秋はお出かけにも、ゆっくり過ごすのにも、とてもいい季節ですね。
皆様は、連休にどこかにお出かけされるのでしょうか。
今回は、弊社の『ご報告の仕方』について、紹介させて頂きたいと思います。
私達の仕事は、もちろんお電話を代わりに受けるだけではありません。
電話代行サービスは、お電話をお受けして、マニュアルに沿った案内と臨機応変な対応の後に、契約者様へご報告するまでが一連のお仕事です。
ご報告には、メールでの報告、お電話での報告と、留守番電話での報告方法があります。
ご報告させて頂く内容は、基本的には、先方の社名・お名前・ご用件・ご連絡先です。
ネットショップ様の場合ですと、オプションになりますが、注文番号のお聞き取りや、ご住所、メールアドレスのお聞き取りもさせていただきます。
お電話の相手の方の雰囲気も、何か特徴があれば、お伝えするようにしています。
例えばですが、お急ぎの際や何かにご立腹であった際などです。
正確にご報告するために、通話時の復唱確認や内容の確認は、とても重要になります。
報告内容は漏れが無いか、番号に誤りが無いか、会社名やお名前に間違いが無いか、お伝えする前に確認してから、ご報告いたします。
自分は、お話を聞いているので話が分かっていても、契約者様にお伝えする際に、認識に差が出てしまうことがあっては大変です。
正確にお伝え出来るように、日々、意識してご報告を行なっております。
ご報告時に使う漢字の表記も、確実に合っていると確信出来るものでなければ、漢字では表記しないように気を付けています。
電話連絡は、契約者様に発信する前に、お伝えする内容をしっかりまとめて、伝え漏れが無いようにしています。
お電話が繋がらなかった場合は、そのまま留守番電話にメッセージとして内容を吹き込みます。
また、お電話を頂いた際に、相手の方が折返して欲しいのか、伝言をして欲しいのか、改めて頂けるのか、曖昧なままで終わらないように確認しています。
お電話を受けてから、ご報告をするまで注意することが多いですが、新人には、教育担当の先輩が付いて指導をしておりますので、ご安心くださいませ。
弊社では、基本の応対やビジネスマナーまで、専門の講師の方を呼んでの社内研修もあります。
一連の教育を受けたスタッフで、電話応対を行なっております。
より良いサービスでご満足いただけるように、日々、精進してまいります。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
