みなさま、こんにちは。
弊社CUBE電話代行サービスでは、月に1度、ビジネススキルアップ研修がございます。
業務で活かせる知識や、社会人として、身に着けておくべきマナーなどを講師の方から教えていただきます。

先日、受講した研修では、人に教える(伝える)際のポイントを学びました。
今回は、そのポイントについて、ご紹介したいと思います。

●人に伝える時のポイント
・話はまとめて、シンプルに伝える
・図やグラフなどを使って、視覚的に伝えてみる
・最初の段階で、1番伝えたいところ(結論)を伝える

まず、最初のポイントとして、「話をシンプルにまとめて伝える」ことです。
話の内容を整理して、一文を短くします。

内容が長くなってしまうと、伝えたいことがあやふやになってしまい、聞き手側も混乱してしまうからです。
より伝わりやすくするためにも、短文で、簡潔にすることがポイントになってきます。

次に、「図やグラフを使って、目に見える状態にすること」です。
話の内容をイメージさせることで、聞き手側も、より理解しやすくなります。

また、図やグラフを状況や場面によって使い分けると、情報や関係性がより見やすくなり、内容がスムーズに伝わります。

そして、最後のポイントが「最初に大事なところ(結論)を伝えること」です。
みなさま、一度は聞いたことがあるかもしれませんが、分かっていても、つい理由や原因から話してしまいがちです。

結論を先に話すことで、最初の段階で、話の内容がはっきりします。
説明は、その後に補足していきます。

そうすることで、内容を整理しながら話を聞いてもらえますし、効率良く、時短で話を進めることが出来ます。

伝える側に立つことで、どのように伝えることが聞き手側に1番伝わりやすいのか、又、自分自身の話の内容についても、理解度を深めることが出来ました。

上記以外にも、一緒に受講した方たちの説明を聞きながら、新しいアイデアも得ることが出来たので、とても充実した研修でした。

電話代行の性質上、日頃の業務中に、お電話口の方に視覚的に説明することは難しいですが、社内やプライベートで使えるスキルなので、これから活用していきたいと思います。

研修で学んだ内容を電話代行業務に活かしながら、クライアント様に、より満足いただけるサービスを提供出来るよう、日々、努めてまいります。
今後とも、CUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。