためご連絡先のお電話番号をお伺いしてよろしいでしょうか。」
↓
（電話番号をお聞き取りいたします。）
↓
CUBE：「かしこまりました。ご連絡するよう申し伝えますので、よろしくお願いいたします。」
上記のように、CUBEからのコールに出られなかった場合には、お客様へ担当者が不在にしている旨(外出・席外し・打ち合わせ中等)をお伝えし、折り返しのご案内をさせていただきます。
また、事前に外出や打ち合わせなどのスケジュールをご教示いただきますと、外出中や打ち合わせ中などは転送を控えさせていただき、スケジュールに合わせた対応をさせていただくことも可能でございます。
このように、ご不在にされることが多い法律事務所様にも電話代行をご利用いただくことで、お電話の取りこぼしなどの不安も解消することができます。
イレギュラー対応もお任せください！
CUBEでは臨機応変な対応を心がけており、イレギュラーな対応も可能な限り対応させて頂いております。
例えば、法律事務所様ですと、お電話での期日や電話会議、配点のお電話や新規のご依頼のお電話も多いかと存じます。
そんなときにもCUBEにお任せください！
通常は、外出応対もしくは、応答後転送だが転送不可の時間があるといった場合でも、「指定した裁判所や特定の弁護士様・お客様からの電話のみ繋いでほしい」・「今日はA裁判所と〇時に電話会議があるので、それは繋いでほしい」・「配点のお電話は、外出の予定を伝えてしていたとしても一度コールをしてほしい」などの個別のイレギュラーな対応もCUBEで承っております。
また、配点や新規依頼のお電話の際のみ、通常の外出応対は行なわず、「席を外しているので、戻り次第すぐに折り返します」などとご案内し、すぐに対応する旨のご案内をすることも可能です。
さて、事例などを挙げながら、ご紹介をさせていただきましたが、いかがでしたでしょうか？
「自分の希望の対応はしてもらえるのだろうか…？」などございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。
最後までお読みいただき誠にありがとうございます。
CUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。
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