代表電話代行サービス

みなさま、こんにちは。
CUBEのスタックブログをご覧いただき、誠にありがとうございます。
電話代行・秘書代行サービスのCUBEでは、様々な電話対応をさせて頂いていますが、その8割が代表電話の対応となります。
本日は、どのようなクライアント様にご利用いただいているか、また、どのような使い方されているのかを、いくつかご紹介させていただきます。
ご利用を検討されている方へ、少しでも参考になればと思います。

【 法律事務所様の代表電話 】

 ~代表電話の対応方法~
【パターン1】
終日応答後転送/転送ができない場合は、メール報告
【パターン2】
終日外出応対/メール報告
【パターン3】
基本、外出応対で指定先のみ応答後転送・ご新規のみ応答後転送 など
応答後転送サービスを動画で確認はこちら

 この3つの対応が多いですね。
お一人で事務所経営をされている弁護士先生をはじめ、司法書士様、行政書士様、社労士様、税理士様等、お一人でお仕事をされている方の対応パターンです。

【 HP制作会社様 】

 ~代表電話の対応方法~
【パターン1】
新規の方:お名前・会社名・業種を確認後、営業担当者様へ転送
【パターン2】
既にお取引されている顧客様からのお電話:カスタマーセンターの電話番号を案内

【 リフォーム業者様/電力会社様 】

 ~代表電話の対応方法~
新規のお問合せは、ご指定の聞き取り項目(お名前・住所・用件・連絡先等+α)を伺い、メール報告
既存の顧客様+お取引先は、担当者をお伺いし応答後転送+おつなぎできない場合は、メール報告。
担当者不明の場合は、担当者不在対応で、お名前、ご連絡先、ご用件を確認。LINEグループへ報告。

※ご希望のお聞き取り項目をこちらでお伺いすることが可能です。
 聞き取り項目によっては、追加料金が発生する場合もございますが、まずはご相談くださいませ。

【 電機機器販売会社様 】

 ~代表電話の対応方法~
・在庫、価格の件:A様に転送
・製品の件:B様に転送

 電話代行スタンダードプランは、名指しやご用件によって転送先やご連絡先を振り分けることが可能です。

お一人で会社をされている方や、少人数でお仕事をされている方におすすめしているのが、CUBEの電話代行プランで、一番シンプル且つリーズナブルな【シンプルプラン】です。電話代行サービスシンプルプランはこちら

 3~10名の企業様や営業部等の部署の代表電話は、電話代行サービス【スタンダードプラン】がおすすめです。
こちらは、月100回のコール数で、月額25,000円(税別)となっております。連絡先は10名様までプラン内でご登録可能となっておりますので、ご用件ごとに担当者様を分けて、転送、又は、メール報告をさせていただくことが可能です。電話代行サービススタンダードプランはこちら

代表電話の対応について

 最近では、代表電話への電話は、少なくなっています。顧客や取引先は、担当者の携帯電話へ直接電話をすることが多くなったからです。コロナ禍でその傾向が大きくなりました。その為、代表電話の対応は軽視されがちですが、顧客や取引先様からの切実な内容の割合は大きくなっています。その理由というのは?
既存顧客が代表電話へ電話する理由
・担当者の携帯につながらない。でも、急ぎor困っている、もしくは両方。
・担当者と行き違いがあり別の人と話したい。
新規顧客が代表電話へ電話する理由
・HPフォームやメールで問合せではなく、今注文したいから教えて欲しい。
・HPに記載されている内容、メールで問合せした内容のニュアンスがわからない。貴社からの回答がズレている。

 両方とも、それでも貴社と取引を継続したい、貴社から購入したいから、貴社とつながるための最後の砦として代表電話へ電話します。
怒っているときもあるでしょうが、カスハラとは1%以下です。大体は貴社が好きで信用を失いかけているときに電話してくれていたりします。その為、気持ちが高ぶった方は多いです。そんな時の対応は、思っているより簡単ではないです。サバサバと担当者外出していますので、折り返しお電話させます。では、信用を失います。応答後転送でおつなぎ出来ない場合に、お客様が怒っていたり、困っていたり、急いでいることがわかれば、気持ちを込めて「大変申し訳ございません。担当の〇〇が外出しておりまして、外出先に連絡を取りまして、連絡取れ次第折り返しお電話させます。」とお詫びの気持ちを込めて対応すれべきではないでしょうか。
数が減っている代表電話の問合せですが、その対応は、貴社の信用に大きくかかわる大切なお電話です。

簡単なご説明とはなりましたが、少しでも弊社CUBE電話代行の対応方法に関して、イメージをしていただけましたなら、幸いです。
少しでもご興味を持っていただけましたら、いつでもCUBE電話代行サービスまでお問合せくださいませ!
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