CUBE電話代行サービスのブログをご覧いただき、誠にありがとうございます。
これから起業をお考えの方や、起業したばかりの方の中には、電話応対についてお悩みの方も多いのではないでしょうか？
・事務所不在時に電話を取りこぼしている
・人件費にあまりコストをかけられない
・業務が立て込んでおり、電話応対まで手が回らない ・・・など、
実際にお問い合わせいただいた方からも、電話代行をご検討いただくに至った理由として、様々なお悩みをお聞きすることが多いです。
そこで本日は、起業をお考えの皆様に電話代行をおすすめする理由と、電話代行を利用することで実際にどんなことが出来るのか、ご紹介させていただければと思います！
【 目次 】
■起業をお考えの方へ、電話代行をおすすめする理由
①外出時や別件対応時の機会の損失を防ぐことができる！
②人件費や人材育成にかかる負担を削減できる！
③主要な業務に集中できる！
④高水準の電話応対を手軽に利用できる！
■起業したばかりでも安心！CUBE電話代行サービスでできること
①不在対応⇒折返しを案内する
②応答後転送で直接お繋ぎする
③マニュアル対応も承ります
④ネットショップや通販のお問い合わせ・注文受付もおまかせください
⑤電話番号のレンタルも可能です
■業種別のおすすめ利用法
①法律事務所の場合
②不動産業者の場合
起業をお考えの方へ、電話代行をおすすめする理由
電話代行とは、お電話の転送機能を利用し、事務所にかかるお電話を電話代行業者へ転送することで、代行業者の受電スタッフが、貴社のスタッフとして代わりにお電話をお受けするサービスのことを指します。
ご利用に際し、ご準備いただく機材等はございませんので、お気軽にサービスを開始していただくことができます。
とはいえ、そもそも電話代行について具体的にイメージがわかない・・という方もいらっしゃるかと思いますので、電話代行を利用することで得られるメリットをいくつかご紹介いたします！
①外出時や別件対応時の機会の損失を防ぐことができる！
起業されたばかりで十分な人材が確保できない場合や、外出することが多く事務所が不在になりがち・・という場合など、お電話の取りこぼしが気になるという方も多いのではないでしょうか。
事務所がご不在の場合はもちろん、ご担当者様の携帯電話にかかってきたお電話であっても、別件対応中や移動中などで着信に気付かないといったことが続くと、機会の損失に繋がるほか、いつかけても電話が繋がらない・・と思われてしまうと、信用問題にも繋がりかねません。
電話代行をご利用いただけましたら、ご担当者様の代わりにお話をお聞きし、終話後にご報告をさせていただきますので、手が空いたタイミングでの対応が可能となり、お時間も無駄になりません。
ただ、電話代行が便利なのはわかったけれど、自社で電話をとれる時間は自社で対応したい・・というご要望もあるかと思います。
もちろん、事務所にいらっしゃるお時間帯は、転送設定を解除していただけましたら、自社での受電も可能でございます。
また、ご契約中の電話会社様によって詳細は異なりますが、事務所でコールが鳴り、数秒経過しても応答しなかった場合のみお電話が代行業者へ転送されるといった設定も可能でございますので、ご安心くださいませ。
②人件費や人材育成にかかる負担を削減できる！
起業して間もなく、少人数で会社を運営されている方の中には、新しく人員を雇って指導したいが、まだそこまで手が回らない・・とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
実際、新しい人材を雇うとなると、コストがかかることはもちろん、即戦力となる人材を確保できるとも限らず、育成のために多くの時間や労力を費やすこととなります。
人材育成は企業における重要な業務の一つですが、環境が整わないままに人材を増やすだけでは、かえって社員の皆様のご負担になってしまうかもしれません。
そんなとき、『電話代行サービス』を選択肢に入れてみてはいかがでしょうか。
電話代行というと、定型文を伝えるだけで、折返し対応しかしてもらえない・・といったネガティブな印象をお持ちの方もいらっしゃるかと存じますが、お選びいただく代行業者やプラン内容によっては、マニュアルを参照して回答するなど、幅広い対応が可能なプランもございます。
もちろん、ご契約前にご希望の応対方法等を伝え、対応の可否を確認することは重要ですが、うまくご活用いただければ、人件費を削減するだけでなく、社員の方のご負担も軽減できるため、ご検討いただけますと幸いです。
③主要な業務に集中できる！
電話応対は新しい取引につながる大切な業務の一つですが、お客様や取引先の方からのお電話であっても、別の業務に集中したいときに何度もお電話が入ると、作業の手を止めなければならず、どうしても効率が下がってしまいます。
また、会社にかかってくるお電話の中には、営業電話も多くあるかと思います。
一度お電話に出てしまうと長々とサービスの説明をされたり、断ってもなかなかお電話を切ってくれなかったり、業務の妨げになってしまう・・とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そういった場合でも、電話代行サービスが役に立ちます！
例えば、ご自身の手の空いたタイミングで対応したいという場合、代行業者でお電話をお受けし、お聞き取りした内容を終話後にご報告させていただきます。
そうすることでお電話の度に手を止める必要がなくなるため、取り組んでいる作業に集中でき、業務の効率が上がった！というお声をいただくことも多くございます。
起業するにあたり、電話対応についてお悩みの方がいらっしゃいましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。
④高水準の電話応対を手軽に利用できる！
昨今、電話応対に苦手意識を持った新入社員が多いと言われています。
インターネットやSNSの普及により、電話で話す機会が減っていることも大きな要因かと存じますが、企業における電話応対をゼロにすることはまだまだ難しいというのが現状ではないでしょうか。
そんなとき、高水準の電話応対をお手軽にご利用いただける、『電話代行サービス』をご検討いただいてみてはいかがでしょうか。
業者によってサービス内容は異なる部分も多いため、事前にお電話で問い合わせをするなど、応対品質や研修の有無を確認することは重要ですが、ご自身の希望に合う業者が見つかれば、社員の皆様にかかる負担を減らし、高レベルの電話応対をご利用いただくことができるため、ご一考の価値はあるかと思います。
起業したばかりでも安心！CUBE電話代行サービスでできること
電話代行といっても、応対方法は様々です。
ここからは、実際にCUBE電話代行サービスをご利用いただいた場合、どんなことができるのか、ご紹介させていただきます！
ご検討の際の参考にしていただけますと幸いです。
①不在対応⇒折返しを案内する
外出中やリモートワーク中、会議中など、ご希望の応対方法をご指示いただきましたら、ご指示内容に沿って対応させていただきます。
お電話がございましたら、ご不在の旨をご案内のうえ、社名・お名前・ご連絡先をお聞き取りし、折返しのご案内をさせていただきます。
お聞き取りした内容につきましては、終話後に、メールやお電話等でご報告させていただいております。
※ご希望の場合は、オプションにてSNSでのご報告も可能でございます。
【 SNS報告の詳細はこちら 】
» LINE報告
» Chatwork報告
» Slack報告
» Microsoft Teams報告
» Google Chat報告
» LINE WORKS報告
②応答後転送で直接お繋ぎする
「出来る限りタイムリーに対応したい！」とお考えの方には、お電話が入った際に内線感覚でご担当者様へお繋ぎできる『応答後転送』がおすすめです！
複数の方のお電話番号をご登録いただけましたら、お電話の内容によってお繋ぎする転送先を変更することも可能でございます。
例えば・・・
【人事宛⇒Aさんへ、経理宛⇒Bさんへ、その他⇒Cさんへ】
【〇〇というワードが出たら⇒Dさんへ】といった対応も可能です！
また、ご担当者様がお電話に出られず、お繋ぎいたしかねた場合は、不在対応の上、折り返しをご案内させていただいておりますので、ご安心くださいませ。
③マニュアル対応も承ります
CUBE電話代行サービスでは、これまでにご紹介したようなお電話の『取次ぎ』だけでなく、事前にご用意いただきましたマニュアルを参照し、お問い合わせに回答させていただくといった対応が可能なプランもご用意しております。
よくあるご質問とそれに対する回答内容を事前にご教示いただけましたら、弊社にて対応させていただいております。
マニュアルを参照しても判断が出来ない内容につきましては、折返しをご案内する・もしくは応答後転送でご担当者様へお繋ぎすることとなりますが、電話応対の負担を大幅に減らすことができるのではないでしょうか。
マニュアルのボリュームが大きくなる場合等は、別途お見積もりをさせていただいておりますので、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。
④ネットショップや通販のお問い合わせ・注文受付もおまかせください
弊社では、通販やネットショップを運営されている方向けに、お客様からのお問い合わせやご注文の受付に特化したプランもご用意しております。
インターネットが普及し、ご注文はWEBからのみ、お問い合わせはメールやチャットサービスのみといった企業も増えてきていますが、日々お電話をお受けする中で、やはりお電話での受付窓口があると安心・・と感じられるお客様もまだまだ多くいらっしゃるように感じます。
CUBE電話代行サービスでは、ショップ宛のお問い合わせへの回答だけでなく、必要事項をお聞き取りし、ご注文を受け付けるといった対応が可能なプランもご用意しております。
また、Web上の専用システムへの代行入力や、HPを閲覧しての対応も承っておりますので、ご状況に合わせてご検討いただけますと幸いです。
⑤電話番号のレンタルも可能です
CUBE電話代行サービスでは、お電話番号のレンタルも行なっています。
起業するにあたり、ご多忙でお時間が取れない場合や、手続きが面倒で・・という場合は、電話代行のご契約と合わせてお電話番号のレンタルをご契約いただいている方も多くいらっしゃいます。
ご利用にあたってはいくつか注意点やご提出いただく書類もございますので、下記に記載させていただきました。
【 注意点 】——————————————————————-
・審査がございますため、お申し込みからサービス開始まで10営業日程度頂いております。
・電話代行に付随するサービスですので、電話代行のプランをご解約された後は、お電話番号の譲渡は致しかねます。
・ご用意できるお電話番号は、03番号・06番号・050番号、もしくは0120のフリーダイヤル番号となります。
尚、フリーダイヤルをご希望の場合は、月々の会費とは別に、通話料を実費でご負担いただいておりますので、予めご了承くださいませ。
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【 必要書類：法人様の場合 】
・登記簿謄本の原本
・ご代表者様の本人確認書類のコピー・または代表者様からの委任状
・ご担当者様の本人確認書類のコピー(ご担当者様とご代表者様が異なる場合)
【 必要書類：個人事業主様の場合 】
・ご代表者様の住民票の原本
・ご代表者様の本人確認書類のコピー
※本人確認書類：免許証、マイナンバーカード等
審査書類をFAＸもしくはメールにてお送りいただきましたら、弊社にて審査をさせていただきます。
審査通過後に、実際のご契約手続きへと移らせていただくという流れとなりますので、お日にちには余裕をもってお問い合わせいただけますと幸いです。
業種別のおすすめ利用法
ここからは実際のご利用事例を用いて、業種別のおすすめのご利用方法についてご案内させていただきます！
①法律事務所の場合
弊社では現在、士業系の事務所の方にも多数ご契約いただいております。
応対方法は事務所によって様々ですが、ここでは法律事務所で多くご活用いただいている利用方法をいくつかご紹介させていただきます。
a）基本応対は外出応対、特定の相手・用件のみ応答後転送
お電話があれば、『あいにく弁護士は外出しておりますので、戻り次第折返しご連絡させていただきます』のように不在の旨をお伝えし、折返しをご案内させていただきます。
お名前・ご連絡先等の必要項目をお聞き取り後、ご担当者様へご報告させていただきます。
ただ、急ぎの案件も多い裁判所からのお電話は、タイムリーに対応したいといったご要望をいただくことも多くございます。
そんな時はご指定の相手(裁判所や弁護士会など)からのお電話のみ『応答後転送』でご担当者様へ直接お繋ぎすることも可能でございますのでご安心くださいませ。
また、裁判所からのお電話の場合は、必ず事件番号と当事者のお名前をお聴き取りするといった対応が可能なプランもご用意しております。
加えて、電話会議や当日の面談に関する内容（事務所の場所がわからない・時間に遅れそう等）については、直接繋いでほしい！といったご要望にも柔軟に対応させていただいております。
b）基本は応答後転送、予定のある時は予定に応じて対応
営業電話以外は、すぐに対応したいという場合は、全てのお電話を『応答後転送』でご担当者様へお繋ぎさせていただくことも可能です。
だた、外出や出張の予定があり、事前に電話に出られないことが分かっている場合もあるかと存じます。
そんな時も、ご安心ください！
CUBE電話代行サービスでは、全てのプランでご予定に合わせた対応を承っておりますので、『今日は15:00まで外出します』や『明日は終日出張です』等のご連絡をいただけましたら、ご指定のお時間帯は応答後転送でお繋ぎするのではなく、ご予定をお伝えし折返しをご案内するといった対応が可能でございます。
ご予定がはっきりしているだけでお電話口の方の安心にもつながるため、多くのご契約者様にご活用いただいております。
②不動産業者の場合
弊社では、多くの不動産業者様にもご契約いただいております。
物件情報をご登録いただき、空室確認等のお問い合わせの際に弊社にて回答させていただくといった対応も可能ですので、大変ご好評をいただいております。
ここでは具体的な会話例を用いて、不動産業者様のご活用事例をご紹介させていただきます！
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CUBE：お電話ありがとうございます。〇〇不動産でございます。
お客様：ＡＢＣビルの3階の物件確認をお願いします。
CUBE：かしこまりました。ＡＢＣビルの3階は現在募集中でございます。
お客様：ありがとうございます。図面などはいただけますか。
CUBE：サイトに掲載しておりますので、そちらをご確認くださいませ。
お客様：わかりました。
内覧はどのようにすればよろしいでしょうか。
CUBE：事前にご希望のお日にちをお知らせください。
確認し、担当者より折返しお電話させていただきます。
お客様：わかりました。ありがとうございます。
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このように、単純に折返しをご案内するだけでなく、事前にご登録いただきました情報をもとに、弊社スタッフが対応させていただくことも可能です。
事前にご共有いただいている情報で判断いたしかねた場合は、折返しをご案内させていただきますが、少しでもお電話応対にかかる負担を軽減したい・・とお考えの方には、おすすめのご利用方法でございます！
さて、いかがでしたでしょうか？
こちらのブログをご覧いただき、起業されるにあたり「こういった希望は受けてもらえるか？」「こういうことで悩んでいるが、おすすめの利用方法はあるか？」等、気になることがございましたら、どうぞお気軽にお申し付けくださいませ！
今後ともCUBE電話代行サービスをどうぞよろしくお願いいたします。
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