御社では、どのように電話対応をしていますか？
今、以下のようなことで、お困りではないでしょうか？
・人手が足らず、電話取次業務が負担である
・リモートワークでも、電話番をするために誰かが出勤している
・電話番のために誰かが事務所に残り、全員が外出しないようにしている
・休憩時間や会議中なども、電話対応をしなければならない
・少人数の接客業などで、お客様対応中の電話を取り逃している
・電話対応が苦手な社員がいる、電話対応の指導に手が回らない
このほかにも、携帯電話に転送設定し、社外で電話対応をされている方もいらっしゃると思います。
予定があって電話になかなか出られない場合や、周囲の音から『社外に居るのだな…』と伝わると、先方に「お忙しいですよね」と気を遣わせてしまうような場合もあるかと思います。
CUBE電話代行サービスを導入いただくと、月額1万円～で、このようなお悩みの解消にお役立ていただけます。
どのようなサービスか、電話対応にお困りの方は、ぜひ続きをご覧ください！
【 目次 】
１．応答後転送・外出中対応
２．スケジュールに合わせた対応
３．丁寧でお客様との信頼関係を強める電話対応
４．営業電話・間違い電話をブロック
５．豊富な連絡方法・迅速な報告
６．CUBE電話代行サービスで、特に人気のプランをご紹介！
1.応答後転送・外出中対応
CUBE電話代行サービスでは、【応答後転送】または【外出中対応】のいずれかをご選択いただけます。
【応答後転送】とは、CUBEスタッフがお名前等を聞き取ったあと、一旦保留にし、内線感覚で貴社のご担当者様へ速やかにお電話を転送させていただくサービスです。
転送時にご担当者様がお電話に出られない場合は、「〇〇は外出しておりますので、折返しお電話いたします」と対応のうえ、ご指定の方法で受電内容をご報告いたします。
応答後転送をご希望でない場合は、「〇〇は外出しております」と【外出中対応】のうえ、折返し連絡またはご伝言を預かり、ご報告いたします。
至急や緊急とCUBEスタッフが判断した場合は、通常は【外出中対応】のご指示であっても、臨機応変にご担当者様へ転送させていただきます。
いずれも追加でオプション料金はかからず、サービスご利用後に対応方法のご変更も可能です。
（転送時の通話料は、実費でご負担いただきます）
2.スケジュールに合わせた対応
『今日は来客予定があり、〇時から電話に出ることが出来ない』
『今日は出張のため、至急でない限り明日連絡すると伝えて欲しい』
『午前中に取引先から電話がかかってくる予定なので、普段はCUBEに外出中対応を指示しているが、予定の電話のみ転送してほしい』
このように『その日のスケジュールによって対応方法を変えて欲しい』という希望はございませんか？
既に別会社で電話代行サービスをご利用中の方は、スケジュールに合わせた対応は不可だったり、可能であっても、別料金がかかったりしないでしょうか。
CUBE電話代行サービスでは、事前にご連絡をいただきましたら、全プランでスケジュールに合わせた対応をさせて頂くことが可能でございます。
また、『○曜日は終日転送不可』『〇時～〇時は常に転送不可』のように、決まった曜日や時間指定のご指示にも対応いたします。
例
・『10時～11時は来客応対がある』とご指示をいただいた場合
⇒「ただいま来客中でございますので、11時以降に折返しお電話いたします」
・『今日は出張なので、明日連絡すると伝えて欲しい』とご指示をいただいた場合
⇒「本日は出張に出ておりますので、明日ご連絡いたしますがよろしいでしょうか」
私どもが電話対応を行なう上で、スケジュールに合わせた対応は、御社にとって便利にご利用いただけるだけでなく、お客様にとっても、折返し連絡がある目途が立ち、特にクレームや不安な状況の方には、安心を感じていただけているという実感があります。
もし、長時間お客様対応が出来ない場合にも、事情（スケジュール）をお伝えすることでご理解を得やすくなり、貴社とお客様との間のトラブル防止にも、お役立ていただけるのではないでしょうか。
もし、CUBE電話代行サービスをご利用いただける場合は、スケジュール連絡を是非ご活用ください。
3.丁寧でお客様との信頼関係を強める電話対応
営業電話・取引先・新規の問い合わせなど、どなたにも同じく機械的な対応をしていては、会社の印象が悪くなったり外部業者ではないかと疑われてしまったりと、せっかく電話代行サービスを利用しても、会社のブランドイメージが下がってしまいます。
CUBE電話代行サービスでは、会社の窓口としてお客様に安心していただけるよう『笑声』と『丁寧な対応』を心掛けるのはもちろん、取引先リスト（お取引先の会社名・名前・電話番号）をご登録いただくことが出来ます。
例えば、お馴染みのお取引先に、毎回電話番号を確認するのは失礼ではないでしょうか。
逆に、新規のお問い合わせの場合は、必ず電話番号の聞き取りは必須ですよね。
このように【ご指定の聞き取り項目は毎回必ず全て聞取る】のではなく、お客様に合わせて対応させていただきます。
また、受電履歴をすぐに確認することができますので、「〇〇の件で先日ご連絡いただいていた〇〇様でいらっしゃいますね」のように前回のご用件を含めて対応すると、信頼が得られやすく社内でしっかりと情報共有されているのだと安心していただけます。
実際にこのような対応すると、「そうです！その件でさらにお話ししたいので、〇〇さんはいらっしゃいますか？」のように、覚えてくれている・共有されていることにお喜びの様子の反応を多数いただきます。
この他にも、お名前をお伺いした後は「お客様」ではなく、お名前をお呼びすることで親しみを覚えていただけるのではないかと意識してお呼びいたします。
さらに、正しい言葉遣いは大事ですが機械的に聞こえてしまう場合もあるため、お客様に合わせた言葉遣いに変えることもございます。
心を込めた対応を大切にし、強い信頼関係を築くお手伝いができるよう心掛けています。
4.営業電話・間違い電話をブロック
忙しい中、せっかく電話に出たのに営業電話だったという経験がある方も多いのではないでしょうか。
間違い電話や明らかに営業だと分かる場合は、CUBEにてお断りいたしますので、煩わしい対応に時間を取られることがなくなり業務効率UPにお役立ていただけるはずです。
ただし、間違いや営業電話のようだと何でも断ってしまっては、誤って大切な取引先を営業電話だと勘違いしてしまい、これまで築いてきた信頼関係が壊れてしまう可能性があります。実際に、この理由でCUBEへ乗り換えてご利用いただいている方もいらっしゃいます。
CUBE電話代行サービスでは、営業電話の判断のために『広告・集客の案内はすべて営業電話』・『人材募集はしているが、新卒採用はしない。新卒採用の案内のみ営業電話』のようなご指定も可能でございます。
お客様や取引先を装った巧妙な営業電話も多いため、判断に迷うものは、念のためご報告いたします。
報告をご確認いただいた上で、今後不要なものはご指示をいただければ、再入電時にお断りいたしますので、誤ってお客様に営業電話対応をしてしまうリスクを回避できます。
なお、前述のような営業電話のご指示をいただいていても「昨日〇〇様から広告掲載の件でお問い合わせいただきました」のようなお話しがあればお取次ぎさせていただきますので、安心してご利用いただけます。
5.豊富な連絡方法・迅速な報告
受電内容のご報告方法は、メール連絡・電話連絡のいずれかをご指定いただけます。
さらに、オプションでSNS（LINE・Chatwork・slack・Teams・LINEWORKS・Googlechat）を使用した報告にも対応しておりますので、ご希望にあわせた方法で対応させていただきます。
終話後すぐに(およそ5分以内、ただし通話時間による)ご用件をまとめてご報告いたしますので、タイムラグが殆どない状態でご確認いただくことができます。
特にご好評なのは、LINE報告（月額1,100円）です。
使い慣れたツールでメッセージの履歴をすぐにご確認いただくことができ、対応漏れを防ぐことができます。
■SNS報告の詳細はこちら
» LINE報告
» Chatwork報告
» Slack報告
» Microsoft Teams報告
» Google Chat報告
» LINE WORKS報告
また、【1.応答後転送・外出中対応】でご紹介した通り、至急・緊急時には通話中に転送させていただく場合があります。
ご担当者様がお電話に出られなかった場合は、メール報告時にその旨も記載させていただきますので、至急・緊急の判断も容易にしていただけます。
6.CUBE電話代行サービスで、特に人気のプランをご紹介！
シンプルプラン
月50コールまで、月額11,000円でご利用いただけます。
お一人で仕事をされている方、コール数が少ない方、まず試してみたい方におすすめのプランです。
【外出中対応：会社名・名前・連絡先を伺い、折返し連絡のご案内】または【応答後転送：社名・名前を伺い、携帯電話等に内線感覚で転送】のいずれかをご選択いただけます。
お客様がご伝言をお話しされた際には、お伺いした上でご報告させていただきます。
お客様のお話しの途中でお止めすることはございませんので、ご安心くださいませ。
起業して日が浅いなどの理由で、まだ電話対応に慣れていない・自信がない・対応方法を落ち着いて考えてからお客様対応をしたいという方は特に「外出中対応」をご利用いただくと、CUBEでワンクッション挟めるため、対応がスムーズに行なえるのではないでしょうか。
スタンダードプラン
月100コールまで、月額27,500円でご利用いただけます。
シンプルプランの聞き取り項目を含む5項目までお聞き取りし、外出中対応・応答後転送ももちろんご選択いただけます。
さらに、基本料金内で10名様まで連絡先をご登録いただけますので、営業ご担当者様宛・経理ご担当者様宛など、用件に応じてCUBEで連絡先を振り分けてご報告も可能です。
５項目以上の聞取りや、メールアドレスや住所などの聞き取りに時間を要するものは、別途お見積りいたしますので、お気軽にご相談くださいませ。
カスタムしてご利用いただけますので、一番ご好評いただいているプランです。
まとめ
CUBE電話代行サービスでは、クライアントの皆様に快適にサービスをご利用いただくこと、喜んでいただくことを目指し、そのためにその先のお客様にご満足いただくことを心がけてサービスの提供に努めています。
今回ご紹介したサービスのほかにも、様々なプランやオプションサービスをご用意しております。
ご要望に合ったサービスをご案内させていただきますので、お気軽にお問合せくださいませ。
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