皆様、こんにちは。
電話代行というサービスは、日々の業務で忙しく、電話の対応がすぐに出来ない企業様や、
新規事業を立ち上げられたばかりの企業様、士業系の事務所様、ネットショップ事業をされている企業様等、様々な業種の方々にご利用頂いております。
今回は、弊社サービス内容をプラン別にCUBEならではの対応事例を添えて、ご紹介させていただきますので、是非今回のブログを参考にしていただき、ご検討いただければと思います！
【 目次 】
1．シンプルプランについて
2．スタンダードプランについて
3．受付代行サービスについて
4．WEB受付代行サービスについて
5．～番外編～ 報告方法について
1.シンプルプランについて《月額会費10,000円（税抜）》
シンプルプランとは、少人数で事業を運営されている方や、留守中のお電話が気になる方など、個人事務所をお持ちの方に多くご利用いただいているプランです。
月のコール数が50件前後を想定した簡易的な応対プランでございまして、お電話口のお相手の『社名・お名前・ご連絡先』をお伺いし、折り返し対応をさせていただきます。
シンプルプランは、こちらから積極的にご用件のお聞き取りは行っていないプランですが、先方がお話しされた内容については、要点をおまとめした上で、報告をさせていただいております。
お聞き取りした内容についてのご報告は、メールもしくは電話連絡がご選択いただけます。ご報告先はプラン内で1箇所のご登録が可能です。
もし、別のご担当者様のアドレスにもご報告をご希望の場合は、オプションとしてご報告先の追加を4箇所(合計で5箇所まで)追加可能でございます。
オプション料金は、1箇所につき月額500円(税抜)でございます。
さらに、在籍者様（お名前のみ）のご登録をさせていただくことも可能でございますので、お電話口のお相手が連絡先に登録されている方以外の従業員の方をご指名された際も、スムーズな対応が可能です。
連絡先登録されている方も含めて10名様までご登録が可能でございます。
基本応対と致しましては、担当者が外出（又は、離席・打合せ中等）しているとお伝えし、折り返しをご案内させていただいております。
もしくは、CUBEで受けたお電話であっても、そのまま内線のような感覚でご担当者様の携帯等にお電話をお繋ぎすることができる応答後転送という対応も可能でございます。
応答後転送は、他社様ではオプションで対応しているところもありますが、CUBEでは全プラン内に含まれており、追加料金は発生致しません！
ただし、その際の通話料のみ実費ご負担となりますので、ご了承くださいませ。
また、転送コールをさせていただいた際に外出先や会議、お客様対応中であれば、出られない場合もあるかと存じます。
もし、お電話のお繋ぎが出来かねた場合についても、折り返し対応をさせていただき、お聞き取りした内容をメールもしくはお電話でご報告させていただきますのでご安心くださいませ！
CUBEでは『ご契約企業様の従業員の1人』として一次受付対応をさせていただきます。
全てのご用件をただ折り返し対応や、転送してお繋ぎするのではなく、会社の所在地やFAX番号のお尋ね、取扱商品名など事前にいただいた情報の中でCUBE側でお答えできる内容であれば、その時の状況に応じて臨機応変にご対応いたします！
例えば、来社の際に道に迷われてしまった方からのお問合せなど、イレギュラーな内容の入電があった時でも、道順や近くの建物など目印をお伝えすることが可能でございますので、折り返しのご対応をいただくお手間を取らせません！
営業電話については、シンプルプランではコール数に含まず、基本応対を応答後転送にしていただいていても、営業と判断した場合はお繋ぎしないようにしております。
※営業電話と判断致しかねる場合は一度ご報告する場合もございます。
また、想定のコール数を大幅に上回る場合はプランの変更をご案内する場合がございます。
そして、CUBE営業時間外(平日18時～翌朝9時・土日祝)には、時間外アナウンスをお流しさせていただいております。
CUBEで用意している共用のアナウンス4種類と、コール音を鳴りっぱなしにする設定の中から、ご自身の会社に合ったものをお選びいただくことができます。
アナウンスをお流しすることにより、お電話をかけられたお相手に時間外であることをお知らせすることが出来ますので、時間外におかけ直しいただく手間がなくなりますので、お相手に良い印象を持っていただけます。
また、ご自身の会社専用のアナウンスをお流しできる有料オプションもご用意しており、初期設定料3000円(税抜)と月額2000円(税抜)でご利用いただけます。
例えば、ご自身の会社のお名前を名乗った上で、営業時間や休業日をアナウンスさせていただく等、ご自由にカスタマイズしていただいた内容でお流し致します。
2.スタンダードプランについて《月額会費25,000円（税抜）》
スタンダートプランとは、月のコール数100件前後を想定したプランでございまして、シンプルプランで対応している内容はもちろんのこと、お電話口のお相手の『社名・お名前・ご連絡先』の他に、CUBE側からご用件や必要事項のお聞き取りを行い、簡単なQ&A対応
も可能です。
(※対応内容や量によっては別途応対料を頂戴する場合もございます。)
例えば、士業事務所様であれば、『折り返し時にご都合の良い時間帯も聞いてほしい』、『相談希望日時を聞き取ってほしい』などのご要望にも、対応可能でございます。
その他にも、その日のスケジュールをメール又は、お電話にて弊社にお知らせいただけますと、随時ご予定の更新をさせていただき、お電話いただいたお客様方へお伝えし、ご対応させて頂くことが可能でございます。
お電話いただいた方へ、ただ『外出中』とだけお伝えするよりも「本日〇〇は〇時まで外出しておりますので、〇時以降の折り返しになります」など、具体的なお時間をお伝えすることにより、より安心してお待ちいただけます。
また先ほどシンプルプランでは、ご報告先のご登録は1箇所のみとご説明させていただきましたが、スタンダードプランの場合は、プラン内で10箇所までご登録ができ、名指しやご用件別にご担当者様を振り分けてご報告が可能でございます。
10箇所以上のご報告先を追加でご登録されたい場合は、オプションで10箇所(合計で20箇所まで)追加可能でございます。
オプション料金は、1箇所につき月額1,000円(税抜)でございます。
ご用件によって、担当部署が分かれる企業様や複数の従業員様がお勤めの企業様などに、おススメのプランとなっております！！
そしてシンプルプランとは違い、スタンダートプランでは、営業電話に関してもコール数に含ませて頂いておりますが、ご報告の有無につきましては、お選びいただくことが可能です。
ご報告が不要の場合は、CUBEからメール等でのご報告は一切行わず、お電話口のお相手には丁重にお断わりの旨をお伝えさせていただきます。
ご報告が必要な場合は、通常のご報告先とは別のご報告先をご用意いただき、ご報告差し上げる、または、特定のご担当者様へご報告するなど、ご希望に沿って対応させていただきます。
何度も同じ会社様から営業電話がかかってくると、その為に月のコール数が100件を超えてしまい、コールオーバー料が発生してしまう可能性がございます。
同じ会社様からの営業電話の架電を出来るだけ減らしていくために、CUBE側でお断わりさせていただくことが可能です。
例えば、『お断りするように言われておりますので、今後はご連絡不要です。』や『必要があれば、こちらよりお電話いたします。』等、ご希望の文言でお伝えさせていただけますので、ご相談いただければと思います。
また、ご担当者様が不在の旨をお伝えした上で、『弊社のHPの問い合わせフォームよりご連絡ください。』とお伝えすることもできます。
このように弊社CUBEでは、クライアント様のご希望に合わせた対応が可能でございます。
さらに、CUBE営業時間外のアナウンスにつきましては、シンプルプランでは共用アナウンスがご利用いただける旨をご説明させていただきましたが、スタンダードプランではご自身の会社専用アナウンスがプラン内に含まれておりますので、追加料金を頂戴致しません！
3.受付代行サービスについて《月額会費30000円（税抜）～》
上述させていただいたスタンダードプランと同様の対応内容も含め、特にネット通販会社様の商品のご注文窓口やクリニックや、教室を運営されている企業様のご予約受付窓口などでもご利用いただけるプランでございます。
通販会社様でしたら、商品点数が1～3点ほどであれば、ご対応が可能でございます。
応対の流れといたしましては、ご希望の必要事項をお聞き取りし、弊社でご注文をお受けし、お受けした内容をメールにてご報告させていただきます。
具体的な事例を挙げさせていただきますと、『お名前(漢字フルネーム)・ご住所(郵便番号も含む)・お電話番号・メールアドレス・商品名・個数・配達希望日時』等、ご指定の聞き取り項目をお伺いし、CUBEにてご注文受付を完了させて頂きます。
また、ご注文前の方からの商品に関してのお問い合わせは、『お名前・お電話番号・ご用件(ご質問内容)』をお伺いし、折り返し対応をしてほしいけれど、ご注文後の方からのお電話は、『お名前・ご登録のお電話番号・ご用件(ご質問内容)』に加えて、『どのサイトから購入したか』や『新規or既存(リピーター)』等を聞き取りの上、折り返し対応をしてほしいといった、お聞き取り内容が相手によって異なる場合も、CUBEでは臨機応変に対応させて頂くことが可能です！
またご予約受付窓口としては、ご希望のお聞き取り事項を聞き取った上で、クライアント様よりご指定のエクセル等、受付表に入力をさせていただくことが可能です。
さらに、一問一答形式の簡単なQ&Aを弊社システムにご登録することも可能でございます。
例えば、Q『支払い方法は何がありますか。』といったご質問に対して、折返しのご対応をしてしまいますと、お客様をお待たせすることとなってしまいます。
そういった際にCUBEスタッフで、『お支払いは銀行振込、代引き、コンビニ支払いがあります。』のようにお答えすることができれば、お客様をお待たせすることがない上に、ご担当者様に折返しのご対応を頂くお手間を取らせてしまうこともございません！
上記のようにCUBEでは出来る限り、ご利用者様のご要望にお応えさせていただいております。もし、『こんな対応してほしい！』などとお考えでしたら、些細なご質問でもお伺いさせていただきますので、ご希望の対応方法をご相談くださいませ！
4.WEB受付代行サービスについて《月額会費50000円（税抜）～》
上述した受付代行サービスに少し似ているのですが、WEB受付代行サービスでは、必要事項のお聞き取りをした後、貴社でお使いのご注文フォームに直接入力させていただき、注文受付を完了するところまでCUBEで対応させて頂くことが出来るプランとなっております。
ご注文完了後は、他のプランと同様メールにてご報告させて頂きます。
もちろん、一問一答形式の簡単なQ＆A、マニュアル対応は、こちらのプランでも行っております。
更に、お客様よりご質問があった際、HPのよくある質問等を確認の上、CUBEスタッフでお答えすることも可能でございます。(※内容や量によりご対応不可の場合もございます)
なお、受付代行サービスとWEB受付代行サービスでは、プランの料金の他に、応対料やシステム管理費・マニュアル管理費等を頂戴する場合もございます。
詳しい料金につきましては、一度、HPやマニュアル・Q＆Aの内容を拝見し、お見積もりさせて頂くことが可能ですので、是非、お気軽にお問い合わせくださいませ！
5. ～番外編～ 報告方法について
さて、ここまで受電内容の報告については、基本的にプラン内でご対応が可能な【メール】でご連絡しているとお話させていただきましたが、CUBEでは全プランにおいて、オプションでSNS報告をご利用頂くことも可能となっております！
現在、CUBEで対応可能なSNS報告ツールは、【LINE、chatwork、SLACK、Teams、LINEWORKS、GoogleChat】でございます。
オプション料としてはLINEが月額1000円(税抜)で、LINE以外は月額5000円(税抜)でご利用いただけます。
社内でお使いのツールをご報告先としてそのまま利用ができるため、多くのご契約者様がご利用されており、大変ご好評いただいております！！
■SNS報告の詳細はこちら
» LINE報告
» Chatwork報告
» Slack報告
» Microsoft Teams報告
最後にはなりますが、CUBEでは各クライアント様の大切なお電話をお受けするにあたり、
スタッフ一同、1件1件丁寧に『思いやりのある応対と笑声』でご対応させていただいております。
マニュアル通りの一辺倒な対応ではなく、その場の状況に合わせた臨機応変な対応を心がけており、お電話いただいたお相手の方とクライアント様に喜んで頂ける対応に努めております。
今回、ご紹介させていただいた内容以外にも、疑問点や分からないこと等ございましたら、是非、お気軽にCUBE電話代行サービスのHPからメール、又は、お電話にてお問合せください！
お見積りも、もちろん無料で承っております！！
今回も最後までブログをご覧いただき、ありがとうございました。
次回のブログもお楽しみに！！
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