皆様、こんにちは！
いつもビジネスキューブログをご覧いただき、誠にありがとうございます。
最近では、コロナ禍の影響もあり、リモートワーク（在宅勤務）を導入されている会社様が増えてきました。
在宅勤務の際は、会社にかかってきた電話をご自身の携帯へ転送して、お電話を取るという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
その中で、「お客様からのお問い合わせのお電話が多く、仕事に集中ができない…」、「重要なお電話を取りこぼしてしまっている…」など、お電話対応にお悩みの会社様もいらっしゃるようにお見受けします。
そういったお悩みを抱えたクライアント様がCUBEへご相談され、電話代行サービスをご検討・ご利用されるという事例も多くございます。
今回は、リモートワーク対応・出社時の対応についてのご紹介や、CUBE電話代行サービスをご利用されているクライアント様のご利用例をご紹介いたします。
働き方が変わってきた現在でも、CUBEでは柔軟に対応が可能でございます！
実際にCUBEをご利用いただいているクライアント様のご利用例と併せてご紹介させていただきますので、ぜひご一読ください！
【 目次 】
CUBEでの基本応対について
リモートワーク対応・出社している際の対応について
① リモートワーク対応の場合
② 出社している場合
電話代行サービスを検討するにあたってのQ＆A
リモートワーク対応の導入例
・教材販売会社様の導入例
・コンサルタント会社様の導入例
CUBEでの基本応対について
CUBEでは、ご契約の際に『基本応対』というものを決めさせていただきます。
基本応対とは「外出対応」・「応答後転送」・「席外し対応」・「リモートワーク対応」等、貴社宛にお客様からお電話が入った際にご担当者様は今、どのような状態かをお伝えする対応のことを示します。
当日のスケジュール連絡などが特にない場合は、この基本応対に沿って、随時、ご対応をさせていただく流れとなります。
上記の例のような応対方法以外でも、クライアント様のご希望によって、様々な対応を設定することが可能ですので、お気軽にご相談くださいませ！
リモートワーク対応・出社している際の対応について
基本は、先程ご案内しました『基本応対』でのご対応とさせていただいておりますが、クライアント様のその日のスケジュールにより、一時的に内容を変更して、対応することも可能でございます。
今回、ご紹介する『リモートワークと出社が不規則な会社様』の場合は、主となる勤務形態を『基本応対』に設定いただき、変更が生じた日にスケジュールのご連絡をいただく事で、臨機応変な対応が実現可能となります。
【 例 】
基本対応は、『リモートワーク対応』として、出社時にはCUBEへ出社の旨のご連絡をいただく。
(出社している為、本日は『席外し対応』を希望など)
以下に、例を元にした各応対方法を記載させていただきますので、ご参考くださいませ。
①リモートワーク対応の場合
お客様から入電があった際に「本日リモートワークを行っており、不在にしています。」とお客様へお伝えし、折返しお電話のご案内やご伝言を承るご対応です。
※基本応対が『外出応対』の場合の方でも、在宅勤務の際にCUBEへご一報いただけましたら、同対応は可能です！
■お客様へのご対応例１
お客様：「○○様はいらっしゃいますか。今メールをお送りした件です。」
CUBE：「○○は、本日リモートワークを行なっており、不在にしております。
こちらから、メールを確認するようにと申し伝えましょうか。」
上記のように、ご担当者様は、リモートワークで不在の旨をお伝えし、お客様がご希望の場合は、折返し又は、ご伝言を承ります。
また現在、ご契約中のクライアント様の中には、リモートワークの際には、「メールでご連絡ください」とお客様へご案内するようにご指示をいただいている場合もございます。
その場合のご対応例は、下記をご参照くださいませ。
■お客様へのご対応例２
お客様：「○○様はいらっしゃいますか。先日お送りした書類の件でお話をしたいです。」
CUBE：「本日○○は、リモートワークを行なっておりますので、大変お手数でございますが、メールにてご連絡をいただけますでしょうか。」
上記のように、お客様へメールにてご連絡いただくようにご案内が可能でございます。
クライアント様の状況に応じて、ご対応が可能ですので、「こういった対応もしてもらえるのかな？」等ございましたら、一度ご相談いただければと存じます！
②出社している場合
基本応対が『リモートワーク対応』だった場合は、クライアント様から何かご指示があるまでは、お客様へは、基本応対の『リモートワーク対応』でのご案内となります。
そのため、出社している旨をお客様へご案内されたい場合は、メール又はお電話で、CUBEへ「本日は出社しています」というようにご連絡をいただければ、こちらでスケジュールを登録し、CUBEでお電話をお取りした際は、お客様へ「本日は出社しておりますが、只今、外出しております。」とご案内いたします。
■お客様へのご対応例３
お客様：「本日は、○○様は出社されていますか。連絡を取りたいと思っています。」
CUBE：「○○ですが、本日出社はしておりますが、只今、外出しております。宜しければ、折り返しお電話をするように申し伝えましょうか。」
上記のように、出社している旨をお伝えし、折り返しお電話をご希望の場合は、お電話番号を聞き取り、ご報告いたします。
クライアント様の中には、出社時にはご自身でお電話を取りたいという方もいらっしゃいます。
また同様に「○時頃に約束している□□様の電話だけ自分で出たい」というケースもございます。
その場合は、CUBEへの転送を解除いただければ、ご自身でお電話を直接、お取りいただくことが可能でございます。
その時々のシーンに合わせて、電話代行（転送機能）をうまく活用していただく事も、便利な利用法の1つとして、ご愛用いただいております！
電話代行サービスを検討するにあたってのQ＆A
【Q１】
リモートワーク中でも、お客様とすぐにお話をして対応したいが可能か？
【A１】
CUBEでは『応答後転送』というご対応が可能です！
応答後転送とは、お客様からのお電話を内線感覚で、そのままクライアント様の携帯等にお繋ぎできるサービスです。
こちらは、全プラン内でのご対応が可能となります！
万が一、クライアント様がお電話に出られなかった場合は、CUBEから折り返しをご案内するほか、メールでご連絡いただくようにご案内することも可能でございます。
【Q２】
リモートワーク中の対応と、出社時の対応を分けてもらうことは可能か？
【A２】
可能でございます！
予めCUBEへ「本日はリモートワークです。」というように、スケジュールをメール又はお電話でご連絡いただけましたら、ご連絡頂いたスケジュールを登録し、お客様へご案内いたします。
※利用法の詳細は、上記【リモートワーク対応・出社している際の対応について】をご覧ください。
【Q３】
リモートワーク中の折り返しお電話は、担当者の携帯からとなる旨をお客様へ伝えてもらうことは可能か？
【A３】
可能でございます！
お客様へは「担当者がリモートワークを行なっているため、折返しお電話が担当の携帯番号からの着信となります。
恐れ入りますが、知らない番号であっても出ていただければと存じます。」等とご案内することが可能です。
【Q４】
法人の方からのお電話と、個人のお客様からのお電話の対応を分けることは可能か？
【A４】
可能でございます！
ご希望ケースが多いパターン例として、≪法人様からの入電≫⇒応答後転送でのご対応。
≪個人のお客様からの入電≫⇒ＨＰのお問合せフォームからお送りいただくようにご案内。というようなご対応方法がございます。
このように、『一部だけ、応答後転送をしてほしい』というご要望でも、こちらで識別できる範囲であれば、ご対応が可能ですので、ご希望の際はご相談くださいませ。
【Q５】
リモートワーク時には、携帯へ転送していただいて、出社している時には、事務所へ転送していただくことは可能か？
【A５】
携帯のご連絡先と、事務所のご連絡先をご教示いただけましたら、それぞれ、日によって、転送先のご変更も可能でございます！
※シンプルプランの場合は、連絡先追加のオプション料金が必要となります。
このようにCUBEでは、クライアント様のご希望に出来るだけ応えることが出来るよう、ご対応しております！
他にも、疑問点やご質問もあるかと存じますので、ぜひお気軽にお問合せくださいませ！
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メールでのお問い合わせ・ご相談は、こちら
お電話でのお問い合わせは、
直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております！
平日：９時～１８時（月～金）
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リモートワーク対応の導入例
ざっくりとしたイメージはあるものの「リモートワーク対応して欲しいけど、具体的にどういう風な対応を依頼したらいいの？」と、迷っている方もいらっしゃるかと存じます。
そんな方のために、一部にはなりますが、よくご希望をいただく導入例をご紹介させていただければと思います！
教材販売会社様の導入例
【基本応対】
・リモートワーク中対応
・詳細をメールにてお問合せいただくようご案内をする。
上記のように、『リモートワーク対応＋メールでの問合せをご案内』という方法をご希望される方もいらっしゃいます。
お電話でのお客様対応時は、下記のような流れで、ご対応をさせていただきます。
【 例 】
「リモートワークを実施しております為、お問合せは全てメールでのお受付けとなっております。大変お手数ですが、お問合せ内容の詳細をメールにてご連絡いただけますでしょうか。担当者が確認の上、ご返信をさせていただきます。」
教材販売をされている会社様の場合、教材をネットで販売されているという事もあり、『お問合せはメールでのご対応（問合せ窓口はメール）』という状況がご納得いただきやすい為、このような応対方法をご希望とされているケースも、よくお見受けします。
もちろん、その他業種の会社様のでも『 リモートワーク対応 ＋ メールでの問合せご案内 』をご希望いただく事は可能です！
どのような流れでお客様へご案内をさせていただくかも含め、ご相談の上、ご対応の調整をさせていただいております！
コンサルタント会社様の導入例
【基本応対】
・各担当者様へ応答後転送。
・○○様と△△様宛のお電話は、リモートワークの為、折り返しお電話対応。
上記のように、担当者様によって、基本応対を変更することが可能でございます。
出社しているご担当者様宛のお電話は、応答後転送にてスムーズにお客様からのお電話をお繋ぎし、リモートワークを行なっているご担当者様宛のお電話は、リモートワークの旨をお伝えし、折返しお電話をご案内いたします。
それぞれ、ご状況に合わせて対応を分けることで、円滑に業務を進めることができます。
今回は、昨今の状況を元に、リモートワーク対応を基本とされる方のご利用方法をご紹介いたしました。
中には、イレギュラーなケースもあったかと存じますが、コロナ渦の状況も踏まえて、日々、対応の流れも進化している部分もございます。
CUBE電話代行サービスでは、現状の働き方や各会社様のご状況に合わせて、柔軟にご対応をさせていただておりますので、例に挙げた内容以外で「こういった対応をお願いしたいが…可能か？」などございましたら、お気軽にご相談くださいませ！
貴社の社員一員としてのご対応が出来るよう、且つ、安心してお任せいただけるよう、最善の応対方法をご提案させていただきます！
最後までブログをご覧いただき、ありがとうございました。
今後ともCUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。
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