暑い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
皆様気を付けておられるとは思いますが、それでも熱中症や日射病には十分にお気を付けくださいませ。
私事ではありますが、この夏を超えると私も電話代行という仕事を始めて1年が経ちます。
私がこの1年の中で特に意識してきたことは電話をお取りした際の対応の仕方です。
事務所としてお電話を取るのか、コールセンターとしてお電話を取るのかで少し変えたり、お客様の話し方などでどういう方なのかを判断し、対応を変えたりすることを心がけています。
相手が何を求めているのか、いただいている情報の中でどこまでの対応ができるのか、どういう風に話をすれば納得してもらえるのか等、1回のお電話の中で色々なことを考えながら対応をしないといけません。
例えば、お客様との距離感が近い事務所様の場合、コールセンターのように対応をしてしまいますと、本当にその会社の事務員なのかどうかの疑問を持たれてしまいがちですので、そういう場合は親しみを持ってもらえるような話し方をするように心がけています。
また逆に、コールセンターとしてお電話を取る場合、言い淀み等ないようにしっかりと答えられるようにするということです。わからないことがあった場合でも、不安が悟られないように対応をするようにしています。
上記に挙げた内容以外にも相手に合わせてゆっくり話したり、急いでいる様子であれば早めの対応をしたりなど、臨機応変に気をつけるところはたくさんありますが、その中でも特に大切だと思うことは、一番最初にお電話に出た際の第一声だと思います。
電話での第一声の印象というのはその会社の印象にもなります。
電話をかけた時に暗くこもった声で話をしている人に大事なお話をしたいと思うでしょうか。
ハキハキとした明るく対応してくれる人に話をしたいと皆様思われるのではないでしょうか。
それが私どもがいつもお話をしている『笑声』に繋がるのだと思います。
クライアントの方々よりご依頼をいただいて、お電話をお任せいただいておりますが、それはそれぞれの会社様の印象を任せていただいているということにもなります。
それをお任せしていただいているということを常に意識し、第一声からお電話が終話となるその時まで、その会社様の代表としてお電話に出ている意識を持ち、臨機応変に対応していきたいと思います。
まだまだ学ぶことも多くありますが、これからも日々精進してまいります。
これからも皆様、温かい目で見守って頂ければ幸いでございます。
宜しくお願いいたします。
